Elektronische Zeiterfassung eze.

Transkript

1 Zeitarbeit Personalvermittlung Professionals Inhouse Services Outsourcing Elektronische Zeiterfassung eze. Flexible Lösungen für Office, Finance und Engineering: Erfassung von Leistungsnachweisen online am Arbeitsplatz Industrie, Produktion und Logistik: Registrierung von Arbeitszeiten am Terminal Unterwegs und Mobil: Registrierung von Arbeitszeiten mit dem Mobiltelefon Von System zu System: Datenimport von Zeitdaten aus Fremdsystemen

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3 Vorteile der elektronischen Zeiterfassung von Tempo-Team. Tempo-Team verfügt über ein eigenes, flexibles und innovatives elektronisches Zeiterfassungssystem. Kunden profitieren in mehrfacher Hinsicht vom Einsatz des Systems. Die wichtigsten Argumente, die für die Nutzung der elek tronischen Zeiterfassung sprechen, sind: der Leistungsnachweise zum jeweiligen Stichtag wird ersetzt durch die Kontrolle im Zeitportal. Die Ablageprozesse im Kundenunternehmen entfallen ebenfalls. Transparenz Darstellung der An- und Abwesenheit von Mitarbeitern über das Online-Zeitportal ermöglicht unseren Kunden einen flexiblen Zugriff auf den jeweils aktuellen Stand des eingesetzten Personals und die geleisteten Stunden. Vermeidung von Fehlern Das Zeitportal verfügt über die Möglich keit, Schicht- und Rundungsregeln zu hinterlegen. Die registrierten Zeitdaten werden abhängig von diesen Regeln automatisch korrigiert. Nach einer letzten Prüfung durch den Disponenten von Tempo-Team und/oder den Kundenverant wortlichen werden die Daten via elektronischer Schnittstelle an die Faktura übergeben. Mögliche Fehler bei der manuellen Erfassung von Stundennachweisen werden damit vermieden. Aufgrund der Übertragung der am Termi nal registrierten Zeiten per Mobilfunk (GPRS) an das Zeitportal steht eine Anwesenheits liste mit Aktualität in Echtzeit zur Verfügung. Der Kunde bestimmt, welche Personen im Unternehmen Zugriff auf die Anwesenheits- und Zeitdaten haben. Dabei können Berechtigungsstufen sowie mehrstufige Prüf-/Korrektur- und Freigabeprozesse berücksichtigt werden. Für das betriebsinterne Controlling können Zeitdaten per Download exportiert werden. Effizienz Durch die elektronische Erfassung und Speicherung der Daten entfällt der Admi nistrationsaufwand für Papiernachweise. Das Ausfüllen, Prüfen und Korrigieren Vorteile in der Rechnungsprüfung Das Zeitportal unterstützt den Rechnungsprüf- und Freigabeprozess beim Kunden. Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung erhalten Zugang zum Zeitportal und greifen so auf alle Daten des Zeiterfassungsprozesses zu. Das System speichert sowohl die Roh daten, also die registrierten Zeiten vor einer automatischen Anpassung durch die hinterlegten Regeln, sowie die Änderungen, die Kundenansprechpartner und TempoTeam vornehmen (wer, was, wann). Alle Zeitdaten werden zehn Jahre gespeichert.

4 Prozess der elektronischen Zeiterfassung. Erfassung (Zeitarbeiter) Registrierung mit Handy Registrierung am Zeiterfassungsgerät Online-Erfassung am Zeitportal Datenupload aus Fremdsystem (z. B. Kundensystem) Aufbereitung (automatisch) Hinterlegung von Schicht- und Pausenregeln Rundung und Glättung der registrierten Zeiten Prüfung + Korrektur Prüfung + Freigabe durch Kunden (ggf. mehrstufig) Freigabe durch Tempo-Team Faktura + Lohn Elektronische Übertragung an Abrechnungssystem von Tempo-Team Abrechnung auf Basis der freigegebenen Daten Abgleich Rechnung/Zeitportal Controlling + Buchhaltung Download der Zeitdaten nach Excel Speicherung der Daten: zehn Jahre

5 Wege und Methoden der elektronischen Zeiterfassung. Erfassung von Leistungsnachweisen online am Arbeitsplatz Hat der Mitarbeiter Zugang zum Internet in der Regel ist das in den Einsatzbereichen Office, Finance und Engineering der Fall empfiehlt sich die Nutzung der OnlineZeiterfassung. Die Zeiten werden am Arbeitsplatz oder von zu Hause erfasst und dem Kunden zur Freigabe im Zeitportal angezeigt. Auf Kundenwunsch kann auch ein Papiernachweis, basierend auf den erfassten Daten, gedruckt und vorgelegt werden. Die Erfassung kann über ein einfaches Clickin-click-out-Verfahren in Echtzeit erfolgen oder aber auch täglich bis wöchentlich durch Erfassung der Uhrzeiten von Beginn und Ende der Arbeitstage. Registrierung von Arbeitszeiten am Terminal Für Tätigkeiten in Werkshallen und Logistikcentern empfiehlt sich der Einsatz eines Zeiterfassungsterminals. Unsere Mitarbeiter erhalten jeweils einen Transponder, mit dem Sie sich an dem Terminal an- und auch wieder abmelden können. Das Gerät verfügt über ein GPRSModul und sendet die registrierten Zeitstempel direkt an unser Rechenzentrum. Über das Zeitportal sind die An- und Abmeldungen nahezu in Realtime sichtbar. Das Gerät benötigt einen Stromanschluss (230 V) und Zugang zum Mobilfunknetz. Selbst wenn das Mobilfunknetz unterbrochen ist, können Mitarbeiter weiter stempeln. Das Gerät sendet alle Daten, sobald die Verbindung wieder aufgebaut ist. Das Gerät wird von Tempo-Team ab einer Auftragsgröße von mehr als 20 Mitarbeitern kostenfrei zur Verfügung gestellt. Registrierung von Arbeitszeiten mit dem Mobiltelefon Für Einsatzbereiche mit hoher Mobilität empfiehlt sich die Erfassung der Arbeitszeiten per Mobiltelefon. Unser Mitarbeiter speichert zwei kostenfreie Tempo-TeamTelefonnummern in seinem Mobiltelefon ab: eine für die Registrierung der Anfangszeit, eine Nummer für die Arbeitsunterbrechung bzw. das Arbeitsende. Datenimport von Zeitdaten aus Fremdsystemen Nutzen Tempo-Team-Mitarbeiter das Zeitmanagementsystem des Kunden und sind die Zeitdaten der Mitarbeiter exportierbar, so kann die Exportdatei im Zeiterfassungssystem von Tempo-Team eingelesen und anschließend direkt fakturiert werden. Damit sind die Originaldaten im System des Kunden, und die Abrechnung erfolgt über einen nahezu automatisierten Prozess.

6 Quellen und Zugriff auf das Zeiterfassungssystem. Über das Zeitportal greifen alle Businesspartner auf die Datenbank zu. Unser System ist selbstverständlich verschlüsselt und vor unbefugten Zugriffen gesichert. Online-Erfassung Mobiltelefon Zeiterfassungsgerät Online-Zeitportal Rechenzentrum Faktura Webserver Prüfung, Korrektur und Freigabe Kunden Tempo-Team Co-Lieferanten Datenbank

7 Vorteile des Zeitportals im Master-Vendor-Konzept. Tempo-Team bietet seinen Kunden Master- Vendor-Konzepte an. Zu diesen Konzepten gehört auch eine Lösung für den administrativen Prozess der Leistungsnachweise. Mit der elektronischen Zeiterfassung bietet Tempo-Team eine Plattform, die vom Master- Vendor selbst sowie von allen Co-Lieferanten verwendet werden kann. Alle beim Kunden eingesetzten Mitarbeiter nutzen die Möglichkeiten zur Zeiterfassung von Tempo-Team: Online-Erfassung im Büro, das Zeiterfassungsterminal in der Werkshalle und das Mobiltelefon für den Kundendienst. Die Kundenansicht im Zeitportal zeigt die geleisteten Arbeitszeiten aller Mitarbeiter. Der Co-Lieferant sieht die geleisteten Arbeitszeiten nur seiner Mitarbeiter. Und selbst wenn unsere Kunden ihr eigenes Zeitmanagement-System für die Zeitarbeitnehmer nutzen, kann der Einsatz des Tempo- Team-Zeitportals von Vorteil sein, wenn das System unseres Kunden über keinen Internetzugang verfügt. Mit der Datenimport- Schnittstelle der Tempo-Team-Zeiterfassung und den Zugangsberechtigungen und Funktionen im Zeitportal ermöglichen wir den Lieferanten, zeitnah und papierlos alle notwendigen Informationen für die Faktura einzusehen und downzuloaden.

8 TT-ZB-0113-FW5 Alle Bezeichnungen richten sich an beide Geschlechter. Die elektronische Zeiterfassung von Tempo-Team. Nutzen Sie noch Papier? Für Fragen wenden Sie sich an: Tempo-Team Personaldienstleistungen GmbH Herrnrainweg Offenbach am Main Telefon: +49(0) 69 / Telefax: +49(0) 69 / info@de.tempo-team.com Siegel Siegel Variante Variante 3: 3: Siegel mitsiegel Schein mit Schein (für Broschüre) (für Broschüre) Siegel Siegel Variante Variante 3: 3: Siegel ohne Siegel Schein ohne Schein (für Web/ ) (für Web/ )