Inhalt. Eine Unternehmenssoftware soll meine Geschäftsprozesse steuern. Aber nicht mich! Editorial Was macht ein erfolgreiches Unternehmen aus?

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2 Eine Unternehmenssoftware soll meine Geschäftsprozesse steuern. Aber nicht mich! Inhalt Editorial Was macht ein erfolgreiches Unternehmen aus? 4 1. Moderne ERP-Systeme bringen den Mittelstand voran Möchten Sie mehr Effizienz und Transparenz? Mit einem 360 -Blick haben Sie alle wichtigen Bereiche vom Rechnungswesen bis hin zur Warenwirtschaft voll im Griff Erfolgreiche Unternehmenssteuerung mit Kennzahlen Ein Unternehmen zu führen, bedeutet Entscheidungen zu treffen. Kennzahlen eines ERP-Systems aus den Bereichen Finanzierung, Logistik, Produktion, Personal und Vertrieb helfen dabei Professionelles Kostenmanagement mit ERP-Software Kennen Sie die relevanten Kostentreiber in Ihrem Unternehmen? Erfahren Sie, wie Sie diesen auf die Spur kommen und welches die geeigneten Hebel sind, um bares Geld zu sparen Softwareauswahl und -einführung Wie finden Sie die Software, die wirklich zu Ihnen passt? Was ist bei der Implementierung zu beachten? Und wie können Stolpersteine aus dem Weg geräumt werden? 72 Sage Software GmbH 116 Schlagwortverzeichnis 118 2

3 Kapitel 1: Moderne ERP-Systeme Moderne ERP-Systeme bringen den Mittelstand voran 360 -Blick auf das Geschäft 8 Geschäftsführung: Aktuelle Daten für aktuelle Entscheidungen 10 Finanzbuchhaltung: Bilanzen schneller erstellen 12 Controlling: Unternehmen zuverlässig navigieren 14 Vertrieb: Profitable Kundenbeziehungen 16 Einkauf: Effizient und günstig einkaufen 18 Logistik: Die richtigen Daten am richtigen Ort 20 Produktion: Mehr Transparenz und Flexibilität 22 Personal: Höherer Beitrag zur Wertschöpfung 24 Mehr Effizienz und Transparenz mit dem 360 -Blick. 6 7

4 Kapitel 1: Moderne ERP-Systeme Mehr Transparenz im Unternehmen 360 -Blick auf das Geschäft Jeder Nutzer braucht direkten Zugriff auf seine persönlich benötigten Daten. Geschäftsführer, Personalleiter, Einkaufsleiter sie alle nutzen dieselbe Unternehmenssoftware, arbeiten jedoch mit unterschiedlichen Funktionen und Daten. Viele Unternehmenslösungen stellen die benötigten Informationen bereit, sind aber zu starr, um auf Veränderungen schnell zu reagieren. Moderne, prozessorientierte ERP-Systeme verfolgen einen anderen Ansatz. Sie stellen jedem Nutzer die gerade benötigten Prozesse und Geschäftszahlen zur Verfügung und lassen sich flexibel anpassen. Klicks genügen, um die Aufgaben effizient zu erledigen. Individuelle Startseiten Zu viele Informationen verwirren und kosten Zeit. Deshalb lässt sich jede Arbeitsumgebung individuell konfigurieren. Die Mitarbeiter erhalten nur jene Informationen, die sie tatsächlich benötigen. Persönliche Startseiten beinhalten etwa Business Charts, RSS-Nachrichten oder Wiedervorlagelisten. Ein Klick genügt, um sich zu informieren. Prozesse statt Funktionen 360 -Blick auf Prozesse und Daten Moderne Bedienkonzepte rücken den Mitarbeiter ins Rampenlicht. Anstatt ihn mit Funktionen zu überfrachten, wird er von der Software durch die verschiedenen Prozesse begleitet. An die Stelle von Eingabemasken rücken aufgabenbezogene Assistenten, die auf den jeweiligen Arbeitsplatz zugeschnitten sind. Wenige Dementsprechend hoch ist die Übersichtlichkeit: Während der Firmenchef einen Überblick über das gesamte Unternehmen erhält, sind beispielsweise für das Controlling andere Kennzahlen wichtig. Wie sich der prozessbasierte Ansatz auf die Arbeit im Unternehmen auswirkt, zeigen die folgenden Seiten. 8 9

5 Kapitel 2: Unternehmenssteuerung Erfolgreiche Unternehmens - steuerung mit Kennzahlen Datengestützte Unternehmenssteuerung 28 Vorbereitung: Nicht ohne Kostenrechnung 30 Aufbau: So klappt es mit den Kennzahlen 32 Unternehmenssteuerung: Darauf kommt es bei Kennzahlen an 34 Finanzierung: Gesund oder ungesund? 37 Personal: Von Fehlzeiten und Fortbildung 38 Logistik: Optimale Lagerhaltung 39 Produktion: Richtige Losgrößen 40 Vertrieb: Nicht nur der Umsatz zählt 41 Fazit: Unternehmen erfolgreich steuern 43 Praxisbeispiel Kennzahlenanalyse: Mit Kennzahlen sicher planen 44 Mit einer datenbasierten Unternehmenssteuerung vermeiden Sie Fehlent scheidungen

6 Kapitel 2: Unternehmenssteuerung Mit Kennzahlen und ERP-Software zum Erfolg Datengestützte Unternehmenssteuerung Ein Unternehmen zu führen, bedeutet Entscheidungen zu treffen am besten mithilfe eines ERP-Systems. Ein Unternehmen zu führen, bedeutet Entscheidungen zu treffen. Und wenn man dabei erfolgreich sein will, sollten es selbstverständlich die richtigen Entscheidungen sein. Doch einfacher gesagt als getan: Die Sachverhalte sind häufig komplex und schwer zu durchblicken. Zudem ist den Unternehmen zu vielen dieser externen Einflussfaktoren oft nur wenig Konkretes bekannt. Gerade im Umfeld kleiner und mittelständischer Unternehmen setzen Firmenchefs deshalb lieber auf ihre Erfahrung und ihr Einschätzungsvermögen. Doch Bauchentscheidungen widersprechen nicht nur der betriebswirtschaftlichen Vernunft, sie sind auch ein Verstoß gegen die Grundprinzipien der Risikovermeidung. Erweist sich die Entscheidung als richtig, hinterfragt sie niemand. War sie jedoch falsch, kommt man schnell in Erklärungsnöte. Dabei liegen die erforderlichen Informationen im Unternehmen oft bereits vor nur eben nicht immer in verwertbarer Form. Genau hier liegt die Herausforderung eines professionellen Berichtswesens: Informationen so aufzubereiten, dass sie verfügbar sind und angewendet werden. Dabei ist zu beachten, dass jeder Betrieb etwas Besonderes ist. Nicht nur gemessen an Größe und Struktur, sondern auch mit Blick auf Kultur, Selbstverständnis und Kreativität. Die Unternehmenssteuerung ist daher immer auf die speziellen, betriebsspezifischen Bedürfnisse auszurichten. Kurzinfo Ein professionelles Berichtswesen liefert zielgerecht die für die Unternehmenssteuerung erforderlichen Informationen. Der individuelle Bedarf bestimmt Inhalt und Umfang

7 Kapitel 3: Kostenmanagement Professionelles Kostenmanagement mit ERP-Software Intelligentes Kostenmanagement 48 Kostensenkung mit ERP: Integriert läuft alles besser 50 Kostenstrukturen: Von fixen und variablen Kosten 52 Kostenanalyse: Kostentreibern auf der Spur 54 Leerkosten: Ungenutzte Kapazitäten abbauen 56 Einkauf: Preise und Prozesse im Fokus 58 Produktion: Outsourcing kann sinnvoll sein 59 Logistik: Hohe Lieferbereitschaft, geringe Kapitalbindung 60 Vertrieb: Mehr Umsatz, weniger Fixkosten 62 Marketing: Flagge zeigen mit kleinem Budget 63 Finanzbuchhaltung: Mit weniger Aufwand zum Jahresabschluss 64 Personal: Mitarbeiter bedarfsgerecht einsetzen 66 Finanzierung: Wege zum optimalen Finanzmix 67 IT: Nicht zu groß und nicht zu klein 68 Praxisbeispiel Kostenrechnung: Die Produktionskosten im Blick 70 Wer seine Kosten nicht im Griff hat, hat ein Problem

8 Kapitel 3: Kostenmanagement Kosten senken mithilfe von ERP-Lösungen Intelligentes Kostenmanagement Für viele mittelständische Unternehmen hat sich das konjunkturelle Umfeld in den letzten zwei Jahrzehnten dramatisch nehmensbereichen dem Ende zu. Weil Kosten in jedem Unternehmen anders verteilt sind, gibt es hierfür keinen all- verändert. Beim Wechselspiel aus gemeingültigen Masterplan. Welche Boom- und Rezessionsphasen ändert Maßnahmen zur Kostenreduzierung sich das Vorzeichen immer schneller mit deutlich stärkeren Ausschlägen. Unternehmen müssen deshalb lernen, schneller von Angriff auf Verteidigung wirtschaftlich sinnvoll und unter neh menspolitisch vertretbar sind, bestimmt der Einzelfall. Wichtig ist dabei jedoch, die Kosten dauerhaft auf niedrigem Niveau umzuschalten. Das funktioniert jedoch zu halten. Einmalige Eingriffe spielen nur mit einer flexiblen, schlagkräftigen Organisation. So gilt es auch in guten Zeiten die Kosten im Auge zu behalten, um etwa in der Krise dringend benötigte Fachkräfte halten zu können. deshalb bei einem professionellen Kostenmanagement keine große Rolle. Vielmehr geht es darum, relevante Positionen permanent zu beobachten und in ihrer Kostenstruktur zu hinterfragen. Das gelingt jedoch nur, wenn die Hartnäckigkeit ist gefragt Vorgänge im Unternehmen vollständig bekannt sind. Ein paar Anregungen für Doch Kosten zu senken, ist oft einfacher gesagt als getan, denn das Einsparpotenzial die Jagd auf die Kostentreiber können dabei nicht schaden. neigt sich in vielen Unter- Erfolgreiche Kostensenkung ist keine einmalige Aktion, es ist ein kontinuierlicher Prozess

9 Kapitel 4: Softwareauswahl und -einführung Softwareauswahl und -einführung Zur Auswahl von ERP-Systemen Beharrlichkeit und Sorgfalt 74 Projektvorbereitung: Früh geplant ist halb gewonnen 76 Maßnahmenplanung: Hausaufgaben für den IT-Beauftragten 78 Prioritäten: Wirtschaftlichkeit ist Trumpf 79 Prozessoptimierung: Erst der Ablauf, dann die Software 80 Investitionsrechnung: Soviel darf Unternehmenssoftware kosten 82 Rückendeckung: Wirtschaftlichkeit überzeugt 84 Mitarbeiter: Alle im gleichen Boot 86 Systemumfeld: Nicht alle Lösungen passen 88 Stolpersteine: Die fünf häufigsten Fehler 90 Auswahlprozess: In drei Schritten zur passenden Software 92 Fazit: Gute Planung zahlt sich aus 96 Die Implementierung von ERP-Systemen ERP-Systeme sicher einführen 98 Softwarepartner: Projekte zielführend koordinieren 100 Projektplanung: Gelungener Start in die Einführungsphase 101 Einführung: Schritt für Schritt zum Projekterfolg 102 Risikomanagement: Stolperfallen rechtzeitig erkennen 103 Datenmigration: Übernahme der Altdatenbestände 104 Konzeption: Notwendige Anpassungen 105 Customizing: Ganz individuell auf Linie gebracht 106 Projektdokumentation: Für Dritte nachvollziehbar 107 Schulungen: Schulbank drücken 108 Rechtliche Aspekte: Kleingedrucktes 109 Abnahme: Testen, testen und dann live 110 Nach dem Softwarewechsel: Kontinuierliche Verbesserungen 111 Fazit: Anspruchsvoll, aber beherrschbar 113 Praxisbeispiel Softwareeinführung: Integriert läuft alles besser 114 Von moderner Technologie profitieren so gelingen Einführung oder Wechsel von ERP-Systemen

10 Kapitel 4: Softwareauswahl und -einführung Zur Auswahl von ERP-Systemen Beharrlichkeit und Sorgfalt Die richtige Auswahl der passenden ERP-Lösung ist eine Herausforderung. Wenn Unternehmenssoftware neu eingeführt oder relevante Bereiche der bestehenden Softwarelandschaft verändert werden, gilt es für IT-Verantwortliche in mittelständischen Betrieben eine Vielzahl an Entscheidungen zu treffen. Diese haben nicht nur einen Einfluss auf den Projektverlauf, sondern auch darauf, wie effizient künftig gearbeitet wird. Sie beeinflussen damit maßgeblich den künftigen Unternehmenserfolg und manchmal sogar die betriebliche Existenz. Doch ERP-Systeme sind komplex und mit einem hohen Funktionsumfang ausgestattet. Ihren Nutzwert und die Gesamtkosten sicher zu bewerten, ist nicht immer ganz einfach. Hinzu kommt, dass der Softwaremarkt in manchen Bereichen eher intransparent ist. Die Vielzahl der Anbieter erschwert die Wahl der passenden Software zusätzlich. Damit nicht genug, müssen sich Unternehmen natürlich auch über die Zukunftssicherheit der Lösung Gedanken machen: Ist der Anbieter ein kleines Unternehmen, das in einem wirtschaftlichen Abschwung schnell insolvent ist? Ist die eingesetzte Technologie zeitgemäß und zukunftsweisend? Der sicherste Weg, kostspielige Enttäuschungen zu vermeiden, führt immer noch über eine sorgfältige, professionelle Projektplanung, die den tatsächlichen betrieblichen Bedarf in den Mittelpunkt stellt

11 Unternehmensporträt Sage Software GmbH Die Sage Software GmbH ist ein Unternehmen der britischen Sage-Gruppe. Diese ist mit rund Mitarbeitern und 6,3 Millionen Kunden weltweit der drittgrößte Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software und Services. Die Sage-Gruppe erzielte im Geschäftsjahr 2009/2010 einen Umsatz von rund Milliarden Euro. Mit über 25 Jahren Erfahrung, Kunden und mehr als Fachhändlern ist Sage einer der Marktführer für betriebswirtschaftliche Software und Services im deutschen Mittelstand. Im Geschäftsjahr 2009/2010 erwirtschaftete Sage in Deutschland einen Umsatz von rund 91,6 Millionen Euro. Das Unternehmen beschäftigt hierzulande etwa 650 Mitarbeiter. Sage Lösungen sind genau auf die lokalen Kundenbedürfnisse zugeschnitten. Sie helfen Kleinunternehmen bis hin zum gehobenen, international tätigen Mittelstand, ihr Geschäft erfolgreicher zu führen. Sage bietet seinen Kunden eine breite Produktvielfalt mit hoch integrierten Lösungen für nahezu alle Geschäftsanwendungen. Das Angebot umfasst die Bereiche Warenwirtschaft, Produktion, Finanzbuchhaltung, Geschäftsanalyse, Personalwirtschaft und Kundenmanagement bis hin zu Spezial- und Branchenlösungen. Ein individueller und außergewöhnlicher Service rundet das Angebot ab. Sage hat den Anspruch, mit seinen innovativen Produkten, der langjährigen Erfahrung seiner Mitarbeiter sowie der hohen Qualität seiner Services seine Kunden zu begeistern. Dank der wirtschaftlichen Stärke der weltweiten Sage- Gruppe bietet Sage seinen Kunden eine solide und langfristige Zusammenarbeit mit hoher Investitionssicherheit. Weitere Informationen unter: Mit über 25 Jahren Erfahrung ist Sage einer der Marktführer für ERP-Software im deutschen Mittelstand