Großhändler setzt auf schlanke, IT-basierte Unternehmensorganisation

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1 ANWENDERBERICHT HANDEL abas-trade Großhändler setzt auf schlanke, IT-basierte Unternehmensorganisation Anwenderbericht H. Vollmer GmbH ERP PPS WWS ebusiness

2 Lean Schlanke Organisation Wie in vielen anderen Branchen hat auch der Elektrogroßhandel die Zeichen der Zeit erkannt. Um in Zeiten schwindender Margen und weltweiten Online-Shoppings wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es unumgänglich schlanke und effektive Unternehmensstrukturen zu schaffen. Das Beispiel der im badischen Königsbach-Stein ansässigen H. Vollmer GmbH, einem innovativen Fachversand für den Elektro-, Küchen- und Möbelhandel, zeigt wie Großhandelsunternehmen mithilfe moderner ERP-Software eine effiziente Unternehmensorganisation aufbauen können. Eine in der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware abas-trade abgebildete Prozesskette schematisiert Arbeitsabläufe, steigert die Produktivität, sorgt für Transparenz und hilft Kosten sparen. Innovationen sichern Geschäftserfolg Von Dekorlampen, Halogenniedervoltlampen, Gartenbeleuchtung bis zum Staubsaugerbeutel, der Elektrogroßhandel H. Vollmer GmbH, hat ein breit gefächertes Sortiment. Das Unternehmen expandiert und ist erfolgreich. Geschäftsführer Günter Vollmer: Durch die Kopiermöglichkeiten des Wettbewerbs muss man heute immer schneller innovative Produkte entwickeln, produzieren und vermarkten. In unserer Branche frisst nicht der Große den Kleinen, sondern der Schnelle setzt sich gegen den Langsamen durch.

3 Innovative Produkte hat man bei Vollmer viele im Sortiment. Beispielsweise hilft die Halogentechnik von Vollmer Hotels beim Energiesparen. Dimmbare Steck-Energielampen mit einer Halogenhochvoltfassung GU10 verbrauchen nur 5 Watt an Energie. Das Königsbacher Unternehmen liefert ausschließlich an den Elektro-, Küchen- und Möbelfachhandel. Eine hohe Lieferfähigkeit und Transparenz bei den Unternehmensdaten ist für den Unternehmenserfolg unabdingbar. Die Kunden sind zu etwa 40% im Großhandel und zu 60% im Fachhandel angesiedelt. So zählt Vollmer auch einige Baumarktketten zu seinen Kunden. Hierzu Geschäftsführer Günter Vollmer: Um bei den Baumärkten im Geschäft zu bleiben, muss die Logistik im Unternehmen stimmen. Konventionalstrafen sind in den Verträgen gang und gebe. Eingesetzte Unternehmenssoftware stößt an ihre Grenzen Von Dezember 1999 bis Februar 2003 war bei Vollmer bereits ein Standard-ERP-System im Einsatz. Dennoch war man nicht zufrieden mit der eingesetzten Lösung. Zu starr waren die Vorgaben, die das System bezüglich der Unternehmensorganisation machte. Individuelle Anpassungen waren nicht oder nur sehr zeitaufwändig möglich. Günter Vollmer: Nach 3 Jahren war dann Feierabend und wir machten uns auf die Suche nach einem neuen System. Kriterien bei der Auswahl waren die Flexibilität der Software, Investitionssicherheit, und die Zukunftssicherheit des Systems. Heute kann eine Fehlentscheidung bei der Unternehmens-IT gravierende Auswirkungen auf den Betrieb haben. Vollmer setzte bei der Software-Auswahl auf einen bewährten Mix bei der Informationsbeschaffung. Im Internet wurden Software-Hersteller gesucht, die eine ERP- Handelslösungen anbieten. Einige lud man nach Sichtung des angeforderten Informationsmaterials zu Systempräsen-tationen ins Haus ein. Auch ließ man sich von allen verbliebenen Kandidaten Referenzanwender nennen und besuchte einige von ihnen. Bei ABAS war das ganze Drumherum am Besten. Die Präsentation der Software bei uns im Haus, der Funktionsumfang der Software, die Möglichkeit die Software auch browserbasiert übers Internet bedienen zu können, die Aussagen der Referenzanwender, die Kompetenz des betreuenden abas-partner und die Konzepte zu einer methodischen Software-Einführung überzeugten uns, so Günter Vollmer zur Entscheidung.

4 Software-Einführungsmethodik bietet Sicherheit und hilft Kosten sparen Die Entscheidung zugunsten von abas-trade, einer ERP-Software speziell für Handelsunternehmen, fiel im Februar Mitte März begann man mit der Einführung. Vollmer folgte dabei der abas-projektmanagement-methode. Ziel ist eine effiziente, kostengünstige und zielgenaue ERP-Einführung. Das Projekt wird von ABAS mit den Mitarbeitern des Kunden Schritt für Schritt durchgeführt. Da jede Stufe durch einen Qualitäts-Check abgesichert ist, sind Transparenz bei den Kosten und dem Projektfortschritt gewährleistet. Jasmin Tögel, IT-Leiterin der H. Vollmer GmbH und Projektleiterin bei der Software- Einführung: Im ersten Schritt wurde ein Key-User-Team gebildet, das eine Standard-Schulung absolvierte. Danach erfolgte eine Testinstallation von abas-trade bei uns im Haus. Jeder Mitarbeiter, der zukünftig mit der Software arbeiten würde, wurde in seinem Arbeitsgebiet geschult. Parallel definierte ein Projektteam, das aus Mitarbeitern aus unserem Haus und vom abas-software-partner, der nur wenige Kilometer von uns entfernt ansässigen ABAS Projektierung GmbH, bestand, die notwendigen organisatorischen Veränderungen bei den Unternehmensprozessen und die dafür erforderlichen Anpassungen von abas-trade. Danach erfolgte eine intensive Schulung der Anwender durch die Key-User. Dabei erhielten die Mitarbeiter von uns Übungsaufgaben und wurden so schnell vertraut mit der neuen Software. Die Datenübernahme ins System erfolgte automatisch. Wir hatten unsere Daten nicht optimal aufbereitet, so fehlten beispielsweise in den Artikelstammdaten Informationen zur Zollabfertigung, und so verlief die Datenübernahme etwas holprig. Beim Echtstart klappte dann aber alles wieder einwandfrei. Er erfolgte mit der sogenannten Big-Bang-Methode. Bis Freitag Abend arbeitete man bei Vollmer mit der bisherigen Lösung, das Wochenende wurde zu letzten Datenübernahmen genutzt und am Montag morgen erfolgte der Echtstart. Produktivität und Transparenz gestiegen Besonderen Wert legte man in dem Königsbacher Handelsunternehmen auf eine in der Software durchgängig abgebildete Prozesskette. Seit Einführung von abas-trade hat man diese im Unternehmen. Daten werden heute zeitsparend nur noch einmal eingegeben. Es gibt eine spezielle Eingabemaske für alle Vorgänge. Vom Auftrag bis zur Rechnungslegung sind alle Informationen jederzeit verfügbar. Bei bis zu 500 ausgehenden Paketen pro Tag war eine Schnittstelle zur automatischen Datenerfassung im ERP-System zum Postsystem von Vollmer unabdingbar. Die Schnittstelle ist eingerichtet, auch der Postversand ist nun optimal in die Prozesskette integriert. Zentrale Bedeutung für Vollmer hat auch die individuelle Anpassung des in abas-trade integrierten Kundeninformationssystems. Mit dem Infosystem lassen sich aus der ERP-Software heraus s versenden und Homepage- URLs aufrufen. Ein weiterer Prozess legt neue Verkaufsvorgänge, Kunden, Projekte und Tätigkeiten an. Dem Kundeninfosystem sind alle verkaufsrelevanten Infosysteme wie beispielsweise Angebotsobligo, Rahmenobligo oder die Rechnungsausgangsliste hinterlegt. An diese Infosysteme wird der Kunde bzw. der Rechnungsempfänger als Vorbelegungsparameter übergeben.

5 Jeder Kunde hat jetzt bei Vollmer eine eigene Maske, über die in die Maske integrierten Reiter sind alle verfügbaren Informationen zum Kunden einzusehen. Günter Vollmer: Wenn ein Kunde anruft, sollte ihm telefonisch sofort geholfen werden können. Durch die auf uns zugeschnittene Maskengestaltung sind alle Daten zum Kunden sofort verfügbar. Und weiter: Die ERP-Software liefert aber noch weitere Informationen. Gerade für die Geschäftsführung werden vom System vielfältige Auswertungen bereitgestellt. Wie entwickeln sich beispielsweise verschiedene Kunden, wie hoch ist der Deckungsbeitrag bei einem Auftrag, wie viel Umsatz macht ein Verkäufer, wie sieht es bei den Kosten aus... ein Knopfdruck und das System generiert mir die gewünschte Information. Mit dem integrierten Rechnungswesen ist abas-trade mittlerweile ein unverzichtbares Instrument beim Controlling und der Geschäftsführung. Jasmin Tögel, IT-Leiterin der H. Vollmer GmbH: Unser Unternehmen expandiert. Das Sortiment wächst, jedes Jahr werden über Kataloge pro Auflage verschickt. Der Katalogrücklauf wird über das System ausgewertet. Diese Auswertungen sind für uns immens wichtig, wir wissen jetzt sofort, über welchen Weg die Bestellungen kommen. Die täglich zu bearbeitenden Vorgänge im Unternehmen steigen kontinuierlich. So hat sich die Datenmenge im letzten Jahr nahezu verdoppelt. Eine IT-basierte Prozessorganisation soll unser Wachstum unterstützen und sicherstellen, dass unser Service und unsere Lieferfähigkeit auf dem erreichten hohen Niveau bleiben. Jasmin Tögel weiter: Wir haben unsere Prozesse im Unternehmen analysiert, schematisiert und in der Software abgebildet. Jeder Mitarbeiter weiß jetzt ganz genau, was zu tun ist, um Vorgänge mit einem Maximum an Effizienz zu bearbeiten. Ziel ist es, mit unserer derzeitigen Personalstärke unseren Lagerumschlag um 30% zu erhöhen und die Liefertreue weiter zu steigern. Auch der Service für die Kunden soll sich weiter verbessern. So will Vollmer zukünftig eine Barcode-Anbindung mit Boxensystem implementieren und das in abas-trade integrierte ebusiness-paket nutzen.

6 Günter Vollmer: Wir verzeichnen eine zunehmende Akzeptanz unserer Kunden, das Internet zu nutzen. Hier werden wir einiges anbieten, um unseren Service und unsere Liefertreue weiter auszubauen. Beispielsweise wird eine Bestellung und Auftragsverfolgung übers Internet angeboten. Der Kunde loggt sich über die in abas-trade integrierte ebusiness-komponente mit seinen persönlichen Zugangsdaten in unserem System ein, kann über einen Shop Bestellungen tätigen, sich über seine Bestellungen informieren, etwas über die Lieferfähigkeit von verschiedenen Artikeln erfahren oder statistische Informationen über seine Geschäftsbeziehung mit uns aus dem System abrufen. Die Möglichkeiten, die uns abas-trade bietet sind vielfältig. abas-business-software bei der H. Vollmer GmbH Projektbetreuung: ABAS Projektierung GmbH Derzeit sind bei der H. Vollmer GmbH 34 Bildschirmarbeitsplätze im Einsatz. Die Anwender im Lager und der Verwaltung arbeiten mit der abas-business-software auf PC unter Windows. Alle Features von abas-trade (Waren- und Materialwirtschaft, Lagerwesen, Disposition, Verkauf mit Auftragswesen, Einkauf mit Bestellwesen sowie Rechnungswesen) wurden eingeführt. Das ERP-System läuft auf einem Maxdata Platinum Linux-Server. Auf den Client-PC ist das Betriebssystem Windows NT installiert. Mit dem Zeitpunkt der Einführung wurde auch neue Hardware in Betrieb genommen. Produktprofil der abas-business-software Unter der Dachmarke abas-business-software werden die Produkte abas-erp für die Fertigung, abas-trade für Handels- und Dienstleistungsunternehmen und die ebusiness-lösung abas-eb zusammengefasst. Die Mittelstandslösung abas-business-software (ERP, PPS, WWS, ebusiness) ist flexibel, anpassungsfähig und zukunftssicher. Der klare Aufbau des Systems und ausgeklügelte Einführungsstrategien ermöglichen kurze Einführungszeiten und eine reibungslose Integration in die Firmenstruktur. Mit geringem Aufwand lassen sich spezifische Anforderungen integrieren. Neue Funktionen und Technologien fließen mit jedem Update in den Software-Standard mit ein, abas-anwender bleiben so stets auf dem neuesten Stand. Die abas-business- Software läuft unter Linux, Unix und Windows. Bereits seit 1995 unterstützt ABAS das Open-Source-Betriebssystem, rund 80% der über abas- Installationen basieren auf Linux. Das Leistungsspektrum der abas-business-software umfasst: Verkauf / Auftragswesen / Versand, Einkauf / Bestellwesen, Lagerwesen, Disposition, Logistik, Materialwirtschaft / WWS, Fertigung / PPS, Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling, ebusiness,...

7 Firmenportrait ABAS Software AG, Die Kernkompetenz der ABAS Software AG ist die Entwicklung flexibler ERP- und ebusiness-software für mittelständische Unternehmen mit 10 bis über Mitarbeitern. Mehr als Kunden entschieden sich für ABAS als IT-Spezialist und für die integrierte abas-business-software. Aus dem 1980 gegründeten, studentisch geprägten Unternehmen ABAS ist eine Unternehmensgruppe geworden. Bei der ABAS Software AG in Karlsruhe sind rund 90 Mitarbeiter beschäftigt, im Verbund der rund 50 abas-partner weltweit sind ca. 550 Mitarbeiter tätig. Die abas-software-partner betreuen die Kunden vor Ort und bieten Service von der Implementierung über die Hardware- und Netzwerkbetreuung bis hin zu Customizing und Hotline und sorgen für kurze Reaktionszeiten und hohe Servicequalität. ABAS ist international durch Partner in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Ungarn, Polen, Rumänien, Bulgarien, Türkei, der Tschechischen Republik, Frankreich, Italien, Spanien, Ägypten, Jordanien, den Vereinigten Arabischen Emiraten, Saudi-Arabien, Iran, Indien, Sri Lanka, Indonesien, Malaysia, China, Hongkong, Australien und in den USA vertreten. Das Partnernetzwerk wird stetig erweitert. Firmenportrait H. Vollmer GmbH, Die H. Vollmer GmbH wurde im Juni 1986 vom Firmeninhaber Günter Vollmer in Königsbach-Stein gegründet. Das Lieferspektrum umfasst Artikel für den Bereich Lichttechnik. Hierzu gehören hauptsächlich Leuchtmittel, Einbaustrahler, Installationsmaterialen und weiteres Elektrozubehör. Das Programm wird ergänzt durch komplette Einbau-Sets für den Heimwerker und Dekoleuchten für den Innen- und Außenbereich, so dass sich Vollmer auch im Baumarkt- Segment erfolgreich positionieren können. Durch das dynamische Wachstum des inzwischen europaweit tätigen Unternehmens wurde der Neubau des Verwaltungsund Lagergebäudes im Industriegebiet Königsbach dringend erforderlich. Der Einzug erfolgte im Juli Mittlerweile beschäftigt Vollmer über 35 engagierte Mitarbeiter, die mit umfassender Kundenberatung und einem prompten Lieferservice dazu beitragen, auch in Zukunft ein zuverlässiger und leistungsstarker Lieferant von Qualitätsprodukten zu einem optimalen Preis-/ Leistungsverhältnis zu sein. ABAS Software AG Stand Januar 2007 Änderungen vorbehalten Artikelbezeichnung: Anwenderbericht Vollmer 2007 ABAS Software AG Südendstraße Karlsruhe GERMANY Tel. +49 (0) 7 21 / Fax +49 (0) 7 21 / info@abas.de