Mobil in die Prozesse eingebunden. Frieder Engstfeld Memo-Tagung Münster

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1 Mobil in die Prozesse eingebunden Frieder Engstfeld Memo-Tagung Münster Computacenter 2012

2 Computacenter

3 Mobile Technik Arbeitsplatz Netzwerk Rechenzentrum Service Desk BETREIBEN & ENTWICKELN BERATEN & VERÄNDERN Anwendungsbetrieb Mobile Device Endgerätebetrieb Netzwerkbetrieb ManagemtRechenzentrumsbetrieb Support & Wartung BYOD Virtualisierg. App-Program- Moderner mierung des Arbeitsplatz Grenzenloses Netzwerk Dynamisches Rechenzentrum Integration Arbeitsplatzes Kommunikation & Zusammenarbeit in DMS/ Informationssicherheit Aktenszenarien Effiziente Prozesse BESCHAFFEN & VEREDELN Partner d. führenden Hardware Anbieter Intelligente Versorgung Umfassende Logistikleistungen Lifecycle Management Softwarelizenzierung Computacenter

4 Computacenter 2012 Die (IT-) Welt wird mobil

5 Menschlich allzu menschlich Motivationsfaktor Mobilität Zuerst war es unerwünscht, jetzt hat es fast jeder Zweite: Das ipad ist das neue Lieblingsspielzeug der Bundestagsabgeordneten. Computacenter

6 Aber da wird nicht gespielt Quelle: Computacenter

7 Die Konsequenz Geschäftsprozesse werden mobil und sind dokumentenzentriert Über 80 % des Datenvolumens sind unstrukturierte Daten, also Dokumente, Akten etc. Computacenter

8 das heißt Verfügbarkeit in allen Arbeitssituationen Plötzlich treibt nicht die IT-Abteilung die Innovation sondern der Benutzer Computacenter

9 Computacenter 2012 Die mobile E-Akte

10 eine weitere Chance für die E-Akte wir sollten sie nicht vertun Mobilität fördert/fordert die E-Akte Aus Push wird Pull auf den Anstoß kommt es an Computacenter

11 nur, jetzt müssen wir es richtig machen Vorsicht, wenn das ipad nur ein modern angestrichener Standard Client sein soll Leute davon träumen, immer online sein zu können Consumer-Anforderungen sich allzu sehr mit beruflichen Anforderungen vermischen sofort die perfekte Lösung geschaffen werden soll Gut, wenn eine Entwicklungsstrategie für die Implementierung der mobilen E-Akte besteht man aus Erfahrung lernt siehe Organisationskonzept E-Verwaltung endlich ein Top Down Effekt entsteht man durch Mobilität die Einführung der E-Akte fördert Akzeptanz- und Changemanagement die Führerschaft bei der Einführung übernehmen Das Momentum der Begeisterung nutzen und nicht enttäuschen Computacenter

12 Der Appetit kommt beim Essen Ich möchte eigentlich nur die Akte (Dokumente) mitnehmen und lesen ginge es dann nicht auch, Entwürfe zu korrigieren/bearbeiten? dann könnte ich in die Anmerkungen doch auch Verfügungen eintragen und die Anmerkungen müssten dann natürlich in den Umlauf und wenn ich schon lese, möchte ich mir auch Anmerkungen machen Und das Lesen bitte schön ipad-komfortabel Quelle: Spiegel online Die E-Akte kann das doch Computacenter

13 Computacenter 2012 Mobile Szenarien für die E-Akte

14 mobile Lebenslagen im Arbeitsleben Arbeitssituationen und Rollen des Benutzers Inhaltlich arbeiten zwischen Schreibtisch und Besprechung online/offline on your own device welches device? Computacenter

15 Ich habe meinen Arbeitsplatz in der Tasche Desktop-Virtualisierung Komplette Funktionalität und Einbindung in die Prozesse Online-Szenario Keine Daten-Spuren auf dem (privaten) mobilen Gerät Keine ergonomische Anpassung Bild: VMWare Computacenter

16 Hersteller-Apps Native Anbindung an Backend Hohe Funktionsabdeckung Optimiert für mobile Nutzung Keine Berücksichtigung Lebenslagen Computacenter

17 Mobil-Szenario: Ich habe alles dabei Szenario klassische Sitzung: Unterlagen (Protokolle, Konzepte, Artikel) müssen im Zugriff sein, schnell durchsuchbar Lösung Intern: Online-Zugriff auf Dokumente Extern: Online Download der Dokumente und Offline-Nutzung Ergonomisches Lesen Suchmöglichkeit Kein Zurück-Synchronisieren Verfügbarkeit, schneller Zugriff, Suche Computacenter

18 Das Ergebnis: eakte2go Bereitstellung der Akten als PDF (E-Akten-System) Zugriff über CMIS Nur Dokumentation Z. B. elektronische Sitzungsunterstützung Weniger ist mehr, denn der Appetit kommt beim Essen! Computacenter 2012

19 Mobil-Szenario: Da muss XY eingebunden werden Szenario Kurzfristige Einbindung eines Externen ohne Zugriff auf interne Ressourcen (DMS, eaktensystem ), z. B. Gutachter, Bürger, Wirtschaft, Behörde Lösung Versand interaktiver Dokumente Automatisierte Rückführung der Ergebnisse Plattformübergreifend Zutaten: PDF (enriched mit Formularfunktion, Javascript, DRM etc.), Mail, Aktensystem Flexibilität, Integration Medienbruch Computacenter

20 Das Ergebnis: die interoperable Handakte S.1 BH1 S.1 S.2 S.2 S.3 PDF-Akte Reader S.3 Metadaten, Aktenzeichen S.4 Gericht Akte Metadaten, Aktenzeichen Metadaten, Aktenzeichen Metadaten Eingabe- aus Formular Formular- Eingaben S.4 Xyz abc 235u78u Unterschrift ist echt Gutachter Computacenter

21 Folie 20 BH1 was hältst Du von dem Begriff "Austausch-Akte"? wir bekommen sonst den Begriff pdf-akte nicht mehr aus der Welt und das darf nicht sein. BHOELLER;

22 Ein Wort zur Dokumentensicherheit Die sichere (Hand-)Akte in unsicherer Umgebung vom DMS Rechtekonzept zum DRM (Digital Rights Management) Computacenter

23 Zusammenfasung Es gilt wie immer: 80% Org., 20% Technik Besonderheiten Mobil - Zugriff: Benutzerergonomie Offline-Szenarien Sicherheitskonzepte Private Nutzung Einbindung Fremder Welten Technik: Plattformen (Hard- und Software) Sicherheitstechniken (Sandbox) Computacenter

24 Fragen? gerne Frieder Engstfeld Senior Consultant "...Nehmen wir den ganzen Tag kahle Wände, graue Akten und kaltes Licht wahr, wird auch unser Gemüt ganz trist und trostlos... Arbeitsmedizinerin Dr. Hana Mayerhofer Consulting Services Efficient Processes Computacenter