Richtlinie. Inhaltsverzeichnis

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1 International Office - PROFIN Adaption - Universität Vechta - International Office - Driverstraße Vechta Richtlinie für die Betreuung von internationalen Studierenden (VIP internationales Mentorenprogramm) (Stand: ) Inhaltsverzeichnis 1. Grundsätze der Betreuung 2. Zielgruppe/ Voraussetzungen für die Teilnahme 3. Dauer und Umfang der Betreuungstätigkeit 4. Anmeldung 5. Anforderungsprofil der Mentorinnen und Mentoren für internationale Studierende 6. Betreuungsaktivitäten 7. Verfahren und Ablauf 8. Inkrafttreten 1. Grundsätze der Betreuung Die Betreuung und Begleitung internationaler Studierender an der Universität Vechta hat zum Ziel, Studierenden, die nicht mit dem Studienstandort Vechta und/ oder den Studienbedingungen der Bundesrepublik Deutschland vertraut sind, den Studienbeginn und Einstieg in das Studentenleben an der Universität Vechta zu erleichtern.

2 Seite 2 Ziele der Betreuungsarbeit: Den internationalen Studierenden soll ein Gefühl des Willkommenseins an der Universität Vechta vermittelt werden. Die internationalen Studierenden sollen an ihrem neuen Studienstandort Vechta eine/n zuverlässige/n Ansprechpartner/in vorfinden, die/ der ihnen Informationen, Unterstützung, Begleitung, Hilfe und Orientierung anbietet. Ein transkultureller Austausch und die Integration der internationalen Studierenden sollen durch diese persönliche Betreuung erleichtert und verbessert werden. Internationale Studierende sollen durch die individuelle Betreuung unterschiedliche Beratungs- und Serviceleistungen erhalten: Herstellen eines ersten Kontakts zu dem/ der internationalen Studenten/in bereits vor der Ausreise/ Ankunft in Vechta; Abholung vom Bahnhof und Begleitung zur Unterkunft; Durchführen eines Stadt- und Campusrundgangs zur besseren Orientierung und für ein schnelleres Eingewöhnen; Organisation des Studieneinstiegs beispielsweise durch Begleitung zu den einzelnen Hochschuleinrichtungen wie dem KIZ, der Mensa oder der Bibliothek; Unterstützung bei der Studienplanung und Erstellung des Stundenplans; Hilfestellung bei der Verbesserung der Sprachkenntnisse; Unterstützung bei der Kontaktherstellung zu anderen Studierenden der Universität Vechta Hilfestellung beim Erstellen des Stundenplans. 2. Zielgruppe/ Voraussetzungen für die Teilnahme Die Betreuung internationaler Studierender kann von allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern des Zertifikats Internationale Kompetenz durchgeführt werden, die an der Universität Vechta immatrikuliert sind. Ferner können sich auch alle Studierenden und Doktorandinnen und Doktoranden in diesem Programm engagieren, die nicht an dem Zertifikat Internationale Kompetenz teilnehmen, sofern sie an der Universität Vechta immatrikuliert sind. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich, jedoch sind die unter 5. benannten Anforderungen erwünscht. Interkulturelle Vorbereitung Alle Mentorinnen und Mentoren, die sich in diesem Programm engagieren möchten, müssen die Teilnahme an einem Interkulturellen Training vorweisen. Die Trainingstermine werden für jedes Semester auf den Internetseiten des International Office angekündigt und den Teilnehmerinnen und Teilnehmern noch einmal gesondert mitgeteilt.

3 Seite 3 3. Dauer und Umfang der Betreuungstätigkeit Es ist nicht vorgegeben, in welchem Semester die Zertifikatskomponente Betreuung internationaler Studierender zu absolvieren ist. Sie kann also sowohl im Sommer als auch im Wintersemester absolviert werden. Studierende, die nicht an dem Zertifikat International Kompetenz teilnehmen, können ebenfalls selbst festlegen, in welchem Semester Sie sich engagieren möchten. Die Betreuung internationaler Studierender auf individueller Basis (im Laufzettel Komponente B 1) oder im Rahmen des Betreuungsprogramms InterMento (im Laufzettel Komponente B 2) ist auf die Dauer eines Semesters bei individueller Betreuung bzw. zwei Semester im InterMento- Programm festgelegt: Wintersemester: bis Sommersemester: bis Studierende, die sich nicht im Rahmen des Zertifikats Internationale Kompetenz für das internationale Mentorenprogramm entschieden haben, müssen sich mindestens für ein Semester engagieren, egal in welchem Betreuungsangebot. Zeitdauer Die Mentoring-Beziehung ist im Rahmen des Zertifikats Internationale Kompetenz in der Regel auf ein Semester begrenzt. Ausnahmeregelungen sind möglich. Ob und inwieweit die Mentoring- Beziehung nach Ablauf des Semesters weiter bestehen bleiben soll, obliegt den Interessen der jeweiligen Studierenden. Intensität Für die Häufigkeit der Treffen gibt es keine verbindliche Regel. Wichtig ist jedoch, dass eine Beziehung entsteht, die einen offenen Erfahrungsaustausch forciert und die internationalen Studierenden bei der Bewältigung lebenspraktischer und studienrelevanter Herausforderungen unterstützt. Im Durchschnitt wird von zwei Treffen im Monat ausgegangen. Gerade in der Eingewöhnungsphase der internationalen Studierenden kann dieser Richtwert jedoch deutlich überschritten werden. Der Umfang der Betreuung sollte den Bedürfnissen und Wünschen des/ der internationalen Studenten/in angeglichen werden. Die Häufigkeit der Treffen sollten Sie im Einzelfall zu Beginn Ihrer Kontaktaufnahme mit Ihrem Mentee klären. Hinweis für Teilnehmerinnen und Teilnehmer des ZIK Die Betreuungsleistungen eines Semesters entsprechen einer Länderfahne im Mentorenprogramm. Die Betreuungsleistung über zwei Semester im InterMento-Programm entspricht ebenfalls einer Länderfahne. Im Bereich Betreuung internationaler Studierender können maximal vier Länderfahnen erworben werden.

4 Seite 4 4. Anmeldung Die Anmeldung für die Betreuung internationaler Studierender erfolgt entweder online über die Internetseiten des International Office der Universität Vechta oder persönlich im International Office. Die Anmeldung ist jederzeit möglich. Erfolgt die Anmeldung spätestens zwei Wochen vor Semesterbeginn, kann die Betreuung internationaler Studierender noch im laufenden Semester erfolgen. Findet die Anmeldung zu einem späteren Zeitpunkt statt, beginnt die Betreuungszeit erst im darauffolgenden Semester. Die Anmeldung für das InterMento Programm kann jederzeit erfolgen. Die Anmeldung für die Betreuungskomponente innerhalb des Zertifikats Internationale Kompetenz ist verbindlich. 5. Anforderungsprofil der Mentorinnen und Mentoren für internationale Studierende Mentorinnen und Mentoren für internationale Studierende sollten Sie Ihr individuelles Rollenverständnis, Ihre sozialen Kompetenzen sowie die persönliche Bereitschaft, spezifische Aufgaben und Verantwortungen zu übernehmen, reflektiert haben. Ihr Rollenverständnis Als Mentorinnen und Mentoren sollten Sie sich ihrer Rolle im Willkommens- und Eingliederungsprozess unserer internationalen Gäste bewusst sein und diese annehmen; die Selbstständigkeit und Autonomie unserer Gäste fördern und auch einfordern; sie empathisch und unterstützend begleiten, ihnen nützliche und hilfreiche Informationen vermitteln; sich auch mit anderen Mentorinnen und Mentoren über eine mögliche Ausgestaltung und Form der Betreuung sowie über Erfahrungen und Grenzen der Unterstützungstätigkeit austauschen. Individuelle Voraussetzungen Offenheit und Interesse für die Belange der/ des internationalen Studierenden soziale Kompetenz Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit Interesse an interkulturellen Themen Empathie Zuverlässigkeit Kreativität

5 Seite 5 Formale Voraussetzungen Kenntnisse über die Organisationsstruktur der Universität Vechta Verfügbare Zeit für die/ den internationalen Programmstudentin/ Programmstudenten wünschenswert und von Vorteil sind Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil sind Orts- und Umgebungskenntnisse 6. Betreuungsaktivitäten Mentorinnen und Mentoren für internationale Studierende tragen einen wesentlichen Teil zur Eingewöhnung und Eingliederung der internationalen Programmstudierenden bei indem sie eine verlässliche Ansprechpartnerin oder ein verlässlicher Ansprechpartner sind und Unterstützung und Beratung vor Ort leisten können. Insbesondere ist eine erfolgreiche Mentoring-Beziehung davon abhängig, inwieweit es beiden Parteien gelingt, eine vertrauensvolle Beziehung herzustellen, in der man sich gegenseitig respektiert und Angelegenheiten offen angesprochen werden können. Aufgaben im Einzelnen Als Mentorinnen und Mentoren für internationale Studierende übernehmen Sie die folgenden Aufgaben: Sie sollten Ihre Programmstudentin bzw. Ihren Programmstudenten nach Möglichkeit bereits vor der Ankunft in Vechta kontaktieren; Sie sollten insbesondere bei Angelegenheiten aus dem Universitätskontext so gut helfen, wie sie können. Oftmals reicht schon ein kleiner Hinweis oder eine kurze Information aus, um die Ratsuchenden zu unterstützen. Insbesondere die Vermittlung ihres informellen Wissens über die universitären Abläufe sind hier von Bedeutung Wo erhalte ich meine Zugangsdaten für das drahtlose Netzwerksystem der Universität Vechta?, Wo in der Universität Vechta kann ich drucken? und Wo finde ich die Seminarunterlagen bei Stud.IP?. Hinweis: Bitte beantworten Sie keine Fragen, bei denen Sie nicht sicher sind. Insbesondere Verfahrensfragen, Anerkennungsfragen oder zu akademischen Lehrinhalten verweisen Sie gegebenenfalls an das International Office. Sie sollten in die deutsche Lebensweise als auch Kultur einführen. Hierfür reicht oftmals aus, dass Sie gelegentlich eine gemeinsame Aktivität planen oder auf landestypische Eigenheiten aufmerksam machen beispielsweise der Hinweise auf Ladenöffnungszeiten oder die Unterstützung bei der Überwindung von Sprachbarrieren. Hinweis: Bitte beachten Sie die Angebote des International Office. Überschneidungen der Angebote sind nicht wünschenswert und zudem unnötig doppelte Arbeit. Sie sollten Ihre Programmstudentin bzw. Ihren Programmstudenten in konkreten Situationen, bei aktuellen Fragen und Schwierigkeiten beratend zur Seite stehen. Sie sollten für unsere internationalen Gäste zuverlässige Ansprechpartnerin/ zuverlässiger Ansprechpartner sein. Das Einbinden unserer internationalen Studierenden in Ihre

6 Seite 6 studentischen Netzwerke und die Unterstützung bei der Vermittlung von Kontakten sind in diesem Zusammenhang wünschenswerte Ziele. Sie sollten die Fähigkeit besitzen, sich in die Situation der internationalen Studierenden hineinzuversetzen und andere Ansichten auch akzeptieren. Sie sollten offen dafür sein, auch selbst durch diese interkulturelle Freundschaft etwas Neues dazu lernen zu können und dies als ein wichtiges Ziel des Mentoring-Prozesses ansehen. Sie sollten Interesse am Austausch und der Vernetzung mit anderen Mentorinnen und Mentoren haben und ihre Erfahrungen und Kenntnisse anderen zugutekommen lassen. Spezifischer Hinweis: Als Mentorin oder Mentor sollten Sie bereits bei Ankunft Ihres Mentees hier in Vechta anwesend sein können. Gerade in den ersten Wochen ist die Anwesenheit der Mentorinnen und Mentoren unverzichtbar und prägt Ihre Beziehung nachhaltig. Insofern sollten Sie bereits vor Beginn der Vorlesungszeit hier in Vechta sein. Auf Grund des Smoother Start Programs (spezifische Einführungswochen für internationale Studierende der Universität Vechta) sind viele unserer internationalen Studierenden bereits zwei oder drei Wochen vor Vorlesungsbeginn hier in Vechta. Die aktuellen Termine können Sie den Internetseiten des International Office unter folgendem Link entnehmen: 7. Verfahren und Ablauf Das Mentorenprogramm des International Office wird den internationalen Studierenden in einer E- Mail mit weiteren Informationen bezüglich ihres Studienaufenthalts an der Universität Vechta vorgestellt. Die Informationen werden in Deutsch und Englisch zur Verfügung gestellt. Die internationalen Gäste können schließlich das ausgefüllte Anmeldeformular an das International Office zurück senden. Eine Teilnahme ist freiwillig. Die Anmeldung als Mentorin oder Mentor in dem vom International Office initiierten Mentorenprogramm erfolgt entsprechend der unter Punkt 4 angegebenen Kriterien. Die Teilnahme als Mentorin oder Mentor ist für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Zertifikats International Kompetenz obligatorisch sofern eben ein Engagement in der studentischen Initiative InterMento nicht in Frage kommt. In einem zweiten Schritt koordiniert das International Office die Zusammenstellung der interkulturellen Partnerschaften zwischen internationaler Programmstudentin/ internationalem Programmstudenten und der Studierenden/ dem Studierenden der Universität Vechta.

7 Seite 7 Hier wird unter Berücksichtigung der im Anmeldebogen angegebenen Daten eine bestmögliche Paarung der Mentorin/ des Mentors mit einer internationalen Programmstudentin/ einem internationalen Programmstudenten angestrebt. Das International Office der Universität Vechta leitet die persönlichen Kontaktdaten dem jeweiligen Betreuungs-Tandem weiter. Auf Anfrage kann das International Office bei der Herstellung des Erstkontakts unterstützend tätig werden. Wie findet die erste Kontaktaufnahme zwischen Mentorin/ Mentor und Mentee statt? Die erste Kontaktaufnahme erfolgt durch die Mentorin oder den Mentor per zu Beginn des Austauschsemesters. In dieser stellt sich die Mentorin/ der Mentor zunächst vor und lädt gegebenenfalls zu einem ersten Treffen ein. Häufig eignet sich auch die erste Ankunft in Vechta hervorragend für ein erstes Treffen, bei dem gleichzeitig eine Begleitung in die neue Unterkunft erfolgen kann. Am Ende der ersten Kontaktaufnahme sollte eine verbindliche Absprache über die weiteren Kontakte und gegebenenfalls bereits über mögliche erste Aktivitäten getroffen werden. Die Häufigkeit der Treffen zwischen Mentee und Mentorin beziehungsweise Mentor können individuell nach Problemlage oder Notwendigkeit organisiert werden. Die Absprache, ob sich der Mentee bei seiner Mentorin/ seinem Mentor meldet, sobald ein Unterstützungsbedarf besteht oder ob sich die Mentorin beziehungsweise der Mentor in regelmäßigen Abständen bei dem Mentee meldet, obliegt der Organisation innerhalb der Betreuungs-Tandems. Jedoch sollten mindestens zwei Kontaktaufnahmen pro Monat stattfinden. Bei Abwesenheit des Mentees oder der Mentorin beziehungsweise des Mentors sollte der Kontakt per oder Telefon aufrechterhalten werden. Die Mentorinnen und Mentoren treten während des Zeitraumes von mindestens einem Semester in regelmäßigen Abständen mit ihren Mentees in Kontakt. Die Betreuung der internationalen Programmstudierenden endet mit der Abreise der Studentin beziehungsweise des Studenten oder mit der schriftlichen Abmeldung der Mentorin oder des Mentors am Ende eines Semesters. Diese Abmeldung muss vom International Office bestätigt werden. In den individuellen Treffen von Mentorin/ Mentor und Mentee wird über relevante, persönliche Angelegenheiten gesprochen. Gelegentliche Treffen mit anderen Betreuungs-Tandems sind nach Absprache mit den jeweiligen Mentees ebenfalls möglich und durchaus sinnvoll. Gemeinsame Besuche von universitären oder außeruniversitären Veranstaltungen sind hierbei ein wesentlicher Bestandteil dieses Mentorenprogramms. 8. Inkrafttreten Die Richtlinie zur Betreuung von internationalen Studierenden im Rahmen des Mentorenprogramms des International Office der Universität Vechta tritt am in Kraft / IO-pe