Aufbereitung und Visualisierung von entscheidungsrelevanten Unternehmens-Kennzahlen Das Analysetool für Geschäftsvorfälle

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1 Webbasierte Visualisierungs-Tools können für das Controlling eine hilfreiche Alternative zu manuellen Excel-Grafiken sein. Roman Kalberer Aufbereitung und Visualisierung von entscheidungsrelevanten Unternehmens-Kennzahlen Das Analysetool für Geschäftsvorfälle 1. Problemstellung Die technischen Entwicklungen in den letzen Jahren haben das Reporting von finanziellen und nicht finanziellen Daten stark vorangebracht 1. Niemals zuvor standen in einem Unternehmen so viele Informationen zur Verfügung wie gegenwärtig. Zahlen, Daten und Fakten werden aus unterschiedlichen Quellen im Unternehmen generiert. Finanzfachleute und Berater die täglich mit der Aufbereitung von Finanzdaten und Kennzahlen beschäftigt sind stehen heutzutage unter hohem Zeit- und Kostendruck, was oftmals wenig Raum für eine ästhetische Visualisierungen der Daten übrig lässt. Darum werden in der gegenwärtigen Praxis Visualisierungen von Kennzahlen immer noch häufig auf mühsame und langwierige Weise mit Hilfe von Excel-Diagrammen erstellt. Die Visualisierungen besitzen dabei oftmals wenig Aussagekraft und nutzen die gegenwärtigen technischen und grafischen Umsetzungsmöglichkeiten nicht einmal annähernd aus. Moderne Finanzapplikationen die sich mit der Visualisierung von Daten beschäftigen versprechen Abhilfe. Sie haben jedoch zwei Nachteile: Sie sind komplex in der Anwendung und teuer. Vielversprechender für diese Problematik sind jedoch innovative Lösungen, die webbasiert die Visualisierung von entscheidungsrelevanten Unternehmenskennzahlen ermöglichen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie sind verständlich, einfach anzuwenden, konzentrieren sich nur auf die wesentlichen Kennzahlen und bieten ästhetische Reize, welche Excel-Diagramme bei weitem übersteigen. Ein interessantes Beispiel ist das Standard-Webtool Analysis-One, dass sich bereits in Australien erfolgreich etabliert hat. Es ist Visualisierungsergebnisse zu geringen Kosten und bringt mehr Übersicht und Lebensfreude in die Zahlenwüste eines Unternehmens. 1 Vgl. Eckstein (2009), Modernes Reportingdesign, In: Controlling Zeitschrift für erfolgsorientierte Unternehmenssteuerung, 21. Jahrgang 2009, Heft 1, S. 29.

2 2. Die betriebswirtschaftliche Bedeutung von Kennzahlen Die gegenwärtige Reportingpraxis bedient sich bei der Aufbereitung und Interpretation von Finanzdaten für das Management vorwiegend Kennzahlen und Kennzahlensystemen. Dabei hat sich das Konzept der Balanced Scorecard im Zusammenhang mit definierten Key Performance Indicators (KPI) bzw. Leistungsindikatoren durchgesetzt. Kennzahlen sind ein Instrument zur Planung und Steuerung von Unternehmensprozessen. Sie können für fast alle Unternehmensbereiche festgelegt werden. Sie gelten als solide Datenbasis und Entscheidungsgrundlage für unternehmerische Entscheidungen. Sie reduzieren die Komplexität des Unternehmensgeschehens und ermöglichen es rasch, gezielt und verständlich über ökonomische Sachverhalte zu kommunizieren. Einzelne Kennzahlen geben jedoch erst in einer sinnvollen Zusammenstellung und Beziehung zueinander (z.b. Ausrichtung auf gemeinsames Ziel oder Abhängigkeiten) einen ganzheitlicheren und adäquaten Überblick über den betriebswirtschaftlichen Sachverhalt. 2 Eine solche Zusammenstellung wird Kennzahlensystem genannt und kann durch die Managementmethode der strategischen Unternehmensführung, mittels Balanced Scorecard, visualisiert werden. Die Balanced Scorecard bietet dabei sowohl einen ganzheitlichen Blick auf die Key Performance Indicators (KPI) eines Unternehmens als auch auf die Umsetzung von Visionen und Strategien in konkreten Kennzahlen und Massnahmen. 3 Sie soll den Führungskräften auf einen Blick einen umfassenden Überblick über die Leistungsfähigkeit und Effektivität der Organisation aufzeigen. In vielen Unternehmen führt die Diskussion der Balanced Scorecard zu einer Vielzahl von Messungen und Messwerten, aber nicht zu den wesentlichen KPI s, welche als spezifische Kennzahlen den Fortschritt oder den Erfüllungsgrad hinsichtlich wichtiger Zielsetzungen oder kritischer Erfolgsfaktoren messen. 3. Visualisierung von Kennzahlen in der heutigen Praxis Es ist allgemein bekannt, dass Bilder mehr aussagen als Texte oder Zahlen und trotzdem verwenden Unternehmen gegenwärtig verhältnismässig nur sehr wenig Bilder in ihrer internen Berichterstattung. Unter dem Begriff Visualisierung versteht man die Veranschaulichung bzw. das Sichtbarmachen von abstrakten Daten und Zusammenhängen um diese in eine graphische bzw. visuell erfassbare Form zu bringen. Berichte und Reports sollen von ihren Empfängern nicht nur gelesen, sondern auch analysiert, hinterfragt und verstanden werden. 4 Durch eine intelligente Visualisierung innerhalb eines Unternehmens können unterschiedliche Adressaten die relevanten Informationen schneller und besser aufnehmen und verarbeiten. Die interne Kommunikation von Unternehmenszielen kann dadurch stark verbessert werden, wenn komplexe Zusammenhänge verständlich dargestellt werden. Zudem können dadurch positive Effekte auf das Verhalten und die Motivation von Mitarbeitern erzeugt werden. Ein Beispiel ist die Visualisierung von Kennzahlen. Ein solcher ästhetischer Mehrwert zahlt sich vor allem dann aus, wenn der Bericht Adressaten erreicht die nicht von der 2 Vgl. Spremann (2007), Finance, S Vgl. Financewiki (2009) unter 4 Vgl. Reiterer, Mann, Mussler & Bleimann (2000), Visualisierung von entscheidungsrelevanten Daten für das Management, In: HMD, Praxis der Wirtschaftsinformatik, Heft /2000, S

3 Finanzseite eines Unternehmens stammen oder wenn die Professionalität des Reporting auch auf das äussere Erscheinungsbild beurteilt wird (z.b. bei Beratern). Die Nachfrage nach adäquaten Formen der computerbasierten Visualisierung von entscheidungsrelevanten Unternehmenskennzahlen für das Management wächst und gewinnt immer mehr an praktischer Bedeutung. 5 Die gegenwärtige Praxis hat jedoch Mühe solche nützliche Visualisierungen effizient umzusetzen. Bis anhin werden die Basisdaten für Visualisierungen (z.b. die Finanzahlen aus der Bilanz und Erfolgsrechnung, welche je nach Grösse des Unternehmens aus Buchhaltungs-Applikationen 6 heruntergeladen werden) in einem Excelsheet gespeichert und dann mit Excel-Kalkulationen und Excel- Diagrammen visualisiert. Dieses Vorgehen birgt einige Nachteile. Erstens sind die Möglichkeiten von Excel-Visualisierungen beschränkt und entsprechen nicht den gegenwärtigen technischen Möglichkeiten. Ihre Aussagekraft ist oft mangelhaft, da darzustellende Sachverhalte und Attribute aus der Datentabelle nicht effizient auf visuelle Strukturen abgebildet werden. Zweitens stehen die Mitarbeiter in einer Finanz- oder Reportingabteilung aufgrund von zahlreichen wiederkehrenden Prozessen unter Zeitdruck, so dass die Aufbereitung bzw. die Visualisierung oft liegen bleibt. Vielmehr benützt man alte Vorlagen (gängige Geschäftsgrafiken wie z.b. Balken- und Punktdiagramme) oder verzichtet ganz einfach auf weitere Visualisierungsformen. Es unterbleibt eine Überlegung nach der adäquaten Form der Visualisierung hinsichtlich seiner Adressaten. Dies stellt ein Risiko dar, da bei erhöhtem Zeitdruck die Akzeptanz von Qualitätsmängeln in den Visualisierungen steigt. Drittens sind Mitarbeiter welche mit einfachen Grundkenntnissen arbeiten mit den technischen Anforderungen der Visualisierung oft überfordert.. Die genannten Probleme verstärken sich vor allem auch dann, wenn Ad-hoc Berichte, zusätzliche Perioden oder ein Benchmarking mit Konkurrenten erstellt und visualisiert werden muss. Demgegenüber steht der steigende Kosten- und Zeitdruck. Dieser zwingt heute zu rascheren Entscheidungen und somit zu einem erhöhten Bedarf an einer schnellen Aufbereitung der Daten. Lösungen für diese Visualisierungs-Problematik bieten spezifische Applikationen (z.b. Kennzahlen-Cockpits, Balanced Scorecards etc.). Diese Applikationen sind jedoch komplex in der Anwendung und besitzen eine Fülle an möglichen Visualisierungsformen, weswegen die Effizienz dieser Applikationen innerhalb eines Arbeitsprozesses angezweifelt werden muss. Zudem verfügen sie über ein schlechtes Kosten-Nutzen- Verhältnis und sind für KMU s kaum sinnvoll. Vielversprechender für diese Problematik sind jedoch innovative Lösungen, die webbasiert die Visualisierung von entscheidungsrelevanten Unternehmenskennzahlen ermöglichen. Interessant ist dabei, dass sie nicht die Nachteile der herkömmlichen Applikationen besitzen und effiziente Lösungen für die genannten Praxisprobleme aufbringen. Sie sind verständlich, einfach anzuwenden, konzentrieren sich nur auf die wesentlichen Kennzahlen und bieten ästhetische Reize, welche diejenigen von Excel-Diagrammen bei weitem übersteigen. Ein interessantes Beispiel ist das Standard-Webtool Analysis-One, dass sich bereits in Australien erfolgreich etabliert hat. 5 Vgl. Reiterer, Mann, Mussler & Bleimann (2000), Visualisierung von entscheidungsrelevanten Daten für das Management, In: HMD, Praxis der Wirtschaftsinformatik, Heft /2000, S z.b. SAP, Abacus, Navision oder Sesam

4 4. Analysis-One: Die webbasierte Kennzahlen-Visualisierung Die Finanz-Applikation Analysis-One ist ein Standard-Webtool für die Bewirtschaftung von Kennzahlen, das Erstellen von Vergleichsreihen und insbesondere die aussagekräftige und eindrucksvolle Visualisierung von finanziellen und nicht-finanziellen Kennzahlen. Zudem können Kennzahlen-Vergleiche und Benchmark-Analysen durchgeführt und in einfacher Weise neue Geschäftsperioden hinzugefügt werden. Die wohl wichtigste Eigenschaft von Analysis-One ist die benutzerfreundliche und einfache Anwendungsoberfläche. Zusatzkenntnisse über komplexe Datenaufbereitung werden somit nicht benötigt. Die Erstellung einer Visualisierung mit Analysis-One benötigt wenig Zeit und kann in drei grundlegenden Schritten erfolgen. Als erstes eröffnet der User online auf seinem persönlichen Analysis-One Account ein Model für das jeweilige zu visualisierende Unternehmen. Danach werden die Rohdaten (Bilanz und Erfolgsrechnung) per Formel SVERWEIS (VLOOKUP) in ein vorgegebenes Excel-Datensheet kopiert und in die webbasierte Applikation heraufgeladen (alternativ können die Zahlen auch manuell eingegeben werden). Danach können unterschiedliche Visualisierungsformen für das Endresultat angewählt werden. Der Prozess lässt sich wie folgt abbilden: Positiv zu bewerten ist, dass die eigentliche Performancemessung durch eine Kennzahlen- Analyse erfolgt, die sich auf vier wesentliche Schlüsselgrössen in einem Unternehmen konzentriert: Bruttoertrag (Gross Profit), Effizienz der Ressourcennutzung (Activity Ratio), Rendite des eingesetzten Kapitals (Return on Capital Employed) und den Gewinn vor Zinsen und Steuern (EBIT). Einer Verzettelung mit zahlreichen Kennzahlen wird entgegengewirkt und somit die Aussagekraft gestärkt. Mit Analysis-One können Kennzahlen in kürzester Zeit grafisch per Web-Applikation visualisiert und analysiert werden.

5 Die nachfolgende Veranschaulichung zeigt, worauf sich Analysis-One spezifisch konzentriert: Interessierten Lesern, die ein solches webbasiertes Visualisierungstool für die Kennzahlenanalyse für das eigene Unternehmen oder für Kunden suchen, kann empfohlen werden die Free-Trial-Version im Internet zu testen. 7 Braunau, den 2. Mai 2009 Roman Kalberer, lic. oec. HSG, roman.kalberer@karoka.ch Inhaber der Consulting-Firma Karoka AG, Braunau, Schweiz, Analysis-One: Vgl.