Softwarepaket WINLine

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1 Edgar Sailer Softwarepaket WINLine Installation Einzelplatz Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung 2006

2 Erarbeitet im Auftrag des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus im Rahmen des Arbeitskreises Einsatz von ERP-Software im Unterricht Herausgeber Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung, Schellingstr. 155, München Telefon (089) , Telefax (089) Internet: Inhalt 1 PROGRAMMINSTALLATION WINLINE VOREINSTELLUNGEN MANDANTEN VORLAGEN UND HANDREICHUNGEN ANPASSUNG DER VOREINSTELLUNGEN LIZENZNUMMERN DATENBANK-VERBINDUNGEN BENUTZERANLAGE HINWEISE ZUR PROGRAMMBEDIENUNG START MANDANTENANLAGE ÄNDERUNGEN IM UNTERNEHMENSSTAMM ÄNDERUNGEN IM KONTENSTAMM SICHERUNG DER MANDANTEN... 17

3 3 1 Programminstallation WINLine 7.2 Beim Unterrichtseinsatz des Programms WINLine 7.2 zu Schulungszwecken wird empfohlen, eine Einzelplatzinstallation und Speicherung der Mandanten im Netz durchzuführen. Nur bei Verwendung des Programms in der Übungsfirma an Wirtschaftsschulen muss die Installation am Server und die Einrichtung entsprechender Workstations mit Hilfe des Mesonic System Managers (MSM) vorgenommen werden, da hier ähnlich wie in der Praxis von mehreren Plätzen aus auf einen Mandanten zugegriffen wird (Netzinstallation). Im ISB-Installationsmenü gelangt man nach Auswahl der Schalter UpdateINeuistallation WINLine 7.2 und Neuinstallation WINLine 7.2 zur Maske Programminstallation. Hier kann im Feld Einzelplatzinstallation alternativ mit Hilfe der Schalter Start eine Einzelplatzinstallation durchgeführt werden bzw. Kopieren eine komplette Installation in ein beliebiges lokales Verzeichnis übernommen werden (getestet auf Windows98, Me, 2000 und XP). Falls MSAccess 7.0 nicht installiert ist, muss anschließend die Datei setup.exe aus dem Verzeichnis [CD-ROM]:\WINline Dao-Odbc Setup gestartet werden! Bei der Auswahl des Schalters Start (Einzelplatzinstallation) sind folgende Einstellungen vorzunehmen: Zunächst ist als Setup-Sprache Deutsch auszuwählen: Abbildung 1 Im Willkommen-Bildschirm gelangt man über WEITER zur Lizenzvereinbarung, die mit JA bestätigt werden muss:

4 4 Abbildung 2 Zur Verwendung der Hilfe-Funktion ist der Internet Explorer ab 5.0 Voraussetzung. Die Installationsdatei Ie5setup.exe befindet sich im Verzeichnis [CD-ROM]:\Deutsch\IEE5. Als Internet-Browser können weiterhin andere Programme (z. B. Netscape) eingesetzt werden! Abbildung 3

5 5 Jeweils über WEITER gelangt man zur Passworteingabe und Auswahl des Zielpfades: Passwort: milano Abbildung 4 Abbildung 5 Nach der Auswahl des Zielpfades erscheint die Bildschirmmaske Komponenten wählen, in der mindestens ein Demomandant ausgewählt werden muss:

6 6 Abbildung 6 Nach Bestätigung bzw. Änderung der Vorgabe winline in der Maske Programmordner auswählen wird die Installation über den Schalter WEITER gestartet. Sollten bei der Installation der Treiber für DAO (Data Access Objects) und ODBC (Open Database Connectivity) Fehlermeldungen erscheinen, muss vor dem Start von WINLine auf der CD-ROM das Programm setup.exe im Verzeichnis [CD-ROM]:\WINLine Dao- Odbc Setup aufgerufen werden. Nach Abschluss der Installation startet über den Schalter Fertigstellen die Applikation ADMIN, in der zunächst nur die Maske Lizenzinformationen mit <OK> bestätigt werden muss.

7 7 Abbildung 7 Anschließend erscheint der Installations Wizard des Mesonic System Managers (MSM): Radio-Button Nein, es ist eine lokale Installation wählen und mit <OK> bestätigen! Abbildung 8 Durch Mausklick auf den Button OK wird der MSM geschlossen. Bei einer Einzelplatzinstallation muss die Installation an allen anderen Arbeitsplätzen analog dieser Beschreibung wiederholt oder das Programmverzeichnis WINLine auf die anderen Plätze kopiert werden. 2 Voreinstellungen Nach der Programminstallation erscheinen im Installationsmenü automatisch die Voreinstellungen Einzelplatz. Alle Programmeinstellungen, wie Lizenzen, Datenbankverbindungen und User-Anlage, werden in der Datei mesosrv.srv gespeichert. Über den schulartspezifischen Schalter Berufsschule, BOS+FOS+RS bzw. Wirtschaftsschule muss diese Datei zusammen mit der mesopdb.srv (Formulare) und weiteren Dateien in das Programmverzeichnis (Vorgabe: c:\programme\mesonic\winline) kopiert werden. 3 Mandanten Im Installationsmenü Mandanten werden alle Mandantendaten auf die Festplatte kopiert (Vorgabe: c:\mandanten\). Die Mandanten können beim Unterrichtseinsatz entweder auf den lokalen Festplatten oder in Homeverzeichnissen im Netz gespeichert werden. Bei der praktischen Arbeit in der Übungsfirma kommt nur die Speicherung in einem Netzverzeichnis in Frage, da alle Sachbearbeiter in der Abteilung Finanzbuchhaltung auf dem gleichen Mandanten buchen müssen.

8 8 Die Speicherung der Mandaten auf der lokalen Festplatte wird nur empfohlen, wenn kein Netzwerk zur Verfügung steht. Probleme ergeben sich dabei, wenn mehrere Klassen mit WINLine arbeiten. Es kann grundsätzlich nur auf einen Mandanten mit der gleichen Nummer (z. B. 1ICM) zugegriffen werden, da das Verwaltungsprogramm WINLine Admin gleiche Mandanten nur einmal - auch in verschiedenen Unterverzeichnissen - zulässt. Beim Einsatz eines Datenairbags werden neue Datenbankverknüpfungen und Mandanten bei jedem Neustart gelöscht. In diesem Fall wir empfohlen, die Daten durch die Schüler sichern und rücksichern zu lassen (siehe 6.5 Sicherung der Mandanten). Wenn ein Netzwerk zur Verfügung steht, sollten die Mandanten in den entsprechenden Schüler-Homeverzeichnissen gespeichert werden. Falls die Daten zu Beginn der Unterrichtsstunde in die jeweiligen Homeverzeichnisse kopiert werden, genügt es, für jeden Arbeitsplatz ein Homeverzeichnis anzulegen. Verbleiben die Daten jedoch nach Unterrichtsende in den Homeverzeichnissen, muss für jeden Arbeitsplatz jeweils ein eigenes Klassen-Verzeichnis angelegt werden. Falls dies nicht der vorhandenen Verzeichnisstruktur entspricht, wird folgendes Vorgehen empfohlen: In der Netzwerkadministration werden für alle Arbeitsplätze, z. B. p1 bis p3, eigene Klassen-User eingetragen. Ihnen wird jeweils ein eigenes Verzeichnis mit allen Rechten freigegeben und mit dem gleichen Laufwerksbuchstaben gemappt (z. B. h:\) Die Schüler melden sich im Netz mit ihrem Platz- und Klassenname an (z. B. p1-k11a usw.). Organisatorische Lösungen, wie der zeitlich unterschiedliche Einsatz der Programme in verschiedenen Klassen oder der Verzicht auf die Updates, sind nicht praktikabel. Auch aus didaktisch-methodischen Gründen wird deshalb vorgeschlagen, die Daten am Ende der Unterrichtsstunde durch die Schüler sichern zu lassen (siehe 6.5 Sicherung der Mandanten). 4 Vorlagen und Handreichungen Im Installationsmenü Vorlagen und Handreichungen können alle Kopiervorlagen (Belege und Arbeitsblätter) und Handreichungen (PDF-Format) auf die Festplatte kopiert werden. Die vorgegebenen Verzeichnisse sind unter Extrahieren nach evtl. anzupassen.

9 9 5 Anpassung der Voreinstellungen Nach Abschluss der Installation sollte das Programm admn.exe (Start/Programme/ WINLine/Administration/WINLine Admin) zur Anpassung der Voreinstellungen aufgerufen werden. Es erscheint folgender Eingangsbildschirm: Benutzer: a Passwort: b Abbildung Lizenznummern Die Lizenzeingabe erfolgt unter Datei/Lizenz eingeben: Lizenzen wurden beim Kopieren der Voreinstellungen bereits gespeichert! Abbildung 10 Wichtig: Falls bei den einzelnen Applikationen (z. B. FIBU) Menüpunkte nicht aktiv sind (graue Schrift), müssen die Lizenzen mit <OK> bestätigt werden!

10 Datenbank-Verbindungen Die Datenbank-Verbindungen für alle ISB-Mandanten wurden bei den Voreinstellungen auf c:\mandanten \icm (bzw. \ueb, \kor, \lcm usw.) festgelegt. Benutzerspezifische Anpassungen sind im Menü Datei/Datenbank Verbindungen notwendig: Abbildung 11 Zusätzliche Datenbank-Verbindungen können per Tastatur oder mit Hilfe von Drag & Drop (Explorer öffnen und verkleinern, dann Mandanten, z. B. 99CM.mdb, mit der Maus in das Fenster Datenbank-Verbindungen ziehen) eingetragen werden. Abbildung 12 Drag & Drop Wenn ein Mandant mit Hilfe dieser Methode (sog. mounten) eingebunden wird, können die Benutzern diesen Mandanten nur dann bearbeiten, wenn ihnen im Menü Benutzer unter Benutzeranlage die entsprechenden Rechte gewährt werden (vgl. Abschnitt 5.3).

11 Benutzeranlage Die Anlage der Benutzer erfolgt unter Benutzer/Benutzeranlage: Abbildung 13 Das Auswahlfeld Demo Benutzer darf keinesfalls mit einem Häkchen versehen werden, da dann die eingetragene Lizenz keine Gültigkeit erlangt! Die Gruppe der Lehrer benötigt Administrator-Rechte, wobei hier die Standardvorgaben a und b geändert werden können. Falls das neue Passwort vergessen wird, kann immer auf den User meso mit dem Passwort meso zurückgegriffen werden! Normalerweise sollte der Schüler über keine Administrator-Rechte verfügen (Häkchen entfernen). Wenn jedoch auch die Mandaten für mehrere Klassen lokal gespeichert werden, benötigen die Schüler für die Mandantensicherung entsprechende Rechte im WINLine Admin. Weiter ist es notwendig, für die Benutzer Zugriffsrechte auf die eingesetzten Mandanten (rotes Häkchen) zu vergeben. Falls gewünscht, können die Nutzungsrechte in der Karte Anwendungen auch auf einzelne Applikationen beschränkt werden: Abbildung 14

12 12 6 Hinweise zur Programmbedienung 6.1 Start Das Programm wird unter Start/Programme/WINLine/WINLine Start aufgerufen. Benutzer und Passwort eingeben und Mandanten auswählen! Abbildung 15 Nach dem Login erscheint der Startbildschirm von WINLine. Der Start der einzelnen Applikationen erfolgt über das Menü Applikationen oder über die Symbole in der Iconleiste. Abbildung 16

13 13 Folgende Probleme könnten beim Programmstart auftreten: Fehlende DAO-Treiber Erscheint die Fehlermeldung Es konnte keine Verbindung zur Datenquelle hergestellt werden bzw. Es konnte keine Verbindung zur mesosrv.srv am Server hergestellt werden, dann wurde Microsoft Access 7.0 nicht installiert oder es ist nur eine ältere Version von Access vorhanden. Lösung: Von den einzelnen Arbeitsplätzen aus müssen die nötigen Treiber mit Hilfe des Programms [CD-ROM]:\WINLine Dao-Odbc Setup\setup installiert werden. Falscher Datenpfad Die Meldung: Die Verbindung zur Datenbank ist fehlgeschlagen! Die Verbindung zur Datenbank konnte nicht erstellt werden weist darauf hin, dass im Programm WINLine Admin falsche Angaben zu den Datenbank-Verbindungen stehen oder vergessen wurde, die Mandanten auf die Festplatte zu kopieren. Lösung: Das Programm WINLine Admin starten und Angaben zu den Datenbank- Verbindungen im Menü Datei korrigieren. Icons fehlen Im Startbildschirm sind zwar alle Buttons vorhanden, jedoch fehlen die entsprechenden Bilder. Lösung: Es muss in der Windows-Systemsteuerung unter Ländereinstellungen in der Karteikarte Gebietsschema die Einstellung Deutsch (Deutschland) vorgenommen werden. Hilfe-Funktion fehlt Wenn sich die Hilfe-Funktion des Programms, die normalerweise über das Menü? und Inhalt oder das Icon? bzw. die Taste F1 gestartet wird, nicht aufrufen lässt, wurde der zur Nutzung der Hilfe-Funktion benötigte Microsoft Internet Explorer nicht installiert Lösung: Auf der CD-ROM winline befindet sich die Datei \Deutsch\Iee5\Ie5setup.exe zur Installation des Internet Explorers. Icons inaktiv Sollten die Menüs bei den lizenzierten Applikationen (z. B. FIBU) nicht aktiv sein, besitzt die Workstation nicht die erforderliche Lizenz. Lösung: Im Programm WINLine Admin müssen unter Datei/Lizenz eingeben entweder die Lizenznummern eingetragen oder nur durch Bestätigung des Schalters <OK> aktualisiert werden.

14 Mandantenanlage Die Anlage eines neuen Mandanten erfolgt in WINLine Start im Menü Abschluss unter Mandantenanlage: Mandantennummer max. 4-stellig und die erste Stelle eine Ziffer Speicherung in einem anderen Pfad (z. B. \Übung) ist möglich! Abbildung 17 Nach der Anlage des neuen Mandanten erscheint die Bildschirmmaske zum Unternehmensstamm, in der Änderungen möglich sind. Abbildung 18

15 Bei Verwendung eines Netzdruckers wird zur Kennzeichnung von Ausdrucken empfohlen, beim Mandantennamen auch ein Kürzel für den User einzugeben! Änderungen im Unternehmensstamm Bei Neuanlage von Steuerschlüsseln bzw. bei Änderungen der gesetzlichen USt-Sätze ist in der Applikation FIBU im Menü Stammdaten unter Mandantenstammdaten der Unternehmensstamm zu öffnen: Beispiel für 16% (Aufwendungen für Rohstoffe/Umsatzerlöse) Abbildung Änderungen im Kontenstamm Sachkonten können in der FIBU im Menü Stammdaten unter Konten/Sachkonten geändert bzw. neu angelegt werden: Bei einer Neuanlage wird empfohlen, mit der Taste F9 (Feld Kontobezeichnung) Kontendaten aus der gleichen Kontengruppe zu übernehmen und entsprechend anzupassen! Abbildung 20

16 16 Insbesondere bei der praktischen Arbeit in der Übungsfirma müssen für alle Kunden und Lieferanten entsprechende Stammdaten angelegt werden. Dazu ist in der FIBU im Menü Stammdaten unter Konten/Personenkonten das Registerblatt Adresse zu öffnen: Abbildung 21 Registerblatt FIBU Abbildung 22

17 17 Registerblatt FAKT : Abbildung 23 Soll ein Personen- oder Sachkonto gelöscht werden, muss zunächst im FIBU-Menü Stammdaten unter Konten/Personenkonten bzw. Sachkonten auf der Karte Adresse das Feld inaktiv mit einem Häkchen (Mausklick) versehen werden. Anschließend werden in WINLine Start im Menü Abschluss unter Reorganisieren die Sachbzw. Personenkonten eingestellt (Häkchen setzen) und mit <OK> der Programmlauf gestartet (Voraussetzung: Die Konten dürfen keine Buchung enthalten). 6.5 Sicherung der Mandanten Falls den Schülern kein eigenes Homeverzeichnis zur Verfügung steht, kann die Datensicherung mit Hilfe der programminternen Sicherung bzw. Rücksicherung durchgeführt werden. Bei der programminternen Rücksicherung wird auch eine eventuell vorher gelöschte Datenbankverbindung (z. B. beim Einsatz eines Datenairbags) wieder hergestellt. Zu Beginn der Unterrichtsstunde starten die Schüler das Programm WINLine Admin (Administratorrechte erforderlich!). Im Menü Datei/Rücksichern wird dann die Sicherungsdatei (z. B. update kapitel 2.mzp) geladen:

18 18 Abbildung 24 In der Maske Pfad wählen muss die Auswahl auf anderen Pfad rücksichern aktiviert (Häkchen setzen!) und evtl. angepasst werden: Abbildung 25 Am Ende der Unterrichtsstunde nehmen die Schüler eine Sicherung ihrer Daten vor, die im Menü Datei/Sichern gestartet wird: Im Schritt 1 wird der Mandant ausgewählt: Abbildung 26

19 Im Schritt 2 wird der Pfad und ein beliebiger Name der Sicherungsdatei eingetragen (kann später mit Hilfe der Lupe ausgewählt werden): 19 Abbildung 27