DATEV-Schnittstelle. Modulbeschreibung. DATEV-Schnittstelle. Software-Lösungen. Stand: Seite 1

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2 Inhalt Allgemeines... 3 Bedienung der IN-LINE... 3 Aufbereiten der Rechnungsdaten in INKS... 4 Einstellungen in INKS für die DATEV-Aufbereitung... 4 Hinweise zur Installation... 6 Installation der auf einem einzelnen PC... 6 Installation der im Netzwerk... 6 So starten Sie in das Programm IN-LINE... 7 Eingabe der Programm-Personalisierung... 7 Hilfestellung im Programm... 7 Einrichten der... 7 Außer der können bei Bedarf auch Schnittstellen zu anderen Finanzbuchhaltungsprogrammen programmiert werden. Sprechen Sie uns bei Interesse bitte an, damit wir Ihnen ein Angebot erstellen können. Seite 2

3 Allgemeines Standardmäßig bietet INKS die Möglichkeit, die Daten von Ausgangs- und ggf. auch von Eingangs-Rechnungen an das Finanzbuchhaltungsprogramm IN-LINE WinFibu zu übergeben. Dabei werden auch Adress-Änderungen und Neuanlagen sowie die Zahlungsbedingungen berücksichtigt. Für INKS-Anwender, die die Buchhaltung z. B. vollständig vom Steuerberater machen lassen oder die bereits ein anderes Buchhaltungsprogramm einsetzen, bietet die DATEV- Schnittstelle die Möglichkeit, die Rechnungsdaten in Dateiform an das Finanzbuchhaltungsprogramm zu übermitteln. Die Schnittstelle überträgt die Buchhaltungsdaten in das so genannte DATEV-KNE-Format. Bedienung der IN-LINE Abb.: Start der Fibu-Aufbereitung im DATEV-Format In der braucht regelmäßig nachdem die Einstellungen in der DATEV- Schnittstelle selbst sowie in INKS erst einmal vorgenommen worden sind nach dem Start der und der Mandantenauswahl nur der Menüpunkt Aufbereitung aufgerufen und Fakturen (INKS) ausgewählt zu werden. Die Aufbereitung startet durch Anklicken des Buttons. Seite 3

4 Aufbereiten der Rechnungsdaten in INKS Mindestens ein Mal pro Monat muss in INKS die Aufbereitung der Rechnungen für die Finanzbuchhaltung erfolgen. Die Aufbereitung erfolgt mit dem Programmteil Faktur Übergaben an IN-LINE Fibu Übergabe der Fakturdaten. Aufbereitet werden nur Rechnungen, die den Status gedruckt haben und in den vorgeschlagenen bzw. ausgewählten Zeitraum fallen: Abb.: Auswahlmaske für die Aufbereitung der Rechnungsdaten in INKS Die Aufbereitung der Rechnungen kann z. B. auch täglich erfolgen. Durch die Aufbereitung werden die Rechnungen in INKS zur nochmaligen Bearbeitung und damit gegen Veränderungen gesperrt. Sie können aber unverändert immer noch gedruckt werden. Einstellungen in INKS für die DATEV-Aufbereitung Grundlage für die DATEV-Aufbereitung sind die Daten, die INKS für das Programm IN-LINE WinFibu aufbereitet. In INKS sind also die gleichen Einstellungen vorzunehmen, als wenn die Rechnungsdaten an das Programm-IN-LINE WinFibu übergeben werden sollten. Im INKS-Firmenstamm finden Sie bei den Mehrwertsteuer-Kennziffern Eingabefelder für die Erlös- und auch Einkaufskonten, die bebucht werden sollen. Abhängig davon, ob der Kunde ein Umsatzsteuer-pflichtiger inländischer Kunde, ein Nicht-EU-Auslandskunde oder ein in einem EU-Mitgliedsland ansässiger Kunde mit oder ohne EU-Umsatzsteuer-Ident-Nummer ist, stehen mehrere Eingabefelder zur Verfügung, die einmalig ausgefüllt werden müssen. Im INKS-Firmenstamm können für 10 unterschiedliche Mehrwertsteuer-Kennziffern Erlösund Einkaufskonten hinterlegt werden. Die Mehrwertsteuer-Kennziffern werden in den Artikelstammdaten zugeordnet bzw. können in der Belegerfassung noch geändert werden. Mindestens für jeden bei Ihnen vorkommenden Mehrwertsteuersatz muss eine eigene Mehrwertsteuer-Kennziffer genutzt werden also aktuell 19 und 7% in Deutschland, 20 und 10% in Österreich. Darüber hinaus können auch mehrere Mehrwertsteuer-Kennziffern für die gleichen Mehrwertsteuersätze genutzt werden, damit die Umsatzerlöse für Seite 4

5 unterschiedliche Artikel bzw. Produktgruppen in der Fibu auf unterschiedlichen Konten verbucht werden. Abb.: Hinterlegung der Fibu-Sachkonten im INKS-Firmenstamm Darüber hinaus gibt es im INKS-Firmenstamm unter Parameter für weitere Funktionen 6. Fibuaufbereitung/-übergabe zusätzliche Einstellmöglichkeiten für die Fibu-Aufbereitung. Damit wird z. B. für den Datenaustausch festgelegt, in welchen Adress-Notizbuchzeilen einheitlich die EU-Umsatzsteuer-Ident-Nummer der Kunden/Lieferanten verwaltet werden soll, ob und in welchen Notizbuchzeilen die Bankverbindung des Kunden/Lieferanten verwaltet werden soll. Für Anwender außerhalb Deutschlands muss hier ausgewählt werden, in welchem Land ihr Unternehmen ansässig ist, wenn Auslandsumsätze richtig kontiert werden sollen usw. Beachten Sie dazu ggf. die weiterführenden Hilfetexte im INKS-Firmenstamm. Seite 5

6 Hinweise zur Installation Die von IN-LINE kann entweder von der Internet-Homepage heruntergeladen oder von der IN-LINE CD installiert werden. Wenn Ihnen für die IN-LINE kein Personalisierungsbogen für Ihre Firma vorliegt, können Sie das Programm nur als Demo-Version mit eingeschränktem Leistungsumfang nutzen. (Wenn Sie bereits Anwender einer alten (DOS-) Version der IN-LINE sind und sich die neue Windows-Version erst einmal nur anschauen wollen, dann installieren Sie sie bitte keinesfalls in das Verzeichnis, in dem sich die alte Version bereits befindet. Das Verzeichnis für die DOS-Version der DATEV- Schnittstelle heißt normalerweise \MDATEV\, das der älteren Windows-Version \WinDATEV.) Vergewissern Sie sich bitte vor der Installation, ob Sie die IN-LINE auf einem Laufwerk installieren wollen, das nur Ihnen zur Verfügung steht, oder auf einem Netzwerk-Laufwerk, auf das auch andere Anwender von ihren Arbeitsplätzen aus zugreifen können. Standardmäßig wird während der Installation vorgeschlagen, das Programm auf Laufwerk C: in einem Verzeichnis mit dem Namen DATEVSchnittstelle zu speichern. Das Laufwerk C: ist normalerweise eine lokale Festplatte in dem PC, an dem Sie gerade arbeiten, und steht meistens anderen Anwendern bzw. Computern nicht zur Verfügung. Installation der auf einem einzelnen PC Wenn Sie die nur lokal auf einem PC installieren wollen, bestätigen Sie am besten wie von der Installations-Routine vorgeschlagen C:\Datevschnittstelle als Programm-Verzeichnis. Installation der im Netzwerk Die muss in einem Netzwerk nicht am Server selbst installiert werden, sondern nur auf eine Festplatte des Servers. Das geht von jeder Workstation aus. Klicken Sie dazu während des Installations-Vorgangs an der Stelle, an der Ihnen C:\WINDATEV als Installationspfad vorgeschlagen wird, auf den Button Durchsuchen und wählen Sie das von Ihnen gewünschte Laufwerk aus. Wenn Sie hinter Laufwerksbuchstabe, Doppelpunkt und Backslash einen Verzeichnisnamen eingeben, wird das Verzeichnis automatisch bei der Installation eingerichtet. (Voraussetzung ist natürlich, dass Sie auf dem entsprechenden Netzwerk-Laufwerk die Berechtigung haben, Verzeichnisse anzulegen.) Wenn Sie die in einem Netzwerk einsetzen, muss auf allen Arbeitsplatz-PC s, die das Programm aufrufen können sollen, eine Verknüpfung mit der Datei DATEVSchnittstelle.EXE eingerichtet werden. Seite 6

7 So starten Sie in das Programm IN-LINE Sie starten das Programm, indem Sie das Symbol für die anklicken, das durch die Installation auf dem Desktop erzeugt worden ist bzw. dadurch, dass Sie eine neue Verknüpfung mit der Datei Datevschnittstelle.exe anlegen in dem Ordner, in dem Sie das Programm installiert haben. Eingabe der Programm-Personalisierung Wenn Sie die IN-LINE nicht nur als Demo-Version installieren wollen, sondern eine Nutzungslizenz erworben haben, haben Sie auch einen Personalisierungsbogen erhalten. Um die Daten von diesem Blatt einzugeben, rufen Sie bitte oben links in der Menüzeile Programm und darunter Personalisieren auf. Nur mit einer eigenen Programm-Personalisierung können Sie einen anderen Mandanten als den Demo-Mandanten nutzen. Hilfestellung im Programm Wenn Sie Informationen über die Arbeit mit der IN-LINE brauchen, wird Ihnen jeweils eine aktuelle kontextbezogene Hilfe/Information angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger einen Moment auf dem Eingabefeld verweilen, zu dem Sie Informationen benötigen. Einrichten der In der muss zunächst im Programmteil Programm Mandantenverwaltung zusätzlich zum Demo-Mandanten ein Mandant für Ihr Unternehmen eingerichtet werden. Danach rufen Sie bitte den Programmteil Einstellungen auf. Seite 7

8 Abb.: Einmalig vorzunehmende Angaben in der Für die Eingaben in dieser Bildschirmmaske benötigen Sie ggf. Informationen von Ihrem Steuerberater, nämlich seine DATEV-Beraternummer und Ihre Mandantennummer bei Ihrem Steuerberater. Auch welche Konten als Verrechnungskonto und als Gegenkonto für Salden genutzt werden sollen, erfahren Sie von Ihrem Steuerberater. Eine kontextbezogene Hilfe erhalten Sie jeweils, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eines der Felder in der Bildschirmmaske zeigen. Unter dem Reiter Steuerschlüssel muss eine Zuordnung der INKS-Mehrwertsteuerkennziffern zu den DATEV-Steuerschlüsseln erfolgen. Unter dem Reiter Automatikkonten geben Sie ggf. in Absprache mit Ihrem Steuerberater - die Erlös- und wenn Sie auch Lieferantenrechnungen aufbereiten Einkaufskonten an, die im DATEV-Kontenrahmen als Automatikkonten gelten. Seite 8

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