Richtlinie für Handvorschüsse und Geldannahmestellen der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main. Vom 28.

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1 Richtlinie für Handvorschüsse und Geldannahmestellen der Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main Vom 28. Oktober 2008 Grundsätzliches Für die Einrichtung und Abwicklung von Handvorschüssen und Geldannahmestellen gelten die besonderen Zahlstellenbestimmungen der Anlage 2 der VV-LHO zu 79 LHO. Soweit in den Fachbereichen, Instituten und sonstigen Organisationseinheiten Handvorschüsse oder Geldannahmestellen eingerichtet sind, gelten die Bestimmungen dieser Richtlinie. A. Der Handvorschuss 1 Zweck des Handvorschusses (1) Der Handvorschuss ist zur Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen bestimmt, die nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind und nicht von der Abteilung Finanzen und Steuern geleistet werden können. Hierzu gehören beispielsweise Porto- und Paketgebühren, Frachtkosten, Zeitungsgelder, Ausgaben für Kleinhandelswaren und ähnliche geringfügige Zahlungen. (2) Aus dem Handvorschuss dürfen insbesondere Vergütungen, Löhne und Reisekosten und andere unbar mögliche Zahlungen nicht gezahlt werden. (3) Die Annahme von geringfügigen Bareinzahlungen, z. B. Entgelte für Kopien, Faxe, private Telefongebühren, kann zugelassen werden. Die hiernach angenommenen Einzahlungen dürfen für die Leistung von Ausgaben verwendet werden. Die Erlaubnis, Bareinzahlungen anzunehmen, muss in der Bewilligungsverfügung für den Handvorschuss enthalten sein, sie kann auf Antrag erteilt werden. Abteilung Finanzen und Steuern, Stand Oktober 2008

2 2 Auffüllen des Handvorschusses (1) Der Betrag des Handvorschusses ist nach dem durchschnittlichen Bedarf für einen Monat zu bemessen und kann bis zu einer Höhe von Euro bewilligt werden. (2) Reicht der Kassenbestand nicht aus, um weiterhin Barauszahlungen leisten zu können, kann er auf Antrag in der Abteilung Finanzen und Steuern aufgefüllt werden, wobei dann die bisherigen Kassenumsätze abzurechnen sind. (3) Übersteigen die Einzahlungen die Auszahlungen, so hat der Verwalter des Handvorschusses den Betrag, der den festgesetzten Betrag übersteigt, auf das benannte Bankkonto der Universität bar einzuzahlen (unter Angabe der einzahlenden Einrichtung und der Auftragsnummer). B. Die Geldannahmestelle 3 Zweck der Geldannahmestelle (1) Die Geldannahmestelle ist zur Annahme geringfügiger Bareinzahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, bestimmt. Voraussetzung ist, dass der Zahlungspflichtige den einzuzahlenden Betrag nach der Verkehrssitte sofort bar zu entrichten hat und eine bargeldlose Abwicklung nicht zweckmäßig ist. (2) Von den Geldannahmestellen dürfen keine Auszahlungen geleistet werden. (3) Sollte im dienstlichen Interesse ein zwingendes Erfordernis für die Auszahlung von kleineren Beträgen bestehen, so ist ggf. ein Handvorschuss vorab schriftlich bei der Abteilung Finanzen und Steuern zu beantragen. 4 Ablieferungen an die Universität (1) Die angenommenen Gelder sind bei Erreichen der Ablieferungsgrenze auf das benannte Bankkonto der Universität abzuliefern. Die Ablieferungsgrenze liegt bei 100. Sie kann im Einzelfall und auf schriftlichen Antrag auf einen anderen Betrag festgesetzt werden. Die Gelder sind einmal monatlich, bei Beträgen bis zu 100 Euro mindestens einmal vierteljährlich abzuliefern. (2) Zum Jahresende sind die eingezahlten Beträge, unabhängig von der Ablieferungsgrenze, an die benannte Bank abzuliefern. Abteilung Finanzen und Steuern, Stand Oktober 2008

3 C. Gemeinsame Vorschriften für Handvorschuss und Geldannahmestelle 5 e Für die zugelassenen Aus- und Einzahlungen sind keine förmlichen Zahlungsanordnungen erforderlich. Jede Aus- und Einzahlung muss jedoch belegmäßig nachgewiesen werden (Keine Buchung ohne!). Werden von Mitarbeitern verauslagte Beträge über den Handvorschuss abgerechnet, so ist auch hier wie bei jeder anderen Auszahlung eine Quittung des Empfängers zu verlangen (Verwaltungsvorschrift - VV Nr zu 70 LHO). Als Einzahlungsquittung sind ausschließlich die in der Abteilung Finanzen und Steuern erhältlichen Quittungsblocks zu verwenden. Der Empfang und die Rückgabe der aufgebrauchten Blocks sind zu quittieren. 6 Aufbewahrung der Zahlungsmittel und e Die Zahlungsmittel, Zahlungsbelege und Bücher sind geordnet und sicher aufzubewahren. Die Zahlungsmittel sind, soweit sie nicht abzuliefern sind, in einem verschlossenen Geldbehälter sicher aufzubewahren. Schlüssel sind sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren. 7 Verwaltung (1) Der Leiter der Hochschuleinrichtung, der der Handvorschuss oder die Geldannahmestelle bewilligt worden ist, hat einen Verwalter und einen Vertreter zu bestellen. Bei einem Wechsel des Verwalters sind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme von dem bisherigen Verwalter und seinem Nachfolger zu bescheinigen. Kann der Verwalter seinem Nachfolger den Handvorschuss oder die Geldannahmestelle nicht selbst übergeben, so hat der Aufsichtsführende (Abs. 2) die ordnungsgemäße Übergabe zu bescheinigen. Entsprechendes gilt bei einer vorübergehenden Verhinderung des Verwalters (z. B. Urlaub, Krankheit). (2) Der Leiter der Hochschuleinrichtung hat die beauftragten Bediensteten in geeigneter Form zu beaufsichtigen (Aufsichtsführender Bediensteter). Der Verwalter des Handvorschusses oder der Geldannahmestelle hat bei Bedarf, mindestens jedoch einmal monatlich die Zahlungsbelege dem Aufsichtsführenden vorzulegen; dieser prüft die e, die Anschreibeliste und den Kassenbestand und veranlasst dessen Auffüllung bzw. dessen Ablieferung. Der Leiter der Hochschuleinrichtung kann die Aufsicht einem geeigneten Mitarbeiter seiner Einrichtung übertragen; in diesem Fall ist der mit der Aufsicht beauftragte Mitarbeiter dem Beauftragten für den Haushalt schriftlich bekannt zu geben. (3) Personelle Veränderungen sind schriftlich mitzuteilen. Abteilung Finanzen und Steuern, Stand Oktober 2008

4 8 Anschreibeliste (1) Der Verwalter des Handvorschusses oder der Geldannahmestelle hat eine Anschreibeliste über die Einnahmen und Ausgaben zu führen; das Muster der Anschreibeliste ist in der Anlage beigefügt. Vorhandene, ältere Listen sind ggf. bei der Abteilung Finanzen und Steuern gegen neue zu tauschen. (2) In der Anschreibeliste sind alle bar vereinnahmten und verausgabten Beträge chronologisch und lückenlos aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung ist am Tag der Einbzw. Auszahlung vorzunehmen. Ein- bzw. Auszahlungen sind einzeln einzutragen; ist die Erfassung in anderer Weise sichergestellt (z. B. Bestandsnachweise für Vordrucke, nummerierte Eintrittskarten, Einzahlungslisten für Skripte), so sind nur die Tagessummen in die Anschreibeliste zu übernehmen. In die Anschreibeliste sind für jeden Geschäftsvorfall einzutragen: - der Tag der Einzahlung bzw. Auszahlung, - die laufende -Nummer, - der Grund der Zahlung (Geschäftsvorfall), - der Betrag, - der tägliche Kassenbestand, - die maßgebliche Kostenstelle. (3) Der rechnerische Kassenbestand laut Anschreibeliste muss jederzeit mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmen. Der Kassen-Istbestand ist in Spalte 6 der Anschreibeliste einzutragen. Er muss mit dem Kassen-Sollbestand übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, so ist der Unterschiedsbetrag als Kassen- Überschuss oder Kassen-Fehlbetrag in der Liste auszuweisen. Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten. (Verfahren siehe VV 10.4 bis 10.6 der Anlage 2 zu Nr. 5.2 zu 79 LHO) Der Kassenbestand eines jeden Monats ist jeweils auf den nächsten Monat vorzutragen. (4) Die aufgefüllten bzw. abgeführten Beträge sind in der Anschreibeliste mit zu erfassen. 9 Abrechnung (1) Der Handvorschuss/die Geldannahmestelle ist nach dem in der Bewilligung festgelegten Zeitraum mit der Abteilung Finanzen und Steuern abzurechnen. (2) Mit dem Formular Auszahlungsliste (s. Anlage) erfolgt die Abrechnung des Handvorschusses. Diese Auszahlungslisten sind innerhalb eines Rechnungsjahres fortlaufend zu nummerieren. Jeder Liste sind die dazugehörigen e (Quittungen) fortlaufend nummeriert beizufügen. Betreffen die Ausgaben verschiedene Sachkonten, so ist für jedes eine gesonderte Auszahlungsliste zu erstellen. Ausgenommen davon sind Kleinbeträge. Abteilung Finanzen und Steuern, Stand Oktober 2008

5 (3) Für die sachliche und rechnerische Richtigkeit ist die Unterschrift des Leiters der Hochschuleinrichtung erforderlich. (4) Die Abteilung Finanzen und Steuern prüft die e der Auszahlungsliste und übergibt dem Zahlstellenverwalter zur Auffüllung des Kassenbestandes einen Barscheck zur Einlösung bei der benannten Bank. (5) Der Auffüllbetrag ist als Einzahlung in Spalte 4 der Anschreibeliste einzutragen, mit dem verbliebenen Kassenbestand zu addieren und die Summe als neuer Kassenbestand in Spalte 6 einzusetzen. Der neue Kassenbestand muss mit dem ursprünglichen Handvorschuss übereinstimmen. (6) Bei Überschreitung der in der Bewilligung festgesetzten Höchstgrenze pro Geldannahmestelle, sind die Beträge sofort auf das benannte Bankkonto der Universität abzuliefern. Der Abteilung Finanzen und Steuern sind für die abzurechnenden Bargeldbeträge zeitgleich Annahmeanordnungen einzureichen. 10 Auflösung Liegen die Voraussetzungen für die Einrichtung eines Handvorschusses oder einer Geldannahmestelle nicht mehr vor, so ist dies mitzuteilen. In diesem Fall werden Handvorschuss oder Geldannahmestelle aufgelöst. 11 Zuständigkeiten Für die Einrichtung und Auflösung der Handvorschüsse und Geldannahmestellen ist die Abteilung Finanzen und Steuern zuständig. 12 Prüfung Für die Prüfung der Handvorschüsse und Geldannahmestellen gelten die VV Nr. 15 und 16 zu 78 LHO. 13 Inkrafttreten und Schlussbestimmung Diese Richtlinie tritt ab sofort in Kraft. Die Dienstanweisungen vom und vom sowie alle seither zur Geschäftsführung der Zahlstellen besonderer Art ergangenen Rundschreiben verlieren hiermit ihre Gültigkeit. Abteilung Finanzen und Steuern, Stand Oktober 2008

6 Anlagen VV zu LHO 79 Muster Anschreibeliste Muster Auszahlungsliste Muster Einzahlungsliste Abteilung Finanzen und Steuern, Stand Oktober 2008

7 Zahlstellenbestimmungen (ZBest) 79 Anlage 2 (zu Nr. 5.2 zu 79 LHO) 79 Anlage die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben bei Kreditinstituten rechtzeitig abzuliefern (Nr. 8.4), Nr. 1 Nr. 2 Nr. 3 Nr. 4 Nr. 5 Nr. 6 Nr. 7 Nr. 8 Nr. 9 Nr. 10 Nr. 11 Nr.12 Nr. 13 Nr.14 Nr. 15 Nr.16 Inhaltsübersicht Bezeichnung Aufgaben Zahlstellenverwalter Zahlstellenprüfer Anschluss an Kreditinstitute Einzahlungen Auszahlungen Geldverwaltung Eintragung der Zahlungen Tagesabschluss Abrechnung Wertgegenstände Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen Zahlstellen besonderer Art (Handvorschüsse, Geldannahmestellen) Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen die Zahlungsmittel, die Vordrucke für den Zahlungsverkehr sowie die Bücher und e geordnet und sicher aufzubewahren (Nr: 8.6 und 8.8), die Zahlungen unverzüglich in die vorgeschriebenen Unterlagen einzutragen (Nr. 9), die Tagesabschlüsse rechtzeitig zu erstellen (Nr. 10) und mit der zuständigen Kasse abzurechnen (Nr. 11) Der Leiter der Dienststelle oder bei obersten Landesbehärden der Beauftragte für den Haushalt kann der Zahlstelle weitere Aufgaben übertragen, z.b. die Verwahrung von Wertgegenständen (Nr. 12). Zahlstellenverwalter Der Leiter der Dienststelle, bei der die Zahlstelle errichtet ist, hat einen Zahlstellenverwalter und einen Vertreter zu bestellen und deren Namen und Unterschriftsproben der zuständigen Kasse mitzuteilen. Dem Zahlstellenverwalter sind bei Bedarf Mitarbeiter beizugeben. 1 Bezeichnung Die Zahlstelle ist Teil der Dienststelle, bei der sie errichtet ist; sie führt die Bezeichnung dieser Dienststelle mit dem Zusatz "Zahlstelle". 3.2 Der Zahlstellenverwalter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle verantwortlich. Mängel in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren der Zahlstelle, die er nicht selbst beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten hat er unverzüglich dem Zahlstellenprüfer (Nr. 4) und dem Leiter der Dienststelle mitzuteilen Aufgaben Das zuständige Ministerium bestimmt mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen, inwieweit die Zahlstelle berechtigt ist, Zahlungen anzunehmen oder zu leisten. Der Zahlungsverkehr ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. 3.3 Beim Wechsel des Zahlstellenverwalters hat der bisherige Zahlstellenverwalter seinem Nachfolger die Geschäfte zu übergeben (Zahlstellenübergabe). Hierüber ist eine Niederschrift zu fertigen, die von den Beteiligten zu unterschreiben und dem Leiter der Dienststelle vorzulegen ist. Die Niederschrift muss insbesondere enthalten 2.2 Die Zahlstelle hat außerdem die Zahlstellenbestandsverstärkungen im erforderlichen Umfang anzufordern (Nr. 8.1), den Zahlstellensollbestand (Nr. 10.2), den Zahlstellenistbestand (Nr. 8.3) und die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel und dgl. 3. Erg.-lfg Erg.-Lfg. 25

8 3.4 Der Zahlstellenprüfer soll die Übergabe leiten. Kann der Zahlstellenverwalter einem Nachfolger die Geschäfte nicht selbst übergeben, so r,immt der Zahlstellenprüfer die Übergabe vor. 3.5 Bei einer vorübergehenden Verhinderung des Zahlstellenve",alters (z.b. Urlaub, Krankheit) gilt Nr. 3.3 sinngemäß. Einer Niederschrift bedarf es nicht; die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme sind im ZahlstellEnbuch (Nr. 9.1) zu bestätigen. Von einer Übergabe kann abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Tagesabschluss hinaus erstreckt. 79 Anlage 2 79 Anlage die Erteilung von Quittungen Nr bis 39.5, 39.8 und zu 70, die Behandlung von Mehr- und Minderbeträgen sowie von gefundenem Bargeld Nr. 42 zu 70, die Annahme von Schecks Anlage 1 zu den W zu 70 und die Annahme fremder Geldsorten Anlage 2'zu den W zu In Angelegenheiten, die den Abrechnungsverkehr mit der zuständigen Kasse (Nr. 11) betreffen, hat die Zahlstelle den Weisungen des Kass'3nleiters zu folgen ZahlsteUenprüfer Die Geschäftsführung der Zahlstelle ist vom Leiter der Dienststelle oder einem durch den Geschäftsverteilungsplan zu bestimmenden Bediensteten zu beaufsichtigen (Zahlstellenprüfer - Nr.11zu 78). 5 Anschluss an Kreditinstitute Das Ministerium der Finanzen kann die Unterhaltung eines Kontos bei einem Kreditinstitutzulassen. Es legt dabei fest, in welchem Umfang von diesem bei Erledigung der Zahlstellengeschäfte Gebrauch zu machen ist. Die Verstärkungsaufträge, Überweisungsaufträge und Schecks sind vom Zahlstellenverwalter und von einem vom Leiter der Dienststelle zu bestimmenden Bediensteten zu unterschreiben. Die Namen der zur Verfügung über das Konto Berechtigten sind dem Kreditinstitut unter gleichzeitiger Übersendung von Unterschriftsproben auf den dafür vorgesehenen Unterschriftsblättern mitzuteilen. Die Unterschrift:.blätter müssen den Abdruck des Dienststempels und den Sichtvermerk des Leiters der Dienststelle enthalten. Bei Änderungen ist entsprechend zu verfahren. Einzahlungen Bei Einzahlungen gelten für die Annahme von Einzahlungen Nr bis 36.5, 37.1, 37.2 und 40 zu 70, die Prüfung von Zahlungsmitteln und Wertsendungen Nr. 38 zu 70, 6.2 Die Zahlstelle fordert die Quittungsvordrucke bei der zuständigen Kasse an. Für die Verwaltung von Quittungsblocks in der Zahlstelle gilt Nr zu 70 sinngemäß. 6.3 Soweit ihr diese Aufgabe übertragen ist, hat die Zahlstelle säumige Schuldner zu mahnen. Wird eine Einzahlung nicht entrichtet, hat sie die Annahmeanordnung oder sonstige Unterlage unverzüglich an die Kasse weiterzuleiten. Sie ist nicht befugt, Stundung zu gewähren. 7 Auszahlungen 7.1 Bei Auszahlungen gelten für die Leistung von Auszahlungen Nr. 46.1, 46.2, 47.1, 47.2, 47.4 und 50 zu 70 und die Ausstellung von Quittungen Nr.49 zu Die Zahlstelle darf angenommene Beträge, die irrtümlicheingezahlt und noch nicht mit der zuständigen Kasse abgerechnet worden sind, ohne Auszahlungsanordnung zurückzahlen. 7.3 Kann eine Auszahlung nicht rechtzeitig geleistet werden, hat die Zahlstelle die Auszahlungsanordnungoder sonstige Unterlage unverzüglichan die Kasse weiterzuleiten. 8 Geldverwaltung 8.1 Reichen die Einzahlungen für die Leistung der Auszahlungen nicht aus, so erhält die Zahlstelle die erforderlichen Zahlstellenbestandsverstärkungen durch Abholung von Bargeld bei der zuständigen Kasse gegen Vorlage einer Verstärkungsanforderung (Nr. 8.2), 3. Erg.-Lfg Erg.-Lfg. 27

9 79 Anlage Abhebung von Bargeld bei einem Kreditinstitutzu Lasten des dort geführten Kontos der zuständigen Kasse nach einem zwischen der Kass!3und dem Kreditinstitut zu vereinbarenden Verfahren, Verstärkung ihres Kontos bei einem KreditinstitutmitVerstärkungsauftrag nach Nr. 60 zu 70 oder Überweisung der zuständigen Kasse auf ihr Konto bei einem Kreditinstitut aufgrund einer Verstärkungsanforderung. 8.2 In der Verstärkungsanforderung ist neben der Bezeichnung der Zahlstelle der Betrag in Ziffern und Buchstaben anzugeben. Ist der Kasse diijverstärkungsanforderung vorher zu übersenden, so ist darin außerdem anzugeben, an weichem Tag der Betrag benötigt wird und ob er bei der Kasse odur dem Kreditinstitut abgeholt wird oder ob er auf das Konto der Zahlstelle übelwiesen werden soll. Die Verstärkungsanforderung, der Verstärkungsauftrag oder die Anforderung einer Zahlstellenbestandsverstärkung nach Nr ist vom Zahlstellenverwalter und von einem vom Leiter der Dienststelle zu besl:immenden Bediensteten zu unterschreiben. Mitder zweiten Unterschrift wird bestätigt, dass die Höhe des Betrages angemessen ist. 8.3 DerZahlstellenistbestandsetzt sich aus den Zahlungsmitteln,den angezahlten enundggf. dembestandaus demkontogegenbuch(nr. B.9)zusammen. Wenn die Zahlstelle Sicherheiten annehmen darf, so ist von den als Sicherheit angenommenen Zahlungsmitteln nur Bargeld zum Zahlstellenistbestand zu rechnen. 8.4 Der Zahlstellenistbestand mit Ausnahme der angezahlten e darf beim Tagesabschluss den Betragnicht übersteigen, der als Wechsel!Jeld und für die bis zur nächstmöglichen Zahlstellenbestandsverstärkung zu leistenden Auszahlungen erforderlich ist. Der übersteigende Betrag. ist unverzüglich an die zuständige Kasse abzuliefern. 79 Anlage Die für Auszahlungen nicht unmittelbar benötigten Zahlungsmittel sin<!, soweit sie nicht an die zuständige Kasse abzuliefern sind, in einem verscl1lossenen Geldbehälter sicher aufzubewahren. Das zuständige Ministeriumbestimmt, bei welchen Zahlstellen die Zahlungsmittel außerhalb der Dienststunden unter doppeltem Verschluss aufzubewahren sind und welchßr Bedienstete neben dem Zahlstellenverwalter am Verschluss zu beteiligen ist. Die am Verschluss Beteiligten haben die Schlüssel sorgfältig und gegen den ZugriffUnberechtigter geschützt aufzubewahren. Nach Dienstschluss dürfen die Schlüssel nicht im Dienstgebäude belassen werden. Im Übrigen gelten Nr und 62.4 zu 70 entsprechend. 8.7 Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so soll sie, wenn es aus Sicherheitsgründen geboten ist, den für Auszahlungen nicht ul1mittelbar benötigten Bestand an Bargeld, der sich beim Tagesabschluss ergibt, ihrem Konto zuführen. 8.8 Im Übrigen gelten für die Aufbewahrung der Vordrucke für Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträge Nr zu 70, die Sicherung der Zahlstellenräume und des Geldbehälters sowie für die bei der Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffenden Sicherungsmaßnahmen die hierfür erlassenen besonderen Bestimmungen, das Verpacken von Euro-Banknoten und Euro-Münzen Nr. 63 zu 70 IJnd das Verfahren beim Verlust von Schecks, Überweisungs- und Verstärkungsaufträgen sowie von Scheckvordrucken Nr. 64 zu 70 entsprechend. 9 Eintragung der Zahlungen 8.5 Die Zahlstelle hat abzuliefern durch 9.1 Die Zahlstelle hat ein Zahlstellenbuch zu führen, in das die Einzahlul1gen und Auszahlungen getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen (Nr.. 9.5) einzutragen sind. Bei einer Sammelanordnung ist nur der Gesamtbetrag einzutragen, nachdem die letzte Zahlung angenommen oder geleistet worden Einzahlung bei der zuständigen Kasse, ist Einzahlung bei einem Kreditinstitut zugunsten eines Kontos der zuständigen Kasse oder Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Sammelanordnung als angezahlter zu behandeln. Angezahlte e sind bei der nächsten, spätestens bei der übernächsten Abrechnung (Nr. 11) im laufenden Haushaltsjahr abzurechnen Einzahlung auf ihr Konto und Überweisung an die zuständige Kasse. 9.2 In das Zahlstellenbuch sind mindestens einzutragen die laufende Nummer, der Tag der Eintragung, 3. Erg.-Lfg Erg.-Lfg. 29

10 79 Anlage2 79 Anlage ein Hinweis, der die Verbindung mit dem herstellt, od3r ein Hinweis auf das Titelverzeichnis (Nr. 9.4), der Betrag und die Artder Zahlung (bar, Scheck oder Überweisung) die Eintragungen in die Bücher Nr. 2, 14 und 15.1 zu 71, die Aufbewahrung der Bücher Nr. 16 zu 71 und das Ordnen und die Aufbewahrung der e Nr. 9.4 und 12 zu 75 entsprechend. 9.3 frei 10 Tagesabschluss 9.4 Die Zahlstelle hat für jede Buchungsstelle ein Titefverzeichninzu führen, in das die Zahlungen einzeln einzutragen sind. Ausgenommen sind Zahlstellenbestandsverstärkungen 10.1 und Ablieferungen, die nur im Zahlstellenbuch nachzu- : weisen sind. Fürdie Behandlungvon Sammelanordnungen'!JiltNr.9.1 (Satz2 bis 4) entsprechend Das Titelverzeichnis ist in doppelter Ausfertigung im Durchschreibeverfahren zu führen.es muss mindestensdie Angabennach Nr. 9.2 und außerdem die Tagessumme enthalten. Die Tagessumme ist in das Zahlste.llenbuch zu übernehmen. Die Durchschriftender Titelverzeichnisse,die nach der Abrechnung mit der zuständigen Kasse (Nr. 11) bei der Zahlstelle verbleiben, gelten als Vorbuch zum Zahlstellenbuch. Der Zahlstellenverwalter hat täglich einen Tagesabschluss im Zahlstellenbuch zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet warden sind. Hierzu sind der Zahlstellensollbestand und der Zahlstellenistbestand zu ermitteln. Zur Ermittlung des Zahlstellensollbestandes ist im Zalilstellenbucl1 unter Berücksichtigung des letzten Zahlstellensollbestandes die Summe der Auszahlungen von der Summe der Einzahlungen abzuziehen Der Zahlstellenistbestand 'ist im Zahlstellenbuch darzustellen und mit dem Zahlstellensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Zahlstellenfehlbetrag oder Zahlstellenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärungsind unverzüglich einzuleiten. 9.6 Abschlagsauszahlungen und Schlusszahlungen sind in ein besonderes Titelverzeichnis einzutragen, wenn der Kasse die Überwachung und Abrechnung dieser Zahlung obliegen. 9.7 Ist der Zahlstelle die Überwachung der Abrechnung von Ab8chlagsauszahlungen übertragen worden, so sind die Abschlagsauszahlungen und Schlusszahlungen zusammen mit den übrigen Zahlungen in das Titelverzeichnis für die betreffende Buchungsstelle einzutragen und besonders zu kennzeichnen. Die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind der Kasse zur Aufnahme in die Nachweisungen nach Nr. 6 zu 80 mitzuteilen. 9.8 Werden Sollnachweise geführt, so sind die Einzahlungen auch in diesen anzuschreiben. 9.9 Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so hat sie ein Kontogegenbuch zu führen. Nr. 11 zu 71 giltentsprechend Im Übrigen gelten für die Form der Bücher Nr. 13 zu 71, 10.4 Ein Zahlstellenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist für den nächsten Tag als Auszahlungin das Zahlstellenbuchoder ggf. in ein Titelverzeichniseinzutragen. Der Zahlstellenverwalter hat hierfür einen zu erstellen, der vom Zahlstellenprüfer mit einem Sichtvermerk zu versehen ist. Außerdem ist der Leiter der Dienststelle unverzüglich zu unterrichten Ein Zahlstellenüberschuss ist für den nächsten Tag als Einzahlung in das Zahlstellenbuch oder ggf. in ein Titelverzeichnis einzutragen. Nr Satz 2 und 3 gelten entsprechend. Wird ein Zahlstellenüberschuss aufgeklärt, so darf er nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung ausgezahlt werden Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Zahlstellenbuch vom Zahlstellenverwalter durch Unterschriftzu bescheinigen. 11 Abrechnung 11.1 Die Zahlstelle hat mindestens einmal monatlich mit der zuständigen Kasse an den vom Kassenleiter bestimmten Tagen abzurechnen. Die Zahlungen sind möglichst in dem Monat abzurechnen, in dem' sie angenommen oder geleistet worden sind.. 3. Erg.-Lfg Erg.-Lfg. 31

11 79 Anlage Für die Abrechnung ist das Zahlstellenbuch abzuschließer. Hierzu ist die Summe der Auszahlungen von der Summe der Einzahlungen abzuziehen; der Unterschiedsbetrag ist als noch nicht abgerechneter Bestand fljr den folgenden Abrechnungszeitraum vorzutragen Die Titelverzeichnisse (Nr. 9.4) sind aufzurechnen und vom Zahlstellenverwalter unter Angabe des Datums zu unterschreiben. Mit der Unterschrift wird bescheinigt, dass das ZahlstellenbuGh und die Titelverzeichnisse richtig und vollständig geführt, die Eintragungen ordnungsgemäß belegt und die Beträge richtig aufgezeichnet sind Die Zahlstelle hat nach Abschluss des Zahlstellenbuches eine Abrechnungsnachweisung aufzustellen. Hierfür gilt Nr zu 71 sinn!lemäß. Die Abrechnungsnachweisung ist vom Zahlstellenverwalter zu unterschreiben und zusammen mit den dazugehörenden Quittungsdurchschriften sowie den verschriebenen oder unbrauchbar gewordenen Quittungsvordrucken der zuständigen Kasse zu übersenden. Der Abrechnungsnachweisung sind die Urschriften der abgeschlossenen Titelverzeichnisse beizufügen. Aus der Abrechnungsnachweisung müssen auch die Einzelbeträge der Zahl3tellenbestandsverstärkungen und Ablieferungen ersichtlich sein Die zuständige Kasse hat die Richtigkeit der Abrechnung zu prüfen. Sie übernimmt die Ergebnisse der Titelverzeichnisse möglichst in Ge:;amtbeträgen in ihre Bücher. 12 Wertgegenstände Ist der Zahlstelle nach Nr zu 70 die Verwahrung von Wertgegenständen (Nr. 54 zu 70) übertragen worden, so gelten für 12.1 die Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen Nr. 5b zu 70, 12.2 die Verwaltung von Wertgegenständen Nr. 56 zu 70, die Aufbewahrung von Wertgegenständen Nr. 57 zu 70 und die Buchführung über Wertgegenstände Nr bis 22.3, 22 5 und 23.1 bis 23.3 zu 71 entsprechend. 13 Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen 13.1 Das zuständige Ministerium erlässt bei der Errichtung der Zahlstelle mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen die erforderlichen ergänzenden Bestimmungen (z.b. Zuständigkeitsbereich, Bezeichnung der zuständigen Kasse, Anschluss an ein Kreditinstitut) Anlage Von den Zahlstellenbestimmurigen abweichende Regelungen bedürfen der Einwilligung des Ministeriums der Finanzen, soweit erforderlich auch des Rechnungshofs. Dies gilt insbesondere, wenn der Zahlstelle Datensätze nach Nr. 4.8 zu 70 zugeleitet werden sollen. 14 Zahlstellen besonderer Art (Handvorschüsse, Geldannahmestellen) 14.1 Für die Leistung und die Annahme geringfügiger Barzahlungen, die ihrer Art nach bekannt sind, können als Zahlstellen besonderer Art Handvorschüsse bewilligt und Geldannahmestellen eingerichtet werden Für Handvorschüsse und Geldannahmestellen gelten Nr. 2 bis 13 sinngemäß, soweit in Nr. 15 und 16 nichts anderes bestimmt ist. 15 Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse 15.1 Das zuständige Ministerium kann den Dienststellen seines Geschäftsbereichs zur Leistung geringfügiger, fortlaufend anfallender Auszahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Handvorschüsse bewilligen, wenn diese Auszahlungen nach der Verkehrssitte sofort in bar zu leisten sind und nicht von einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle geleistet werden können. Es kann die Bewilligung von Handvorschüssen bis zum Betrag von EUR den ihm unmittelbar nachgeordneten Dienststellen übertragen. Für die Bewilligung von Handvorschüssen von mehr als EUR ist die Einwilligung des Ministeriums der Finanzen erforderlich Der Betrag des Handvorschusses ist nach dem durchschnittlichen Bedarf für einen Monat zu bemessen. Er kann unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten nach dem Bedarf für längstens ein halbes Jahr bemessen werden In der Bewilligungsverfügung ist der Verwendungszweck anzugeben Ausnahmsweise kann in der Bewilligungsverfügung die Annahme von geringfügigen Bareinzahlungen (z.b. Gebühren für private Ferngespräche, Entgelte für Vervielfältigungen) zugelassen werden, wenn die Einzahlung bei einer Kasse oder einer bereits bestehenden Zahlstelle nicht zweckmäßig ist und die Errichtung einer Geldannahmestelle dadurch vermieden werden kann. Die hiernach angenommenen Einzahlungen dürfen für die Leistung von Auszahlungen verwendet werden. Zur Auszahlung des Handvorschusses ist eine Auszahlungsanordnung zu erteilen, in der der Verwalter des Handvorschusses als Empfangsberechtigter anzugeben ist. Die Kasse bucht den Handvorschuss im Sachbuch Vorschüsse bei einer besonderen Buchungsstelle. 3. Erg.-Lfg Erg.-Lfg. 33.

12 79 Anlage 2 79 Anlage Der Leiter der Dienststelle, der der Handvorschuss bewilli~lt worden ist, oder der von ihm Beauftragte hat einen Verwalter des Handvorsehusses und einen Vertreter zu bestellen. Bei einem Wechsel des Verwalters Bind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme von dem bisherigen Velwalter und seinem Nachfolger zu bescheinigen. Kann der Verwalter seinen Nachfolger den Handvorschuss nicht selbst übergeben, so hat der Leiter der Dienststelle oder ein von ihm Beauftragter die ordnungsgemäße Übergabe zu bescheinigen. Entsprechendes gilt bei einer vorübergehenden Verhinderung des Verwalters (z.b. Urlaub, Krankheit) Der Verwalter des Handvorschusses darf nur Auszahlungen leisten, die dem genehmigten Verwendungszweck (Nr. 15.3) entsprechen. EHsind in der Regel nur Auszahlungen für kleinere und eilbedürftige sächliche Verwaltungsausgaben zu leisten, die anordnungsberechtigte Bedienstete der Dienststelle angeordnet haben oder bei ablieferung anordnen. Die KassHnanordnungen für die angeschriebenen Einzahlungen und Auszahlungen können auf den der ablieferung dienenden Ein- und Auszahlungslisten erteilt - mit dieserverbunden - werden Der Handvorschuss und ggf. die angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder en vorhanden sein. Erfordert es der Umfang des Zahlungsverkehrs, hat der Verwalter des Handvorschusses eine Anschreibeliste für die Auszahlungen und Einzahlungen zu führen. Nr. 9.2 gilt entsprechend. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen in der Anschreibeliste muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen Der Verwalter des Handvorschusses hat bei Bedarf, mindestens jedoch einmal innerhalb des nach Nr festgelegten Bedarfszeitraums, die e über Zahlungen gegen Empfangsbestätigungan die anordnendestelle zu geben. Wird eine Anschreibeliste geführt, ist. der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu errechnen und als neuer Bestand vorzutragen. Die anordnende Stelle prüft die e und veranlasst die Auffüllung des Handvorschusses durch die zuständige Kasse oder Zahlstelle. Dürfen Einzahlungen angenommen werden und übersteigen diese Einzahlungen die Auszahlungen, so hat der Verwalter des Handvorschusses den Betrag, der den Handvorschuss übersteigt, bei der Kasse oder ZahlHtelle einzuzahlen; Nr gilt entsprechend Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung des Handvorschusses ganz oder teilweise entfallen sind, hat der Leiter der Dienststelle die vollständige oder teilweise Rückzahlung des Handvorschusses zu veranlassen. 16 Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen 16.1 Das zuständige Ministerium kann mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen bei den Dienststellen seines Geschäftsbereichs für die Annahme geringfügiger Bareinzahlungen, die vorher nicht im Einzelnen, sondern nur ihrer Art nach bekannt sind, Geldannahmestellen einrichten, wenn der Zahlungspflichtige die Einzahlung nach der Verkehrssitte sofo.rt in bar zu erbringen hat und die Einzahlung bei einer Kasse, einer bereits bestehenden Geldannahmestelle oder einer sonstigen Zahlstelle nicht zweckmäßig ist. Die Einrichtung einer Geldannahmestelle und die Art der von ihr anzunehmenden Beträge sind der Kasse oder Zahlstelle, an die die angenommenen Beträge abzuliefern sind, mitzuteilen Der Leiter der Dienststelle oder der von ihm Beauftragte hat einen Verwalter der Geldannahmestelle und einen Vertreter zu bestellen. Im Übrigen gilt Nr sinngemäß Der Verwalter der Geldannahmestelle darf auch 'Einzahlungen annehmen, für die ihm Annahmeanordnungen nicht vorliegen Der Verwalter der Geldannahmestelle hat eine Anschreibeliste zu führen, in die die Einzahlungen täglich einzeln einzutragen sind. Ist die Erfassung der Einzahlungen in anderer Weise sichergestellt (z.b. Bestandsnachweise für Vordrucke, nummerierte Eintrittskarten), so sind nur die Tagessummen in die Anschreibeliste zu übernehmen. Für die Eintragungen in die Anschreibeliste gilt Nr. 9.2 entsprechend. Die Summe der noch nicht abgelieferten Einzal1lungen muss stets mit dem Bargeldbestand übereinstimmen Bei der Einrichtung der Geldannahmestelle ist festzulegen, dass die angenommenen Gelder entweder beim Erreichen eines bestimmten Betrages oder zu bestimmten Zeitpunkten unter Beifügungder Annahmeanordnungen,Sollnachweise,Hebelistenund dgl. an die zuständigekasse oder Zahlstelle abzuliefern sind. Die Gelder sind mindestens einmal monatlich, bei Beträgen bis zu 100 EUR mindestens einmal vierteljährlich abzuliefern. Die Ablieferungen sind in die Anschreibeliste einzutragen. Außer den Ablieferungen dürfen keine Auszahlungen geleistet werden Unbeschadet der nach Nr zu 78 vorzunehmenden unvermuteten Prüfungen hat der Verwalter der Geldannahmestelle mindestens einmal monatlich, bei Beträgen bis zu 100 EUR mindestens einmal vierteljährlich gegenüber der zuständigen Stelle nachzuweisen, welche Beträge er im abgelaufenen Zeitraum angenommen hat. Hierfür hat er die erforderlichen Unterlagen (z. B. Annahmeanordnungen, Sollnachweise, Hebelisten, Bestandsnachweise for Vordrucke und Eintrittskarten, Quittungsdurchschriften) vorzulegen. Die zustandige Stelle prüft diese Unterlagen und ihre Vollständigkeit und veranlasst ggf. die Erteilung der Annahmeanordnungen. 3. Erg.-Lfg Erg.-Lfg. 35

13 (Dienststelle) Seite 1 Verwalter/in des Handvorschusses*) der Geldannahmestelle*) Ansch reibel iste über die Einzahlungen*) und Auszahlungen*) in der Zeit vom bis Diese Liste enthält Seiten und ist gesichert ryv Nr zu 71 LHO) GefOhrt von (Unterschrift und Amtsbezeichnung) vom bis (Ort, Datum) vom bis vom bis vom bis (Unterschrift und Amtsbezeichnung des/r Le~ers/in der Diensstelle oder des/der von ihm/ihr Beauftragten) i Nichtzutreffendes streichen Anschreibenliste forhandvorschüsse und Geldannahmestellen (Nm und 16.4 ZBest) OFD, 06.01

14 Ud. Nr. Betrag der Datum Ei.nzahleroder Empfänger / Einzahlung Auszahlung Eln- oder Auszahlungsliste Bestand I I I Übertrag: ven.e Vermerke Übertrag: OFD, 06.01

15 Dienststelle Hj VZ-Buchungsstelle U-Teil Dst Nr Fach -Nr Inst Nr Geschäftszeichen Maßnahme Abschlags-Nr. Lfd. Kassenteil -Nr. Nr. Jahr U-Nr. Dst.Nr. Jahr Nr Nr. KA Ort, Datum 04 Auszahlungsliste Nr. für die Zeit vom bis und Auszahlungsanordnung U.- zutreffendes bitte ankreuzen Betrag U.- Betrag U.- Betrag U.- Betrag U.- Betrag EUR Ct EUR Ct EUR Ct EUR Ct EUR Ct 1 Übertrag Übertrag Übertrag Übertrag Übertrag Übertrag Übertrag Übertrag Summe i.b. (ab 1000 EUR) Richtig aufgestellt. Ich bitte, den Betrag der Auszahlungsliste zur Auffüllung des Handvorschusses sofort an mich auszuzahlen nach Maßgabe des Schreibens zu Kap. -Nr. vom auszuzahlen *) (Verwalter/in des Handvorschusses) HÜL-A (VV Nr. 8 zu 34 LHO) (Nz.) Feststellungsvermerke: Sachlich richtig *) und *) Rechnerisch richtig Sachlich richtig *) In Vertretung (Unterschrift(en), Amtsbezeichnung bzw. Verg.Gruppe) (Unterschrift Anordnungsbefugte(r)) Eingangsstempel der Kasse Nach VV Nr zu 79 LHO und Nr der ZBest. ge- Verrechnungen ZA16 prüft sowie Bescheinigung nach VV Nr. 48 zu 70 LHO SB-Nr. Betrag Zahlungsart Betrag Ausgabe Verrechnungen ZA 18 Summe: SB-Nr. Betrag Buchungstag Unterschrift (SB-Buchf.) Betrag erhalten: (SB-ZV oder Prüfer gemäß Fach 55 Teil 6 Nr. 5 DA-ADV) *) Nichtzutreffendes bitte streichen (Datum) (Unterschrift Empfänger/in) 6.457

16 Dienststelle Hj VZ-Buchungsstelle U-Teil Dst Nr Fach -Nr Inst Nr Geschäftszeichen Maßnahme Kassenzeichen Lfd. Kassenteil -Nr. Nr. Jahr U-Nr. Nr. KA Ort, Datum 04 Einzahlungsliste Nr. für die Zeit vom bis und Annahmeanordnung U.- Betrag U.- Betrag U.- Betrag U.- Betrag U.- Betrag EUR Ct EUR Ct EUR Ct EUR Ct EUR Ct 1 Übertrag Übertrag Übertrag Übertrag Übertrag Übertrag Übertrag Übertrag Summe i.b. (ab 1000 EUR) Richtig aufgestellt (Verwalter/in des Handvorschusses) HÜL-E (VV Nr. 7 zu 34 LHO) (Nz.) Feststellungsvermerke: Sachlich richtig *) und *) Rechnerisch richtig Sachlich richtig *) In Vertretung (Unterschrift(en), Amtsbezeichnung bzw. Verg.Gruppe) (Unterschrift Anordnungsbefugte(r)) Nach VV Nr zu 79 LHO und Nr Eingezahlt: Verrechnungen ZA 05 der ZBest. geprüft sowie zum Soll gestellt SB-Nr. Betrag Sollstellungsschlüssel Zahlungsart Betrag Einnahme (Datum) (SB-Buchf.) Verrechnungen ZA 06 Eingangsstempel der Kasse Summe SB-Nr. Betrag Wertstellungstag Geprüft gem. Fach 55 Teil 6 Nr. 5 DA-ADV * Nichtzutreffendes bitte streichen Buchungstag (SB-Buchf.) (Datum) (Nz.) 6.458