Brauchen wir einen digitalen Hausmeister? Einstieg in das Flächenmanagement

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Maja Auttenberg
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1 Brauchen wir einen digitalen Hausmeister? Einstieg in das Flächenmanagement Dipl.-Ing. Hans-Steffen Schneider BCFO consult Stand: 8. Oktober 2004 Vorwort Dieser Artikel beschreibt Erfahrungen und Empfehlungen im Zusammenhang mit der Erbringung von CAFM-Dienstleistungen - aus der Sicht eines Architekten. Dabei sollen bewußt keine Rezepte verbreitet werden. Dazu sind die Kundenanforderungen zu unterschiedlich und die Beschreibung der GEFMA zu lückenhaft. planen Die Notwendigkeit für Planer, sich mit einer ganzheitlichen Gebäudebetrachtung auseinander zusetzen, er- entsorgen bauen gibt sich nicht zwingend aus dem traditionellen Berufs- / Leistungsbild.. nach HOAI. Interessant für die weitere Betrachtung ist vielmehr der Be- bewirtschaften. griff des Lebenszyklus. Damit ist die Abbildung 1: lifecycle Prozesskette gemeint - eher der schonende Umgang mit knappen Ressourcen als das buchhalterische Richtig oder Falsch. Gefragt ist dabei der angemessene Einsatz von EDV-Werkzeugen.

Dabei sollen bewußt keine Rezepte verbreitet werden. Dazu sind die Kundenanforderungen zu unterschiedlich und die Beschreibung der GEFMA zu lückenhaft.

2 2 3 PROJEKTPHASEN 1 Anlass In Zeiten knapper Budgets stellt sich die Frage, ob sich Kostentransparenz mit herkömmlichen Mitteln herstellen läßt. Ansatzpunkt von CAFM-Projekten ist die Gegenüberstellung von Projektkosten und einer Senkung der Betriebskosten. Bereits nach etwa sieben Jahren haben die Betriebskosten die Planungsund Baukosten erreicht - abhängig von der Gebäudetypologie. Wenn man von einer durchschnittlichen Gebäudelebensdauer von 40 bis 50 Jahren ausgeht, so sollte die langfristige gezielte Bewirtschaftung in vielen Fällen Sinn machen 1. Was den EDV-Einsatz dabei betrifft, so geistert der Begriff von TCO (total cost of ownership) noch durch die Köpfe. Damit ist die betriebswirtschaftliche Bewertung einer Investition gemeint. Gründe, sich bisher nicht mit CAFM auseinanderzusetzen ist der Tatbestand, daß Bauherrn nicht unbedingt Betreiber sind und das traditionell begrenzte Leistungsbild bzw, Selbstverständnis der am Bau Beteiligten. Teil I Faktor : Technik 2 Ziel Das Ziel ist die Schaffung einer zentralen Datenbasis mit allen zum Betrieb einer Immobilie notwendigen Informationen. Der Blick in diesen Datentopf wird durch Brillen gewährleistet, die jeder Benutzergruppe die für sie spezifische Sicht auf die Informationen zur Verfügung stellt. Abfragen und Reporting aus dieser Datenbasis sind Entscheidungshilfen bei der Bewertung von Baumaßnahmen z.b. zur Modernisierung, Erweiterung und Flächenbedarfsplanung. 3 Projektphasen 3.1 Datensichtung und -beschaffung Traditionell steht am Projektanfang die Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts zur Festlegung der Kundenanforderungen. Ausgangspunkt sind Pläne 1 Stichwort : Gebäudepass und Energienachweis nach der EnergieEinsparverordnung (EnEV)

Bereits nach etwa sieben Jahren haben die Betriebskosten die Planungsund Baukosten erreicht - abhängig von der Gebäudetypologie.

3 3.2 Systemauswahl 3 (CAD-files) mit geschlossenen Polylinien (siehe Abbildung). Zu diesen Daten kann man auf verschiedene Arten kommen: BESTANDSAUFNAHME Beim Aufmaß vor Ort sollten alle zu erfassenden Räume zugänglich sein. Ermittelt werden die lichten Raummaße entsprechend DIN 276. Die Daten der Haustechnik (Leitungsführung) sind dabei oft schwer zu ermitteln. PAPIERVORLAGEN Interessant sind möglichst aktuelle Revisionspläne aus der Leistungsphase 9. Wenn Planinformationen auf Papier vorhanden sind, lohnt sich möglicherweise das Vektorisieren oder etwas aufwendiger Einscannen und Nachkonstruieren. CAD-DATEIEN aus der Realisierungsphase, die verlässlich den Bestand dokumentieren, sind eher selten. 3.2 Systemauswahl CAFM-Systeme gibt es am Markt jede Menge, mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Die Arbeit an einem Anforderungskatalog erleichtert diese wichtige Entscheidung. 3.3 Datenbankimport Beim Import der Polylinien werden diese in Datensätze umgewandelt. Weitere Attribute 2 / Datenbereiche werden ergänzt und verknüpft. Die ODBC- Schnittstelle 3 gilt als Standard. Die Frage, ob die Fortschreibung der Daten im CAD-System oder in der Datenbank geschieht, klärt sich dabei. 2 extended data 3 OpenDataBaseConnectivity

Ermittelt werden die lichten Raummaße entsprechend DIN 276. Die Daten der Haustechnik (Leitungsführung) sind dabei oft schwer zu ermitteln.

4 4 3 PROJEKTPHASEN Das file sieht in etwa so aus: 1;"01";36,00;"Büro";"HNF";;"Teppich";1 2;"02";40,02;"Büro";"HNF";;"Teppich";2 3;"03";41,05;"Büro";"HNF";;"Teppich";2 4;"04";24,99;"Büro";"HNF";;"Teppich";1 5;"05";23,88;"Büro";"HNF";;"Teppich"; 6;"06";31,31;"Büro";"HNF";;"Teppich"; 7;"07";18,49;"Büro";"HNF";;"Teppich"; 8;"08";18,46;"Büro";"HNF";;"Teppich"; 9;"09";15,58;"Teeküche";"NNF";;"Linoleum"; 10;"10";37,09;"Büro";"HNF";;"Teppich";1 11;"11";18,52;"Büro";"HNF";;"Teppich";1 12;"12";18,50;"Büro";"HNF";;"Teppich"; 13;"13";46,31;"Büro";"HNF";;"Teppich";1 14;"14";6,61;"WC D";"NNF";;"Fliesen"; 15;"15";6,52;"WC H";"NNF";;"Fliesen"; 16;"16";2,16;"Vorraum";"NNF";;"Fliesen"; 17;"17";2,14;"Vorraum";"NNF";;"Fliesen"; 18;"18";5,34;"Serverraum";"HNF";;"Linoleum";... Aus Bauplänen werden Bewirtschaftungspläne - nichts anderes als Datenbank- Auszüge in graphischer Form.

9;"09";15,58;"Teeküche";"NNF";;"Linoleum"; 10;"10";37,09;"Büro";"HNF";;"Teppich";1 11;"11";18,52;"Büro";"HNF";;"Teppich";1 12;"12";18,50;"Büro";"HNF";;"Teppich";

5 3.4 Modellierung / DB-Design Modellierung / DB-Design Hier werden weitere Attribute ergänzt. Begriffe: Normalisierung. referentielle Integrität. Daten, die nicht gepflegt werden können, müssen nicht erhoben werden. Die Verantwortung und Zuständigkeit verschiedener Datenbereiche werden im Unternehmen verteilt. An Benutzer und Rollen gekoppelt erfolgt die Vergabe von Schreib- und Leserechten. 3.5 Datenauswertung SQL-Abfragen z.b. Ausschreibung von Leistungen für die Unterhaltsreinigung. Die Bilanzierung der Flächen nach Kostenstellen ermöglicht den Einstieg in die Interne Leistungsrechnung. Datentechnisch entsteht dabei eine Schnittstelle in die betriebswirtschaftliche Software-Welt - in vielen Fällen SAP/R Dokumentation Für den weiteren Betrieb des Systems ist die genaue Dokumentation, die Spezifikation der Schnittstellen, Benchmarks usw. anzustreben. 4 Technologie 4.1 Produkte SQL-Datenbanken sind ein alter Hut und haben sich vom Konzept in den letzten 10 Jahren nicht wesentlich verändert. Daten werden dabei in Tabellen abgelegt und verknüpft. Das Design des Datenmodells bestimmt die spätere Funktionalität und nimmt daher einen entscheidenden Stellenwert ein. Die Spezifikation der Schnittstellen zu den Umsystemen sind ein weiterer Punkt. Grundsätzlich eine Neuerung ergibt sich erst durch das Prinzip der Objektorientierung - mit den Begriffen von Methoden, Klassen und Instanzen. Dabei erhält z.b. eine Instanz=Exemplar vom Typ Möbel alle notwendigen Eigenschaften seiner übergeordneten Klasse Inventar. Es entsteht ein hierarchischer Baum von Klassen und Eigenschaften=Methoden, der flexibel genug ist, auf Änderungen am Modell zu reagieren. Die dazu notwendige Funktionalität wird mit dem Begriff Vererbung zu Verfügung gestellt.

An Benutzer und Rollen gekoppelt erfolgt die Vergabe von Schreib- und Leserechten. 3.5 Datenauswertung SQL-Abfragen z.b. Ausschreibung von Leistungen für die Unterhaltsreinigung.

6 6 6 ABSCHLUSS 4.2 Lizenzen Mit der Lizenz verbunden ist die Ausprägung und die Qualität des Supports - und natürlich der Preis. Teure Datenbanken wie Oracle haben genau da ihre Berechtigung. Für Kunden dagegen, die ein hohes Maß an Sicherheit erwarten und auf eigenes Customizing Wert legen, bietet sich eine quelloffenes Produkt 4 an. 4.3 Datenformate und Code Offene und dokumentierte Formate bieten die Möglichkeit, bei Bedarf in den Produktionsablauf einzusteigen. Der Aufwand für die Konfektionierung / Kundenanpassung / Customizing / Konfiguration lässt sich somit besser steuern, gerade bei großen Unternehmen, wo das Know-How im Haus ist. Aktuelles Beispiel dafür ist die IFC 5 zum Austausch von CAD-Daten verschiedener Plattformen und das Betriebssystem GNU Linux. Geschlossene Systeme ( black boxes ) bieten in dieser Hinsicht i.a. weniger Investitionssicherheit und verstärken die Abhängigkeit von einem Hersteller. Teil II Faktor : Mensch 5 workflow-analyse Gerade am Anfang eines Projektes sollte man sorgfältig die Interessenslage der Projektbeteiligten sondieren. Arbeitsabläufe in Unternehmen sind gewachsene Strukturen als Ergebnis von bestimmten Rahmenbedingungen. 6 Abschluss Zu guter Letzt möchte ich einen Eindruck vermitteln, welche Veränderungen in einem Unternehmen mit der Einführung eines CAFM-Systems verbunden sind. Beteiligte Personen identifizieren und nach Wichtigkeit angemessen einzubinden. ( Aus Betroffenen Beteiligte machen ). 4 z.b. 5 IndustryFoundationClass

an. 4.3 Datenformate und Code Offene und dokumentierte Formate bieten die Möglichkeit, bei Bedarf in den Produktionsablauf einzusteigen.

7 7 Gewachsene und gut gepflegte Datenbestände sind auch Teil der Existenzberechtigung für Personen und ganze Abteilungen. Da ist Überzeugungsarbeit angesagt. Je nach Lage des Projekts kann / muss von oben per Dienstvorschrift oder an der Basis per Mitbestimmung gehandelt werden. Ängste um Arbeitsplatzveränderungen und Verlagerung von Kompetenzen sollten Ernst genommen und entsprechend berücksichtigt werden.

Je nach Lage des Projekts kann / muss von oben per Dienstvorschrift oder an der Basis per

8 Kontakt BCFO consult Baudokumentation - ComputerAidedDesign Facility Management - Open Source Hans-Steffen Schneider mobil +49 (0) Dipl.-Ing. Architektur fax +49 (0) Haid-und-Neu-Str. 7 mail hs@cafm-ka.de D Karlsruhe web Germany

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