Bewerberauswahl und Einstellungsgespräch

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1 Bewerberauswahl und Einstellungsgespräch Leitfaden für die Praxis aus psychologischer und arbeitsrechtlicher Sicht Von Professor Dr. jur. Wolfgang Böhm und Dipl.-Psych. Dr. Stefan Poppelreuter 7., völlig neu bearbeitete und erweiterte Auflage ERICH SCHMIDT VERLAG

2 Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über dnb.ddb.de abrufbar. Weitere Informationen zu diesem Titel finden Sie im Internet unter ESV.info/ Es bearbeiten: Dr. Poppelreuter: Teil I Prof. Dr. Böhm: Teil II 1. Auflage Auflage bis 6. Auflage erschienen in der Reihe Grundlagen und Praxis des Arbeitsrechts 7. Auflage 2009 ISBN Alle Rechte vorbehalten Erich Schmidt Verlag GmbH & Co., Berlin Dieses Papier erfüllt die Frankfurter Forderungen der Deutschen Bibliothek und der Gesellschaft für das Buch bezüglich der Alterungsbeständigkeit und entspricht sowohl den strengen Bestimmungen der US Norm Ansi/Niso Z als auch der ISO Norm Gesamtherstellung: Danuvia Druckhaus, Neuburg/Donau

3 Vorwort Es ist 30 Jahre her, seit die erste Auflage dieses Buches erschienen ist. Dass nunmehr eine siebte Auflage vorliegt, macht deutlich, wie aktuell die Themen Bewerberauswahl und Einstellungsgespräch nach wie vor sind. 30 Jahre sind eine lange Zeit, in der es nicht nur personalpsychologisch, sondern auch arbeitsrechtlich so manche Entwicklung und Veränderung gegeben hat, die erneut eine grundlegende Überarbeitung des Buches notwendig machten. Auf eigenen Wunsch hat Dipl.-Psych. Robert Justen, vormaliger Mitautor und Initiator des Buches, die Autorenschaft für den psychologischen Teil des Werkes ab der sechsten Auflage an Dr. Stefan Poppelreuter abgegeben. Bereits in der letzten Auflage des Buches wurde der psychologische Teil völlig neu gestaltet und breiter angelegt als zuvor. Ziel ist es, dem interessierten Leser einen umfassenden Überblick über Personalauswahlinstrumente und deren Gütekriterien, über Kosten- und Nutzenaspekte der Personalauswahl und über Grundlagen des Personalmarketings zu vermitteln. Darin eingebettet wird das nach wie vor wichtigste Instrument der Personalauswahl, nämlich das Einstellungsgespräch, detailliert und praxisnah dargestellt. Unter einer ausgeprägten Anwendungsperspektive werden Ratschläge und Empfehlungen zur Gestaltung, zur Durchführung und zur Auswertung von solchen Gesprächen gegeben, die häufig nicht nur für Bewerberinnen und Bewerber, sondern auch und gerade für die Personalverantwortlichen eine große Herausforderung und Belastung darstellen. Wenn man jedoch die wichtigen Erkenntnisse der Psychologie des Gesprächs beachtet und umsetzt, wird das Einstellungsgespräch zu einem hilfreichen und zielführenden Instrument professioneller Personalarbeit. Hat man nun auf dieser Basis die richtige Personalentscheidung getroffen wofür braucht man dann noch Kenntnisse im Arbeitsrecht? Leider zeigt die Erfahrung, dass jede Entscheidung, auch eine nach allen Regeln der Kunst vorbereitete Entscheidung, sich von hinten her als falsch erweisen kann. Und dann kommt alles darauf an, ob die für eine erleichterte Fehlerkorrektur möglichen Vorkehrungen auch wirklich getroffen worden sind. Fragerecht des Arbeitgebers und Offenbarungspflicht des Bewerbers gehören deshalb zum arbeitsrechtlichen Kern des Einstellungsgeschäftes, wobei Persönlichkeitsrecht und Datenschutz die Informationsbeschaffung zunehmend einschränken. Darüber hinaus müssen gerade bei der Einstellung die Beteiligungsrechte des Betriebsrats von vornherein peinlich genau beachtet werden, soll es nicht zu vermeidbaren Verzögerungen oder gar gerichtlichen Auseinandersetzungen kommen. Zunehmend verrechtlicht wird nicht nur die Einstellung, sondern mehr noch die Nichteinstellung. Zumindest vorläufiger Endpunkt 5

4 Vorwort dieser Entwicklung ist das am in Kraft getretene Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Ob es tatsächlich die befürchtete Prozesslawine abgelehnter enttäuschter oder auch nur geschäftstüchtiger Bewerberinnen und Bewerber auslösen wird, ist noch nicht abzusehen. Ausmaß und Erfolg solcher Klagen werden nicht zuletzt davon abhängen, wie professionell und sensibel zugleich die Personalverantwortlichen bei Bewerberauswahl und Einstellungsgespräch vorgehen psychologisch und juristisch. Dabei will dieser Leitfaden eine praxisnahe Hilfe sein. Bei der Erstellung des psychologischen Teils haben Frau Dipl.-Psych. Michaela Städele, Frau cand. Psych. Dorothea Pfützner und Frau cand. Psych. Julia Fleischer sachkundige und tatkräftige Unterstützung geleistet. Allen Dreien gilt dafür besonderer Dank. Berlin, Bonn, im Januar 2009 Prof. Dr. Wolfgang Böhm Dr. Stefan Poppelreuter 6

5 Inhaltsübersicht Vorwort Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis Teil Psychologische Grundlagen A. Funktionen und Möglichkeiten einer professionellen Personalauswahl I. Bedeutung der Personalauswahl in sich wandelnden Märkten und bei veränderten Arbeitsbedingungen II. Kosten durch unzureichende Personalauswahl Nutzen durch professionelle Personalauswahl III. Anforderungen an Personalauswahlinstrumente und ihren Einsatz 33 IV. Die Arbeits- und Anforderungsanalyse als unabdingbare Voraussetzung für professionelle Personalarbeit V. Unterschiedliche Verfahren der Personalauswahl B. Auswahl erfordert Mehrzahl, oder: Wie gewinnt man einen Bewerberpool? I. Personalmarketing Warum ist es wichtig? II. Personalmarketing und Personalauswahl Wie hängen sie zusammen? III. Die Ansprache von Bewerbern IV. Wie entscheiden sich Bewerber? C. Das Einstellungsgespräch Häufig praktiziert, immer professionell? I. Definition und Zielsetzung des Einstellungsgesprächs II. Verbreitung und Akzeptanz III. Chancen und Risiken des Einstellungsgesprächs IV. Strukturiert und standardisiert statt frisch und frei : Einstellungsgespräche richtig entwickeln V. Einstellungsgespräche richtig führen D. Resümee

6 Inhaltsübersicht 2. Teil Arbeitsrechtliche Grundlagen Einleitung A. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) I. EU-Richtlinien und Umsetzung in nationales Recht II. Struktur des AGG III. Diskriminierungsverbot und Gleichbehandlungsgrundsatz IV. Perspektiven B. Stellenausschreibung I. Stellenausschreibung und Stellenangebot II. Offene und verdeckte Ungleichbehandlung III. Zulässige Ungleichbehandlung IV. Bevorzugende Ungleichbehandlung ( positive Diskriminierung ) V. Mittelbare Ungleichbehandlung VI. Risikoabwägung und Konsequenzen C. Personaldatenerhebung beim Bewerber I. Bewerbungsunterlagen/Lebenslauf II. Einstellungsfragebogen III. Einstellungsgespräch IV. Einstellungstests V. Einstellungsuntersuchung VI. Graphologische Gutachten D. Personaldatenbeschaffung bei Dritten/Datenschutz I. Informationsbeschaffung bei Dritten II. Datenschutz E. Fragerecht und Offenbarungspflicht (Anfechtung) I. Einschränkung der Vertragsfreiheit im Arbeitsrecht II. Einschränkung der Anfechtungsvoraussetzungen III. Einschränkung der Anfechtungsfolgen F. Zulässige/unzulässige Fragen I. Typische Fragen II. Atypische Fragen III. Offenbarungspflicht auch ohne Befragung?

7 Inhaltsübersicht G. Ablehnung von Bewerbungen I. Nachweis von Diskriminierung II. Entschädigung und Schadensersatz III. Erstattung von Vorstellungskosten IV. Verbleib der Bewerbungsunterlagen H. Vertragsverhandlungen und Vertragsabschluss I. Vertragsverhandlungen und Vertrauensschutz II. Arbeitsvertrag und Nachweisgesetz III. Arbeitsprobe oder Probezeit J. Beteiligung des Betriebsrats I. Umfang der Unterrichtungspflicht II. Zustimmungsverweigerung III. Zustimmungsverweigerungsgründe nach 99 II BetrVG IV. Vorläufige Einstellung Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis

8 Inhaltsverzeichnis Vorwort Inhaltsübersicht Abkürzungsverzeichnis Teil Psychologische Grundlagen A. Funktionen und Möglichkeiten einer professionellen Personalauswahl I. Bedeutung der Personalauswahl in sich wandelnden Märkten und bei veränderten Arbeitsbedingungen II. Kosten durch unzureichende Personalauswahl Nutzen durch professionelle Personalauswahl III. Anforderungen an Personalauswahlinstrumente und ihren Einsatz Wissenschaftliche Gütekriterien Bewertung durch die Betroffenen IV. Die Arbeits- und Anforderungsanalyse als unabdingbare Voraussetzung für professionelle Personalarbeit V. Unterschiedliche Verfahren der Personalauswahl Bewerbungsunterlagen Personalfragebogen bzw. biographische Fragebogen Arbeitsproben Assessment-Center B. Auswahl erfordert Mehrzahl oder: Wie gewinnt man einen Bewerberpool? I. Personalmarketing Warum ist es wichtig? II. Personalmarketing und Personalauswahl Wie hängen sie zusammen? III. Die Ansprache von Bewerbern IV. Wie entscheiden sich Bewerber?

9 Inhaltsverzeichnis C. Das Einstellungsgespräch Häufig praktiziert, immer professionell? I. Definition und Zielsetzung des Einstellungsgesprächs II. Verbreitung und Akzeptanz III. Chancen und Risiken des Einstellungsgesprächs IV. Strukturiert und standardisiert statt frisch und frei : Einstellungsgespräche richtig entwickeln Typen strukturierter Einstellungsgespräche Die Critical Incident Technique als Instrument zur Entwicklung (halb-)strukturierter Einstellungsgespräche Methodisches Vorgehen bei der Entwicklung eines (halb-)strukturierten Einstellungsgesprächs a) Beschreibung der Stelle b) Arbeits- und Anforderungsanalyse c) Entwicklung von Fragen und Beurteilungsskalen zum Einsatz in Einstellungsgesprächen d) Entwicklung eines Interviewleitfadens V. Einstellungsgespräche richtig führen Vorbereitung des Gesprächs/Situative Rahmenbedingungen Durchführung des Gesprächs Techniken der Gesprächsführung Zeichen guter und Zeichen schlechter Kommunikation Feedback, Gesprächsabschluss und Gesprächsevaluation 112 D. Resümee Teil Arbeitsrechtliche Grundlagen Einleitung A. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) I. EU-Richtlinien und Umsetzung in nationales Recht II. Struktur des AGG Schutz der Beschäftigten Pflichten des Arbeitgebers

10 Inhaltsverzeichnis 3. Rechte der Beschäftigten Antidiskriminierungsverbände/ Antidiskriminierungsstelle III. Diskriminierungsverbot und Gleichbehandlungsgrundsatz Diskriminierungsschutz Arbeitsrechtlicher Gleichbehandlungsgrundsatz Verhältnis von Diskriminierungsverboten und Gleichbehandlungsgrundsatz IV. Perspektiven B. Stellenausschreibung I. Stellenausschreibung und Stellenangebot II. Offene und verdeckte Ungleichbehandlung III. Zulässige Ungleichbehandlung Unverzichtbare biologische Voraussetzungen/ gesetzliche Vorgaben Authentizitätswahrung Geschäftsmodell Kundenerwartungen Wertekollision mit anderen Kulturkreisen Sonderegelung: Religion und Weltanschauung ( 9 AGG) Einzelfälle IV. Bevorzugende Ungleichbehandlung ( positive Diskriminierung ) Frauenförderung Förderung (schwer-)behinderter Menschen Sonstige Fördermaßnahmen V. Mittelbare Ungleichbehandlung Geforderte Abschlüsse/Sprachkenntnisse Bebilderung von Stellenanzeigen VI. Risikoabwägung und Konsequenzen C. Personaldatenerhebung beim Bewerber I. Bewerbungsunterlagen/Lebenslauf II. Einstellungsfragebogen

11 Inhaltsverzeichnis 1. Vorzüge und Grenzen Rechte des Betriebsrats III. Einstellungsgespräch IV. Einstellungstests V. Einstellungsuntersuchung VI. Graphologische Gutachten D. Personaldatenbeschaffung bei Dritten/Datenschutz I. Informationsbeschaffung bei Dritten Einschränkung des Fragerechts? Einschränkung des Auskunftsrechts? II. Datenschutz E. Fragerecht und Offenbarungspflicht (Anfechtung) I. Einschränkung der Vertragsfreiheit im Arbeitsrecht II. Einschränkung der Anfechtungsvoraussetzungen Einschränkung des Rechts zur Anfechtung Einschränkung der Ausübung des Anfechtungsrechts. 180 III. Einschränkung der Anfechtungsfolgen Einschränkung der Rückwirkung Verkürzung der Anfechtungsfristen Anfechtung und Kündigung F. Zulässige/unzulässige Fragen I. Typische Fragen Schwangerschaft Schwerbehinderteneigenschaft Gesundheitliche Beeinträchtigungen/HIV-Infektion bzw. Erkrankung Lebensalter Rasse/ethnische Herkunft/Staatsangehörigkeit Religion/Weltanschauung Scientology Sexuelle Identität Gewerkschafts- und Parteizugehörigkeit

12 Inhaltsverzeichnis 10. Stasi-Tätigkeit Vorstrafen Laufende Ermittlungs- und Strafverfahren Führungszeugnis Einkommens- und Vermögensverhältnisse Wehr- bzw. Ersatzdienst Letztes Gehalt Familienverhältnisse/Familienplanung Mobilität/Flexibilität Wettbewerbsverbot/frühestmöglicher Arbeitsantritt Frühere Beschäftigungen ( zuvor -Beschäftigung) Nebentätigkeiten II. Atypische Fragen III. Offenbarungspflicht auch ohne Befragung? G. Ablehnung von Bewerbungen I. Nachweis von Diskriminierung Begründungspflicht des Arbeitgebers/ Auskunftsanspruch des Bewerbers? Beweiserleichterung ( 22 AGG) Fallstricke bei der Bewerbung von Schwerbehinderten Motivbündel II. Entschädigung und Schadensersatz Schadensersatz bei Vermögensschaden Entschädigung bei Nichtvermögensschaden AGG-Hopping III. Erstattung von Vorstellungskosten IV. Verbleib der Bewerbungsunterlagen H. Vertragsverhandlungen und Vertragsabschluss I. Vertragsverhandlungen und Vertrauensschutz Schadensersatz bei Nichteinstellung Schadensersatz bei Einstellung II. Arbeitsvertrag und Nachweisgesetz Nachweisgesetz Befristetes Arbeitsverhältnis

13 Inhaltsverzeichnis III. Arbeitsprobe oder Probezeit Arbeitsprobe/Assessment Center/Training Probezeit J. Beteiligung des Betriebsrats I. Umfang der Unterrichtungspflicht Erforderliche Bewerbungsunterlagen Informationen über Einstellungsgespräch Vertraulichkeitswunsch des Bewerbers II. Zustimmungsverweigerung III. Zustimmungsverweigerungsgründe nach 99 II BetrVG Verstoß gegen Gesetz/Tarifvertrag Verstoß gegen Auswahlrichtlinie Benachteiligungsverbot Erforderliche Ausschreibung IV. Vorläufige Einstellung Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis