Handreichung zur Online-Fernleihe

Transkript

1 Verfasser: Elisabeth Kreutzkam (Bibliothekarische Sachbearbeiterin des Sankt Michaelsbundes) Überarbeitung: Brigitte Herrmann Isolde Lang (Leiterin der Stadtbibliothek Dinkelsbühl) Brigitte Pletschacher Erstellungsdatum: 17. Dezember 2015 Umfang: 17 Seiten Inhalt: Anleitung zu über den Zentralen Fernleih-Server des Bibliotheksverbundes Bayern I. Administrationsoberfläche Zentraler Fernleih-Server (ZFL) Der Bibliotheksverbund Bayern (BVB) bietet eine Administrationsoberfläche zur Durchführung der Online- Fernleihe an, die einfach zu benutzen ist und den Bestellweg stark verkürzt. Es handelt sich um den Zentralen Fernleih-Server (ZFL). Die Benutzung dieser Oberfläche stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zu den Bestellungen Ihrer Bibliothek angezeigt werden und bietet auch weitere Funktionen an. Die Handreichung ist eine Schritt-für-Schritt Anleitung, welche die einzelnen Stationen der Monographien-Bestellung von der Anmeldung bis zum Absetzen der gewünschten Bestellung beschreibt. Möchten Sie Kopien bzw. Zeitschriftenaufsätze bestellen, nutzen Sie bitte die separate Handreichung Bestellung von Kopien. Sind Sie noch nicht für die Online-Fernleihe registriert, informieren Sie sich bitte mit Hilfe der Erstinformation bzw. wenden sich an Dipl.-Bibl. Brigitte Hermann, Landesfachstelle, Außenstelle Nürnberg. Zugriff auf den ZFL-Server und Anmeldung Bitte geben Sie folgende Adresse ein. Sie gelangen zur Administrationsfläche des Zentralen Fernleih- Servers (ZFL-Server): Seite 1

2 Sigel: Geben Sie Ihr Sigel ein, bspw Kennwort: Geben Sie hier Ihr Kennwort ein TIPP! Speichern Sie sich die Adresse in Ihren Favoriten ab. Seite 2

3 II. Überblicksdarstellung Die Benutzeroberfläche und ihre Funktionen Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite mit der Bestellübersicht Ihrer Monographien und erhalten aktuelle Meldungen. Folgende Menüpunkte stehen Ihnen zur Verfügung. Infos Informationen Statistik Konfiguration Diskussionsforum Dokumentation Mailingliste Technische Informationen Startseite und Bestellübersicht Regionale/Überregionale FL Anpassen von Textbausteinen Diskussionsplattform Kommentare, Meldungen ohne Diskussionen, Fernleihe-Wiki baylv-mailing-liste Archiv Fernleihe-Blog Passive Fernleihen Suche nach bereits bestellten Medien zur Prüfung der bisherigen Bestellungen. Monographien, E-Books Monographien Kopien, E-Books Kopien Seite 3

4 Aktive Fernleihen Für Bibliotheken, die etwas in die Fernleihe geben. Monographien, E-Books Monographien Kopien, E-Books Kopien Suchen und Bestellen Medienrecherche und bestellung. Suchen & Bestellen Freie Bestellung Diese Bestellmöglichkeit sollte nur genutzt werden, wenn sonst keine Online- Bestellung möglich ist oder zum Durchführen von Vormerkungen. Bestellungen suchen Überblick über die laufenden und archivierten Bestellungen. Hier können Sie gezielt nach bereits abgesetzten Bestellungen suchen. [Logout] Abmeldung und Verlassen des ZFL-Servers. III. Monographien suchen und bestellen Besonderheiten bei Monographien-Bestellungen: > Die Teilnahme am bayerischen Leihverkehr ist grundsätzlich kostenfrei. Von der nehmenden Bibliothek sind nur die Portokosten der geliehenen Medien zurück an die gebende Bibliothek zu tragen. > Über die Handhabung der Abrechnung der erhaltenen Medien mit den Bibliotheksbenutzern entscheidet jede Bibliothek selbst. > Die erste Leihfrist beträgt in der Regel 4 Wochen. Danach folgt unter Vorbehalt in den meisten Fällen eine automatische Verlängerung von nochmals 4 Wochen. In der Verlängerungsphase können die ausgeliehenen Titel von der gebenden Bibliothek jederzeit zurückgefordert werden. Zu beachten sind entsprechende Hinweise auf Leihfrist und Rückgabe auf dem Begleitschreiben, das dem Buch beiliegt. > Erfolgt der Versand an die gebende Bibliothek unversichert und geht das Medium auf dem Weg verloren oder wird beschädigt, sorgt die Bibliothek für ein Ersatzexemplar. Die Rücksendung hat in derselben Versandform (z.b. als Wertsendung für ein teures Fachbuch) wie die Anlieferung zu erfolgen. Für die Arbeit in den Bibliotheken sind vor allem die Menüpunkte Suchen & Bestellen und die Option Passive Fernleihen von Bedeutung. Seite 4

5 III.1. Suche von Monographien Unter dem Menüpunkt Suchen & Bestellen können Sie, abhängig von Ihrer Berechtigung, Bestellungen durchführen. > Für kommunale Bibliotheken gilt: Zulassung zum regionalen Leihverkehr innerhalb des Bibliotheksverbundes Bayern (BVB) > Hauptamtlich-fachlich geleitete kommunale Bibliotheken in Bayern können auf Antrag am überregionalen Leihverkehr (bundesweit) teilnehmen. In der Recherchemaske können Sie mit Hilfe von Operatoren (und / oder / und nicht) einzelne Suchparameter miteinander kombinieren. Das rote Kästchen zeigt die Datenbanken, die für Ihre Suche herangezogen werden. Öffentliche Bibliotheken ohne Zulassung zum überregionalen Leihverkehr können ausschließlich aus dem BVB Bestellungen erhalten, auch wenn grundsätzlich alle angezeigten Datenbanken durchsucht werden können. Die Suche im Verbundkatalog des Bibliotheksverbundes Bayern ist voreingestellt. Der Katalog umfasst den Bestand der Bayerischen Staatsbibliothek, der Universitäts- und Fachhochschulbibliotheken, Regionalbibliotheken und kirchlicher und ministerieller Einrichtungen. Seite 5

6 Mit Suchen starten Sie den Recherchevorgang nach unserem Beispiel Hacker, Rupert (Bibliothekarisches Grundwissen), bei Klick auf Neue Eingabe werden alle bisher eingegebenen Suchbegriffe gelöscht und Sie können eine neue Recherche generieren. III.2. Anzeige der Trefferliste und Auswahl des gewünschten Titels Bei mehreren Treffern erhalten Sie eine Kurzanzeige, die Ihnen einen Überblick über das Suchergebnis mit allen dazu im BVB nachgewiesenen Titeln gibt. Durch Klick auf den von Ihnen gewählten Titel können Sie direkt zur Anzeige Vollformat mit den genauen Titeldaten navigieren. Unter Sortierung : können Sie, wie in unserem Beispiel, z.b. nach Erscheinungsjahr absteigend sortieren. Unter Suche verfeinern können Sie das Suchergebnis weiter eingrenzen. Ist nur 1 Treffer vorhanden, gelangen Sie sofort in die Anzeige Vollformat. Wenn mehrere Nachweise vorhanden sind, verwenden Sie für Ihre Bestellung den Nachweis mit den meisten Treffern. Seite 6

7 Bitte beachten: Der Nachweis Vollformat BVB Alleinbesitz KOBV kann nicht verwendet werden, da es sich dabei nicht um bayerische gebende Bibliotheken handelt. Klicken Sie nun auf [Vollformat BVB], um in die Vollformat-Anzeige des Titels zu gelangen: Die Trefferliste bzw. die Vollformat-Anzeige ist noch kein Nachweis, ob die Medien überhaupt in die Fernleihe gegeben werden. Es werden lediglich die Bibliotheken angezeigt, die das Medium im Bestand haben. In unserem Bsp. sehen Sie, dass die Bibliotheken mit dem Sigel 1046, 54, 1102, 1043, (roter Pfeil, Abb.) das gesuchte Buch im Bestand haben. Um zu prüfen, ob das Medium von einer besitzenden Bibliotheken in die Fernleihe gegeben wird, wählen Sie bitte in der Signaturenübersicht für Alle Sigel auswählen und klicken dann auf Signaturenübersicht für. Es öffnet sich ein separates Fenster. Hier sehen Sie, ob die gesuchten Medien bestellbar bzw. zurzeit verfügbar sind. Der Ausleihstatus zeigt an, inwieweit die einzelnen Exemplare verfügbar sind. Die Angabe fernleihrelevant erläutert, ob das Buch für die Fernleihe zur Verfügung steht. Auch bei bedingt fernleihrelevant ist prinzipiell eine Fernleihe möglich. Über Fenster schließen gelangen Sie zurück. Seite 7

8 III.3. Bestellung des gewünschten Titels Über Klick auf Buchbestellung in Bayern gelangen Sie weiter zur Bestellmaske. Das System arbeitet einen automatischen Leitweg ab. Seite 8

9 Folgende Angaben zum erfolgreichen Absetzen der Bestellung sind notwendig: Angaben zum Besteller: Benutzernummer: Bitte geben Sie Ihre mit Ihrer Registrierung erhaltene individuelle Leihverkehrsnummer (LV) OHNE Leerzeichen in die Zeile ein. Als Beispiel: LV1234. Bei neueren Zulassungen zum Leihverkehr entspricht die Benutzernummer der Sigelnummer. Seite 9

10 Angaben zur Lieferung: Hier wird automatisch im Feld Ausgabeort Ihre Bibliothek angezeigt. Angaben zum Buch: Unter Auflage/Ausgabe können Sie angeben, ob Sie auch andere Auflagen als die ausgewählte akzeptieren. Bei den Punkten Bestellvorgang abschließen bei erfolgloser Bestellung? und Zusendung einer zu dieser Bestellung? sollten Sie die Voreinstellungen so belassen. Mit Klick auf Bestellung an den ZFL-Server senden setzen Sie die Bestellung ab. Zwischen Verbuchung in der gebenden Bibliothek und Versand des Mediums an die bestellende Bibliothek können je nach Bestellaufkommen in den Bibliotheken mehrere Tage liegen. III.4. Bestellung suchen Unter dem Menüpunkt Bestellungen suchen können Sie mit Hilfe diverser Suchfelder nach laufenden und archivierten Bestellungen suchen. Unter archivierten Bestellungen sind noch laufende und bereits gelöschte Bestellungen zu verstehen. Seite 10

11 Sie gelangen direkt in die Bestelldaten und können neben der Bestellhistorie, den Titeldaten, den Leitweg auch weitere sonstige Angaben zum gesuchten Werk einsehen und die Bestellung wenn nötig auch nachbearbeiten. Seite 11

12 III.5. Überblick über Ihre Passiven Fernleihen Unter dem Menüpunkt Passive Fernleihen können Sie sich abhängig von Erscheinungsjahr, Bestell- Zeitraum und Bestell-Status einen Überblick über die passiven Fernleihen Ihrer Bibliothek verschaffen, bspw. um zu prüfen, was nach abgesetztem Auftrag mit Ihrer laufenden Bestellung passiert, von wem Sie das Buch erhalten und wie der Bestell-Status aussieht. Bestell-Status Sign : WorkOut : Shipped : Return : Finish : Alle passiven Fernleihen : es werden Bestellungen angezeigt, die bearbeitet werden sollen. es werden die offenen Bestellungen angezeigt. es werden die positiv erledigten Bestellungen angezeigt. es werden die zurückgebuchten Bestellungen angezeigt. es werden die abgeschlossenen Bestellungen angezeigt. es werden alle Bestellungen angezeigt. Mit Klick auf die rote ZFLS-Bestellnummer bzw. PFL-Nummer erhalten Sie eine Vollformatanzeige und können ebenso wie über das Menü Bestellungen suchen die Bestellhistorie einsehen. Ist bspw. ein Medium gerade im Status WorkOut, also noch in Bearbeitung, können Sie hier die Angaben überprüfen bzw. auch an die gebende Bibliothek Rückfragen absenden. Info-Seite Bestellübersicht Monographien Bestellungen, die nachbearbeitet werden müssen, sind auf der Startseite unter der Rubrik Infos aufgeführt. Durch Anklicken des entsprechenden Status WorkOut oder Sign bei der Bestellübersicht Monographien bzw. Bestellübersicht Kopien erhalten Sie eine Liste der Titel, die nachbearbeitet werden müssen. Seite 12

13 Mit Klick auf die rote ZFLS-Bestellnummer bzw. PFL-Nummer erhalten Sie eine Vollformatsanzeige und können die Bestellhistorie einsehen. Um festzustellen, ob die Bestellung positiv weiterbearbeitet werden kann, klicken Sie in der Rubrik Bestellung bearbeiten auf Suchen & Bestellen. Seite 13

14 In der neuen Suchmaske erscheinen die Bestelldaten. Es ist ratsam, ISBN und Erscheinungsjahr zu löschen. So können Sie feststellen, ob noch andere Auflagen bzw. Ausgaben aufgeführt sind, die für den Benutzer evtl. in Frage kommen. Um keine neue Bestellung zu erzeugen, wählen Sie in diesem Fall das gewünschte Vollformat aus und schließen die Bestellung mit Buchbestellung in Bayern ab. Seite 14

15 Bei Kopienbestellungen ist genauso zu verfahren. IV. Freie Bestellung und Vormerkungen durchführen Über das Untermenü Freie Bestellung" (im Menüpunkt Suchen & Bestellen ) haben Sie die Möglichkeit z.b. Vormerkungen durchzuführen. Folgendes Beispiel zeigt einen Titel, der gerade in einer gebenden Bibliotheken entliehen ist. Ersichtlich wird das durch das Aufrufen der Signaturenübersicht in der Vollformat-Anzeige. Der Titel kann in die Fernleihe gegeben werden, ist derzeit aber in der gebenden Bibliothek entliehen. Sie können auf diesem Weg eine Vormerkung generieren, so dass Sie als nächstes das gewünschte Medium erhalten. Vormerkung entliehener Titel mit Hilfe der Freien Bestellung Suchen Sie bereits ganz konkret eine Bibliothek heraus, welche die wenigsten oder gar keine Vormerkungen hat und in der das gewünschte Buch als nächstes verfügbar ist. Ersichtlich ist das in der Signaturenübersicht. Für unser Beispiel wäre das die Evangelische Hochschulbibliothek Nürnberg. Die Rückgabe erfolgt am 8. Januar 2016 und es gibt keine Vormerkung. Damit die Vormerkung schnell durchgeführt werden kann, kopieren Sie bitte die Signatur des Buches (F1/35 dr 120) und ebenso das Sigel der gebenden Bibliothek (1052). Seite 15

16 Wechseln Sie bitte in das Menü Freie Bestellung. Sie erhalten folgende Ansicht: Fügen Sie unter Sigel$Signatur die zuvor kopierten Daten (Sigelnummer und die Signatur des Buches) ein. Beispiel: 1052$F1/35 dr 120 Hinweis!! Bitte beachten Sie unbedingt, dass für die korrekte Weiterverarbeitung von Vormerkungen, die über die sog. Freie Bestellung erzeugt werden, unbedingt der Button Vormerkung gewünscht? auf ja gesetzt werden muss. Mit Klick auf Bestellen setzen Sie Ihre Vormerkung ab. Seite 16

17 V. Sonderfall: Elektronische Ressource Wenn Sie eine Suche absetzen, kann es vorkommen, dass Ihnen neben dem Printprodukt auch Treffer mit der Angabe [Elektronische Ressource] angeboten werden bzw. Sie nur Treffer erhalten, bei denen es sich um eine Computerdatei im Fernzugriff handelt. Sie erhalten in der Vollformat-Anzeige den Linkhinweis auf eine externe Quelle und besitzende Bibliothek. Der Link führt Sie bspw. auf das Verlagsangebot, in dem Sie einige Seiten (Inhaltsverzeichnis etc.) kostenfrei ansehen können. Der Zugriff auf den Volltext ist in dem Fall nicht gestattet. Oftmals erhalten Sie auch einen Link auf einen freien Volltext. Seite 17