Das Jahresgespräch. Leitfaden. für das jährliche Mitarbeiter - Vorgesetzten - Gespräch

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1 Das Jahresgespräch Leitfaden für das jährliche Mitarbeiter - Vorgesetzten - Gespräch

2 Das Jahresgespräch 1 Das Jahresgespräch Neben anderen oft aus aktuellem Anlass geführten Führungsgesprächen (s. Ziffer 3) gewinnt das Jahresgespräch zwischen der Mitarbeiterin/ dem Mitarbeiter und der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten in der Praxis zunehmend an Bedeutung, weil mit diesem Gespräch Kommunikation und Kooperation zwischen ihnen verstärkt und verbessert werden. Im Jahresgespräch ziehen die Vorgesetzte/der Vorgesetzte und die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter zusammenfassend Bilanz ihrer Zusammenarbeit für das zurückliegende Jahr und streben das gemeinsame Ziel an, Zusammenarbeit und Aufgabenerfüllung in der Zukunft zu optimieren. Das Jahresgespräch dient außerdem dazu, Förder- und Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter aufzuzeigen. 1. Ziele des Jahresgesprächs: a) die Führungsverantwortung verstärkt wahrzunehmen b) die Steuerungskompetenz zu verbessern c) die Kommunikation und Kooperation zwischen der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten und der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter zu optimieren. d) Eigenständigkeit, Eigenverantwortlichkeit und Arbeitsfreude der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters zu steigern. e) die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter zu fördern und Entwicklungsmöglichkeiten zu erörtern.

3 Das Jahresgespräch 2 2. Inhalt des Gesprächs: jeweils aus der Sicht der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters und der Vorgesetzten/des Vorgesetzten a) die Tätigkeit und Aufgaben der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters in der Organisationseinheit sowie die Rahmenbedingungen, die die Vorgesetzte/der Vorgesetzte hierzu bietet b) die Kommunikation und Kooperation (verhaltensorientierte Zusammenarbeit) zwischen der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten und der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter als Schwerpunktthema c) das soziale Umfeld der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters, d.h. Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, anderen Verwaltungen und Einrichtungen, deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Umgang mit Bürgern und Auftraggebern d) konkrete Vereinbarungen, die der Handlungsorientierung und der wechselseitigen Kontrolle der zu a) bis c) erzielten Ergebnisse dienen, sowie das Aufzeigen von Entwicklungsperspektiven für die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter 3. Abgrenzungen Das Jahresgespräch ist kein Ersatz für: anlassbezogene Gespräche Beurteilungsgespräche Personalführungsgespräche (s. Ziffer 7) sachbezogene Zielvereinbarungen

4 Das Jahresgespräch 3 Anlassbezogene Gespräche: Gegenstand und Ziel der anlassbezogenen Gespräche ist insbesondere die zeit- nahe Erörterung einzelner Arbeitsabläufe (Alltagsgeschäft) mit dem Ziel kurz- fristiger (auch weiterer) Optimierung. Weitere anlassbezogene Gespräche sind u.a. Wiedereingliederungs-, Einführungs- Anerkennungs-, Kritikgespräche und Delegationsgespräche. Beurteilungsgespräch Im Beurteilungsgespräch bilanziert die Vorgesetzte/der Vorgesetzte die Leistungen und Fähigkeiten der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters in der Vergangenheit (Retrospektive) und beurteilt diese (Eindimensionalität). Zwischen Jahresgespräch und Beurteilungsgespräch soll ein angemessener Zeitraum (ca. 6 Monate) liegen. Zielvereinbarungen Zielvereinbarungen sind sach- und ergebnisorientiert. Sie dienen einer aufgabenbezogenen Sachzielplanung bzw. Problemlösung. Die im Jahresgespräch getroffenen Zielvereinbarungen haben dagegen vorrangig verhaltens- bzw. prozessorientierten Charakter.

5 Das Jahresgespräch 4 4. Rahmenbedingungen: a) Das Jahresgespräch zwischen der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten und der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter ist verbindlich. Es findet auf Initiative der einen oder der anderen Seite nach gemeinsamer Absprache frühestens zwei Wochen nach vorhergehender Terminierung statt. b) Das Jahresgespräch wird erstmals bis spätestens und anschließend im Jahresrhythmus geführt. Bei abgeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist das Gespräch erstmals ein Jahr nach Beginn der Tätigkeit im Haus vorgesehen. c) Das Gespräch führt die/der unmittelbare Vorgesetzte mit der Mitarbeiterin/ dem Mitarbeiter, und zwar: die Ministerin/der Minister mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Ministerbüros und mit der Pressereferentin/dem Pressereferenten die Staatssekretärin/ der Staatssekretär mit den Abteilungsleitungen die Staatssekretärin/der Staatssekretär mit der Gleichstellungsbeauftragten

6 Das Jahresgespräch 5 die Staatssekretärin/der Staatssekretär mit den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern ihres/seines Vorzimmers die Pressereferentin/der Pressereferent mit den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern der Pressestelle die Abteilungsleitung mit den Gruppenleitungen die Abteilungsleitung mit den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern im Vorzimmer die Gruppenleitung mit den Referatsleitungen bzw. Referentinnen und Referenten, soweit diesen Aufgabengebiete zur selbständigen Erledigung zugewiesen sind die Gruppenleitung mit den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern der der Gruppe zugeordneten Registraturen die Gruppenleitung mit den Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern ihres Vorzimmers die Referatsleitung mit den Referentinnen und Referenten, soweit nicht die Gruppenleitung zuständig ist, mit den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern sowie mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ihres Referats

7 Das Jahresgespräch 6 die Referentinnen und Referenten mit den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, soweit ihnen diese zugewiesen sind die Leitung des Inneren Dienstes mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Bibliothek, in der Telefonzentrale, in der Vervielfältigungsstelle, der Wachtmeisterei und des Hausmeisterdienstes im Landesjustizprüfungsamt die Abteilungsbeamtin/der Abteilungsbeamte mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Schreibdienstes, die nicht in einem Vorzimmer tätig sind Ist die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter in mehreren Arbeitseinheiten eingesetzt, so ist grundsätzlich in jeder Arbeitseinheit ein Mitarbeitergespräch zu führen. d) Das Jahresgespräch muss in einem störungsfreien Rahmen, vorzugsweise im Dienstzimmer der Vorgesetzten/des Vorgesetzten, stattfinden. Die dazu im Leitfaden für Gesprächskultur aufgestellten Grundsätze finden Beachtung.

8 Das Jahresgespräch 7 5. Hinweise für den Ablauf des Gesprächs Das Jahresgespräch soll ein persönlicher und vertrauensvoller Dialog auf der Grundlage des Leitfadens zur Gesprächskultur sein: ohne Vorwürfe und 'Reizworte' offen und konkret ausgeglichen in Gesprächsanteilen der Vorgesetzten/des Vorgesetzten und der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters gegenseitig zugewandt, Hilfe gebend, positiv geprägt durch Anerkennung konstruktiv im Perspektivenaustausch über 'Ich-Botschaften' kommunikativ durch 'Aktives Zuhören' 6. Dokumentation Die Durchführung des Jahresgesprächs ist von der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten und der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter zu bestätigen (Anlage 1). Diese Bestätigung ist dem Personalreferat zuzuleiten. Zielvereinbarungen aus dem Jahresgespräch sind grundsätzlich schriftlich festzuhalten (Anlage 2). Diese Niederschrift soll während des Gesprächs gefertigt und von der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten und der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter unterschrieben werden.

9 Das Jahresgespräch 8 Die getroffenen Vereinbarungen sind für beide Seiten verbindlich und vertraulich zu behandeln. Je eine Ausfertigung der Anlage 2 verbleibt bei den Gesprächsbeteiligten; sie wird nicht Bestandteil der Personalakte und auch nicht Dritten ausgehändigt. Bei Wechsel der Vorgesetzten/des Vorgesetzten und/oder der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters befinden diese im gegenseitigen Einvernehmen über den Verbleib der Anlage 2. Kommt kein Konsens zustande, ist diese Anlage zu vernichten. Gemeinsame Vorschläge, z.b. zur beruflichen Qualifikation (Fortbildungsmaßnahmen, Rotation, Personalentwicklung) sowie darüber hinaus gehende Wünsche der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters (Anlage 3) sind auf Wunsch der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters an die zuständige Abteilung weiterzuleiten. Diese informiert die Vorgesetzte/den Vorgesetzten und die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter über die weitere Vorgehensweise. 7. Einbindung in die Personalentwicklung Auf der Grundlage des Jahresgesprächs sollen im Einzelfall Personalführungsgespräche geführt werden, um Leistungspotentiale zu erörtern und ggf. weiterführende Förderungsmöglichkeiten aufzuzeigen bzw. anzubieten.

10 Das Jahresgespräch 9 8. Beispielhafte Fragen, über die sich die Vorgesetzte/der Vorgesetzte und die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter inhaltlich im Dialog austauschen können (s. Ziffer 2): a) Dialog über Tätigkeit und Aufgaben der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters (s. Ziffer 2 a)... aus der Perspektive der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters u.a.: Wie kommt die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter mit der Arbeit zurecht? Qualitativ? Quantitativ? Welche Arbeitsschwerpunkte werden im Aufgabenfeld der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters gesehen? Wie ist die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter mit den Arbeitsergebnissen zufrieden? Welche Arbeitsabläufe sollen geändert werden? Welche Tätigkeiten/Aufgaben liegen der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter besonders? Was bereitet der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter Schwierigkeiten? Was tut die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter eher ungern? Ist die Arbeitsverteilung angemessen? Sind die Aufgaben in übergeordnete Ziele eingebunden? Sind Ziele klar und realistisch definiert? Ist eine Änderung des Geschäftsverteilungsplans sinnvoll? Ist eine Änderung der Arbeitsplatzbeschreibung erforderlich? Sind notwendige Sachmittel verfügbar? Wie sind die Arbeitsplatzbedingungen? u.a.m.

11 Das Jahresgespräch 10 aus der Perspektive der Vorgesetzten/des Vorgesetzten u.a.: Welche sind spezifische Merkmale und Anforderungen, auf die es bei diesem Arbeitsplatz ankommt? Wie kommt die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter mit diesen spezifischen Anforderungen zurecht? Wo hat die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter besondere Stärken? Wo liegen ggf. Schwachpunkte? Wo wünscht sich die Vorgesetzte/der Vorgesetzte eine Veränderung des Arbeitsverhaltens? Bietet die Vorgesetzte/der Vorgesetzte entsprechende Rahmenbedingungen an? Bei Führungskräften: Wie wird mit Führungsverantwortung in bezug auf Motivation, Delegation, Information und Besprechungsmanagement umgegangen? Werden zugeordnete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angemessen, umfassend und rechtzeitig informiert? u.a.m.

12 Das Jahresgespräch 11 b) Dialog über die Zusammenarbeit zwischen der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten und der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter und umgekehrt (s. Ziffer 2 b)... aus der Perspektive der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters u.a.: Wird die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter angemessen, umfassend und rechtzeitig informiert? Wird die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter bezüglich der den Arbeitsbereich betreffenden Entscheidungen beteiligt? Wie selbständig kann die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter arbeiten? Wieviel Gestaltungsspielräume lässt die Vorgesetzte/der Vorgesetzte? Hängen die Arbeitsergebnisse der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters von (Vor-)Leistungen der Vorgesetzten/des Vorgesetzten ab? Inwieweit erhält die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter von der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten ausreichend Fürsorge und werden Entscheidungen von der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten mit getragen? Wie ist das Klima der Zusammenarbeit? Ist der Umgang offen und - insbesondere bei Konflikten - fair? Fühlt sich die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter akzeptiert und in den Leistungen bestätigt? Was sonst schätzt die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter besonders in der Zusammenarbeit mit der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten? u.a.m.

13 Das Jahresgespräch aus der Perspektive der Vorgesetzten/des Vorgesetzten u.a.: Wie wird die Vorgesetzte/der Vorgesetzte von der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter informiert, so dass der Arbeitsbereich der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters ausreichend durchschaubar ist? Wie zufrieden ist die Vorgesetzte/der Vorgesetzte in bezug auf Engagement, Leistungsbereitschaft und Motivation der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters? Wie schätzt die Vorgesetzte/der Vorgesetzte die Offenheit des Umgangs und das Klima der gegenseitigen Zusammenarbeit ein? Inwieweit werden Entscheidungen der Vorgesetzten/des Vorgesetzten von der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter mit getragen und umgesetzt? Inwieweit kann die Vorgesetzte/der Vorgesetzte sich auf die Loyalität der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters verlassen? Was sonst sagt der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten besonders zu in der Zusammenarbeit? Was stört? u.a.m. c) Dialog zum sozialen Umfeld (s. Ziffer 2 c)... in bezug auf die Zusammenarbeit mit Kolleginnen/Kollegen u.a.: Fühlt sich die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter gerecht behandelt? Wie sind die Kontakte und der Informationsfluss untereinander? Springt der/die eine für die andere/den anderen ein? Gibt es zwischen den Kolleginnen und Kollegen genügend Hilfestellung? Funktioniert die gegenseitige Vertretung?

14 Das Jahresgespräch 13 Wie 'gerecht' ist die Arbeitsverteilung durch die Vorgesetzte/den Vorgesetzten? Fühlten sich die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter im Vergleich mit anderen gerecht behandelt? Wie ist das Klima des Umgangs untereinander? Wie geht man mit Konflikten und Spannungen um? Wo und wann sollte sich die Vorgesetzte/der Vorgesetzte einschalten? u.a.m.... in bezug auf den Umgang mit Bürgern, Auftraggebern u.a.: Wie sieht die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter den Umgang mit Bürgern / Auftraggebern? Was motiviert die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter, was bereitet Schwierigkeiten? Wo braucht die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter (vorübergehend) Unterstützung durch die Vorgesetzte/den Vorgesetzten? Wie sieht die Vorgesetzte/der Vorgesetzte den Umgang der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters mit Bürgern/Auftraggebern? Wo und wie wünscht die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter sich veränderte Verhaltensweisen für die Zukunft? u.a.m.

15 Das Jahresgespräch in bezug auf die Zusammenarbeit mit anderen Organisationseinheiten,Verwaltungen und Einrichtungen: Wo sind die wesentlichen Schnittstellen in der Zusammenarbeit mit anderen Bereichen? Wie zufrieden sind die Vorgesetzte/der Vorgesetzte und die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter mit dieser Zusammenarbeit? Was sollte verändert/verbessert werden? Wo und in welchem Umfang sollte die Vorgesetzte/der Vorgesetzte unterstützend aktiv werden? Wird der Dienstweg eingehalten? u.a.m.

16 Das Jahresgespräch 15 d) Entwicklungsperspektiven (zusammenfassende Ergebnisse und Abspra- chen aus dem Dialog über Punkt 8. a bis c): Soll - Betrachtung für die Mitarbeiterin/den Mitarbeiter und die Vorgesetzte/den Vorgesetzten Was ändert die Vorgesetzte/der Vorgesetzte künftig? Was ändert die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter künftig? Wie sind die Ziele für die Arbeit und die Aufgabenerledigung in der nächsten Zeit qualitativ und quantitativ zu definieren? Welche Informationen sind auszutauschen und welche Informationsmedien werden eingesetzt? Welche Arbeitsabläufe werden geändert bzw. wie optimiert? Bei welchen Tätigkeiten sind Mehr- und Wenigerbelastungen akzeptabel? Inwieweit ist Delegation zu erweitern/einzuschränken? Ist ein Arbeitsplatzwechsel sinnvoll? Welche Kontrollen setzt die Vorgesetzte/der Vorgesetzte ein? Welche Unterstützung gibt die Vorgesetzte/der Vorgesetzte für die Realisierung der vereinbarten/angewiesenen Zielsetzungen? Für was und wie setzt sich die Vorgesetzte/der Vorgesetzte ein, um Intentionen und Wünsche der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters zu realisieren? Welche Fortbildung, welche Eigeninitiative ist erforderlich? In welchem Umfang sind Fördermöglichkeiten sinnvoll bzw. realisierbar? u.a.m.

17 Das Jahresgespräch 16 Literaturliste: Blitzer, Bernd: Mitarbeiterbeurteilung einmal umgekehrt. Ein Verfahren zur Beurteilung der direkten Vorgesetzten In: Zeitschrift Personal, Heft 45 (8), S , 1993 Dutfield, Mike; Eling, Christ: Gesprächsführung für Manager Mitarbeiter kompetent beraten und beurteilen Campus-Verlag, 1994 Fletcher, Clive: Leistungsbeurteilung In: Greif, Holling, Nicholson (Hg), Arbeits- und Organisationspsychologie, S. 292 ff, Psychologie-Verlags- Union, München 1989 KGSt: Das Mitarbeitergespräch, Bericht Nr.: 13/1992 Knebel, Heinz: Ersetzt das 'Mitarbeitergespräch' formalisierte Beurteilungssysteme? In: Zeitschrift Personal, Heft 46 (2), S , 1994

18 Das Jahresgespräch 17 Luhmann, Niklas: Vertrauen Ein Mechanismus der Reduktion sozialer Komplexität Enke-Verlag, Stuttgart 1989 Neuberger, Oswald: Das Mitarbeitergespräch Bratt Institut für Neues Lernen, Goch 1980 Nieder, Peter: Menschen führen, nicht Sachen bearbeiten In: Socialmanagement, Magazin für Organisation und Innovation Heft 3, S. 47 ff, Nomos-Verlag, Baden- Baden 1993

19 Das Jahresgespräch 18 Anlage 1 Bestätigung des Jahresgesprächs Das Jahresgespräch zwischen (bitte in Druckbuchstaben) Name, Vorname, Titel Vorgesetzte/r und Name, Vorname, Titel Mitarbeiter/in hat am stattgefunden. Düsseldorf, den Unterschrift Vorgesetzte/r Unterschrift Mitarbeiter/in

20 Das Jahresgespräch 19 Anlage 2 Vertrauliche Vereinbarungen

21 Das Jahresgespräch 20 Anlage 3 Zur Weiterleitung an Abteilung Gemeinsame Vorschläge z.b. zur beruflichen Qualifizierung der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters (Fortbildungen, Interesse an anderweitiger Verwendung, Rotation, Personalentwicklung) 2. Darüber hinaus hat die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter folgende Wünsche geäußert: Düsseldorf, den Unterschrift Vorgesetzte/r Unterschrift Mitarbeiter/in