Vorbereitungsbogen für das Mitarbeitergespräch für den/die Vorgesetzten/Führungskraft

Transkript

1 am: mit: EINFÜHRUNG: Vorbereitungsbogen für das Mitarbeitergespräch für den/die Vorgesetzten/Führungskraft Erklärung zur Handhabung des Vorbereitungsbogens: Der vorliegende Bogen dient zu Ihrer persönlichen Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch. Dieser Vorbereitungsbogen ist keine verbindliche Vorgabe sondern eine Hilfestellung, wie Sie das Gespräch strukturiert führen können und welches Verhalten im Gespräch förderlich ist. Sie müssen also nicht jede angeführte Frage behandeln. Der Raum für Notizen dient zur individuellen Vorbereitung auf das jeweilige Mitarbeitergespräch. Der Gesprächsleitfaden ist vom Vorgesetzten unmittelbar im Rahmen des Mitarbeitergespräches auszufüllen. Er ist kurz und prägnant gehalten. In ihm sollen nur die wichtigsten Ziele und Vereinbarungen so wie möglicherweise jene Punkte festgehalten werden, über welche Uneinigkeit zwischen Mitarbeiter und Führungskraft besteht. Der Gesprächsleitfaden und die Vorbereitungsbögen stehen auch im Intranet zur Verfügung. Hinweis: In diesem Vorbereitungsbogen werden alle nicht geschlechtsneutralen Begriffe in der männlichen Form verwendet. Selbstverständlich sind mit diesen Begriffen immer beide Geschlechter gemeint; so steht zum Beispiel der Begriff Mitarbeiter stets auch für die Mitarbeiterinnen. Grundsätzliches zum Mitarbeitergespräch: Das Mitarbeitergespräch ist ein.. Rückmeldegespräch: In einem Rückblick wird gemeinsam von Vorgesetztem und Mitarbeiter erörtert, ob die Ziele des letzten Mitarbeitergesprächs im abgelaufenen Jahr verwirklicht werden konnten. Dabei sollte auch das Anforderungsprofil für die konkrete Stelle dem aktuellen, individuellen Mitarbeiterprofil gegenüber gestellt werden. Zielvereinbarungsgespräch: Der Vorgesetzte vermittelt dem Mitarbeiter die Ziele des Unternehmens für das folgende Jahr und welche konkreten Ziele sich daraus für die Abteilung ergeben. Gemeinsam werden dann die einzelnen Ziele für den Mitarbeiter abgeleitet und im Gesprächsleitfaden festgehalten. Fördergespräch: Führungskraft und Mitarbeiter erarbeiten gemeinsam, welcher Entwicklungsbedarf auf dem jeweiligen Arbeitsplatz besteht bzw. welche persönlichen Entwicklungsziele der jeweilige Mitarbeiter hat. Dann werden die notwendigen Qualifikationsmaßnahmen im Gesprächsleitfaden festgehalten und festgelegt, wie die Führungskraft den Mitarbeiter beim Entwicklungsprozess unterstützen kann. Seite 1

2 I. Formale Gesprächsvorbereitung/Abwicklung Das Mitarbeitergespräch ist mindestens 1 x im Jahr zu führen. Vereinbaren Sie ca. ein bis zwei Wochen vorher mit Ihrem Mitarbeiter einen Termin und stimmen Sie dabei den Ort und den Termin verbindlich ab! Informieren Sie Ihren Mitarbeiter über den Zweck des Gesprächs und überreichen Sie ihm den Vorbereitungsbogen für die Mitarbeiter! Planen Sie mindestens eine bis zwei Stunden Zeit für das Gespräch ein! Können wichtige Themen nicht mehr angesprochen werden, kann ein kurzfristiger Fortsetzungstermin (möglichst innerhalb von 2 Wochen) vereinbart werden. Die Verantwortung für die inhaltliche Vorbereitung des Mitarbeitergespräches liegt bei beiden Gesprächspartnern, deshalb bereiten sich auch beide unabhängig voneinander auf das Gespräch vor. Die in einem (möglicherweise) vorhergehenden Mitarbeitergespräch festgelegten Ziele und der Vorbereitungsbogen stellen die Basis für die Vorbereitung dar. Wählen Sie einen ruhigen Besprechungsraum und bauen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre auf! Sorgen Sie dafür, dass Sie das Gespräch ohne Störungen und Unterbrechungen durch Dritte führen können! Die Gesprächszeit sollte zwischen Mitarbeiter und Führungskraft möglichst aufgeteilt sein. Das Mitarbeitergespräch setzt eine beiderseitige Bereitschaft voraus, sich auf die Betrachtungsweise des jeweils anderen einzulassen. Der Mitarbeiter ist nicht nur als Empfänger bestimmter Aufträge anzusehen, sondern als gestaltender Beteiligter. Legen sie Ziele jeweils für eines der 4 Themenbereiche -Zusammenarbeit -Arbeitssituation -Arbeitsaufgaben und -Entwicklungsziele und möglichkeiten fest. Dabei ist auf die Erreichbarkeit der Ziele zu achten. Halten Sie die Zielvereinbarungen in der Niederschrift (Gesprächsleitfaden) fest! Die letzte Seite des Gesprächsleitfadens ist an den Vorgesetzten der Führungskraft weiterzuleiten und gilt als Nachweis, dass das Mitarbeitergespräch durchgeführt wurde. Alle Zielvereinbarungen aus dem Bereich Entwicklungsziele und möglichkeiten, welche Aus- und Fortbildungsmaßnahmen betreffen, sind hier zu vermerken. Sonstige Zielvereinbarungen/Informationen können in beiderseitigem Einverständnis weitergeleitet werden. Das Mitarbeitergespräch findet unter vier Augen statt. Heben Sie die Vertraulichkeit des Mitarbeitergespräches hervor. Informationen aus dem Mitarbeitergespräch dürfen nur mit beiderseitigem Einverständnis weitergegeben werden. Legen Sie im Rahmen des Gespräches fest, ob Dritte von den Inhalten in Kenntnis gesetzt werden sollen! Dies ist unter Bemerkungen einzutragen. Es liegt in der Verantwortung der Führungskraft, den Verdacht auf Mobbing, Diskriminierung oder sexuelle Belästigung das Einverständnis des betroffenen Mitarbeiters vorausgesetzt dem nächsthöheren Vorgesetzten in einem persönlichen Gespräch mitzuteilen. Auch diese Umstände sind im Feld Bemerkungen festzuhalten. In besonders Konfliktsituationen kann mit Einverständnis beider Gesprächspartner eine von beiden ausgesuchte dritte unbeteiligte Person hinzugezogen werden. Seite 2

3 Unterschreiben Sie selbst die Niederschrift und lassen Sie Ihren Mitarbeiter ebenfalls unterschreiben! Falls Sie über die Inhalte der Niederschrift keine Einigung erzielen können und der Mitarbeiter die Unterschrift verweigert, müssen die Gründe hierfür von Seiten des Mitarbeiters im vorgesehenen Feld festgehalten werden. Seite 3

4 II Inhaltliche Vorbereitung 1) ZUSAMMENARBEIT und FÜHRUNG Nur durch eine gute Zusammenarbeit und einen transparenten Führungsstil wird die gemeinsame Arbeit als befriedigend und erfolgreich erlebt. Sie besprechen: Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit der Zusammenarbeit im Team? Gibt es Reibereien, persönliche Konflikte, Mobbing, Diskriminierung oder sexuelle Belästigung? Welche Stellung nimmt Ihr Mitarbeiter in Ihrem Team ein? Wie selbstständig arbeitet Ihr Mitarbeiter? Braucht er mehr Entscheidungsspielraum oder klarere Vorgaben? Wie geht das Team mit Meinungsverschiedenheiten und Konflikten um? Wie kann die Zusammenarbeit im Team verbessert werden? Wie gut arbeitet Ihr Mitarbeiter mit seinen Kollegen, anderen Abteilungen und anderen Berufsgruppen zusammen? Bekommt Ihr Mitarbeiter alle Informationen, die er zur Erledigung seiner Arbeit benötigt? Wie kann die Zusammenarbeit mit der Führungskraft verbessert werden? Erhält der Mitarbeiter regelmäßig Rückmeldung über seine Leistungen? Gibt es von Seiten des Mitarbeiters oder der Führungskraft besonders lobenswerte oder kritische Punkte? Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit der letzten Zielvereinbarung: Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Welche Faktoren haben die Zielerreichung gefördert bzw. verhindert. Welche konkreten Ziele werden für den Bereich Zusammenarbeit und Führung für die nächste Periode vereinbart?* Seite 4

5 2) ARBEITSSITUATION Welche Arbeitsbedingungen wirken sich fördernd auf die Arbeit aus und welche hemmend? Kommt es zu Störungen in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen? Welche Möglichkeiten gibt es, diese Störungen zu beheben? In welchem Zustand sind die Arbeitsmittel? (Werkzeug, Arbeitsmaterialien, Ausstattung, Maschinen, Telekommunikation etc.) Werden alle Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz eingehalten? Ist die notwendige Schutzkleidung vorhanden? Welche Belastungsfaktoren gibt es? (Lärm, Schmutz, unzureichende Beleuchtung des Arbeitsplatzes etc.) Wie ist die Vertretung geregelt? Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit der letzten Zielvereinbarung: Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Welche Faktoren haben die Zielerreichung gefördert bzw. verhindert. Welche konkreten Ziele werden für den Bereich Arbeitssituation für die nächste Periode vereinbart:* Seite 5

6 3) ARBEITSAUFGABE Ein richtig geführtes Mitarbeitergespräch gibt Ihrem Mitarbeiter Orientierung und Sicherheit bei der konkreten Bearbeitung der Aufgaben. Sie besprechen: bereiten ihm Schwierigkeiten? Wo liegen seine Stärken und wo seine Schwächen? Braucht der Mitarbeiter noch Unterstützung für bestimmte Arbeitsprozesse? Wie gut sind die Arbeitsabläufe organisiert? Gibt es Probleme in der Organisation? Was kann konkret verbessert werden? Zum Beispiel: Fallen zu bestimmten Zeiten des Tages besonders viele Aufgaben an? Könnten die Arbeitsabläufe verändert werden, um diese Häufung zu entzerren? Wie kann der Arbeitsablauf kundenfreundlicher gestaltet werden? die Arbeitsergebnisse Ihres Mitarbeiters hinsichtlich Umfang und Qualität ein? Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit der letzten Zielvereinbarung: Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Welche Faktoren haben die Zielerreichung gefördert bzw. verhindert. Welche Ziele hat das Unternehmen, welche Abteilungsziele und welche konkreten Zielvereinbarungen mit dem Mitarbeiter leiten sich im Bereich Aufgaben für das nächste Jahr davon ab:* Seite 6

7 4) ENTWICKLUNGSZIELE UND -MÖGLICHKEITEN Mitarbeiters und wie können Sie diese fördern? damit sich diese Perspektiven realisieren lassen? Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es? - und Weiterbildungen wurden bereits vereinbart? Hat der Mitarbeiter an diesen teilgenommen? Welche Weiterbildungen sind für die Zukunft sinnvoll? Gibt es Möglichkeiten für Jobrotation? hat. Hat der Beschäftigte Umsetzungswünsche, oder möchte er sich in anderer Hinsicht beruflich verändern? Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit der letzten Zielvereinbarung: Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Welche Faktoren haben die Zielerreichung gefördert bzw. verhindert. Welche konkreten Ziele werden für den Bereich Entwicklungsziele und möglichkeiten für die nächste Periode vereinbart:* Seite 7

8 III *Zielvereinbarungen: Wenn Ihre Ziele konkret, präzise, herausfordernd und erreichbar sind, so geben Sie dem Handeln eine Richtung. Die Zielvereinbarung soll sich auf einen definierten Zeitraum und die inhaltlichen Vorgaben des Mitarbeitergesprächs beziehen. Überlegen Sie, was Sie vereinbaren wollen: 1Was wollen Sie im Bereich der Zusammenarbeit und Führung, der Arbeitssituation, der Arbeitsaufgaben und / oder bei den Entwicklungszielen und -möglichkeiten vereinbaren? die Sie im gemeinsamen Gespräch erläutern! Ergebnisse sind ganz konkret beabsichtigt? Zeitrahmen fest! IV Anregungen für den Gesprächsverlauf Anregung für die Führungskraft Lassen Sie Ihren Mitarbeiter mindestens so viel reden wie Sie sich selbst und halten Sie keine Monologe! Unterbrechen Sie Ihren Mitarbeiter nicht! Fallen Sie ihm nicht ins Wort! Räumen Sie Ihrem Mitarbeiter Pausen und Bedenkzeit ein! Geben Sie Ihrem Mitarbeiter zunächst die Gelegenheit, von sich aus zu sagen, wie er sich und seine gesamte Arbeitssituation einschätzt! Hören Sie dabei ruhig zu! Gehen Sie auf die Argumente Ihres Mitarbeiters ein und fragen Sie nach: Habe ich richtig verstanden, dass...? Ermutigen Sie durch offene Fragen zum Sprechen: Was meinen Sie dazu? Welche Beispiele gibt es dafür? Sparen Sie nicht mit Lob und Anerkennung! Es ist der bessere Führungsstil! Beziehen Sie Ihre Einwände und Ihre Kritik konstruktiv auf das Arbeitsverhalten und die Arbeitsergebnisse Ihres Mitarbeiters! Anregungen für beide Gesprächspartner Lassen Sie den Gesprächspartner Ihre wertschätzende Haltung spüren: Bauen Sie Brücken auf! Sprechen Sie Konflikte offen an und diskutieren Sie Meinungsverschiedenheiten aus! Seien Sie bereit, auch eigene Versäumnisse und Fehler zuzugeben! Vermeiden Sie Killerphrasen, wie zum Beispiel: Das haben wir schon immer so gemacht! Achten Sie auf nonverbale Zeichen Ihres Gesprächspartners zum Beispiel: Wie ist der Blickkontakt? Wirkt ihr Gesprächspartner entspannt? Wie ist der Tonfall oder die Lautstärke der Stimme? Achten Sie auf Verständlichkeit und drücken Sie sich eindeutig aus! Vertreten Sie Ihren eigenen Standpunkt mit sachlichen Argumenten! wie wollen Sie damit umgehen? o Geben Sie Feedback über das Gespräch! o Heben Sie positive Aspekte und Gemeinsamkeiten aus dem Gespräch hervor! Seite 8