Worüber wir nicht reden, das lässt sich auch nicht verändern. Informationen. zum Mitarbeiterjahresgespräch

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1 Worüber wir nicht reden, das lässt sich auch nicht verändern Informationen zum Mitarbeiterjahresgespräch

2 I) Ziele und Nutzen von Mitarbeiterjahresgesprächen Die Weiterentwicklung einer Organisation wird von der Weiterentwicklung der Mitarbeiter/innen mitbestimmt. Dies lässt sich innerhalb von Managementprozessen umsetzen. Eine unverzichtbare Führungsaufgabe ist einerseits die Information der Mitarbeiter/innen und andererseits die Kommunikation mit ihnen. Die selbstverständlichste Kommunikation ist das unmittelbare Gespräch. Das persönliche Gespräch bleibt trotz des Anwachsens technischer Möglichkeiten in der Mitarbeiterführung das wichtigste Grundinstrument der Führung. Mitarbeiterjahresgespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern/innen sind Gespräche, die über die routinemäßige Alltagskommunikation hinausgehen und die nicht in direktem Zusammenhang mit der Erledigung der Arbeit stehen. Mitarbeiterjahresgespräche haben mehrere Vorteile. Der Dialog zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern/innen wird verstärkt und die sachliche Kommunikation wird gefördert. Als eine wichtige Voraussetzung für Motivation und Leistung können die Mitarbeiter/innen erfahren wo sie stehen und aktiv ihr Arbeitsfeld mitgestalten. Außerdem gewinnt der/die Vorgesetzte Informationen von Seiten der Mitarbeiter/innen und erfährt deren Bedürfnisse. Zur Gestaltung von produktiven und befriedigenden Arbeitsverhältnissen erhalten die Mitarbeiter/innen von den Führungskräften eine Möglichkeit der Orientierung und das Angebot entsprechender Hilfestellungen. Da dies innerhalb eines Unternehmens in relativ einheitlicher Form erfolgen soll, gibt es inhaltlich definierte Mitarbeitergespräche. Das Mitarbeiterjahresgespräch dient daher der Orientierung und nicht der Leistungsbeurteilung. Am Universitätsklinikum Heidelberg werden Mitarbeiterjahresgespräche nach einem einheitlichen Vorgehen mit dem vorliegenden Leitfaden (Version 3.3; Juni 2006) durchgeführt. Mit dieser Gesprächsart kann folgendes erreicht werden: Darstellung der persönlichen Arbeitssituation der Mitarbeiter/innen Förderung und Forderung der Eigeninitiative von Mitarbeitern/innen Ermöglichung von genauerer Selbsteinschätzung der Mitarbeiter/innen durch Rückmeldung Entstehung von Offenheit, Entwicklung und Vertiefung gegenseitigen Vertrauens Vertiefung des Verständnisses des Vorgesetzten für das Erleben der persönlichen Arbeitssituation der Mitarbeiter/innen. Förderung von Verantwortung des/der Vorgesetzten Entwicklung von Perspektiven für die Mitarbeiter/innen UKLHD/QM-AG/ Informationen zum MA-_Version3.3/ S.Ru./ Jun `06 Seite 2

3 II) Vorgehen (siehe auch Ablaufdiagramm auf der nächsten Seite) Der Leitfaden dient neben der Gesprächsvorbereitung als Gesprächsprotokoll/ Dokumentationsformular der beiden Teilnehmer. Auf der letzten Seite werden gemeinsame Vereinbarungen dokumentiert. 1. Das Mitarbeiterjahresgespräch wird mind. 1x pro Jahr geführt und die Durchführung im Nachweisbogen für den Vorgesetzten eingetragen (s. Anlage). 2. Das Gespräch führt der/die unmittelbare Vorgesetzte mit den Mitarbeitern/innen und ist Gesprächsleitung. 3. Die Gesprächsleiter/innen sind mindestens einen Tag in professioneller Gesprächführung und im Umgang mit dem Leitfaden geschult worden. 4. Der Gesprächstermin wird in der Regel mindestens eine Woche vorher vereinbart. 5. Die Schwerpunkte für das Gespräch, sind den Gesprächsteilnehmern bekannt. 6. Beide Gesprächteilnehmer bereiten sich auf das Gespräch vor. 7. Das Gespräch findet an einem geeigneten Ort statt. 8. Der Leitfaden wird nach dem Gespräch und den Eintragungen von den Gesprächspartnern unterschrieben und bleibt in der Obhut der Gesprächsteilnehmer. Das Dokument wird ggf. kopiert, damit jeder ein Exemplar besitzt. (Es hat sich in der Praxis bewährt, dass der Leitfaden des Mitarbeiters/ die Mitarbeiterin im Gespräch um die Notizen des Vorgesetzten ergänzt wird. Die beiden Gesprächpartner sprechen zu Beginn gemeinsam ab, wie es für sie am besten ist.) 9. Die Informationen des Gesprächs werden vertraulich behandelt. Der ausgefüllte Leitfaden ist nicht für weitere Personen bestimmt und wird in keinem Fall Bestandteil der Personalakte oder eines Zeugnisses. 10. Beim nächsten Gespräch verliert der vorherige ausgefüllte Leitfaden seine Gültigkeit und wird von beiden Gesprächspartnern vernichtet (Datenschutzmüll). UKLHD/QM-AG/ Informationen zum MA-_Version3.3/ S.Ru./ Jun `06 Seite 3

4 Universitätsklinikum Heidelberg: Mitarbeiterjahresgespräche Gesprächswunsch 1 Gesprächstermin mit MA vereinbaren 2 Leitfaden zur Vorbereitung an Mitarbeiter/in (MA) aushändigen 3 Gespräch durchführen 4 Gesprächsnotizen gemeinsam im Leitfaden abgleichen und somit Protokoll erstellen und unterschreiben (beide) 5 Vorgesetzte/r und MA erhalten jeweils ein Exemplar (vertraulicher Umgang!) 6 Spätestens nach 1 Jahr erneutes Gespräch Leitfaden MA- Informationen zum MA- Ausgefüllter Leitfaden 2 Exemplare Nachweisbogen des Vorgesetzten zu MA- Gesprächen Bemerkungen zu Arbeitsschritten (Nr. siehe Kästchen) 1 -Gespräch findet mind. 1x/Jahr statt -mindestens 1 Woche vorher Termin vereinbaren -Vorgesetzte/r hat im Vorfeld eine Schulung zur Gesprächsführung und zur Anwendung des Leitfadens erhalten 2 Das Leitfaden dient jeweils zur Gesprächsvorbereitung des MA und des Vorgesetzten. Der MA bekommt auch die Information zum MA- 3 - Gespräch zwischen 2 Personen: Vorgesetzte/r u. MA -findet an geeignetem Ort statt -Gesprächsteilnehmer machen sich ggf. beide Notizen im Leitfaden 4 -Leitfaden ggf. einmal kopieren -es muss sicher gestellt sein, dass nur Vorgesetzte/e und MA den ausgefüllten Leitfaden haben -Der Leitfaden mit den Notizen ist nicht für weitere Personen bestimmt 5 -Das ausgefüllte Leitfaden wird bis zum nächsten Gespräch von beiden Gesprächsteilnehmern an einem geschützten Ort aufbewahrt. -Vernichtung als Datenschutzmüll 6 -Der Vorgesetzte achtet auf Einhaltung des Zeitraums von max. 1 Jahr -Er/Sie dokumentiert die Durchführung des Gesprächs im Nachweisbogen -Zwischendurch kann von Seiten des Vorgesetzten oder der/ des MA ein zusätzlicher Gesprächstermin vereinbart werden Verantwortung/ Wer macht was? (siehe Nr. der Arbeitsschritte) Schritt: 1, 2, 3, 5: Vorgesetzte/r Schritt: 3, 4, 5: Mitarbeiter/in Bearbeitung: S. Rusch Püfung und Freigabe: S. Hetzel, E. Reisch, Dr. A. Michel Datum: Datum: Mai 2006 UKLHD/QM-AG/ Informationen zum MA-_Version3.3/ S.Ru./ Jun `06 Seite 4

5 III) Gesprächsablauf und mögliche Inhalte: 1. Gesprächseröffnung durch den Vorgesetzten 2. Absprache zur Gesprächsdauer (in der Regel maximal bis zu 1 Stunde) 3. Mögliche Inhalte des Gespräches: 3.1 Arbeitsinhalte 3.2 Arbeitsbedingungen 3.3 Zusammenarbeit mit den Vorgesetzten 3.4 Zusammenarbeit im Team 3.5 Einschätzung durch Vorgesetzte/n 3.6 Fortbildung 3.7 Berufliche Perspektiven 3.8 Treffen von Vereinbarungen 4. Dokumentation im Leitfaden 5. Gesprächsabschluss UKLHD/QM-AG/ Informationen zum MA-_Version3.3/ S.Ru./ Jun `06 Seite 5