Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch (MAVG)

Transkript

1 Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch (MAVG) Definition: Das Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch ist ein jährlich stattfindendes Vier-Augen- Gespräch im Rahmen der Personalentwicklung zwischen unmittelbaren Vorgesetzten und deren Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern. Inhaltliche Schwerpunkte sind Zusammenarbeit und Führung, Arbeitsergebnisse und Verhalten, individuelle Stärken und Schwächen, Qualifizierungsbedarfe und mögliche -maßnahmen sowie die persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Das Gespräch findet zusätzlich zu täglichen Gesprächen, routinemäßigen Dienstbesprechungen, der Mitarbeiterbesprechung, Beurteilungsgesprächen und Konfliktgesprächen statt. ( /14:30 Uhr) Zuordnung erfolgt über folgende Filter: Ausbildungsdurchführung Ausbildungsphase Handlungsfeld Thema Ausbildungsvorbereitung Ausbildungsvoraussetzungen Rahmenbedingungen Ausbildungsrahmenbedingungen Lern- u. Ausbildungsprozesse Personelle Ausstattung und Qualifikation der Ausbilder Inhalte Ausbildungsklima Feedback& Leistungsmessung Ausbildungsabschluss Sicherung von Lernerfolg Abbrüche Auszubildende Zielgruppe Ausbildungspersonal Unternehmen, Berufsschule, Bildungszentrum usw. x Geschäftsführer, Unternehmensleitung usw. x siehe auch: 360 Feedback (Eigenbild - Fremdbild), Analyse der Psychischen Belastungen, Führungskräftekompetenz, Führungskompetenz-Seisometer, Kommunikationstechniken, Mitarbeiter- Gespräch, Qualifikationsmatrix, Stresscheck, Teamtypenbestimmung, Training Needs Analysis (Bildungsbedarfsanalyse), Wissensidentifikation, Wissensbilanz Seite 1

2 Vorgehensweise: Die beigefügte Checkliste zum Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Durchführung eines solchen Gespräches. A (4) B (4) Inhaltliche Zusammenfassung "Worum geht es" Das Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch soll dazu beitragen, dass jede/r einzelne/r Mitarbeiter/in soweit wie möglich den jeweiligen Kenntnissen, Fähigkeiten und Wünschen entsprechend gefördert und gefordert wird. Das Gespräch verlangt von der/dem Vorgesetzten, sich über Stärken und Schwächen seiner Mitarbeiter/innen im Hinblick auf gegenwärtige und mögliche zukünftige Aufgabenstellungen und damit verbundenen Anforderungen Gedanken zu machen, sich mit dem eigenen Führungsverhalten und der Arbeitssituation im Verantwortungsbereich auseinander zu setzen. Das Gespräch verlangt von den Mitarbeiter/innen, sich über eigene Stärken und Schwächen im Hinblick auf gegenwärtige und mögliche zukünftige Aufgabenstellungen und damit verbundenen Anforderungen Gedanken zu machen, sich mit dem Führungsverhalten ihrer/ihres Vorgesetzten und der eigenen Arbeitssituation auseinander zu setzen. Das Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch ist ein sehr persönliches Gespräch, das von der Gegenseitigkeit lebt. Ein offener Dialog über Fragen von Zusammenarbeit und Führung kann dazu beitragen Vertrauen zu schaffen. Ziel des Gesprächs ist es Klarheit und Sicherheit in der Arbeitssituation herzustellen, die Motivation und die Arbeitszufriedenheit zu verbessern sowie das Arbeitsergebnis zu stärken. Inhalt "Was soll besprochen werden" Im Gespräch soll erörtert werden, wie Führung und Zusammenarbeit erlebt und wie die eigenen Entwicklungsmöglichkeiten gesehen werden. Das Gespräch bietet Raum für Anerkennung, Betonung der Stärken und positiven Entwicklungen. Es sollen aber auch Themen angesprochen werden, die belasten und die die Motivation, die Arbeitszufriedenheit und die Arbeitsfähigkeit im Alltag einschränken. Hierzu gehören auch (arbeitsbedingte) gesundheitliche Beeinträchtigungen, Belastungen durch Unter- und Überforderungen, Störungen durch verhaltensbedingte oder andere Konflikte mit einzelnen Personen aus dem Arbeitsumfeld sowie arbeitsorganisatorische Bedingungen, die die Vereinbarkeit von Beruf und Familie erschweren. Fragen zur Gestaltung der Arbeitsabläufe, der Arbeitsorganisation und zur Aufgabenwahrnehmung können ebenfalls Inhalt des Mitarbeiter/innen und Vorgesetztengesprächs sein, sofern sie nicht oder nicht hinreichend in der Mitarbeiterbesprechung thematisiert wurden. Weitere Inhalte des Gesprächs können wesentliche Veränderungen im Arbeitsbereich sein, die Auswirkungen auf Handlungs- und Entscheidungsspielräume des/ der Einzelnen haben. Seite 2

3 C Form "Wie soll es organisiert werden" Das Gespräch wird einmal jährlich geführt. Die Beachtung der folgenden Punkte ist eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg des Gesprächs: (1.1) sorgfältige Vor- und Nachbereitung (1.2) beide Gesprächspartner bereiten sich unabhängig voneinander inhaltlich auf das Gespräch und die Gesprächssituation vor (Eventuell Austausch der Vorbereitungsliste eine Woche vor dem Termin) (1.3) die Verantwortung für die Ablaufplanung und Nachbereitung des Gesprächs liegt insbesondere bei der bzw. dem Vorgesetzten D Empfehlungen rechtzeitige Information (2-3 Wochen vorher) der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über den Gesprächstermin Planung der Gespräche innerhalb eines überschaubaren Zeitraums Vermittlung im Vorfeld von Sinn, Nutzen und Ablauf des Gesprächs (4) fester zeitlicher Rahmen ohne Zeitdruck (5) ggf. Fortsetzung des Gesprächs innerhalb von zwei Wochen (6) Vermeidung jeglicher Störungen während des Gesprächs (7) Ergebnissicherung "Was bleibt" E F Konflikte "Wie geht man damit um" Soweit es grundsätzliche Bedenken gegen die Durchführung des Mitarbeiter/innen und Vorgesetztengespräch gibt, kann durch geschulte Personen Unterstützung (z.b. Information, Beratung und Moderation) bereitgestellt werden. Denkbar ist auch die Probleme in einer moderierten Mitarbeiter/innen - Besprechung zu lösen. Sollte das Gespräch nicht zu einvernehmlichen Vereinbarungen bzw. Ergebnissen führen, können die Gesprächsteilnehmer zusätzliche Beteiligte (z.b. Personalrat, Personalentwicklung, übergeordnete Vorgesetzte, o. a.) hinzuziehen. Kommunikation "Wie redet man am besten miteinander" Das für einen offenen Dialog erforderliche Vertrauen lässt sich nicht von heute auf morgen erzwingen. Vertrauen kann jedoch wachsen. Darum: Bereiten Sie sich gedanklich auf das Gespräch vor. Seite 3

4 Gehen Sie nicht mit einer festen Voreinstellung in das Gespräch. Akzeptieren Sie, dass man jeden Sachverhalt aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten kann. Nehmen Sie Ihren Gesprächspartner/ihre Gesprächspartnerin ernst und versuchen Sie die Sichtweise und Rolle des/der Anderen zu verstehen. (4) Hören Sie zu und fragen Sie nach, um Missverständnissen vorzubeugen. (5) (6) (7) (8) (9) (10) G Sprechen Sie Probleme und Schwierigkeiten offen und ehrlich an. Bemühen Sie sich um eine konkrete Beschreibung der Situation und vermeiden Sie Bewertungen. Analysieren Sie gemeinsam die Ursachen und suchen Sie nach Abhilfen. Bemühe Sie sich, negative Kritik so zu formulieren, dass ihr Gegenüber nicht verletzt wird, sondern die Kritik annehmen kann. Versuchen Sie nicht ein perfektes Bild von sich abzugeben. Gestehen Sie sich und ihrem Gesprächspartner /ihrer Gesprächspartnerin Fehler und Schwächen zu. Fassen Sie Ergebnisse (auch Zwischenergebnisse), auf die sie sich gemeinsam verständigt haben, kurz zusammen, um sicher zu gehen, dass beide dasselbe meinen. Behalten Sie nicht nur die Inhalte des Gespräches im Blick, sondern achten Sie auch auf die Gesprächsatmosphäre und machen sie diese wenn nötig - auch zum Thema Gehen Sie in ihr erstes Mitarbeiter/innen und Vorgesetztengespräch nicht mit überhöhten Erwartungen. Auch kleine Veränderungen sind Erfolge! Anmerkung Anmerkungen: Das Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch ist ein persönliches Gespräch. Trotz der erforderlichen Offenheit bestimmt jede/jeder Art und Inhalt der persönlichen Auskünfte selbst. Niemand ist verpflichtet, die eigene Privatsphäre offen zu legen. Perspektiven Wie geht es weiter Vorgesetzte fragen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Erfahrungen mit dem Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch. Die Ermittlung von Akzeptanz und Qualität des Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch ist Aufgabe der für Personalentwicklung verantwortlichen Stelle. Auf dieser Grundlage können spezifische Maßnahmen für Weiterbildung/ Betreuung entwickelt und durchgeführt werden (z.b. Kommunikationstraining, Beratung, Coaching,...). Seite 4

5 Die im Rahmen des Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräches zwischen den beiden Gesprächspartnern erzielten Vereinbarungen sind schriftlich festzuhalten und auch von beiden zu unterschreiben. Sie gehören nicht in die Personalakte. Jeder der Gesprächspartner erhält ein Exemplar der Vereinbarung. Die Richtlinien des Datenschutzes sind zu beachten. Deshalb soll unterschieden werden nach: (4) (5) Vereinbarungen, die zwischen den Gesprächspartnern vertraulich behandelt werden sollen und Vereinbarungen, von denen die Gesprächspartner der Auffassung sind, dass sie an Dritte weitergeben werden sollen. Sinn der Schriftform ist es, für beide Gesprächspartner einen verbindlichen Handlungsrahmen für das kommende Jahr zu formulieren. Dies gibt Sicherheit und Orientierung im alltäglichen Handeln. Die Unterschriften sollen dokumentieren, dass die Vereinbarungen gemeinsam getroffen worden sind und von beiden Gesprächspartnern getragen werden. Sich auf schriftliche Vereinbarungen einzulassen, ist für Mitarbeiter/innen sowie Vorgesetzte der Verwaltung gleichermaßen ungewohnt. Dieses soll insbesondere im ersten Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch berücksichtigt werden, um eine Überforderung der Gesprächspartnerinnen bzw. Gesprächspartner zu vermeiden. Es ist wichtig mit diesem neuen Instrument zunächst einmal Erfahrungen zu sammeln. Beide Gesprächspartner überprüfen im Laufe des Jahres oder zu den in der Vereinbarung festgesetzten Terminen die Umsetzung der Vereinbarung/en. Checkliste zur Vorbereitung: Das Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch gliedert sich inhaltlich in drei Bereiche: Aufgaben und Arbeitsumfeld, Führung und Zusammenarbeit, Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven. Die Grundlage für die Themen, die man in dem Gespräch ansprechen kann, bilden die Leitlinien zur Zusammenarbeit und Führung der Präsidialverwaltung. (Werden die Leitlinien in Ihrem Arbeitsalltag umgesetzt?) Sollten Sie bereits ein Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch geführt haben, basiert das darauf folgende Gespräch auch auf der Vereinbarung des vorherigen Gesprächs (Was haben wir vereinbart? Was ist daraus geworden?). Eine Gedankenstütze für das nächste Mitarbeiter/innen- und Vorgesetztengespräch stellt diese Checkliste dar. A Aufgaben und Arbeitsumfeld - will ich ansprechen Arbeitsziele/Zielorientierung Arbeitsschwerpunkte Quantität der Arbeit (4) Qualität der Arbeit Seite 5

6 (5) Aufgabenkritik (Was läuft gut? Was müsste besser werden? Was kann evtl. wegfallen? (6) Handlungs- und Entscheidungsräume (7) Kooperation / Zusammenarbeit mit Kollegen und Dritten / Teamarbeit (8) Führungsaufgabe der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters (9) Ausstattung des Arbeitsplatzes B Zusammenarbeit und Führung will ich ansprechen Information Informationsfluss Vermittlung und Aufgaben (4) Arbeitsanweisungen (5) Umgang mit MAB und Dienstbesprechungen (DB) C Kommunikation will ich ansprechen (6) Persönlicher Umgang/Ansprechbarkeit (7) Gegenseitige Rückmeldung D Motivation - will ich ansprechen Mitwirken an Entscheidungen Gestaltungsspielraum Rückhalt und Unterstützung (4) Anerkennung (5) Kritik E Entscheidungen will ich ansprechen Fachkompetenz Nachvollziehbarkeit Verlässlichkeit F Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven will ich ansprechen Wünsche und Erwartungen im Rahmen der jetzigen Aufgabenstellung Stärken und Schwächen im Rahmen der jetzigen Aufgabenwahrnehmung Wünsche und Erwartungen hinsichtlich der weiteren Entwicklung (4) Wünsche und Erwartungen zur Fortbildung ( /14:50 Uhr) Seite 6

7 Weiterführende Literatur: /15:34 Uhr Institut für Verwaltungsmanagement an der Verwaltungsakademie Berlin (Hrsg.): Leitfaden Mitarbeiter- und Vorgesetztengespräch. Eigenverlag, Berlin. Heft 1 Pinske-Bieber, Sabine, Mladek, Frank (2000): Mitarbeiter- und Vorgesetztengespräche (MVG) als Instrument eines strategischen Personalentwicklungskonzeptes. FU Berlin. Seite 7