Vorbereitungsbogen für das Mitarbeitergespräch. für den Mitarbeiter

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1 Vorbereitungsbogen für das Mitarbeitergespräch am: für den Mitarbeiter EINFÜHRUNG: Erklärung zur Handhabung des Vorbereitungsbogens: Der vorliegende Bogen dient zu Ihrer persönlichen Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch. Dieser Vorbereitungsbogen ist keine verbindliche Vorgabe, sondern eine Hilfestellung, in welchen Schritten Sie Ihre Anliegen vorbringen können und welches Verhalten im Gespräch förderlich ist. Sie müssen also nicht jede aufgeführte Frage behandeln. Der Raum für Notizen dient zur individuellen Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch. Der Leitfaden ist unmittelbar im Rahmen des Mitarbeitergespräches von der Führungskraft auszufüllen. Er ist kurz und prägnant gehalten. In ihm sollen nur die wichtigsten Ziele und Vereinbarungen so wie möglicherweise jene Punkte festgehalten werden, über welche Uneinigkeit zwischen Mitarbeiter und Führungskraft besteht. Der Leitfaden und der Vorbereitungsbögen stehen im Intranet zur Verfügung. Hinweis: In diesem Vorbereitungsbogen werden alle nicht geschlechtsneutralen Begriffe in der männlichen Form verwendet. Selbstverständlich sind mit diesen Begriffen immer beide Geschlechter gemeint; so steht zum Beispiel der Begriff Mitarbeiter stets auch für die Mitarbeiterinnen. Grundsätzliches zum Mitarbeitergespräch: Das Mitarbeitergespräch ist ein.. Rückmeldegespräch: In einem Rückblick wird gemeinsam von Mitarbeiter und Vorgesetztem erörtert, ob die Ziele des letzten Mitarbeitergesprächs im abgelaufenen Jahr verwirklicht werden konnten. Dabei sollte auch das Anforderungsprofil für die konkrete Stelle dem aktuellen, individuellen Mitarbeiterprofil gegenüber gestellt werden. Zielvereinbarungsgespräch: Der Vorgesetzte vermittelt dem Mitarbeiter die Ziele des Unternehmens für das folgende Jahr und welche konkreten Ziele sich daraus für die Abteilung ergeben. Gemeinsam werden dann die einzelnen Ziele für den Mitarbeiter abgeleitet und im Gesprächsleitfaden festgehalten. Fördergespräch: Mitarbeiter und Führungskraft erarbeiten gemeinsam, welcher Entwicklungsbedarf auf dem jeweiligen Arbeitsplatz besteht bzw. welche persönlichen Entwicklungsziele der jeweilige Mitarbeiter hat. Dann werden die notwendigen Qualifikationsmaßnahmen im Gesprächsleitfaden festgehalten und festgelegt, wie die Führungskraft den Mitarbeiter beim Entwicklungsprozess unterstützen kann. Seite

2 I. Formale Gesprächsvorbereitung/Abwicklung Das Mitarbeitergespräch ist mindestens 1 x im Jahr zu führen. Der Vorgesetzte vereinbart ca. ein bis zwei Wochen vorher mit dem Mitarbeiter einen verbindlichen Termin! Auch der Vorbereitungsbogen wird dem Mitarbeiter seitens des Vorgesetzten ausgehändigt. Planen Sie mindestens eine bis zwei Stunden Zeit für das Gespräch ein! Können wichtige Themen nicht mehr angesprochen werden, kann ein kurzfristiger Fortsetzungstermin (möglichst innerhalb von 2 Wochen) vereinbart werden. Die Verantwortung für die inhaltliche Vorbereitung des Mitarbeitergespräches liegt bei beiden Gesprächspartnern, deshalb bereiten sich auch beide unabhängig voneinander auf das Gespräch vor. Die in einem (möglicherweise) vorhergehenden Mitarbeitergespräch festgelegten Ziele und der Vorbereitungsbogen stellen die Basis für die Vorbereitung dar. Der Vorgesetzte hat dafür Sorge zu tragen, dass das Mitarbeitergespräch in einem ruhigen Besprechungsraum ohne Störungen und Unterbrechungen durch Dritte abgehalten werden kann. Die Gesprächszeit sollte zwischen Mitarbeiter und Führungskraft möglichst aufgeteilt sein. Das Mitarbeitergespräch setzt eine beiderseitige Bereitschaft voraus, sich auf die Betrachtungsweise des jeweils anderen einzulassen. Der Mitarbeiter ist nicht nur als Empfänger bestimmter Aufträge anzusehen, sondern als gestaltender Beteiligter. Ziele sind jeweils für eines der 4 Themenbereiche -Zusammenarbeit -Arbeitssituation -Arbeitsaufgaben und -Entwicklungsziele und möglichkeiten festzulegen. Dabei ist auf die Erreichbarkeit der Ziele zu achten. Die Zielvereinbarungen werden im Gesprächsleitfaden festgelegt! Das Mitarbeitergespräch ist vertraulich und findet unter vier Augen statt. Informationen aus dem Mitarbeitergespräch dürfen nur mit beiderseitigem Einverständnis weitergegeben werden. Es ist im Rahmen des Gespräches festzulegen, falls Dritte von bestimmten Inhalten in Kenntnis gesetzt werden sollen! Dies ist unter Bemerkungen einzutragen. Es liegt in der Verantwortung der Führungskraft, den Verdacht auf Mobbing, Diskriminierung oder sexuelle Belästigung das Einverständnis des betroffenen Mitarbeiters vorausgesetzt dem nächsthöheren Vorgesetzten in einem persönlichen Gespräch mitzuteilen. Auch diese Umstände sind im Feld Bemerkungen festzuhalten. Der Vorgesetzte leitet die letzte Seite des Gesprächsleitfadens an den Vorgesetzten der Führungskraft weiter. Dies gilt als Nachweis, dass das Mitarbeitergespräch durchgeführt wurde. Alle Zielvereinbarungen aus dem Bereich Entwicklungsziele und möglichkeiten, welche Aus- und Fortbildungsmaßnahmen betreffen, sind hier zu vermerken. Sonstige Zielvereinbarungen/Informationen können weitergeleitet werden. In besonderen Konfliktsituationen kann mit Einverständnis beider Gesprächspartner eine von beiden ausgesuchte dritte unbeteiligte Person hinzugezogen werden. Seite

3 Der Gesprächsleitfaden wird von Vorgesetztem und Mitarbeiter unterfertigt. Der Mitarbeiter erhält eine Kopie. Falls Sie über die Inhalte der Niederschrift keine Einigung erzielen können und Sie oder der Vorgesetzte die Unterschrift verweigern, müssen die Gründe hierfür auf einem gesonderten Blatt festgehalten werden. Seite

4 II Inhaltliche Vorbereitung 1) ZUSAMMENARBEIT und FÜHRUNG Nur durch eine gute Zusammenarbeit und einen transparenten Führungsstil wird die gemeinsame Arbeit als befriedigend und erfolgreich erlebt. Sie besprechen: Wie zufrieden sind Sie mit der Zusammenarbeit im Team? Gibt es Reibereien, persönliche Konflikte, Mobbing, Diskriminierung oder sexuelle Belästigung? Welche Stellung nehmen Sie im Team ein? Wie selbstständig arbeiten Sie? Brauchen Sie mehr Entscheidungsspielraum oder klarere Vorgaben? Wie geht das Team mit Meinungsverschiedenheiten und Konflikten um? Wie kann die Zusammenarbeit im Team verbessert werden? Wie gut arbeitet Sie mit Ihren Kollegen und anderen Abteilungen zusammen? Bekommen Sie alle Informationen, die Sie zur Erledigung Ihrer Arbeit benötigt? Wie kann die Zusammenarbeit mit der Führungskraft verbessert werden? Erhalten Sie regelmäßig Rückmeldung über Ihre Leistungen? Gibt es von Ihrerseits besonders lobenswerte oder kritische Punkte an der Führungskraft Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit der letzten Zielvereinbarung: Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Welche Faktoren haben die Zielerreichung gefördert bzw. verhindert. Welche konkreten Ziele werden für den Bereich Zusammenarbeit und Führung für die nächste Periode vereinbart?* Seite

5 2) ARBEITSSITUATION Welche Arbeitsbedingungen wirken sich fördernd auf die Arbeit aus und welche hemmend? Kommt es zu Störungen in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen? Welche Möglichkeiten gibt es, diese Störungen zu beheben? In welchem Zustand sind die Arbeitsmittel? (Werkzeug, Arbeitsmaterialien, Ausstattung, Maschinen, Telekommunikation etc.) Werden alle Vorschriften zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz eingehalten? Ist die notwendige Schutzkleidung vorhanden? Welche Belastungsfaktoren gibt es? (Lärm, Schmutz, unzureichende Beleuchtung des Arbeitsplatzes etc.) Wie ist die Vertretung geregelt? Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit der letzten Zielvereinbarung: Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Welche Faktoren haben die Zielerreichung gefördert bzw. verhindert. Welche konkreten Ziele werden für den Bereich Arbeitssituation für die nächste Periode vereinbart:* Seite

6 3) ARBEITSAUFGABE Ein richtig geführtes Mitarbeitergespräch gibt Ihnen Orientierung und Sicherheit bei der konkreten Bearbeitung der Aufgaben. Sie besprechen: s sind Ihre Aufgaben? Ihnen besonders und welche bereiten Ihnen Schwierigkeiten? Wo liegen Ihre Stärken und wo Ihre Schwächen? Brauchen Sie noch Unterstützung für bestimmte Arbeitsprozesse? Wie gut sind die Arbeitsabläufe organisiert? Gibt es Probleme in der Organisation? Was kann konkret verbessert werden? Zum Beispiel: Fallen zu bestimmten Zeiten des Tages besonders viele Aufgaben an? Könnten die Arbeitsabläufe verändert werden, um diese Häufung zu entzerren? Wie kann der Arbeitsablauf kundenfreundlicher gestaltet werden? Wie werden Ihre Arbeitsergebnisse hinsichtlich Umfang und Qualität eingeschätzt? Was würden Sie am liebsten verändern! Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit der letzten Zielvereinbarung: Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Welche Faktoren haben die Zielerreichung gefördert bzw. verhindert. Im Mitarbeitergespräch werden die Unternehmensziele, die davon abgeleiteten Abteilungsziele und in der Folge die konkreten Mitarbeiterziele für das nächste Jahr besprochen bzw. festgelegt: * Seite

7 4) ENTWICKLUNGSZIELE UND -MÖGLICHKEITEN - und Weiterbildungen wurden bereits vereinbart? Haben sie an diesen teilgenommen? Welche Weiterbildungen sind für den gegenwärtigen Aufgabenbereich sinnvoll? Gibt es Möglichkeiten für Jobrotation? Welche Perspektiven sehen Sie für Ihre berufliche Entwicklung und wie kann der Vorgesetzte diese fördern? tun, damit sich diese Perspektiven realisieren lassen? Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es? Haben Sie innerbetriebliche Veränderungswünsche. Haben Sie Umsetzungswünsche, oder möchten Sie sich in anderer Hinsicht beruflich verändern? Betrachten Sie den zurückliegenden Zeitraum seit der letzten Zielvereinbarung: Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Welche Faktoren haben die Zielerreichung gefördert bzw. verhindert. Welche konkreten Ziele werden für den Bereich Entwicklungsziele und möglichkeiten für die nächste Periode vereinbart:* Seite

8 III *Zielvereinbarungen: Wenn Ihre Ziele konkret, präzise, herausfordernd und erreichbar sind, so geben Sie Ihrem Handeln eine Richtung. Die Zielvereinbarung soll sich auf einen definierten Zeitraum und die inhaltlichen Vorgaben des Mitarbeitergesprächs beziehen. Überlegen Sie, was Sie vereinbaren wollen: 1Was wollen Sie im Bereich der Zusammenarbeit und Führung, der Arbeitssituation, der Arbeitsaufgaben und / oder bei den Entwicklungszielen und -möglichkeiten vereinbaren? die Sie im gemeinsamen Gespräch erläutern! Ergebnisse sind ganz konkret beabsichtigt? ichung einen Zeitrahmen fest! IV Anregungen für den Gesprächsverlauf Anregungen für Beschäftigte Gehen Sie offen und aufgeschlossen in das Mitarbeitergespräch! Zeigen Sie Verständnis: Versetzen Sie sich auch einmal in die Rolle Ihrer Führungskraft! Nutzen Sie die Chance, ungestört mit Ihrer Führungskraft zu sprechen! Sie können Themen ansprechen, die Sie in der Gruppe nicht ansprechen möchten. Äußern Sie Kritik sachlich und auf konkrete Beispiele bezogen! Hören Sie sich Kritik ruhig an, prüfen Sie, ob diese zutrifft, und seien Sie über Widerspruch nicht gekränkt! Anregungen für beide Gesprächspartner Lassen Sie den Gesprächspartner Ihre wertschätzende Haltung spüren: Bauen Sie Brücken auf! Sprechen Sie Konflikte offen an und diskutieren Sie Meinungsverschiedenheiten aus! Seien Sie bereit, auch eigene Versäumnisse und Fehler zuzugeben! Vermeiden Sie Killerphrasen, wie zum Beispiel: Das haben wir schon immer so gemacht! Achten Sie auf nonverbale Zeichen Ihres Gesprächspartners zum Beispiel: Wie ist der Blickkontakt? Wirkt ihr Gesprächspartner entspannt? Wie ist der Tonfall oder die Lautstärke der Stimme? Achten Sie auf Verständlichkeit und drücken Sie sich eindeutig aus! Vertreten Sie Ihren eigenen Standpunkt mit sachlichen Argumenten! wie wollen Sie damit umgehen? o Geben Sie Feedback über das Gespräch! o Heben Sie positive Aspekte und Gemeinsamkeiten aus dem Gespräch hervor! Seite