Workshop 4 Legal IT. Best Practices aus dem Kanzleialltag

Transkript

1 Workshop 4 Legal IT Best Practices aus dem Kanzleialltag

2 Begrüßung

3 Vorstellung der Teilnehmer

4 Teil 1 - IT-Security im Pitch - Softwaretrends im Rechtsmarkt (HypeCycle) Teil 2 - Geschäftsentwicklung und Marketing mit Legal IT Teil 3 - Anwaltliches Arbeiten und Kanzleisteuerung mit grafischen Systemen

5 Wirtschaftskanzleien operieren mit Informationen über Mandanten, die große Bedeutung für deren Geschäftstätigkeit und Wettbewerbsfähigkeit haben und teilweise von höchster Geheimhaltungsbedürftigkeit sind. Beispiele für IT-relevante Risikofelder sind dabei: - Buchhaltung - - Hardware-Provider - Software-Provider - BYOD - Collaboration Platforms Betroffen ist auch sonstiger Datenverkehr, zum Beispiel mit Schreibbüros, Übersetzungsdiensten und zu Archivierungszwecken

6 Grundlagen Der notwendige Schutz von Informationen wird allgemein durch das Zusammenspiel verschiedenster gesetzlicher Bestimmungen, wie zum Beispiel den Datenschutzgesetzen, sowie berufsrechtlicher Bestimmungen definiert. Je nach Mandatslage können auch ausländische Rechtsnormen anwendbar sein. Bundesrechtsanwaltsordnung 43a Grundpflichten des Rechtsanwalts Absatz 2: Der Rechtsanwalt ist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Diese Pflicht bezieht sich auf alles, was ihm in Ausübung seines Berufes bekanntgeworden ist. Dies gilt nicht für Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen.

7 Berufsordnung für Rechtsanwälte 2 Verschwiegenheit Absatz 1: Der Rechtsanwalt ist zur Verschwiegenheit berechtigt und verpflichtet. Absatz 2: Das Recht und die Pflicht zur Verschwiegenheit beziehen sich auf alles, was ihm in Ausübung seines Berufes bekannt geworden ist, und bestehen nach Beendigung des Mandats fort. Unmittelbar bevor steht eine Neuregelung von 2 BORA. Danach soll kein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht vorliegen soweit das Verhalten des Rechtsanwalte im Rahmen der Arbeitsabläufe der Kanzlei einschließlich der Inanspruchnahme von Leistungen Dritter erfolgt und objektiv einer üblichen, von der Allgemeinheit gebilligten Verhaltensweise im sozialen Leben entspricht (Sozialadäquanz).

8 Beispiele für Konsequenzen bei Nichtbeachtung - Strafbarkeit nach 203 StGB - Anwaltsgerichtliche Sanktionen - Schadensersatz - Verlust des Mandats / Mandanten Selbst bei Einhaltung der einschlägigen Gesetze und berufsrechtlichen Vorgaben kann es jedoch zu Datenverlusten kommen. Mandanten verlangen daher vor der Mandatierung mehr, z.b.: - Implementierung mandantenseitiger Standards - Einhaltung allgemeiner, zertifizierter Standards (z.b. ISO 27001). Dazu werden im Rahmen von Pitches Outside Counsel Agreements vorgelegt, Fragenkataloge übersandt oder Audits verlangt. Umfasst sind davon sowohl technische, als auch organisatorische Punkte.

9 International Legal Technology Association (ILTA) ISO is quickly becoming a standard for information security in the legal industry. Recognized as an ideal platform for building a secure environment in your organization, ISO assures clients that their most sensitive information is safeguarded in accordance with world class standards. Law firms across the globe have either achieved this certification or are in the process of doing so. Below are a few of the firms that have committed to ISO for their most critical systems. sarykey=31304e d-d170aed4d3fe

10 Inhalt der ISO Die ISO wurde entworfen, um die Auswahl geeigneter Sicherheitsmechanismen zum Schutz sämtlicher Assets in Wertschöpfungsketten sicherzustellen. Sie umfasst mehr als einhundert Kontrollmaßnahmen in über dreißig Kontrollbereichen, die alle relevanten Schutzbereiche berücksichtigen. Die ISO definiert jedoch keine konkreten Maßnahmen, diese sind vielmehr unter Berücksichtigung der geschäftlichen Erfordernisse und unter Bewertung der jeweiligen Risiken individuell zu definieren und Umzusetzen. Best-Practice zu den Kontrollmaßnahmen die aber nicht verbindlich für die Umsetzung sind ergeben sich aus ISO

11 Strukturgrundlage ist der Ablauf: - Planen - Ausführen - Kontrollieren - Optimieren (engl.: PDCA). VOREST AG

12 IT-Circle 23. April 2015 (Frankfurt) - Was ist ein Hype Cycle? - Welche Legal Technologies gibt es heute bzw. welche zeichnen sich am Horizont ab? - Wie ordnen wir die Legal Technologies in einem Hype Cycle ein und welches sind demzufolge die Hot Spots, mit denen Wirtschaftskanzleien in Deutschland kurz- und mittelfristig konfrontiert werden?

13 Aufmerksamkeit Gipfel der überzogenen Erwartungen Plateau der Produktivität Pfad der Erleuchtung Tal der Enttäuschungen Technologischer Auslöser Zeit

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15 Was verstehen wir unter Legal Technologies, was nicht? - Technologie / Informationstechnologie / Software für Kanzleien - Technologie sollte breiten Einsatz in größeren Kanzleien finden, keine Speziallösung für kleine Inselgruppe - Anwendernahe Applikationen, welche die Geschäftsprozesse unterstützen, keine branchenneutrale Basistechnologien (z.b. Server- Virtualisierung) Weitere Vorgehensweise: - Gemeinsame Sammlung von Technologien - Individuelle Einordnung in Hype Cycle Phasen - Zusammenführung der einzelnen Positionierungen

16 Die Vorgehensweise

17 Aufmerksamkeit Big Data / Business Intelligence Private, virtuelle Datenräume ISO Records Management ebilling Knowledge Management Enterprise Search Dokumentenvergleich Archivierung Document Automation Bring your own Device Data Leakage Prevention Künstliche Intelligenz Nächste Generation / Digitale Kommunikation 4.0 Integration von Legal Service Providern Management Dashboard / Controlling Risk & Compliance Management Data Reduction Tools Cloud Computing Aut. Zeiterfassung / Time Grabbing Legal Project Management Audio & Video Kommunikation/Conferencing Digitale Aktenführung / Document Management CRM / Kontakt Management Mobiles Arbeiten Zeit

18 Teil 1 - IT-Security im Pitch - Softwaretrends im Rechtsmarkt (HypeCycle) Teil 2 - Geschäftsentwicklung und Marketing mit Legal IT Teil 3 - Anwaltliches Arbeiten und Kanzleisteuerung mit grafischen Systemen

19 Teil 1 - IT-Security im Pitch - Softwaretrends im Rechtsmarkt (HypeCycle) Teil 2 - Geschäftsentwicklung und Marketing mit Legal IT Teil 3 - Anwaltliches Arbeiten und Kanzleisteuerung mit grafischen Systemen

20 Uhr Pause Uhr Präsentation der Workshop Ergebnisse im Plenum Christian Pothe, LL.M. Rechtsanwalt / Attorney at Law Esplanade Hamburg pothe@lawfirm-coo.de