Alle Jahre wieder: Die ordentliche Generalversammlung steht an!

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1 Alle Jahre wieder: Die ordentliche Generalversammlung steht an! 1. Einleitung Wird es Frühling, müssen sich alle Kapitalgesellschaften (u.a. AG, GmbH, Genossenschaft) zumindest schon mal gedanklich mit der Generalversammlung befassen, sofern sie das Geschäftsjahr am abschliessen. Das Gesetz verlangt, dass die ordentliche Generalversammlung alljährlich innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres stattfinden muss. Im Folgenden werden einige rechtliche Grundsätze sowie Empfehlungen für die Vorbereitung, Einberufung und Durchführung der ordentlichen Generalversammlung (nachfolgend GV) zusammengefasst, um Ihnen das jährliche Prozedere etwas zu erleichtern. Die Ausführungen sind auf die AG zugeschnitten. Für die GmbH und die Genossenschaften gelten zum Teil analoge oder ähnliche Regeln, jedoch enthält das Gesetz für diese Rechtsformen auch abweichende Bestimmungen. 2. Vorbereitung der Generalversammlung Der Verwaltungsrat ist von Gesetzes wegen verpflichtet, die GV vorzubereiten. Als oberstes Organ hat die GV unter anderem folgende Aufgaben: - Die Wahl der Mitglieder des Verwaltungsrates und der Revisionsstelle - Die Genehmigung des Jahresberichtes und der Konzernrechnung - Die Genehmigung der Jahresrechnung sowie die Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinnes, insbesondere die Festsetzung der Dividende und der Tantieme - Die Entlastung der Mitglieder des Verwaltungsrates Die Aktionäre üben ihre Mitwirkungsrechte in der GV aus. Das Recht auf eine Teilnahme an der GV ist essentiell und darf daher keinesfalls eingeschränkt oder gar aufgehoben werden. Der Verwaltungsrat muss zahlreiche Formvorschriften und Fristen für eine korrekte Einberufung der Generalversammlung beachten. Damit der Verwaltungsrat die GV überhaupt einberufen kann, muss der Geschäftsbericht, bestehend aus der Jahresrechnung, dem Jahresbericht und evtl. der Konzernrechnung erstellt sein. Weiter muss der Revisionsbericht vorliegen, ausser wenn sämtliche Aktionäre bei Gesellschaften mit nicht mehr als 10 Vollzeitstellen auf die eingeschränkte Revision verzichtet haben. Bei grösserem Aktionärskreis muss sich der Verwaltungsrat auch Gedanken machen, wie er die Zutrittskontrolle sicherstellt und die Anzahl der vertretenen Stimmen ermittelt. Je nach Situation sind Stimmkarten für eine geheime Abstimmung vorzubereiten. 1

2 Der umsichtige Verwaltungsrat wird vorausschauend mögliche Fragen von Aktionären antizipieren und entsprechende Antworten darauf vorbereiten. Es ist auch ratsam, anlässlich der GV ein Exemplar der aktuellen Statuten, des Organisationsreglements sowie des Obligationenrechts zur Hand zu haben. 3. Die Einberufung der GV 3.1 Traktanden Für die Einberufung der GV muss der Verwaltungsrat eine Traktandenliste erstellen. Es lohnt sich, die Verhandlungsgegenstände sorgfältig zu formulieren. Diese müssen einerseits konkret genug sein, damit sich der Aktionär ein Bild über den Inhalt machen kann. Da sich aber die Verhältnisse während der Einladungsfrist noch ändern können, sollten die Traktanden so weit gefasst werden, dass der Verwaltungsrat über genügend Handlungsspielraum verfügt. Stellt sich Verwaltungsrat Meier für die anstehende Wiederwahl zur Verfügung, empfiehlt es sich, das Traktandum nicht mit Wiederwahl von Herrn Meier als Verwaltungsrat zu formulieren, sondern schlicht mit Wahlen. Das gibt dem Verwaltungsrat Handlungsspielraum im Fall von unvorhergesehenen Ereignissen vor dem Tag der GV. 3.2 Minderheitenschutz Aktionäre, die 10% des Aktienkapitals vertreten, können die Einberufung einer GV verlangen. Aktionäre, die Aktiennennwerte von mindestens CHF 1 Mio. halten, können die Traktandierung eines Verhandlungsgestenstandes verlangen. Können Traktandierungsbegehren von dazu berechtigten Aktionären nicht ausgeschlossen werden, empfiehlt es sich, den Termin der GV frühzeitig bekannt zu geben und gleichzeitig eine Frist anzusetzen, bis wann die berechtigten Aktionäre die Traktandenbegehren einzureichen haben. 3.3 Anträge In der Einberufung sind zu den Traktanden auch die Anträge des Verwaltungsrates und der Aktionäre bekannt zu geben, welche die Durchführung einer GV oder die Traktandierung von Verhandlungsgegenständen verlangt haben. Über Anträge zu nicht traktandierten Verhandlungsgegenständen kann die GV keine Beschlüsse fassen, mit Ausnahme über Anträge zur Einberufung einer ausserordentlichen GV oder Durchführung einer Sonderprüfung. Wurde bisher auf eine Revisionsstelle verzichtet, kann an der GV eine Revisionsstelle gewählt werden, falls das ein Aktionär spätestens 10 Tage vorher verlangt. Statutenänderungen stellen Anträge dar, weshalb ihr Wortlaut in die Einberufung aufzunehmen ist. Die Aktionäre können zu traktandierten Verhandlungsgegenständen an der GV eigene Anträge stellen. Auch der Verwaltungsrat kann seine in der Einberufung bekanntgegebenen Anträge in der GV abändern. 2

3 3.4 Frist und Form Der Verwaltungsrat muss die GV spätestens 20 Tage vor dem Versammlungstag in der von den Statuten vorgesehenen Form einberufen. In den Statuten kann eine längere Frist vorgesehen sein. Bei Namenaktien werden die Einladungen in aller Regel mit der Post versandt. Umstritten ist, ob die Einladung 20 Tage vor der GV eintreffen muss oder ob das Datum des Poststempels massgebend ist. Aus meiner Sicht sollte hier der Verwaltungsrat kein Anfechtungsrisiko eingehen und bei der Postaufgabe die für die Beförderung benötigte Zeit einrechnen. Bei Inhaberaktien erfolgt die Einberufung durch Publikation, z. B. im SHAB. Bei einer Publikation muss der Zeitraum zwischen Veröffentlichung und Versammlungstag mindestens 20 Tage betragen, wobei der Tag der Veröffentlichung und der Versammlungstag nicht mitgezählt werden. In der Einberufung muss zwingend darauf hingewiesen werden, dass der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht (falls nicht auf die eingeschränkte Revision verzichtet wurde) während 20 Tagen vor der GV am Gesellschaftssitz zur Einsicht aufliegen und dass jeder Aktionär verlangen kann, dass ihm eine Ausfertigung unverzüglich zugestellt wird. Diese Hinweise sind bei Namenaktien zwingend durch schriftliche Mitteilung, bei Inhaberaktien durch Publikation im SHAB sowie in der von den Statuten vorgeschriebenen Form vorzunehmen. 3.5 Universalversammlung Die Eigentümer oder Vertreter sämtlicher Aktien können jederzeit und ohne Einhaltung der Fristen und Formvorschriften eine GV abhalten, falls dagegen kein Widerspruch erhoben wird. An einer sogenannten Universalversammlung kann über alle in die Zuständigkeit der GV fallenden Verhandlungsgegenstände Beschluss gefasst werden, solange die Eigentümer oder Vertreter sämtlicher Aktien anwesend sind. Verlässt ein Aktionär den Saal oder erhebt er während der Versammlung doch noch Widerspruch, sind ab diesem Zeitpunkt die Voraussetzungen für die Universalversammlung nicht mehr erfüllt. 3.6 Anfechtung und Nichtigkeit von GV-Beschlüssen Beschlüsse, die anlässlich einer fehlerhaft einberufenen GV gefasst wurden, können vom Verwaltungsrat und von den Aktionären angefochten werden. Eine Anfechtungsklage muss spätestens zwei Monate nach der GV angehoben werden. In gravierenden Fällen, z.b. bei einer Einschränkung des Rechts auf Teilnahme an der GV, kann ein Beschluss sogar nichtig sein. 3

4 4. Die Durchführung der GV 4.1 Teilnehmer Nebst den Aktionären ist auch der Verwaltungsrat (der heute keine Pflichtaktien mehr halten muss) berechtigt, an der GV teilzunehmen. Aufgrund seiner gesetzlichen Verpflichtung, den Aktionären an der GV Auskünfte zu erteilen, ist eher von einer Anwesenheitspflicht auszugehen. Vollzähliges Erscheinen des Verwaltungsrates ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, doch muss sichergestellt werden, dass die Fragen der Aktionäre an der GV kompetent beantwortet werden können. Die Aktionäre sind auch berechtigt, von der Revisionsstelle Auskunft über Durchführung und Ergebnis ihrer Prüfung zu verlangen. Die Anwesenheit der Revisionsstelle ist aber nur bei der ordentlichen Revision gesetzlich vorgeschrieben. Die GV kann durch einstimmigen Beschluss auf die Anwesenheit der Revisionsstelle verzichten. Aktionäre können sich in der GV durch Dritte vertreten lassen, sofern in den Statuten nicht vorgeschrieben wird, dass nur eine Vertretung durch andere Aktionäre möglich ist. Für die Vertretung eines Namenaktionärs bedarf es einer schriftlichen Vollmacht. Bei den Inhaberaktien genügt dagegen die Vorlage der Aktie oder eine entsprechende Bestätigung der Aufbewahrungsstelle als Ausweis für die Teilnahmeberechtigung. Bei Statutenänderung, Kapitalerhöhung oder Liquidationsbeschluss ist die Anwesenheit eines Notars notwendig, weil die entsprechenden Beschlüsse öffentlich beurkundet werden müssen. 4.2 Abstimmungen Damit die Abstimmungsresultate korrekt ermittelt werden können, hat der Verwaltungsrat die erforderlichen Anordnungen für die Feststellung der Stimmrechte zu treffen. Es muss also Gewissheit herrschen, wie viele Aktienstimmen an der GV vertreten sind. Grundsätzlich üben die Aktionäre ihr Stimmrecht nach dem Verhältnis ihrer Aktiennennwerte zum gesamten Nennwert aus (Nennwertprinzip). Die Statuten können aber vorsehen, dass jede Aktie eine Stimme hat. Dies macht es möglich, sogenannte Stimmrechtsaktien zu schaffen, d.h. Aktien mit einem kleineren Nennwert als die übrigen (Stamm-)Aktien. Die erhöhte Stimmkraft der Stimmrechtsaktien gilt aber nicht bei allen Beschlüssen, so z.b. nicht für die Wahl der Revisionsstelle und die Beschlussfassung über die Einleitung einer Sonderprüfung. Die GV fasst ihre Beschlüsse und vollzieht die Wahlen, soweit es das Gesetz oder die Statuten nicht anders vorschreiben, mit der absoluten Mehrheit der vertretenen Aktienstimmrechte. Für die in Art. 704 OR aufgelisteten Beschlüsse ist eine Mehrheit von mindestens zwei Drittel der vertretenen Stimmen und die absolute Mehrheit der vertretenen Aktiennennwerte notwendig. 4

5 Sofern die Statuten es nicht ausdrücklich anders vorsehen, hat der Vorsitzende der GV bei Stimmengleichheit keinen Stichentscheid. Umstritten ist immer wieder, ob ein einzelner Aktionär eine schriftliche (d.h. geheime) Abstimmung bzw. Wahl verlangen kann. Falls die Statuten dies nicht regeln, muss der Vorsitzende bei einem Antrag zur schriftlichen Abstimmung bzw. Wahl über das Vorgehen entscheiden. Sinnvollerweise wird er die GV über einen solchen Antrag abstimmen lassen. 4.3 Entlastung (Décharge) Bei Beschlüssen über die Entlastung des Verwaltungsrates haben Personen, die in irgend einer Weise an der Geschäftsführung teilgenommen haben, kein Stimmrecht. Sie können für den Entlastungsbeschluss weder Vertreter bevollmächtigen noch als Vertreter für andere Aktionäre stimmen. In kleinen Gesellschaften, wo sämtliche Aktionäre auch die Geschäftsführung ausüben, kann somit gar kein wirksamer Entlastungsbeschluss gefällt werden. Obwohl das Gesetz nur von der Entlastung des Verwaltungsrates spricht, macht es meines Erachtens Sinn, auch der Geschäftsleitung die Entlastung zu erteilen. Gemäss Art. 754 OR unterstehen nämlich alle mit der Geschäftsführung befassten Personen der Organhaftung. 4.4 Protokoll Der Verwaltungsrat sorgt für die Führung eines Protokolls. Dazu hat er einen Sekretär zu bestimmen, der weder Mitglied des Verwaltungsrates noch Aktionär sein muss. Das Protokoll muss folgendes festhalten: - Anzahl, Art, Nennwert und Kategorie der vertretenen Aktien - die Beschlüsse und die Wahlergebnisse - die Begehren um Auskunft und die darauf erteilten Antworten - die von den Aktionären zu Protokoll gegebenen Erklärungen Hans Greuter Rechtsanwalt h.greuter@amstutzgreuter.ch