Archivierung sicher & klar strukturiert

Transkript

1 Januar / Februar 2013 Ausgabe #6-12 Deutschland Euro 12,00 ISSN: Archivierung sicher & klar strukturiert Big Data, - und Web-Archivierung Semantische Systeme für Markt- & Trendanalyse Special E-Invoicing Step-by-Step zur E-Invoicing Plattform ECM mit SharePoint 2013 smart & social Interview Managed Print Services: Es führt kein Weg daran vorbei.

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3 Editorial Jahreswechsel auf ein Neues! Welche Artikel und Themen dieser Ausgabe sollte ich Ihnen zuerst empfehlen oder gar ans Herz legen? Die Aspekte einer rechtssicheren Archivierung betonen oder den (sehr lesenswerten!) Kommentar mit der InFragestellung eines Strategie- Ansatzes für Social Media herausstellen? Ich widerstehe der Versuchung... und nehme mir die Freiheit, einmal im Jahr etwas abzuweichen von der Routine? etwas anders zu machen und gebe Ihnen Frei-(en)Raum. Lassen Sie selbst wirken, schlendern Sie durch dieses Heft und nehmen Sie sich die Zeit dazu. Zeit zur Vorbereitung auf ein Neues Jahr auf neue Impulse, neue Aktivitäten. Ich wünsche Ihnen ein optimistisches und erfolgreiches 2013 mit genügend Zeit für eine informative DOK.magazin Lektüre. Birgit Reber Chefredaktion DOK.magazin Herausgeberin ING-DiBa OPTIMIERT OUTPUT-MANAGEMENT-PROZESSE MIT ICON Dank der Unterstützung durch icon haben wir unser Ziel erreicht und verfügen nun über eine Kundenkommunikation aus einem Guss. Wir vermeiden die Redundanz verschiedener Briefformate, und durch die Konzentration auf eine zentrale Druckerzeugung können wir auch Kosten einsparen. Michael Herrmann Abteilungsleiter SC / zentrale Business Services ING-DiBa AG DOPE YOUR BUSINESS icon auf den Hunkeler InnovationDays Februar, Luzern icon auf der CeBIT März, Hannover FÜHRENDE UNTERNEHMEN VERTRAUEN ICON 70% der 30 größten Versicherungen Deutschlands Europas größte Direktbank Europas größter Automobilclub Detaillierte Informationen auf

4 Inhalt Inhaltsverzeichnis 3 Editorial 4 Inhalt Thema Special E-Invoicing 6 Archivierung & Compliance als Herausforderung Lorrie Luellig, Ryley Carlock & Applewhite 11 Web-Archivierung Geschäftsprozesse nachvollziehbar speichern Jürg Truniger, qumram AG 16 Es lohnt sich: -Archivierung Bernd Engelhardt, SoftVision Development GmbH 18 TR-ESOR sichert Gerichtsverwertbarkeit von Dokumenten Petra Waldmüller-Schantz, bremen online services 31 E-Invoicing diese Rechnung geht auf Michael Lemster, alvoloconsult 34 Step by Step zur E-Invoicing-Plattform Ricco Deutscher, Pactas GmbH SharePoint 37 ECM mit SharePoint 2013 smart & social im Activity Stream Anja Wittenberger, Karsten Koch, Communardo Software GmbH Cloud Computing 21 ECM in die Cloud oder nicht in die Cloud ist das eine Frage? Oliver Gaus, Alfresco Praxis 44 Interview An Managed Print Services führt kein Weg vorbei Andreas Duthel, Lexmark International Inc. 47 Content Annotation ein neuer Ansatz für Enterprise Search Dr. Arne Schäffler, Prinz 5 GmbH Social Business 26 Markt & Trends analysieren mit semantischen Systemen Alexander Lörch, Bianca Matzkeit, CID GmbH 51 Einfach übersetzen mehr Zeit für die Gestaltung Dr. Christian Hagenah, Ebdac Software GmbH 53 Barrierefreie PDFs Zugang für alle! Olaf Drümmer, callas software GmbH und axaio software GmbH 56 Dimensionen einer Hochleistungsdigitalisierung Ferdinand Kühner, Deutsche Post AG 4 5

5 Security 59 Lizenzmanagement für Dokumente Stefan Bamberg, WIBU-SYSTEMS AG Technologie 62 Automatische Terminologie-, Taxonomie- und Glossarextraktion Dr. Ulrich Schäfer, Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz GmbH Magdalena Wolska, Institut für Computerlinguistik der Universität des Saarlandes Kommentar 66 Social Media braucht eine Strategie. Aha! Und warum? William Sen, infospeed 68 Veranstaltungen 69 Inserentenverzeichnis / Vorschau 70 Impressum Sie wollen Umfang und Vielfalt Ihrer Dokumente bändigen? Wir auch! Inhalte gemeinsam bearbeiten mit Neutralformaten Manuellen Aufwand einsparen durch automatische, prozessgesteuerte Konvertierung Inhalte per Volltextsuche finden durch automatische Indizierung (OCR und Metadaten) Heterogene Dokumente mergen zu navigierbaren Gesamtdokumenten Informationssicherheit und Compliance konsequent gewährleisten Foto: Peter Göbel Inhalte effizient archivieren mit PDF/A Erfahren Sie mehr: DOK.live auf der DMS EXPO die Videos aller vier Vorträge zum Thema Potenziale von ECM & SharePoint 2013 auf Lösungen von SEAL Systems erfüllen alle Anforderungen, die sich in den täglichen Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens durch die Vielfalt und das große Volumen verschiedener Daten, Dokumente und Formate stellen. sealsystems the digital paper factory

6 Thema Archivierung & Compliance als Herausforderung Moderne Aufbewahrungspläne sorgen für Rechtssicherheit Lorrie Luellig ist Gründerin und Leiterin des Bereichs Information Governance der US-Großkanzlei Ryley Carlock & Applewhite und Speakerin bei GCOC-Veranstaltungen. Das Compliance, Governance and Oversight Council (CGOC) ist eine internationale Vereinigung von über Experten aus den Bereichen Recht, IT, Dokumentenund Informationsmanagement aus Unternehmen und Regierungsbehörden. CGOC führt Studien durch, hat spezielle Anwendergruppen zu aktuellen Themen und veranstaltet Konferenzen in den USA und in Europa, bei denen sich Führungskräfte über die Themen Auffindbarkeit, Aufbewahrung, Datenschutz und Organisation austauschen. Um den sich entwickelnden Datenschutzregularien im Zeitalter von Big Data zu entsprechen, benötigt man ein modernes, transparentes und umsetzbares Programm zur routinemäßigen Informationsaufbewahrung und -vernichtung. Records Manager mussten sich noch nie in derart schwierigen Gefilden zurechtfinden. Erschwerend kommt hinzu, dass heute nur noch wenige Großunternehmen in einem einzigen Land oder einer Region der Welt operieren. Es macht keinen Unterschied, ob ein Hersteller eine globale Supply-Chain nutzt, ein Pharmaunternehmen neue Medikamente auf mehreren Kontinenten vermarktet oder eine multinationale Finanzfirma überall auf der Welt Informationen sammelt. All diese Unternehmen erzeugen und sammeln eine riesige Bandbreite verschiedener Daten aus neuen und komplexen Anwendungen. Hinzu kommt die rasche Entwicklung der diversen und komplexen internationalen Datenschutzbestimmungen: Unternehmen müssen hier jederzeit jene Informationen ausweisen können, die aufgrund regulatorischer oder gesetzlicher Vorgaben vorgehalten werden müssen. Genauso müssen sie wissen, welche Daten gemäß präziser Vernichtungspläne abhängig von Typ und Speicherort gelöscht werden können. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, haben Information-Governance-Vordenker nun das Konzept des Aufbewahrungsplans neu definiert. Das ermöglicht Unternehmen moderne, transparente und umsetzbare Aufbewahrungsprogramme zu entwickeln, die sowohl Risiken als auch Kosten senken. 6 7

7 Datenschutz erschwert Aufbewahrung Mehr als internationale Gesetze und Bestimmungen sind für global agierende Bluechips potenziell relevant. Eine noch größere Herausforderung ist, dass viele dieser Bestimmungen regelmäßig weiterentwickelt und angepasst werden von Vorgaben zur Herausgabe von Finanzdaten bis hin zu Datenschutz- und Datenaufbewahrungsstandards. Schlimmstenfalls widersprechen sich Bestimmungen über Landesgrenzen und Rechtssysteme hinweg. Zum Beispiel steht in der EU gerade die Reform der seit 1995 gültigen Datensicherheitsbestimmungen an. Allein diese Direktive wird in 27 Mitgliedsstaaten implementiert. In der EU tätige Unternehmen, müssen sich also auf diese Herausforderung und andere Zielsetzungen einstellen. Das hat spürbare Konsequenzen: So wurde Facebook in Deutschland für schuldig befunden, hiesige Datenschutzbestimmungen in zwei Punkten verletzt zu haben. Zum einen verstieß die Freunde-Finder-Funktion gegen das Gesetz, weil sie alle Kontakte eines Benutzers lud und in Facebook importierte einschließlich Telefonnummern und -Adressen. Und das ohne jegliche Benachrichtigung oder die Zustimmung des Nutzers. Das Gericht urteilte, Facebook müsse Nutzer eindeutig darauf hinweisen, dass Adressdaten importiert und verwendet würden, um Freunde zu dem sozialen Netzwerk einzuladen. Zum anderen ging es um das Eigentum von Daten, die auf Facebook geladen wurden, insbesondere Originalfotos, Musik und Videos. Nach den Nutzungsbedingungen des Unternehmens gingen diese Inhalte in den Besitz von Facebook über, das damit machen konnte, was es wollte. Die Kläger argumentierten, dass die Kontrolle über diese Daten bei den Benutzern verbleiben sollte. Das Gericht teilte diese Auffassung und kam zu dem Schluss, dass Facebooks Handhabung persönlicher Inhalte deutsche Datenschutzgesetze verletzt. Daher darf Facebook solche Originalinhalte nur noch mit der Zustimmung der Benutzer verwenden. Facebook ist hier nur ein Beispiel: Die EU-Datenschutzrichtlinien wirken sich aber auf alle Unternehmen aus, die mit mobilen Apps und Social-Media, Kontaktinformationen oder Originalinhalte ihrer Nutzer sammeln. Denn die Nichtbeachtung dieser Bestimmungen kann teuer werden. Die Neubestimmungen sehen Strafen von bis zu 2 Prozent des weltweiten Umsatzes für Datenschutzverstöße vor. Aufgrund dieser Herausforderungen müssen Aufbewahrungspläne neu überdacht werden. Zudem müssen Datenschutzverpflichtungen mit Anforderungen zur Aufbewahrung harmonisiert werden. Anderenfalls können Daten nicht routinemäßig und rechtssicher vernichtet werden. Daher wurden kürzlich Datenschutz und -sicherheit als Kernaspekte effektiver Information Governance in das Information Governance Reference Model (IGRM; Teil des Electronic Discovery Reference Model EDRM) aufgenommen. Compliance und Governance driften auseinander Trotz all dieser Herausforderungen setzen sich die meisten Datenaufbewahrungsprogramme nur mit dem kleinen Teil an Informationen auseinander, der regulatorischen Aufbewahrungspflichten unterliegt. Vernachlässigt werden dabei sowohl der geschäftliche Wert der Daten als auch etwaige Verpflichtungen bezüglich Datenschutz und -sicherheit. Aber selbst diese schmalspurigen Programme lassen sich nur schwer implementieren.