Intelligente Hof-Management-Software optimiert Hub-Prozesse von Post- und Paketdienstleistern

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1 White Paper Supply-Chain-Lücke Hof-Management Intelligente Hof-Management-Software optimiert Hub-Prozesse von Post- und Paketdienstleistern Autor: Priv.- Doz. Dr.-Ing. Eva Savelsberg Leiterin Intermodal Solutions, INFORM GmbH, Aachen Aachen, Pascalstraße Aachen Germany Sitz der Gesellschaft: Aachen Geschäftsführer: Deutsche Bank Aachen, Konto , BLZ Tel. +49 (0) info@informac.com Amtsgericht Aachen HRB 1144 Dipl.-W.-Ing. Adrian Weiler Commerzbank Aachen, Konto , BLZ Fax +49 (0)

2 Die Versandkette von Brief- und Paketsendungen ist heute nahezu komplett automatisiert. Nahezu heißt, dass es immer noch Lücken in der Kette und damit auch Optimierungspotenzial gibt. Dieses können und sollten Postunternehmen erschließen. Eine der häufigsten und größten Optimierungslücken klafft auf dem Gelände der Versandzentren oder Hubs der Postunternehmen. Zwar haben die Transportdienstleister viel Geld in die Sortieranlagen ihrer Hubs investiert, dabei aber den Hof und damit den Weg der Fracht von der Pforte bis zum Be-/EntLadetor oft vernachlässigt. Die Folge: Die Sortier- und Lagerprozesse sind vollautomatisiert und die Prozesse entsprechend optimiert. Auf dem Hof managt man aber noch mit dem traditionellen Klemmbrett die ankommenden und abgehenden Lieferungen. Die Effizienzvorteile der Sortieranlage werden so von verbesserungsfähigen Prozessen, die mit Wartezeiten für Lkw und Transportressourcen oder mit aufwändigem und fehleranfälligem Bearbeiten von Papierformularen verbunden sind, deutlich geschmälert. Dies muss nicht sein. Denn inzwischen gibt es leistungsfähige und vor allem intelligent optimierende Softwarelösungen für das Hof-Management, die diese Lücke schließen können und damit einen begrenzenden Flaschenhals in der Supply Chain beseitigen. So lässt sich Wachstum ohne Risiko initiieren: Vorhandene Ressourcen werden effizienter genutzt und die Sendungsmenge kann deutlich erhöht werden, ohne die Gefahr, Geld mit teuren Anschaffungen zu verbrennen. Die Kernprozesse des Hof-Managements Um das Potenzial, die Funktionen und die Arbeitsweise einer optimalen Software für Hof-Management zu beschreiben, betrachten wir zunächst seine drei Kernprozesse zwischen Pforte und Ladetor: Pre-Gate-Prozesse Gate-Prozess Yard Movements Intelligente Hof-Management Software optimiert Hub-Prozesse von Post- und Paketdienstleistern 2

3 Eingebettet sind diese Kernprozesse in den interagierenden Gesamtkomplex der Hub- Funktionen, zu dem darüber hinaus das Dock-Management, die Be- und Entladung und die Sortierung sowie als übergeordnete Instanz die Hub-Leitstelle gehören. Die Pre-Gate-Prozesse betreffen die Organisation vor der Ankunft der Lkw oder anderer Frachtfahrzeuge Züge, Schiffe etc. am Hub. Je mehr Informationen über die ankommenden Fahrzeuge mit ihren Ladungen vorliegen und je schneller diese an die nachgelagerten Prozesse und Systeme kommuniziert werden können, desto zügiger und präziser lassen sich die Fahrzeuge an der Pforte auf den richtigen Stellplatz für die Abfertigung dirigieren. Der Gate-Prozess umfasst die gesamten Check-In- und Check-Out-Vorgänge bei den Ein- und Ausfahrten der Frachtfahrzeuge. Dazu gehören das Erfassen der Ladepapiere, das Zuweisen der Stellplätze an den Be- und Entladetoren oder die Benachrichtigung des Hub-Leitstandes über das Eintreffen der Fracht. Unter Yard Movements versteht man alle Bewegungen auf dem Hof, um die Frachtfahrzeuge bzw. ihre Container vom Eingang an die Ent- und Beladetore zu bringen. Je nach Organisation und Art des Hubs betrifft das die aus- und anliefernden Fahrzeuge, die Transportressourcen für den internen Verkehr oder auch Personal, das auf dem Hof arbeitet. Was sollte eine Hof-Management-Lösung leisten Manuelles Hof-Management ist mit jeder Menge Papierarbeit verbunden, eine fehleranfällige und zeitverschwendende Aufgabe. Wird ein Hof auf diese Weise organisiert, hat der Dispatcher nur eine sehr begrenzte Übersicht über seine Prozesse: Denn er muss mit einer unüberschaubaren Menge von Daten umgehen: Stellplätze, Ladetore, Transportressourcen, Container etc. Fehlende Informationen aus dem Sortiercenter, die essentiell für das Hof-Management sind, führen zu unsynchronisierten Prozessen: Wenn zum Beispiel eine volle Wechselbrücke nicht sofort durch eine leere ausgetauscht wird, führt das zur Leerlaufzeiten an dem Beladetor. Darüber hinaus sind in einem manuell gesteuerten Hof die Transportvorgänge nicht sauber dokumentiert und deshalb nur schwer durch den Hub- Intelligente Hof-Management Software optimiert Hub-Prozesse von Post- und Paketdienstleistern 3

4 Betreiber nachzuverfolgen. Dies macht es schwierig, die Effizienz der Prozesse in und für die Zukunft zu verbessern. Die Nachteile des manuellen Hof-Managements sind zusammengefasst: - Zeitintensive und fehleranfällige Prozeduren - Zu viele Variablen müssen beachtet werden - Nicht transparente und suboptimale Entscheidungsfindung - Transportvorgänge können oft nicht zurückverfolgt werden, weil eine durchgängige Dokumentation fehlt - Sortier-Aktivitäten und Hof-Prozesse sind nicht synchronisiert All dies führt dazu, dass mehr Ressourcen als notwendig eingesetzt werden, sowie dass die Service-Qualität und Liefertreue sinkt. Insgesamt wird damit die Erfüllung der Service Level Agreements des Postunternehmens mit dem Endkunden gefährdet. Um das Potenzial eines optimalen Hof-Managements zu realisieren, sollte eine Software die folgenden State-of-the-Art-Standards erfüllen: Die Software sollte alle relevanten Ressourcen, Parameter, Einflussgrößen und Randbedingungen erfassen. Nicht nur um jeden Einzelprozess ideal abzustimmen, sondern auch um die Prozesse in ihrer Gesamtheit intelligent zu synchronisieren, damit unter Berücksichtigung der übergeordneten Ziele und der limitierenden Bedingungen das beste Resultat erzielt wird. Die Abbildung, Dokumentation und Transparenz der Hof-Prozesse und Transportvorgänge müssen eine kontinuierliche Verbesserung aller Hub- -Prozesse erlauben. Weitere Fortschritte können erzielt werden, wenn das Hof-Management in die vollautomatisierte Frachtkette von der Kundenbestellung bis zum Warenempfang integriert ist. So werden Vorteile über die gesamte Supply Chain hinweg realisiert. Intelligente Hof-Management Software optimiert Hub-Prozesse von Post- und Paketdienstleistern 4

5 Von den Anforderungen zu den Funktionen Für optimale Pre-Gate-Prozesse sollte die Software alle Daten über Ankunfts- und Abfahrzeiten der Frachtfahrzeuge sowie über deren Ladungen zur Verfügung stellen. Diese Informationen können entweder über eine Schnittstelle aus dem übergeordneten Hub-Management-System übernommen werden oder sie werden über eine Web- Schnittstelle von den an das System angeschlossenen Spediteuren selbst eingegeben. Damit ist es dann möglich, bereits bei Ankunft der Fahrzeuge die sinnvollsten Positionen für die Be- und Entladung zu bestimmen. Es ist ein großer Vorteil, wenn die Software die Gate-und Check-In-Prozesse weitgehend automatisiert. Formulare oder andere Papierdokumente im Prozess sollten eliminiert werden. Elektronisch zu erfassende Kennzeichen von Fahrzeugen und Fahrern RFID-Chips, Barcodes, etc. - erlauben die Identifizierung bereits annoncierter Ladungen und die direkte Weiterleitung an die vorgesehenen Stellplätze. Das Eintreffen der Container wird in Echtzeit in der Hub-Leitstelle angezeigt und die bereits reservierten Kapazitäten für die Ent- oder Beladung zur Verfügung gestellt. Abgesehen davon, dass dies den Prozess beschleunigt und fehlerresistenter macht, erlaubt die Software auch ein besseres Warteschleifen-Management. Kommen beispielsweise gerade dringend benötigte Waren an, erkennt die Software dies, lässt das Fahrzeug bevorzugt abfertigen und sortiert die Abfolge der Entladungen neu. Für eine effizientes Steuerung der Yard Movements liefert die Software eine Echtzeitsicht auf alle Hof-Prozesse. Damit können alle Ressourcen unter den gegebenen Umständen bestmöglich gesteuert werden, Probleme oder Hindernisse sind sofort erkennbar und können zeitnah beseitigt werden. Transportaufträge werden automatisch in Echtzeit an die Transportressourcen übermitelt, ihre Erledigungen werden genauso schnell zurückgemeldet. Unter Berücksichtigung der möglichen Randbedingungen (Zeit, Verfügbarkeit von Ressourcen, etc.) kommt so eine Lösung zu stande, die die best mögliche unter den gegebenen Umständen ist. Der Dispatcher wird dadurch von komplexen Entscheidungen entlastet und muss nur noch bei Ausnahmeereignissen in die Prozesse eingreifen. Für diese Fälle sollte die Software Lösungen für einfache Entscheidungsverfahren anbieten. Intelligente Hof-Management Software optimiert Hub-Prozesse von Post- und Paketdienstleistern 5

6 Das Ziel: Echte Optimierung An dieser Stelle sollten Entscheider besonders genau hinschauen. Denn oft wird automatische Steuerung von Prozessen bereits als Optimierung ausgegeben. Eine Optimierung basiert jedoch immer auf komplexen mathematischen Verfahren, die an die konkreten Prozesse angepasst werden. Deshalb sollte hier immer hinterfragt werden, welcher Ansatz hinter den Optimierungsfunktionen steht. Als leistungsfähige Algorithmen haben Wissenschaft und Praxis beispielsweise Verfahren aus Operations Research und Fuzzy Logic identifiziert. Sie decken den Gesamtkontext ab und berücksichtigen flexibel die Vielzahl der oft unternehmensindividuellen Einflussgrößen in den Prozessen. Wenn die Software sämtliche Prozesse des Hof-Managements abbildet und dokumentiert, können diese auch kontinuierlich verbessert werden. Sie sind für die nachträgliche und gründliche Analyse zugänglich, so dass das Hub-Management in die Lage versetzt wird, auf der Grundlage soliden Wissens Verbesserungen zu initiieren. Integriertes, intelligentes Hof-Management arbeitet im Gleichtakt mit vor- und nachgelagerten Systemen, um eine hocheffiziente Supply Chain zu schaffen. Für Postunternehmen resultieren daraus Wettbewerbsvorteile, eine höhere Profitabilität und ein kosteneffizienterer Betrieb. Vorteile und Schlussfolgerungen Für intelligente Hof-Management-Software lässt sich je nach Ausgangssituation in der Regel ein Return on Investment von maximal zwei Jahren darstellen. Das gilt vor allem für Europa, wo der Platz in der Nähe von Autobahnen begrenzt und teuer ist. Denn ein intelligentes Hof-Management erlaubt die Umsetzung von Prozessen auf engstem Raum und macht damit den Aufbau von weiteren Hubs oder den Erwerb von Ergänzungsflächen überflüssig. Erprobte Werkzeuge, um das Potenzial des Hof-Managements zu aktivieren und aus dem Stiefkind der Supply Chain einen Aktivposten zu machen, sind vorhanden. Das Intelligente Hof-Management Software optimiert Hub-Prozesse von Post- und Paketdienstleistern 6

7 Management der Logistik-Unternehmen muss jetzt aktiv werden und entsprechende Software-Lösungen suchen, evaluieren und implementieren. Hier weitere Zeit verstreichen zu lassen, bedeutet bares Geld zu verschenken. Vorteile intelligenter Hof-Management Software - Optimierte Steuerung von ein- und ausfahrenden Fahrzeugen o Positionierung von Containern innerhalb des Hubs o Bessere Auslastung von Ressourcen - Minimierung von Leerlaufzeiten an Be- und Entladetoren - Einsparungen bei beweglichen und unbeweglichen Ressourcen - Vollständig transparente Hub-Logistiksteuerung - Intelligentes Planen der Pforten- und Hofauslastung - Eliminierung von manueller Steuerung Kontakt: INFORM GmbH Hiltrud Kliesch Marketing Geschäftsbereich Logistik Telefon: +49 (0) 2408/ syncrotess@inform-ac.com Intelligente Hof-Management Software optimiert Hub-Prozesse von Post- und Paketdienstleistern 7