Content Management System

Transkript

1 Technikerarbeit Content Management System von Andreas Linder

2 Technikerarbeit Content Management System von Andreas Linder an der Johannes-Gutenberg-Schule, Stuttgart Technikerlehrgang 33, Klasse FTD 2/1 1. Betreuer Herr Walk 2. Betreuer Herr Baumstark

3 Erklärung: Hiermit erkläre ich, dass ich die vorliegende Arbeit selbständig angefertigt habe. Die aus fremden Quellen direkt oder indirekt übernommenen Angaben sind auch als solche kenntlich gemacht. Diese Arbeit wurde bisher keiner anderen Prüfungsbehörde vorgelegt und auch noch nicht veröffentlicht. Ich bin mir bewusst, dass eine falsche Erklärung rechtliche Folgen haben wird. Dettingen, 16. Juni 2003 Andreas Linder

4 Inhaltsverzeichnis Teil I Vorwort 1. Content Management System - wie kam ich zu diesem Thema meiner Technikerarbeit Content Management Allgemein... 4 Teil II Content Management Systeme 1. Einsatzgebiete von Content Management Systemen Cross Media Publishing Dokumentenmanagement Informationspool Customer Relationship Management E-Commerce / Marktplätze Content Security Web Content Management... 9 Teil III Begriffserläuterungen 1. Internet Intranet Templates Klassifikation Daten Inhalte Statische Informationen Dynamische Informationen Semidynamische Informationen Teil IV Web Content Management System erstellen 1. Ablauf eines Content Prozesses Content Life Cycle Herkömmliches Webpublishing Erster Kundenkontakt beim Erstellen einer Webseite Umsetzung der Internetseite Analyse Konzeption Realisation - Produktion Distribution Theoretische Umsetzung eines Projektes Anforderungen Der Grundaufbau Beispiel der Aufgabenverteilung der Beispielkommune Pflege der Homepage Inhalte ändern Seiten hinzufügen

5 Inhaltsverzeichnis Teil V Fazit und Ausblick 1. Fazit Ausblick Literaturverzeichnis

6 Teil I Vorwort 1. Content Management System - wie kam ich zu diesem Thema meiner Technikerarbeit? Um diese Frage beantworten zu können, wäre es sinnvoll, einen kleinen Rückblick zu machen. Denn als ich vor zwei Jahren mit meiner Weiterbildung zum Druck- und Medientechniker begann, war mein Ziel, mehr über den gesamten Ablauf der Produktion in der Druckindustrie zu erfahren. Da ich vor der Schulzeit den Beruf des Offsetdruckers ausübte, war es mir sehr wichtig, mehr Kenntnisse über die Druckvorstufe zu erlangen. In meiner privaten Freizeit gestaltete ich noch nebenher die eine oder andere Webseite. Wobei mir sehr deutlich wurde, dass man die Inhalte auch schon bei einem kleineren Projekt sehr genau ordnen und verwalten muss, um dabei noch den Durchblick zu behalten. Dieses Denken wurde nun auch in der Schule noch vertieft, als wir das Datenhandling besprochen haben. Durch die eine oder andere Zeitschrift, sowie Erfahrungsberichte zeigten mir auf, dass zur Zeit die Schlagwörter Content Management System eine immer größere Rolle spielen, und in einem immer größeren Kreis behandelt werden. Zwar sagt man Heutzutage schon fast zu allem Content Management, da der Begriff mit sehr fließenden Grenzen betrachtet wird. Nun will ich in dieser Arbeit einen Einblick in die Welt des Content Management geben, was es für Möglichkeiten gibt. In meinem Hauptteil werde ich dann näher auf den Bereich Web Content Management System eingehen, da der gesamte Bereich des Content Management System für eine solche Arbeit doch zu umfangreich wäre. Um nun im Hauptteil einen Aufhänger zu haben, versuche ich ab und zu praktische Beispiele anhand einer Kommune etwas deutlicher zu machen, um das Ganze realistischer zu sehen. Klar ist auch, dass man mit dieser Arbeit kein Spezialist im Bereich des Content Management sein kann, jedoch hoffe ich, dass ich hiermit jedem einen kleinen Einblick geben kann, was heute mit Content Management alles möglich ist und was man damit erreichen kann. 6

7 Teil I Vorwort 2. Content Management Allgemein Content Management wird heute schon von vielen Menschen benutzt und es wird vieles als Content Management bezeichnet. Doch wenn man genauer hinterfragt, was unter dem Begriff Content Management verstanden wird, wird einmal mehr deutlich, dass diese Worte eine sehr fließende Grenze haben und in verschiedensten Bereichen eingesetzt werden. Somit ist es auch sehr schwierig auf einen Standpunkt zu kommen. Mit meiner Technikerarbeit will ich nun einen kleinen Einblick in die große Welt des Content Management geben. Viele verkaufen heute schon ein Content Management, doch ob es dann das richtige für den jeweiligen Kunden ist, oder ob er sich etwas ganz anderes darunter vorgestellt hat, ist fraglich. Mit dem Begriff Content ist ja im deutschen der Bereich des Inhaltes oder der Daten gemeint. Somit versprechen diese Systeme eine einfachere, zeitsparende Pflege der Daten. Dies kann aber je nach angebotenem System einen anderen Sinn und Zweck haben. Aus diesem Grund möchte ich nun in meinem ersten Teil meiner Technikerarbeit an ein paar Beispielen darstellen, welche Möglichkeiten es gibt die Daten zu verwalten und zeitsparend zu bearbeiten. Was auf jeden Fall bei einem Content Management System der Fall ist, dass man zwischen Struktur, Inhalt und Layout trennt. Da es sehr viele verschiedene Arten von Contents gibt, ist es auch sehr schwierig auf einen Standpunkt zu kommen. Denn bei der großen Anzahl von verschiedenen Contents gibt es ja auch noch die verschiedensten Arten diese zu managen, oder besser gesagt weiterzuverarbeiten. Die Grundstruktur bleibt eigentlich immer gleich, doch die Art und Weise ist bei jedem Produkt anders. Dadurch ist es schwierig ein fertiges System zu nehmen. So muss jedes System auf den einzelnen Anwender zugeschnitten werden. Somit ist es auch logisch, dass das daraus resultierende System preislich nicht eindeutig definierbar ist. Wichtig ist auf jeden Fall auch noch, dass immer eine klare Linie verfolgt wird und Aufgaben, sowie die Aufgabenbereiche einzelner Personen, klar und deutlich beschrieben und abgegrenzt sind. Dies gilt vor allem auch später bei der Pflege der Homepage bei einem Web Content Management System, da sonst Daten hin und her geschoben werden, ohne später zu wissen, wo sie gelagert sind oder wo man sie wieder finden kann. 7

8 Teil II Content Management Systeme 1. Einsatzgebiete von Content Management Systemen Content Management Systeme können auf viele verschiedene Arten genutzt werden. Darum möchte ich nun in diesem Kapitel einen groben Überblick geben, welche verschiedene Arten es dabei geben kann. Natürlich können auch verschiedene CMS miteinander genutzt und eventuell miteinander verbunden werden. Das wiederum hat den Nachteil, dass es um ein vielfaches aufwendiger ist und alle Komponenten aufeinander abgestimmt sind. 1.1 Cross Media Publishing Heutzutage ist es üblich die Informationen nicht nur als gedruckte Version zu haben, dieselben Inhalte hat man auch oft noch als CD oder im Internet zur Verfügung. Deshalb ist es wichtig eine Trennung zwischen Text und Layout zu haben, weiter sollte auch die Umwandlung der Texte schnell und einfach von statten gehen, um nicht unnötig viel Geld dafür ausgeben zu müssen, damit man auch noch mit der Konkurrenz mithalten kann. Dies kann mit Hilfe von Cross Media Publishing verwirklicht werden. Mit diesem Verfahren kann der Inhalt (Text) in verschiedenen Medien verwendet werden. Hierbei ist noch zu beachten, dass immer die gleichen Daten verwendet werden. So gibt man die Daten einmal in einen Computer ein, wo sie auch gleich definiert werden mit Hilfe von Textbeschreibungssprachen wie zum Beispiel der XML Technologie. Dies ist eine Textbeschreibungssprache, die das Textformat beschreibt. Dabei setzt man vor den jeweiligen Textabschnitt Tags (Kürzel), die dann danach wieder aufgehoben werden. Diese Tags beschreiben, welcher Gruppe der folgende Text angehört, zum Beispiel Überschrift, Unterüberschrift, normaler Text,... In einem Konvertierungsprogramm wird dann mit Hilfe der vor dem Text sitzenden Kürzel für das jeweilige Produkt die Richtige Schrift, Schriftgröße, Farbe,... definiert. Somit benötigt man nur einmal den Rohtext, der dann mit Hilfe eines Programmes so umformatiert wird, dass der Text auf einen Katalog Zugeschnitten wird oder der gleiche Text in einer etwas anderen Form auf einer CD Publikation vorhanden ist. Cross Media Publishing wird zum Beispiel in folgenden Bereichen eingesetzt: Katalogproduktionen, Druckvorstufe, Marketing, Produktinformationssysteme, e-commerce, Webshops, One-to-One-Marketing-Prozesse. Der Vorteil bei diesem Verfahren ist, dass wenn sich einmal etwas bei einem Katalog ändert, der auch als CD erhältlich ist oder im Internet steht, braucht man die Änderung, sei sie im Preis, oder im Produkt, nur ein mal ändern und schon hat man die Korrektur im Katalog, auf der CD und auf der Internetseite. Dies führt natürlich auch zu einem geringeren Zeitaufwand, man benötigt weniger Arbeitskräfte, somit ist dieses Verfahren schneller und kostengünstiger. Cross Media Publishing wird zur Zeit noch überwiegend von Verlagen verwendet, wobei der Einsatz dieser Software überwiegend im Bereich der Katalogproduktion vorkommt. 8

9 Teil II Content Management Systeme 1.2 Dokumentenmanagement Das Dokumentenmanagement System wird dazu eingesetzt, Daten in einem Netzwerk zu verwalten. Hierbei handelt es sich meistens um eine Anwendergruppe, die das Papiergeführte Büro vermeiden wollen. Daten werden zentral in einem Netzwerk gespeichert und können somit von jedem, oder auch von einer Benutzergruppe abgerufen werden. Wenn dieses System eingesetzt wird, ist es auch wichtig, die archivierten Schriftstücke nach einem bestimmten System zu speichern. Wenn dies nicht der Fall wäre, würde man vor einem riesigen Berg von Dokumenten stehen und wüsste nicht, wo nach dem Dokument gesucht werden soll. Vorhandene Schriftstücke werden bei dieser Art von Content Management zuerst digitalisiert und mit der neuesten Technik die zur Zeit auf dem Markt ist, komprimiert. Somit erhält man sehr kleine Dokumente. Diese können eine Größe von unter 100 KByte erreichen, obwohl sie dabei noch farbig sein könnnen und in einer noch lesbaren Schrift dargestellt werden. Ein wichtiger Pluspunkt bei diesem System ist es, dass hierbei Kosten gesenkt werden können und dabei noch Zeit gespart werden kann. So ein System ist sehr benutzerfreundlich. Bei dieser elektronischen Verwaltung ist ebenso eine hohe Zuverlässigkeit des Systems vorhanden. Wenn das Ganze richtig genutzt wird, steht einer Einsparung an Ausdrucken an normalen Druckern nichts mehr im Wege. Die Kommunikation von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz ist sehr viel schneller und effektiver. 1.3 Informationspool Informationspool ist aufgebaut wie eine Art Bibliothek. Hier können bestimmte Informationen gesammelt und auch abgerufen werden. Nun ist es aber so, dass nur gut gepflegte Informationen Vorteile bringen und das auch nur, wenn sie eine gute Struktur besitzen. Dieses System ist in der Lage, Fakten zu archivieren und sie für spätere Zeitpunkte bereitzustellen. Dieses System hat den Vorteil: zum einen können die Informationen problemlos gehandhabt werden und Ergänzungen von Informationen können leicht hinzugefügt werden. Allgemeine Informationen können dann öffentlich im Internet bereitgestellt werden, damit sie jeder begutachten kann. Dies könnte man zum Beispiel bei einer Bücherei einsetzen, wo vorhandene Bücher aufgeführt werden, die dann nach Verlagen oder Autoren gesucht werden können. Dabei kann man auch noch neue Bücher leicht hinzufügen. Man könnte aber auch das ganze in einen Passwort geschützten Bereich einfügen. Dort können dann Mitarbeiter einer Firma Daten von Kunden bekommen, die für den Mitarbeiter zur Zeit wichtig sind. 9

10 Teil II Content Management Systeme 1.4 Customer Relationship Management Mit dem Customer Relationship Management möchte man erreichen, dass alle Abteilungen eines Unternehmens mit dem Kunden in Verbindung gebracht werden. Der Kunde sollte schnell und unkompliziert Kontakt mit dem Unternehmen aufnehmen können. Somit kann der Kunde aktiv in die Abwicklung der Aufträge miteinbezogen werden, da die Daten eines Kunden auch in einer Datenbank hinterlegt sind und diese von jedem Mitarbeiter abgerufen werden können. Bei CRM sollten alle Kommunikationswege ausgenutzt werden, sei es das Telefon, Fax, , der persönliche Kontakt über einen Außendienstmitarbeiter,... Interessant wird es aber erst so richtig, wenn auch noch das Internet miteinbezogen wird. Dies wird dann auch als E-CRM bezeichnet. Mit diesem System können personalisierte Webseiten angeboten werden, auf denen dann nur die Daten stehen, die für den jeweiligen Kunden von Interesse sind. Das CRM-Programm kann auch wie eine Homepage gestaltet werden, auf der dann diverse Links angebracht sind, die dann einen Kunden mit einem Projekt in Verbindung bringen können Wichtig ist bei diesem System genau so wie bei anderen auch, dass eine systemneutrale und von jedem einsehbares Datenformat besteht. Dadurch werden Fehler vermieden und eine einfache Anwendung erreicht. Meist wird dieses System eingesetzt, um den Kunden zu zeigen, dass sie ernst genommen werden und dass man viel Wert auf den einzelnen Kunden legt. Somit erhofft man sich eine bessere Bindung des Kunden an das Unternehmen. 1.5 E-Commerce / Marktplätze Dies ist zur Zeit eine schon sehr verbreitete Lösung, die jedoch immer noch in einem großen Wachstum steht. Unter E-Commerce versteht man Transaktionen im Internet, bei denen Artikel online erworben werden können. Eine Art von E-Commerce ist zum Beispiel ebay, hier werden Artikel zum Versteigern bereitgestellt. Diese Artikel werden von verschiedenen Personen ins Netz gestellt und können von anderen ersteigert werden. Aber auch andere Online-Shops sind auf der Basis von E-Commerce aufgebaut. Der Vorteil von diesem System ist, dass Transaktionen und Zahlung ganz ohne Probleme online abgewickelt werden können. Dabei kann zusätzlich dem Kunden noch gleichzeitig ein Support angeboten werden, falls noch Fragen vorhanden sind. Somit steht fest, dass dieses System in drei Teile aufgebaut ist. Zum einen beinhaltet es die Verwaltung, Suchen und Finden von Produkten. Des weiteren beinhaltet es eine Austauschebene, wobei man sich hier über die Produkte austauschen kann und als drittes und letztes kann man noch sagen, dass dieses System die Transaktionen regelt. Bei E-Commerce geht es in erster Linie um einen Austausch der angebotenen Produkte von Händler (Anbieter) zu einem normalen Kunden. Anders ist es nun bei den Marktplätzen, hier steht im Vordergrund der Austausch der Produkte zwischen den Händlern. Somit sind diese Portale auch anders aufgebaut. 10

11 Teil II Content Management Systeme 1.6 Content Security Es gibt auch noch einen anderen Zweig des Content, nämlich den der Content Security. Im Übersetzten Sinne ist dies ja die Sicherheit der Daten, doch unter dem beschriebenen Schlagwort verbirgt sich eigentlich noch viel mehr. Wenn man von Content Security spricht, dann ist dies wie eine Art Zollabfertigung in einem Computernetzwerk. Denn mit einem solchen System werden alle Daten, die in einem Unternehmen im Umlauf sind, kontrolliert. Diese Programme können sowohl im Intra- als auch im Internet eingesetzt werden. Die Software ist in der Lage, Viren zu entdecken und zu beseitigen aber auch das Eindringen in Passwortgeschützte Bereiche wird hier unterbunden. Zusätzlich kann dadurch noch erreicht werden, dass Mitarbeiter in einem Unternehmen nicht mehr auf unerwünschte Homepages während der Arbeitszeit zugreifen können. Somit kann eine Unproduktivität des Mitarbeiters ausgeschlossen werden. Vertrauliche Informationen können ebenfalls geschützt werden, damit sie nicht von dritten eingesehen werden können und um firmeninterne Informationen nicht Preis zu geben. Internetseiten mit anstößigen Materialien können noch zusätzlich abgeblockt werden. Dies sind nun einmal einige Punkte die durch eine solche Software erreicht werden können. Von diesen Softwareanbietern gibt es ja auch mehrere und jeder bietet seine Produkte wieder in etwas abgeänderter Form an, jedoch kann man allgemein sagen, dass eine solche Software wie ein Baukastensystem aufgebaut ist. Hier können die einzelnen Module bestellt werden, die für die jeweilige Firma wichtig sind. Somit wird das ganze an die Firma angepasst und es müssen nur die Einzelteile gekauft werden, die man unbedingt braucht. Somit können die Kosten überschaubar bleiben. 11

12 Teil II Content Management Systeme 1.7 Web Content Management Hier stellt sich als erstes mal die Frage, was Web Content Management eigentlich ist. Wie schon angesprochen haben Content Management Systeme eine sehr weite Begrifflichkeit. Somit ist es sehr schwer auf einen Punkt zu kommen, dennoch gibt es einige Voraussetzungen, die bei einem solchen System unbedingt nötig sein sollten. Hier ist der wichtigste Punkt auf jeden Fall der, dass Inhalt, Gestaltung und Funktionalität voneinander getrennt werden. Das bedeutet so viel, dass man eines von den drei Punkten ändern kann, ohne dass die anderen beeinflusst werden. Wenn ich jetzt zum Beispiel einen neuen Text auf der Seite einfügen möchte heißt das nicht, dass ich gleich die gesamte Struktur und Gestaltung ändern muss. Im Gegensatz dazu ist es so, wenn ich meine Gestaltung ändern möchte, muss ich auch nicht den gesamten Text neu eingeben, denn der ist ja schon an einer anderen Stelle vorhanden. Eine weitere Frage stellt sich auch dadurch, dass es verschiedene Erwartungen an ein Web Content Management System gibt. Was sich hierbei bei den Kunden herausgestellt hat ist, dass der wichtigste Punkt dabei ist, dass Informationen schneller upgedatet werden können. Weitere Punkte können aus der Tabelle entnommen werden. Erwartungen an ein Web Content Management System Eine Homepage, die mit einem Web Content Management System erstellt wurde kann von verschieden Leuten betreut werden, ohne dass der eine etwas vom anderen benötigt. Ein kleines Beispiel dazu ist: ich kann das Grundgerüst von meiner Homepage einen Fachmann erstellen lassen. Dieser programmiert nun die verschiedenen Grundseiten. Dann ist es so, dass der Inhalt von jemand gefüllt werden kann, der eigentlich gar keine Ahnung von der Programmierung von Webseiten hat. Dies kann durch eine Sekretärin oder 12

13 Teil II Content Management Systeme durch sonst jemand geschehen, der aktuelle Themen für die zu pflegende Homepage hat. Die Erleichterung dessen kann nur dadurch entstehen, dass man die Texte oder auch Bilder so einfach einzufügen hat, wie in einem alltäglichen Textverarbeitungsprogramm. Was natürlich nicht bestritten werden kann ist die Tatsache, dass ein solches Produkt in der Anschaffung einen höheren Preis hat. Dies kann man aber dadurch wieder relativieren, indem man den Inhalt selbst pflegt. Je umfangreicher eine solche Seite nun ist, desto eher lohnt sich die Kostenetwicklung einer Webseite mit und ohne WCMS Anschaffung eines solchen Systems. Weitere Vorteile dabei sind auch noch, dass aktuelle Inhalte nicht erst zu der Firma geschickt werden müssen, die die Homepage pflegt, sondern wie schon erwähnt durch eigene Mitarbeiter eingesetzt werden können. Durch diesen Schritt erspart man sich die teuren Arbeitsstunden der Homepagepflege und man erreicht zusätzlich eine aktuellere Seite, da ein Zwischenschritt in diesem Ablauf entfällt. 13

14 Teil III Begriffserläuterungen 1. Internet Das Internet wurde ursprünglich vom amerikanischen Militär entwickelt, damit es zu militärischen Zwecken eingesetzt werden konnte. Im Laufe der Zeit wurden dann nach und nach auch Universitäten an das Internet angeschlossen, um Daten austauschen zu können. So verbreitete sich das Internet immer mehr und heute hat schon eine Vielzahl von privaten Haushalten einen eigenen Internetanschluss. Vor ein paar Jahren war es noch üblich, wenn man einen Internetanschluss besaß, dass man im Privatbereich einen 52kBit/s Anschluss hatte. Was so viel bedeutet, das Bits in der Sekunde transportiert werden können. Der Nachteil bei diesem System war, dass die digitalen Daten von dem Computer in analoge Datenströme umgewandelt werden mussten. Die Entwicklung ging dann weiter, dass ein digitaler Datenaustausch entwickelt wurde, die ISDN- Technik (Integrated Services Digital Network). Doch auch diese Entwicklung schreitet sehr schnell voran was bedeutet, dass schon viele Privatanwender auf einen DSL-Anschluss umgestiegen sind, der eine noch höhere Datenübertragungsrate gewährleistet. Der Vorteil vom Internet ist, dass Daten auf verschiedenen Servern gelagert sind, diese können dann durch einen Datentransfer auf den eigenen Rechner geladen und angezeigt werden. Diese Abwicklung kann überall auf der Welt geschehen, wenn man einen Internetanschluss besitzt. So können Daten, die in Deutschland erstellt und gelagert werden in Afrika oder China auf die gleiche Weise wie in Deutschland betrachtet werden. Es gibt nun verschiedene Möglichkeiten um Daten ins Internet zu stellen, besser gesagt um eine Homepage zu erstellen. Eine Möglichkeit davon ist auch das Web Content Management System, dies ist noch eine relativ neue Technik. Web Content Management im Internet wird genutzt, um die Aktualität der Homepage immer auf dem neuesten Stand zu halten. Ein weiterer Punkt ist, dass hier eine Homepage gepflegt werden kann, ohne viel Vorkenntnisse zu haben, denn das Eintragen von Neuigkeiten geschieht so einfach und unspektakulär, wie das Schreiben eines Textes in einem Texterfassungsprogramm. 14

15 Teil III Begriffserläuterungen 2. Intranet Das Intranet ist ein geschlossenes Netzwerk innerhalb einer Firma. Dies ist somit ein LAN, was so viel bedeutet wie Local Area Network. Auf dieses Netzwerk kommen somit nur die Beschäftigten einer Firma. Jedoch ist dieses System meist so aufgebaut wie die Technik des Internet, da es auf dem Internet-Protokoll TCP/IP beruht. In dieses Netz können dann Daten gestellt werden, die nicht nach Außen gelangen sollten. Dies könnten zum Beispiel Informationen an die Mitarbeiter von der Firma sein, oder ein Austausch von Daten zwischen verschiedenen Abteilungen. Ein weiterer Teil von Intranet kann aber auch soweit gehen, dass dieses mit dem Internet verbunden wird, aber nur durch eine bestimmte Kennung und Passwort erreicht werden kann. Somit können auch nur Betriebsinterne Mitarbeiter auf dieses Netz zugreifen. Dies wird auch schon von verschieden Firmen so angewendet. Es ist zum Beispiel sinnvoll für Außendienstmitarbeiter, die als Servicetechniker arbeiten. Wenn nun bei ihnen ein Problem mit der Reparatur einer Maschine auftritt, können sie dies auf einer Seite im Intranet beschreiben. Die Lösungen des Problemes können dann durch Mitarbeiter, die das Problem schon gelöst haben, darunter geschrieben werden. Hierbei sammeln sich ja mit der Zeit immer mehr Fakten an, diese können dann von allen Mitarbeitern genutzt werden. Wenn nun das Problem bei einem Mitarbeiter auftritt und er noch nicht genau weiß, wie man dieses löst, kann er im Intranet nach diesem Problem suchen, und dann ohne lange Problemanalyse und Versuche zur Problembehebung beseitigen. 3. Templates Wie schon in einem vorher beschriebenen Abschnitt wird das Content Management System in drei Hauptpunkte aufgeteilt. Um ein gewünschtes Layout zu erzielen, müssen Templates erstellt werden. Templates bedeutet eigentlich so viel wie Vorlage. Jedes Web Content Management System besitzt mehrere davon, da hier die Größe und Lage der jeweiligen Vorlage beschrieben wird. So wird zum Beispiel ein Template für den Header gemacht und eins für den Inhalt. Diese Templates können von jedem Grafiker gestaltet werden, diese werden meist als normaler html Code gespeichert. Der Vorteil ist nun bei einem Web Content Management System, dass man ein Template neu gestalten kann, ohne dass man Rücksicht auf andere Gebiete wie Inhalt oder Links geben muss, da dies voneinander getrennt verwaltet wird. Wenn man nun einen neuen Gestaltungsstil auf seiner Homepage haben möchte braucht man nur das Template auszutauschen. Der Rest der Homepage kann weiterhin in seiner alten Struktur bestehen bleiben ohne dass sich Komplikationen in der Navigation oder mit den Texten ergeben. 15

16 Teil III Begriffserläuterungen 4. Klassifikation Mit der Klassifikation ist bei einem Content Management System die Struktur gemeint. Diese Struktur steht in einem sehr engen Zusammenhang mit den Templates. Wenn man jetzt nun bei einem Web Content Management ein Template hat, kann man in dieses die Klassifikation einsetzen. So wird ein Template ergänzt. Diese kann auch so aussehen, dass die Inhalte durch Links ergänzt oder erweitert werden. Die Klassifikation sollte schon im Vorfeld der Realisierungsphase geschehen. Denn eine Struktur steht nicht fest, sondern wird je nach Anwendungsprinzip ausgedacht. Strukturen werden erschaffen, Strukturen werden nicht erkannt. 1 Da sich die Menschen die Strukturen ausdenken wird es fast immer der Fall sein, dass es mehrere Ansätze bei den Strukturen gibt. Dies bringt nun den Vorteil, dass man eine Auswahl von Klassifikationen besitzt. Diese können nun miteinander verglichen werden. Bei den Auswahlkriterien schaut man darauf, dass man die Klassifikation einsetzt, die am besten zu dem zu realisierenden Projekt passt. 5. Daten Daten sind der eigentliche Inhalt eines Web Content Management Systems. Diese sind der ausschlaggebende Punkt einer jeden Homepage, denn jeder der eine Homepage besucht, möchte sich durch die bereitgestellten Daten informieren. Unter den Daten bei einem solchen System werden aber nicht nur Fakten oder einzelne Zahlen gesehen, sondern mit diesem Begriff wird alles was auf der Homepage bereitgestellt wird, gemeint. So zum Beispiel Texte, Bilder, Filme, Musik,... Somit ist es unwichtig, welche Art von Daten bereitgestellt werden, sie sind immer für das Informieren der User zuständig. 1) aus Web Content managen ; Jörg Dennis Krüger, Matthias Kopp; Markt+Technik Verlag; Kapitel Planung der WCMS-Arbeit, Seite

17 Teil III Begriffserläuterungen 6. Inhalte Bei einer Homepage gibt es im Gegensatz zu einem Printprodukt verschiedene Arten von Inhalte. Bei einem Buch ist es ja bekanntlich so, dass die Inhalte gesetzt und danach auf einer Platte ausgegeben werden. Wenn das Produkt fertig ist, können Inhalte nicht mehr verändert werden, sie sind für immer so im Buch abgedruckt, wie sie einmal gesetzt wurden. Bei einer Homepage sieht das Ganze anders aus, da die Inhalte sehr schnell ausgetauscht werden können. Doch hat hierbei jeder Inhalt eine eigene Lebensdauer, die man in verschiedene Gruppen aufteilt. Um ein Content Management System richtig planen und verwalten zu können ist es notwendig zu wissen, welche Art von Informationen vorhanden sind. Um das ganze klassifizieren zu können hat man dies in drei unterschiedliche Informationstypen eingeteilt. 6.1 Statische Informationen Als erstes sind die Statischen Informationen zu erwähnen. Diese werden einmal erstellt und danach nicht mehr verändert. Es sind also fixe Informationen wie zum Beispiel Dokumente. Was auch noch in dieser Rubrik zu finden sein kann, sind geschichtliche Informationen, die vor einer gewissen Zeit eingetreten sind, aber nun mit Sicherheit nicht mehr verändert werden, da die Handlung schon abgeschlossen ist. Es kann sich bei dieser Art auch um ein Archiv handeln das ja im Sinne des Inhaltes schon so dargestellt ist, wie es einmal war. Ein Archiv beinhaltet im Normalfall schon abgeschlossene Ereignisse. Diese brauchen im Laufe der Zeit nicht mehr verändert werden. 6.2 Dynamische Informationen Ein zweiter Teil der Informations Klassifikation sind die Dynamischen Informationen. Diese ändern sich in einem sehr kurzen Zeitraum. Der Zeitpunkt bei dem solche Informationen ausgetauscht werden hängt davon ab, wann, was geschehen ist, das ich auf meiner Homepage veröffentlichen möchte. Zu den Informationen zählen unter Anderem die Bereiche der Börsenkurse aber auch solche wie der Lagerbestand einer Firma. Am besten kann man die Dynamischen Informationen aber an Beispielen deutlich manchen, die im Internet sehr gut bekannt sind. Zum einen sind es die Bereitstellung der aktuellen Uhrzeit und des Datums, da sich die Uhrzeit ständig ändert. Zum anderen sind es Artikel, die wie bei ebay angeboten werden, denn hier muss gleich das Gebot aktualisiert werden um einen reibungslosen und rechtsmäßigen Ablauf zu gewährleisten. Natürlich gibt es auch noch viele andere Informationen die dieser Klassifikation angehören. 17

18 Teil III Begriffserläuterungen 6.3 Semidynamische Informationen Dies sind alle diejenigen Informationen, die nicht einer der vorherigen Gruppen angehören. Da diese nicht für immer den gleichen Inhalt beinhalten, werden sie auch nicht den Statischen Informationen zugeordnet, nachdem aber diese Informationen nur sehr selten geändert werden und nur zu bestimmten Anlässen, werden diese auch nicht den Dynamischen Informationen zugeordnet. Dieser Informationsgruppe können beispielsweise Daten von Preislisten angehören, da diese normalerweise nicht sehr oft geändert werden oder auch Informationen über einen Ansprechpartner eines Unternehmens. Diese Daten ändern sich nur, wenn dem Mitarbeiter ein anderer Aufgabenbereich zugeordnet wird, oder er die Firma verlässt und ein anderer seine Arbeit übernimmt. 18

19 Teil IV Web Content Management System erstellen 1. Ablauf eines Content Prozesses Der Content Prozess erfolgt eigentlich immer in dem gleichen Ablaufschema. Dieser kann auch anhand der Zeichnung verfolgt werden. Nun möchte ich kurz auf die einzelnen Punkte etwas näher eingehen. Content Generierung Es beginnt bei diesem Prozess immer mit der Content Generierung. Dies ist die Phase, in der der Content erzeugt wird. Sei es bei einem Text die Erfassung oder bei einem Bild das Fotografieren. Content Organisation: Nun erfolgt als zweiter Schritt die Organisation, hierunter versteht man das generieren in die richtige Beschreibungssprache. Wie zum Beispiel bei Bildern in.jpg oder.gif oder bei Texten in den html Code. Content Aufbereitung: Hier werden die Daten noch einmal bearbeitet. Die Bilder werden in die richtige Form gebracht und bei Texten werden die Stile festgelegt, ob nun ein Text fett, kursiv, normal oder in welcher Größe er letztendlich dargestellt werden soll. Content Distribution: In der vorletzten Phase werden die Daten an den Server geliefert. Hier ist nun der Platz, wo sie lagern und für die anderen zur Verfügung stehen. Content Nutzung / Präsentation Dies ist der letzte Schritt des Content. Hier ist der Bereich indem die Daten einem gewissen Bereich zugeteilt sind und dem User zur Verfügung stehen. Also ist dies nun der Bereich in dem die Daten dem Betrachter auf seinem Monitor dargestellt werden. 19

20 Teil IV Web Content Management System erstellen 2. Content Life Cycle Bei einem Web Content Management ist es ja so, dass es immer wieder zu Aktualisierungen der Homepage kommt. Somit ist es auch logisch, dass sich die Arbeitsabläufe immer wieder nach dem gleichen System wiederholen. Dies wird als Content Life Cycle beschrieben. Dies ist der Kreislauf, den alle eingesetzten Daten durchlaufen. Dieser lehnt sich an den Content Prozess an, der dann immer wieder aufs neue durchlaufen wird. Dies wird nun auch in jedem Buch wieder anders beschrieben, da es ja bei diesem Thema immer wieder fließende Grenzen gibt. Da der Hauptteil dieser Technikerarbeit das Thema Web Content Management erläutert, möchte ich diese Schritte auf das Web bezogen erklären. Deswegen kann es auch zu Differenzierungen zwischen dem Content Prozess und Web Content Management System geben. Im ersten Schritt des Content Life Cycle handelt es sich um die Erstellung. In diesem ersten Abschnitt werden nun die Vorstellungen von dem zuständigen Autor umgesetzt und digitalisiert. So werden Texte in einem Textverarbeitungsprogramm, Grafiken in einem Zeichenprogramm oder Vorlagen in einem Webeditor erfasst. Die Autoren dafür sind meist Spezialisten auf ihrem Gebiet und arbeiten fast ausschließlich in ihrem Aufgabengebiet. In der zweiten Phase geht es nun um die Kontrolle des Content. Da bei einem Projekt wie einer Webseite die Informationen von den verschiedensten Stellen kommen können, aber auch im World Wide Web von jedem eingesehen werden kann, ist es wichtig, Fehler zu vermeiden. So wird an dieser Stelle das Content, meist von einer dritten Person insgesamt noch einmal auf Fehler überprüft. Dies ist somit die Phase, in der die inhaltliche Qualität sicher gestellt werden soll. Visueller Content Life Cycle 20

21 Teil IV Web Content Management System erstellen Wenn nun die Kontrolle abgeschlossen ist, stellt sich heraus, ob es in dem Content noch Fehler gibt oder ob alles in Ordnung ist. Dadurch ist nun die nächste Phase die der Freigabe und Wiedervorlage. Ist ein Content fehlerhaft, so wird er, wenn er von dritten korrigiert wurde an den Autor zurück gegeben. Dieser hat nun die Aufgabe ihn zu korrigieren. Stellt sich aber heraus, dass der Content fehlerfrei ist, kann er für die Publikation freigegeben werden und er erreicht die nächste Phase. Hier werden nun die korrekten Inhalte für das Web auf einen Server publiziert. Dies geschieht aber nur von den jeweils autorisierten Mitarbeitern, weil man für diese Phase ein Kennwort und ein Passwort benötigt. Nun sind die Daten für alle Berechtigten zugänglich. Wer sie nun einsehen darf hängt davon ab, ob der Content in einem Intra-, Extra-, oder Internet integriert wurde. Die letzte Phase des Content ist nun der Schritt der Archivierung. Dieser kann unterschiedlich ablaufen. Wenn ein Artikel auf einer Homepage nicht mehr aktuell ist besteht die Möglichkeit den Inhalt vollständig zu löschen. Dies ist aber eigentlich nur sinnvoll, wenn es sich um einen Artikel handelt, der so oder in einer ähnlichen Form nicht mehr verwendet werden soll. Die zweite Möglichkeit ist die, den Content im internen Bereich, also auf einem eigenen Rechner oder für die Öffentlichkeit nicht mehr einsichtlichen Bereich zu speichern. Dies hat den Vorteil, dass schon einmal verwendete Daten immer noch vorhanden sind und bei gleichen oder ähnlichen Umständen wieder aufgenommen werden können. Sei es mit oder ohne Korrektur. Der letzt Bereich ist nun die Archivierung auf der Homepage. Wenn man Artikel über Themen hat, die auch noch zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen werden sollen ist diese Art von Archivieren sinnvoll, weil hier die Daten meist nur durch einen anderen Link aufgerufen werden können und trotzdem die Informationen nicht verloren gehen. 21

22 Teil IV Web Content Management System erstellen 3. Herkömmliches Webpublishing Bevor ich nun etwas genauer auf das Hauptthema, das Web Content Management eingehen möchte, will ich noch einmal kurz einen Einblick geben, wie alles mit dem Webpublishing begonnen hat. Die Anfänge des herkömmlichen Webpublishing begann mit der einfachen html- Codierung. Dies war eine sehr aufwendige Arbeit. Zusätzlich war noch ein sehr hohes Fachwissen von Nöten. Dies war eine sehr zeitaufwändige Arbeit, da noch alles von Hand in den Editor geschrieben werden musste. Um Änderungen durchzuführen oder neue Links hinzufügen, musste sehr viel Zeit aufgebracht werden, da dies auch meistens nicht selbst durchgeführt werden konnte, war eine Änderung mit sehr hohen Kosten verbunden. Am Anfang war es noch so, da nicht jeder das nötige Know-how besaß, dass alle Inhalte bei dem Webmaster gesammelt wurde. Dieser war dann dafür zuständig diese auf dem Server zu aktualisieren. Dabei war er die Instanz, die eigentlich als einzigster die HTML Codierung beachten musste. Somit konnte es auch sein, dass sich die Arbeit bei dem Webmaster sammelte und nicht gleich aktualisiert werden konnte, da die Informationen von verschiedenen Stellen angeliefert wurden. Jeder war dann für einen Bereich zuständig und hatte seine Kernkompetenzen, wie der Autor, der die ganzen Texte verfasst, der Grafiker, der Illustrationen gestaltet und der Webmaster, der für die Administration zuständig ist. Ein sehr gutes Zusammenspiel der einzelnen Abteilungen ist nötig, wenn man Erfolg mit seiner Internetseite haben möchte. Denn Aktualität und Qualität sind ausschlaggebend für den Erfolg im Internetbusiness und für die Effektivität von Intranets. 2 Der darauffolgende Schritt den Prozess der Internetgestaltung einfacher zu erarbeiten wurde dadurch erreicht, dass Webeditoren entwickelt wurden, die eine WYSIWYG-Funktion (What You See Is What You Get) besitzen. Somit konnte eine Webseite viel einfacher gestaltet werden, da Inhalte in ein Gestaltungsraster dargestellt werden konnten. Text und Bilder konnten sehr einfach in die Seite integriert werden. So wurde dann später auf der Seite der Inhalt auch so dargestellt, wie er in dem Editor dargestellt wurde. Leider erbrachten diese für ein umfangreiches Webangebot kein ausreichendes Ergebnis. Denn für eine umfangreiche Webseite benötigt man oft noch mehr Aktionen wie sie in einem solchen Editor angeboten werden, auch wenn diese einer immer weiteren Entwicklung ausgesetzt sind. Denn die Softwareentwickler sind auch darauf bedacht, dass ihr Produkt so viel wie möglich leisten kann, um es überhaupt noch verkaufen zu können, doch manches ist noch so komplex, dass es noch nicht realisierbar ist. 2) aus Web Content Management ; Bücher, Zschau, Traub, Zahradka; Galileo Business Verlag; Kapitel Konzepte des Webpublishings, Seite 88 22

23 Teil IV Web Content Management System erstellen 4. Erster Kundenkontakt beim Erstellen einer Webseite Beim Erstellen einer Homepage gibt es verschiedene Schritte, die nacheinander erfolgen. Als erstes erfolgt das Briefing, der erste Kundenkontakt. Dies ist eine mündliche oder schriftliche Abmachung zwischen dem Kunden und der Agentur, welche Aufgaben und Leistungen erwünscht werden. In den meisten Fällen gibt es dafür eine Checkliste, in der die wichtigsten Fragen des Kundenbriefing notiert sind. Eine derartige Checkliste kann aus folgenden Punkten bestehen. Aufgabenstellung: Hier sollte der Kunde als erstes mal seine Erwartungen schildern, die er von der Agentur verlangt. Situationsanalyse: Hier betrachtet man nun einmal die Marktsituation, ob es ein solches Produkt eventuell schon im Internet gibt, und wohin sich der Trend entwickelt. Wenn es schon ein ähnliches Produkt von einer Firma gibt, kann man dieses genauer betrachten und sich die guten Eigenschaften der Seite für die eigene zu modifizieren und die weniger guten auszubauen. So kann man einfach zu einem besseren Ergebnis gelangen. Zielsetzung: Sie ist für eine Agentur auch sehr wichtig, da man immer wissen sollte, welche Ziele durch die Homepage erreicht werden sollen. So können dann auch wichtige Bestandteile hervorgehoben werden. Strategie: Dies ist auch noch ein sehr wichtiger Punkt, da man ja eine klare Linie benötigt und wissen sollte, wie die gesetzten Ziele erreicht werden. Zeit- und Budgetplan: Bei diesem Punkt ist es wichtig, dass klar gestellt wird, in welchem Zeitraum das Projekt durchgeführt werden soll, aber auch ob man genügend Personal hat dies zu erledigen. Nach dem Etat richtet sich dann, ob alle verlangten Leistungen mit diesem durchgeführt werden können, oder ob das Budget zu gering für den Auftrag ist. Kommunikation: Die Kommunikation ist bei einer solchen Arbeit auch wichtig, da man bei manchen Dingen einfach rückfragen muss und da ist es gut, wenn man einen festen Ansprechpartner hat, der sich auch mit dem ganzen Projekt auskennt. Dieser sollte ohne groß nachfragen zu müssen Entscheidungen treffen können um Zeit einzusparen. Kundenleistung: Was für Leistungen erfolgen durch den Kunden und was muss von der Agentur erledigt werden? Wird der Kunde auch beim Pflegen der Homepage miteinbezogen und in welchem Maß will er daran beteiligt sein? Spezielles: Gibt es bei diesem Auftrag auch noch spezielle Raffinessen, die auf jeden Fall berücksichtigt werden müssen? 23

24 Teil IV Web Content Management System erstellen 5. Umsetzung der Internetseite Nach dem Briefing wurden die ersten Fragen der Agentur und des Kunden bearbeitet. Danach wird dann ein Angebot, je nach Umfang und Zeitaufwand von Seiten der Agentur an den Kunden abgegeben. Wenn nun erreicht wird, dass die Agentur den Zuschlag für das Projekt erhält steht nun der praktischen Umsetzung des Projektes nichts mehr im Weg. Nun kann die Umsetzung in vier Schritte aufgeteilt werden. 5.1 Analyse Dieser erste Schritt hat nun noch nichts mit der praktischen Umsetzung der Internetseite zu tun, hier ist es nur noch einmal wichtig, die theoretischen Fragen zu hinterleuchten und Unklarheiten zu beseitigen. Man kann auch sagen, dass in dieser ersten Phase die schon vorhandenen Anhaltspunkte genauer definiert werden und in eine klare Struktur gebracht werden. Was ein wichtiger Gesichtspunkt für eine solche Analyse ist, stellt sich schon mit der Frage, was für Ziele mit dem Produkt erreicht werden sollen. Dazu stellt sich auch die Frage, ob das ganze realisierbar ist und was für Hindernisse dabei auftreten können. Ein zweiter wichtiger Aspekt ist, welche Zielgruppe damit erreicht werden soll, sind es eher jüngere Personen oder handelt es sich um eine ältere Generation, die hauptsächlich mit der Sache angesprochen werden soll? Hier kann man auch Schlüsse daraus ziehen, wie man die Seite aufbauen kann, denn die jüngeren Menschen gehen mit dem Medium Computer und Internet ganz anders um als die Älteren, weil die junge Generation mit dem PC aufgewachsen ist. So kann zum Beispiel schon die Navigation ganz anders aufgebaut sein, oder das Design anders gewählt werden. Als weiteres ist auch wichtig sich die Frage zu stellen, welchen Anreiz kann ich durch meine Homepage und deren Gestaltung sowie des Inhaltes den Betrachtern geben, damit diese auch immer wieder benutzt und betrachtet wird. Das Stichwort Aufwand kann man in verschiedene Verbindungen bringen. Zum einen kann man den Entwicklungsaufwand dem Ergebnis gegenüberstellen. Hierbei muss dann einen Schlussstrich gezogen werden wenn man bemerkt, dass bei einem immer größeren Entwicklungsaufwand das Ergebnis nicht wesentlich verbessert wird. Steht der Aufwand immer noch im Verhältnis zu den Kosten? Diese Frage wird immer wichtiger, da ja jeder Auftraggeber immer ein kostengünstigeres Produkt haben möchte. Sollte es schon ein ähnliches Produkt auf dem Markt geben, so können auch Vergleiche gemacht werden. Welche Teile der Konkurrenz sind gut und könnten in einer ähnlichen Art und Weise wiedergegeben werden. Es kann aber auch hilfreich sein, die negativen Beispiele eines ähnlichen Produktes herauszugreifen und sich überlegen, wie man diese attraktiver gestalten könnte, damit ein höherer Anreiz entsteht, die Seite zu betrachten. 24

25 Teil IV Web Content Management System erstellen 5.2 Konzeption Wenn nun der erste Schritt erfolgreich abgehandelt wurde, steht dem zweiten, der Konzeption eigentlich nichts mehr im Wege. In dieser Phase werden nun die ersten Scribbles entworfen. Hier kann sich nun der Kunde ein Bild von den Gestaltungsvorschlägen seiner Homepage machen. Aus den vorhandenen Scribbles kann er sich nun seinen Favoriten heraussuchen oder auch einzelne Elemente der verschiedenen Vorschläge zu einer Einheit zusammenfügen, um für ihn ein optimales Ergebnis zu erzielen. Während dieser Zeit entsteht auch das Storyboard, dies beinhaltet alle Einzelseiten, die die bevorstehende Homepage beinhalten soll. Wenn alle zu Papier gebracht wurden, werden nun ebenfalls im Storyboard die Verknüpfungen der einzelnen Seiten gekennzeichnet. Somit ist nun deutlich, welche Seiten von der gerade aktiven Seite erreicht werden sollen, um eine spätere (in der Realisationsphase) Verlinkung zu vereinfachen. Nun kann auch mit den gewonnen Daten ein Prototyp erstellt werden, bei dem die wichtigsten Funktionen einmal dargestellt werden. Hier kann man nun nicht nur ein Teilstück, wie die Verknüpfung oder das Design sehen, sondern hier ist nun alles zusammengesetzt worden um einen visuellen Gesamteindruck zu bekommen. Ein weiterer Schritt ist nun eine ordentliche und überschaubare Dateistruktur zu entwerfen um später die relative Pfade benennen zu können. Dies ist für die Interne Navigation wichtig, um bei einem klick auch zur richtigen Seite der Homepage zu gelangen. Wenn dies nun alles erstellt wurde kann der Produktionsplan ausgearbeitet werden. Hier werden die ganzen W-Fragen abgehandelt, so zum Beispiel, wer, was, wie und zu welcher Zeit zu erledigen hat. 5.3 Realisation - Produktion Als erstes müssen hierbei nun die Rohdaten bearbeitet und für das Internet fähig gemacht werden. In dieser Phase gilt es, die gesteckten Ziele in das erwartete Produkt umzusetzen. Bei der Produktion und Integration geht es nicht nur darum, die Schrift mit dem Text zu verbinden, sondern auch noch andere Medien in die Homepage miteinfließen zu lassen. Wenn man die heutigen Homepages so betrachtet kommt es ja oft vor, dass auch Filme, Animationen oder Flash-Dateien miteinbezogen werden. Diese miteinander so zu verbinden, dass es keine Komplikationen bei der Nutzung gibt, ist oft gar nicht so einfach. Wenn dieser Schritt vollendet wurde, kann der Test beginnen. Hier sollte noch einmal überprüft werden, ob alles in der Homepage Eingebrachte funktioniert und ob alle Links vorhanden und funktionsfähig sind. Wenn es hierbei keine Beanstandungen gibt, kann die Homepage dem Kunden präsentiert werden. Dies ist im Normalfall der erste Kontakt des Kunden mit der voll funktionsfähigen Internetpräsenz. Hier kann das Ergebnis noch einmal genau erklärt und besprochen werden. 25

26 Teil IV Web Content Management System erstellen 5.4 Distribution Dies ist nun die letzte Phase der Multimedia-Produktion. Dazu gehört natürlich, dass die Agentur das Produkt online stellt. Das bedeutet, die Daten werden auf einem Server gespeichert auf den alle im World Wide Web befindlichen Personen Zugriff haben, wenn es nicht durch ein Passwort geschützt ist. Um bei der Vielzahl von Personen die sich täglich mit dem Internet beschäftigen, auch gefunden zu werden, sollte man sich auch bei den Suchmaschinen anmelden. Somit kann man durch diverse Schlagwörter mit der Suchmaschine gefunden werden. Hier steht dann ein direkter Link, der den User direkt auf die jeweilige Homepage bringt. Da eine Homepage eigentlich immer am Wachsen sein sollte und ein nie endendes Projekt ist, kann nicht auf eine ordentliche Pflege verzichtet werden. Diese sollte immer wieder durchgeführt werden um ständig neue Informationen auf der Seite zu haben, damit die User diese Seite immer wieder gerne besuchen. Eine gute Pflege ist das A und O einer jeden Homepage, ohne diese wird sie schnell langweilig und nicht mehr attraktiv für den Benutzer. 26

27 Teil IV Web Content Management System erstellen 6. Theoretische Umsetzung eines Projektes Um das Ganze noch deutlicher klar zu machen, möchte ich dies nun an einem kleinen theoretischen Beispiel etwas vertiefen. Jedoch müssen zuerst Rahmenbedingungen geschaffen werden, um eine klare Eingrenzung und Konzeption zu erhalten. Ich möchte das Ganze am Beispiel einer Ortschaft, die ca Einwohner hat etwas verdeutlichen. Weiter gehe ich davon aus, dass im Vorfeld schon verschiedene Agenturen angefragt wurden. Diese haben dann mit Sicherheit auch ein Briefing durchgeführt, wobei hier die Fragen des Kunden auch beantwortet wurden. Nach dem ersten Eindruck, und den ersten Gesprächen hat sich dann die Ortschaft für eine Agentur entschieden, die dann das gesamte Projekt ausführt und betreut. 7. Anforderungen Wenn man nun die Aufgabenstellung genauer betrachtet, stellt man sehr schnell fest, dass es sich um ein anspruchsvolles Projekt handelt. Hier ist eigentlich damit zu rechnen, dass jede Alters- und Personengruppe sich auf dieser Seite erkundigen möchte. Weiter betrachtet kann man auch sagen, dass Inhalte aufgrund der nötigen Aktualität häufiger gewechselt werden sollten. Denn eine solche Seite ist eigentlich nur immer dann interessant, wenn öfter mal was neues drauf ist, wie eine Vorschau oder ein Rückblick auf Ereignisse oder Veranstaltungen. Dies sind nun die sogenannten dynamischen Informationen. Aber eine solche Seite besteht nicht nur aus dynamischen Informationen, es kommen auch immer wieder semidynamische und statische Informationen vor. Diese können zum Beispiel aus der Geschichte der Gemeinde, Vereine oder dem Ortsplan bestehen. Um nun aber noch einmal genauer auf die dynamischen Informationen einzugehen, wäre es sinnvoll die Seite auf der Basis eines Web Content Management Systems aufzubauen. Es wäre somit sinnvoll eine solche Möglichkeit dem Kunden schon beim Briefing zu vermitteln, damit er damit schon einmal konfrontiert wird. Wenn man als Agentur die Möglichkeit hat, beide Systeme (herkömmliches Programmieren oder WCMS) zu realisieren, wäre es auch gut, dem Kunden gleich die Unterschiede und die daraus resultierenden Folgen zu erläutern. Mit diesem System können wesentliche Vorteile im Hinblick auf die Aktualisierung geschaffen werden. Dabei ist es so, wenn die Seite erst einmal programmiert wurde, kann eigentlich jeder, wenn er schon einmal vor einem Computer gesessen hat und ein gewisses Grundwissen besitzt, die Inhalte ändern oder austauschen. Wenn nun dieses Prinzip angewendet wird, können die Inhalte sehr schnell geändert werden, zum Beispiel von einer Sekretärin. Ein weiterer Pluspunkt dabei ist es, dass die Informationen nicht mehr an die Agentur weitergeleitet werden müssen, und somit der Auftraggeber nicht warten muss, bis die Agentur Zeit findet, um die Daten online zu stellen. 27

28 Teil IV Web Content Management System erstellen 8. Der Grundaufbau Wenn nun alle Fragen geklärt wurden und Entscheidungen getroffen sind, kann es nun an den praktischen Aufbau der Webseite gehen. Dabei gehe ich davon aus, dass der Kunde sich für ein Content Management System entschieden hat. Als erstes muss nun noch die Analyse mit ihren einzelnen Punkten durchgeführt werden. Danach folgt dann die Konzeption, wenn auch diese erfolgreich abgehandelt wurde steht der praktischen Umsetzung eigentlich nichts mehr im Wege. Dies übernimmt im Normalfall die Agentur, da ein Aufbau eines Web Content Management Systems sich als viel umfangreicher gestaltet im Gegensatz zu einem herkömmlichen Aufbau in einem Webeditor. Viele der großen Anbieter gehen nun bei diesem Aufbau in der gleichen Reihenfolge vor. Als erstes werden die Administratorenzugänge geschaffen. Die Administratoren sind Leute, die das nötige Wissen über das gesamte System haben. Dies ist wichtig, da ja die Redakteure nur noch für die Pflege der Inhalte verantwortlich sind und sich meistens mit der umfangreichen Technik, die sich hinter einem Web Content Management System befindet, nicht mehr auskennen. Bei Problemen werden nun die Administratoren aktiv, eine weitere Aufgabe von ihnen besteht darin, die Redakteurzugänge zu verwalten. Wenn man die Administratorenzugänge geschaffen hat geht es meist mit der Schaffung der Redakteurzugänge weiter. Die Redakteure sind später dafür zuständig, die Seite mit Inhalt zu füllen und sie zu aktualisieren. Je nach Umfang oder Kundenwunsch gibt es entweder mehr oder weniger Redakteurzugänge. Jeder Redakteur bekommt nun einen Bereich zugeschrieben, den er mit Hilfe seiner eigenen Benutzerkennung und Passwort später bearbeiten kann. So kann auch nachvollzogen werden, wer, welchen Bereich aktualisiert hat, da dies für die juristische Seite eine wichtige Rolle spielt. Wenn nun diese zwei Punkte abgearbeitet sind, geht es mit der Programmierung der Templates weiter. Die meisten ernst zu nehmenden Web-Content-Management-Systeme benutzen Templates, um Inhalt und Design (und Funktion) zu trennen. 3 Dieser Teil ist nun der langwierigste, aber auch er kann vereinfacht werden, wenn der Quellcode klar und deutlich definiert ist und die Analyse im Vorfeld durchdacht wurde. Eine ausgegebene Seite besteht auch noch aus mehreren Templates, da Änderungen meistens nur in einem Teilbereich stattfinden und der Rest bleibt unverändert. Wenn nun alles aufgebaut wurde kann es nun übergehen zu einem Testlauf der Homepage. Hier wird alles noch einmal auf seine Richtigkeit getestet, speziell ob das System bei einer hohen Zugriffsphase nicht abstürzt. Ein weiterer Punkt ist, dass die Redakteure, die später einmal die Seite aktualisieren sollen, auch mal versuchen mit den Templates zu arbeiten, damit sie schon mit dem System vertraut werden. Falls nun Probleme auftauchen, werden diese behoben, wenn nicht kann das System zur nächsten Phase überwechseln. In dieser Phase ist es nun so, dass sie sich in einigen Punkten überschneiden kann. Denn am Anfang dieser Phase werden nun von den Anbietern Schulungen für das Personal angeboten, die die Seiten pflegen sollen. Somit wird eine richtige Vorgehensweise gewährleistet. Dazu kommt noch die Motivation der Mitarbeiter, um ihnen selber klar zu machen, wozu das ganze System gut ist. Somit soll erreicht werden, dass die Redakteure voll hinter der Sache stehen und ein noch besseres Ergebnis erzielen. Nun bricht bei der Entstehungsphase der letzte Abschnitt an. Jetzt werden alle 3) aus Web Content managen ; Jörg Dennis Krüger, Matthias Kopp; Markt+Technik Verlag; Kapite8 Durchführung der WCMS-Arbeit, Seite