DATENSCHUTZ KONKRET. Personaldatenverarbeitung: Vom Papierakt zum epersonalakt Rainer Knyrim, Markus Oman. Checkliste: E-Recruiting

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1 2/2014 PRAXISPROJEKT Konzernweite Personaldaten Rainer Knyrim, Bernhard Horn DATENSCHUTZ KONKRET Recht Projekte Lösungen Chefredaktion: Rainer Knyrim Jetzt Early Bird Abo bestellen! Personaldatenverarbeitung: Vom Papierakt zum epersonalakt Rainer Knyrim, Markus Oman Checkliste: E-Recruiting Hans-Jürgen Pollirer Datenschutz beim Einsatz mobiler smarter Endgeräte Wolfgang Goricnik, Thomas Riesenecker-Caba Datenschutz am Arbeitsplatz: Was darf der Arbeitgeber kontrollieren? Viktoria Haidinger Interview mit Andrea Dillenz Katharina Schmidt ISSN dako.manz.at

2 Datenschutz konkret Recht Projekte Lösungen Für alle Personen, die in Unternehmen oder im öffentlichen Bereich für Datenschutz verantwortlich sind. Recht: Ob Alltagsfragen oder komplexer EU-Datenschutz alles sicher und verständlich beantwortet Projekte: Was klappt und Erfolg verspricht Lösungen: Expertise und fachliche Kreativität Das lesen Sie in jedem Heft von Datenschutz konkret: das interview mit einer Person aus der Welt des Datenschutzes das praxisprojekt Echtbeispiele mit Lösungen der beitrag ein Thema in übersichtlichen Portionen die checkliste eine Aufgabe Schritt für Schritt lösen der judikaturrückblick Antworten der Judikatur die entscheidung mit einer kurzen Kommentierung über ihre Auswirkungen das lesen wir Lesenswertes auf Papier oder online das gibt es zum Hingehen und zum Staunen die kurzmeldung News aus Legistik, Judikatur und Verwaltung Unser Angebot: Early Bird Abo bis : Heft 2/ Abonnement 2015 (insgesamt 6 Hefte) um nur EUR 98, statt EUR 148, (inkl. Versand im Inland) dako.manz.at Bestellkarte Senden Sie mir (uns) bitte: Inklusive App! Early Bird Abo Datenschutz konkret bis Heft 2/ Abonnement 2015 (insgesamt 6 Hefte) um nur EUR 98, statt EUR 148, * (inkl. Versand im Inland) Jetzt Early Bird Abo bestellen! Porto zahlt Empfänger oder faxen an: (01) *Falls ich nicht vor Erhalt des letzten Heftes kündige, erhalte ich die Zeitschrift weiterhin im Abonnement. Das Jahresabonnement ist sodann jeweils nach Rechnungslegung für das kommende Jahr zur Gänze im Voraus zur Zahlung fällig. Preise inkl. MWSt. und Versand im Inland. Lieferung unter Eigentumsvorbehalt auch für künftige Lieferungen. Zeitschriftenabonnements verlängern sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn nicht spätestens sechs Wochen vor Jahresende eine schriftliche Kündigung erfolgt. Irrtum und Preisänderungen vorbehalten. Ich bin damit einverstanden, dass ich gelegentlich insbesondere per Fax, per oder telefonisch über Neuerscheinungen des MANZ Verlages informiert werde und dass meine Daten zu diesem Zweck gespeichert und verwendet werden. Die Zustimmung kann jederzeit schriftlich widerrufen werden. Konsumenten isd 1 KSchG sind unbeschadet der in 5f KSchG angeführten Ausnahmen innerhalb von 14 Werktagen ab dem Tag des Einlangens der Lieferung gem 5e KSchG zum Vertragsrücktritt berechtigt. Prospektstand: November Als Gerichtsstand wird Wien vereinbart. KUNDENNUMMER FIRMA NAME STRASSE PLZ ORT R3885 An MANZ Verlags- und Universitätsbuchhandlung Bestellservice Kohlmarkt Wien TELEFON FAX DATUM UNTERSCHRIFT

3 editorial & inhalt Rainer Knyrim Rechtsanwalt und Partner bei Preslmayr Rechtsanwälte Datenschutz konkret präsentiert Am fand vor über 100 geladenen Gästen die Präsentation von Datenschutz konkret statt. In der Albert Hall im 8. Bezirk in Wien kamen Spitzenvertreter des heimischen Datenschutzrechts aus Bundes- und Landesbehörden, Ministerien, Wissenschaft, Interessensvertretungen und der Privatwirtschaft. Zahlreiche Gäste und Beiräte der Zeitschrift waren extra aus den Bundesländern angereist. Neben dem stellvertretenden Verlagsleiter von Manz, Herrn Mag. Heinz Korntner, durfte ich als Chefredakteur das Konzept der Zeitschrift erklären und die Redaktionsmitglieder vorstellen. Die Leiterin der neuen Datenschutzbehörde, Frau Dr. Andrea Jelinek, hielt danach eine Rede ganz im Stil der Dako kurz und prägnant zu den ersten neun Monaten der Behörde und der Zukunft des Datenschutzrechts. Die Rückmeldungen beim anschließenden Zusammensein zeigten, dass die Zeitschrift sehr gut ankommt. das interview 26 Teamplayer mit Affinität zum Datenschutz Interview mit Andrea Dillenz, Datenschutzbeauftragte bei Boehringer Ingelheim das praxisprojekt 28 Vom Papierakt zum epersonalakt in der Praxis Was ist bei der Umsetzung zu beachten? Einführung von SAP-HR in der CEE-Region Konzernweite Personaldatenverarbeitung der beitrag 34 Datenschutz und Datensicherheit beim betrieblichen Einsatz mobiler smarter Endgeräte Mobile Device Management und Betriebsvereinbarung zur Smartphonearbeit Die Redaktion mit Teilen des Beirats Präsentation der Zeitschrift in der Albert Hall Vlnr: Rainer Knyrim, Andrea Jelinek, Heinz Korntner Die Redaktion von Datenschutz konkret Vlnr: Ernst Weiss, Viktoria Haidinger, Rainer Knyrim, Markus Oman, Hans-Jürgen Pollirer die checkliste 37 E-Recruiting Prüffragen für elektronische Bewerbermanagement-Systeme der judikaturrückblick 40 Datenschutz am Arbeitsplatz: Was und wie weit darf der Arbeitgeber kontrollieren? Zutritt, Arbeitszeit, Kommunikationsdaten und Krankenstand die entscheidung 43 DSK, DSB, OGH, VwGH und VfGH Datenschutzverletzung durch Dienstnehmer; Patientendaten; Geburtsdatum als Information; Sozialversicherungsnummer auf Erlagschein das lesen wir 46 Fachartikel, Linktipp, Buchtipp das gibt es 47 Seminare; zum Staunen; zum Beobachten Ich hoffe, das zweite Heft von Datenschutz konkret mit dem Schwerpunkt Personaldatenverarbeitung motiviert Sie, die Personaldatenverarbeitung in Ihrem Haus zu durchleuchten. Etwa, in dem Sie die Checkliste für E-Recruiting durcharbeiten, nachlesen, wie man in der Praxis von Papierakten auf epersonalakten umstellt. Oder, wie man SAP-HR in einer ganzen Region einführt. Im Interview berichtet diesmal die Datenschutzbeauftragte von Boehringer Ingelheim, wie sie ihre Funktion wahrnimmt und wo ihr Fokus liegt. Lassen Sie sich davon inspirieren! Herzlichst, Ihr Rainer Kyrim Dako 2014/12 die kurzmeldung 48 Judikatur, Legistik, Sonstiges Dako

4 Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit Unternehmen in den USA? Wie sichert man sich gegen Attacken von außen ab und was sind die wichtigsten To-do-Punkte? Heft 2 ab Seite Goldene Regeln zur elektronischen Archivierung. Welche Aufbewahrungs- und Löschungspflichten gibt es? Praxistipps, die sich bei der Einführung von epersonalakten bewährt haben. Heft 2 ab Seite 28.

5 Welche Fragen sind beim Auswahlprozess unzulässig? Was muss die Datenschutzerklärung enthalten? Welche Anwendungen sind beim Datenverarbeitungsregister meldepflichtig? Heft 2 ab Seite 37. Wie urteilen Gerichte über Taschenkontrollen von Mitarbeitern, über Zutritts- und Arbeitszeitkontrollen, Videoüberwachungskontrollen, über die Protokollierung von Telefonnummern oder den Einsatz von mystery clients? Heft 2 ab Seite 40.

6 Wie kann eine Trennung der privaten und betrieblichen Daten am Endgerät bewerkstelligt werden? Wie kann das zeitlich eingeschränkte Weiterleiten von s die Arbeitszeit steuern? Heft 2 ab Seite 34. Entscheidungen zur Verwendung des Geburtsdatums zum Zugriff auf Patientendaten zur Datenschutzverletzung durch Dienstnehmer Heft 2 ab Seite 43.

7 redaktion Chefredaktion Rainer Knyrim Dr. Rainer Knyrim ist Rechtsanwalt und Partner bei Preslmayr Rechtsanwälte. Er ist Mitherausgeber des Datenschutzkommentars von Dohr/Pollirer/Weiss/Knyrim. Diese erste österreichische Zeitschrift rein zum Datenschutzrecht soll ihren Platz mitten im Leben all jener haben, die sich mit diesem Thema beruflich bereits auseinandersetzen oder erst damit beginnen. Wir wollen unsere Leser in die Welt des Datenschutzes einführen und sie immer tiefer in diese eindringen lassen. Mir ist besonders wichtig, dass wir aus der Praxis kommend für die Praxis schreiben. Und dies kurz, prägnant und nutzbringend möglichst knackig. Redaktionsteam Viktoria Haidinger Mag. Viktoria Haidinger, LL. M., ist Juristin und stellvertretende Leiterin der Stabsabteilung Statistik der Wirtschaftskammer Österreich. Sie ist Absolventin des Lehrgangs für Informationsrecht und Rechtsinformation (jetzt: Informations- und Medienrecht) der Universität Wien. Sie ist als fachkundige Laienrichterin für den Bereich Datenschutz am Bundesverwaltungsgericht nominiert. Die häufig anzutreffende Abwehrhaltung gegenüber dem Datenschutzrecht erklärt sich für mich aus seiner Komplexität und der mangelnden Vermittlung im Rahmen des rechtswissenschaftlichen Studiums. Gleichzeitig kommt man als Führungskraft, Betriebsrat oder Personalverantwortlicher ständig damit in Kontakt. Die neue Zeitschrift hat den Anspruch, diese Komplexität aufzulösen und für diese Zielgruppe verständlich aufzubereiten. Markus Oman Mag. Ing. Markus Oman, CSE, ist geschäftsführender Gesellschafter der O.P.P. Beratungsgruppe. Er ist Autor von zahlreichen Fachartikeln und Autor bzw. Mitautor mehrerer Bücher. Markus Oman ist allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger für das Fachgebiet der Unternehmensberatung. Die Zeitschrift Datenschutz konkret liefert nicht nur Lösungen zum Datenschutz, sondern auch zu den technischen und betriebswirtschaftlichen Fragen! Hans-Jürgen Pollirer Prof. Kommerzialrat Hans-Jürgen Pollirer ist seit 1975 Eigentümer und Geschäftsführer der Firma Secur-Data Betriebsberatungs-GmbH. Neben mehreren weiteren Tätigkeiten als Vorstandsmitglied ist er auch Mitautor von Dohr/Pollirer/Weiss/Knyrim, Kommentar zum Datenschutzgesetz. Wer die Kombination aus datenschutzrechtlichem bzw. sicherheitstechnischem Know-how einerseits und die praxisbezogenen Antworten auf seine Fragen zu diesen für jede Organisation immer wichtiger werdenden Fachgebieten andererseits sucht, findet in der Zeitschrift Datenschutz konkret einen verlässlichen Partner. Ernst M. Weiss Hofrat Dr. iur. Ernst M. Weiss wurde 1964 zum Richter ernannt und war fast drei Jahrzehnte Handelsrichter. Seit 1997 ist er als Richter in der Schiedsgerichtsbarkeit tätig erschien die Erstauflage des Datenschutzgesetzes von Dohr/Pollirer/Weiss und 2002 der Kommentar zum DSG 2000 als Loseblattausgabe sowie 2010 das Taschenbuch von Pollirer/Weiss/Knyrim. Wenn man fast vier Jahrzehnte mit dem Datenschutzrecht befasst ist, muss man das sich ständig erneuernde Fachwissen einfach weitergeben, zumal immer mehr Personen und Institutionen mit mehr oder weniger schwierigen Problemen des österreichischen und internationalen Datenschutzrechts konfrontiert werden.

8 Was andere sagen: Die Dako gefällt mir sehr gut gratuliere! ao. Univ.-Prof. Dr. Wolfgang Zankl, Institut für Zivilrecht, Universität Wien Das hochkarätige Redaktionsteam der Dako versprach bereits im Vorhinein viel Praxisrelevanz einfließen zu lassen. Nach Studium der ersten Ausgabe hat sich diese Erwartung voll und ganz erfüllt. Sämtliche Artikel sind für jeden Datenschutzinteressierten von großem Interesse. Mag. Stephan M. Novotny, Rechtsanwalt Fünf Mal im Jahr wird die DAKO erscheinen und damit die einschlägigen Datenschutzrechts-Kommentare und Handbücher aus dem Manz-Verlag abrunden. Der Schwerpunkt der ersten und laut Vorankündigung auch der zweiten Ausgabe liegt auf Themen des betrieblichen Datenschutzes. [...] DAKO liegt im Trend [...] Bleibt zu hoffen, dass DAKO auch andere Formen der Regulierung bzw Alternativen zur Regulierung wie Aufklärung und Training, starke Stakeholder oder best practices unterstützt. Jedenfalls wird die DAKO in der österreichischen Datenschutzszene in nächster Zeit den Ton angeben. WACHTERBLOG Datenschutz konkret bringt praxisnahes Wissen zu einem schwierigen Rechtsgebiet in Unternehmen eine Marktlücke wird geschlossen! Dr. Gregor König, Erste Group Bank AG