DMD-Kardio Studie Ausgabe 5 / September 2012 Newsletter

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1 DMD-Kardio Studie Ausgabe 5 / September 2012 Newsletter Informationen zum Stand der DMD Kardio-Studie Dieser Newsletter erscheint etwa alle 3 Monate oder bei besonderen Anlässen nach Bedarf auch öfter! Dies ist die 5. Ausgabe. Inhalt dieser Ausgabe Allgemeine Informationen/ Einleitung newsletter Neuerungen/ updates... 1 Pharmakovigilanz/neues SAE Formular... 2 Aktueller Stand der Studie... 2 Gut zu wissen/inspektionen... 3 Prüfarztfragen aus den Zentren... 3 Zu guter Letzt Anhang Allgemeine Informationen/ Einleitung newsletter 5 Warum Newsletter 5 verspätet erst jetzt? Es gab hierfür verschiedene Gründe: 1) Klärungsbedarf mit dem BMBF hinsichtlich der weiteren Rekrutierung siehe auch unter der Rubrik Aktueller Stand der Studie 2) Vorbereitungsbedarf Inspektionen- siehe unten 3) Personalwechsel in Erlangen- siehe Rubrik Zu guter Letzt.. Dafür wird der newsletter diesmal etwas länger, da wir Ihnen einige interessante Neuigkeiten mitzuteilen haben! Thema Inspektionen: Zwischen März und Juni diesen Jahres fanden sogenannte koordinierende Inspektionen durch die jeweiligen lokalen (zuständigen) Überwachungsbehörden statt und zwar jeweils an den Prüfzentren Essen und Dresden, sowie in Freiburg im Studienzentrum, als Dienstleistungseinheit/ CRO. Vorbereitend wurde in Essen und Dresden ein Sponsoraudit durch die QM des CCS Erlangen durchgeführt. Die Inspektionsbesuche fanden wie folgt statt: Prüfzentrum Essen am 27. und 28. März, Prüfzentrum Dresden am 25.April, Studienzentrum Freiburg am 12. und 13. Juni Aus den stattgefundenen Inspektionen haben wir wieder neuen input zur Studie erhalten, verbunden mit einigen Änderungs, -und Verbesserungsmaßnahmen. Weitere Details zum Thema Inspektion sind nachzulesen unter der Rubrik Gut zu wissen. Neuerungen/ updates ecrf Zusatzblatt Patienteninformation SAE Formular AE Dokumentation im ecrf Ad ecrf: neu eingeführt wurde die e-signatur des Prüfers nach Abschluss jeder Visite und nicht erst zu Studienende. Ad Zusatzblatt Patienteninformation: wird Ihnen über die Monitore zugeschickt. In der bisherigen Version der Patienteninformation fehlte der Zusatz, dass Daten an den Hausarzt weitergegeben werden dürfen. Daher werden Sie ab jetzt gebeten die Eltern auch rückwirkend bei der nächsten anstehenden Visite hiernach zu befragen und die Zustimmung zur Datenweitergabe auf dem Zusatzblatt zu dokumentieren. Sollte keine Zustimmung der Eltern erfolgen, dürfen die Daten nicht ohne weiteres an den Hausarzt übermittelt werden (Hinweis aus der Inspektion). Rückwirkend nicht befragen müssen Sie hingegen diejenigen Eltern der Patienten, die Ihre Zustimmung zur Studie bereits zurückgenommen haben. Ad SAE Formular- siehe unter der Rubrik Pharmakovigilanz Ad AE Dokumentation- siehe unter der Rubrik Pharmakovigilanz. Seit längerem ist auch ein Prüfplanamendment in Diskussion, welches derzeit vorbereitet wird. DMD- Kardio Newsletter Nr. 5 / September / 4

2 Wir werden Sie darüber zum gegebenen Zeitpunkt noch an entsprechender Stelle informieren. Pharmakovigilanz/neues SAE Formular Wie bereits im letzten newsletter angekündigt wird das bisher verwendete deutsche SAE Formular nun gegen ein neues SAE-Formular in Englisch ausgetauscht und ist ab sofort zur Verwendung im Einsatz. Der alte SAE-Bogen wurde dabei vom CCS Erlangen komplett neu bearbeitet. Bitte benutzen Sie ab sofort nur noch dieses Formblatt! Die Verteilung der SAE Formulare erfolgt durch die Monitore, bzw. können Sie das neue Formular auch bereits im ecrf herunterladen. Folgende Neuerungen sind zu beachten: SAE-Formular Zum einen wurden Adaptionen gemäß der E2B-Guideline notwendig. Zum anderen hat sich im Laufe der Studie gezeigt, dass sich die Einnahmeschemata der beiden Prüfpräparate in den verschiedenen Phasen der DMD-Kardio Studie in dem "alten" SAE-Bogen nicht detailliert genug abbilden ließen. Im neuen SAE-Bogen werden nun auch die Einnahmephase, in der sich der Patient bei Auftreten eines SAE befindet, sowie genauere Angaben zu den einzelnen Prüfpräparaten abgefragt. Ein entscheidender Punkt in dem update des Bogens war auch die Differenzierung der "action taken with study drug" getrennt nach den beiden Prüfmedikamenten. Aus Sicht der Arzneimittelsicherheit und der Behörden ist es unerlässlich, dass diese Punkte getrennt nach den Prüfmedikamenten erfasst werden. ecrf/ AE Seite Die AE-Erfassung der "relatedness" kann zukünftig ebenfalls getrennt nach den beiden Prüfpräparaten erfolgen. Um einen Datenverlust zu vermeiden, wurde bei dieser Änderung die ursprüngliche Antwortoption, die für beide Prüfpräparate zusammen gilt, bewusst belassen und umbenannt in "Beide PP". Sie kann weiterhin optional verwendet werden, falls beide Angaben zu den Prüfpräparaten übereinstimmen, also beide mit yes oder no beantwortet werden. Aktueller Stand der Studie Die Rekrutierung wurde nach Rücksprache mit dem BMBF um 1 Jahr verlängert. Somit können noch bis Ende 2013 neue Patienten in die DMD- Kardio Studie eingeschlossen werden. Wir möchten Sie ermutigen diese Chance auch zu nutzen und weiterhin nach geeigneten Patienten Ausschau zu halten! Die erneute Umfrage an Sie als Prüfzentrum hat ergeben, dass wir zwar die gewünschte Patientenzahl von ehemals geplanten 130 Patienten nicht erreichen werden, aber wir rechnen mit weiteren Patienten bis 2013, jeder Patient ist uns wichtig, da er Aussagen über sekundäre Zielkriterien wie Herzfrequenzvariabilität, Lebensqualität, neurohumorale Parameter liefern kann, die wissenschaftlich bedeutsam sind. Es ist bisher die erste und einzige Studie, die in diesem Rahmen an den kinderkardiologischen Einheiten durchgeführt wird! Insgesamt sind bisher 34 Patienten in die Studie eingeschlossen worden! Davon waren 5 screening failures, das heißt diese Patienten sind zwar registriert, aber nicht randomisiert worden. Anbei finden Sie eine aktuelle Übersicht nach Zentren und die bisher eingeschlossenen/laufenden Patienten. Prüfzentrum Initiiert Anzahl Patienten 01 Erlangen (LKP) seit 12/09 02 Freiburg seit 03 Homburg/ Saar seit 04 München seit 05 Dresden seit 06 Gießen seit 02/12 08 Berlin seit 09 Münster seit 06/11 10 Oldenburg seit 02/11 11 Göttingen seit 12 Essen seit 13 Heidelberg seit 06/10 Zentren in Planung 07 Mainz Gesamt zahl in R1-R Rando- misiert DMD-Kardio Newsletter Nr. 5 /September / 4

3 Gut zu wissen/inspektionen Was sind Inspektionen, was ist ein Audit? Inspektionen werden von behördlicher Seite der Regierungsbehörden der Länder z.b. Regierungspräsidium, Landesdirektion, etc. durchgeführt um zu überprüfen, ob das Prüfzentrum geeignet ist die Studie gemäß den GCP- Vorschriften durchzuführen und die Durchführung anhand der Dokumentation nachvollziehbar ist. Auch wird überprüft, ob die Daten korrekt erhoben und dokumentiert sind. Ein Audit kann vom Sponsor angeordnet werden und dient zur Überprüfung der Qualität im Rahmen der Durchführung einer von ihm beauftragten Studie z.b. an einem Prüfzentrum. Hinweis auf gesetzliche Grundlagen/ wo ist dies zu finden? Im Glossar der ICH-GCP finden Sie folgende Beschreibungen: 1.6. Audit Eine systematische und unabhängige Überprüfung der mit der klinischen Prüfung in Zusammenhang stehenden Aktivitäten und Dokumente zur Feststellung, ob die überprüften studienbezogenen Aktivitäten gemäß Prüfplan. den Standardarbeitsanweisungen (SOPs) des Sponsors, der guten klinischen Praxis (GCP) sowie den geltenden gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt wurden und ob die Daten gemäß diesen Anforderungen dokumentiert, ausgewertet und korrekt berichtet wurden Inspektion Die Durchführung einer offiziellen, behördlichen Überprüfung der Dokumente, Einrichtungen, Aufzeichnungen und aller anderen Ressourcen, die die zuständigen Behörden als mit der klinischen Prüfung in Zusammenhang stehend erachten und die sich im Prüfzentrum, in den Einrichtungen des Sponsors und /oder des Auftragsforschungsinstituts (CRO) oder in anderen Einrichtungen befinden, die von den zuständigen Behörden als beteiligt angesehen werden. Hinweise zur gesetzlichen Grundlage von Inspektionen finden Sie in der GCP-Verordnung ( 15). Mängel: welche gibt es? Mängel sind Verstöße gegen geltende Rechtsvorschriften und Standards (z.b. ICH-GCP) und beziehen sich auf die Gefährdung oder Verletzung der Rechte, Sicherheit oder Wohlergehens der Prüfungsteilnehmer sowie auf die Datenqualität und Datenintegrität. Je nach Schweregrad sind Sie mit Bußgeldern belegt und/oder können aber auch mit strafrechtlichen Folgen einhergehen. Man unterteilt die Mängel in folgende Kategorien: kritische schwerwiegende geringfügige bzw. sonstige Konsequenzen aus Mängeln Kritische Mängel werden als nicht akzeptabel angesehen und können zur Zurückweisung der Daten und/oder zu gerichtlichen Schritten führen, z.b. Muster von schwerwiegenden Abweichungen, schlechte Datenqualität, fehlende Quelldokumente, Betrug. Bei schwerwiegenden Mängeln ist es zu erheblichen Defiziten und direkten Verstößen gegen GCP Prinzipien gekommen. Hier kann es ebenfalls zur Zurückweisung der Daten und/oder zu gerichtlichen Schritten kommen, z.b. bei Muster von häufigen geringfügigen Abweichungen. Geringfügige Mängel die nicht notwendigerweise zur Zurückweisung der Daten führen oder die Rechte der Studienteilnehmer verletzten müssen ebenfalls zur Verbesserung der Umstände, Praktiken und Prozesse umgesetzt werden. Zu beachten ist, dass viele geringfügige Mängel von einer schlechten Qualität zeugen und werden in der Summe einem schwerwiegenden Mangel gleich gesetzt, mit allen Konsequenzen. Nach Abschluss der Inspektion/ des Audits wird ein Bericht erstellt. Daraus ergeben sich weitere Umsetzungsschritte/ und ggf. Maßnahmen für alle Beteiligten. Kritische Mängel müssen unverzüglich behoben werden, da sie u. U. ein Sicherheitsrisiko für die Studienteilnehmer darstellen. Die weiteren Mängel müssen in einer vorgegebenen Zeit beseitigt und in einem Antwortschreiben bzw. einem Maßnahmenplan dargestellt werden. Aus gegebenem Anlass möchten wir auch nochmals auf die korrekte Verwendung von Patientendaten hinweisen. Es dürfen keine individuellen Patientendaten (z.b. Name, Geburtsdatum, usw.) nach außen übermittelt werden auch nicht zum Sponsor! Lediglich verwendet werden darf die verschlüsselte Patientennummer wie Wichtiger Hinweis: Achten Sie bitte künftig verstärkt auf die richtige Verwendung der Formblätter Patientenscreening/ Registrierungsliste und Patientenidentifikationsliste (letztere bleibt im ISF am Zentrum und geht nicht nach außen!) siehe auch unter der Rubrik Prüfarztfragen Prüfarztfragen aus den Zentren Wie kann ich mich auf eine mögliche Inspektion vorbereiten? Die beste Vorbereitung ist eine sorgfältige und kontinuierliche Dokumentation und Ablage der Daten und Informationen. Durch eine enge Zusammenarbeit mit dem Monitor können häufig Probleme und Fragen zeitnah besprochen und geklärt werden. Durch eine unabhängige Überprüfung im Rahmen eines Sponsoraudits/Audits durch das QM können Mängel erkannt und rechtzeitig behoben werden. Der Auditor unterstützt Sie gezielt bei der Vorbereitung auf eine Inspektion. DMD-Kardio Newsletter Nr. 5 /September / 4

4 Wofür sind die Formblätter 1) Patienten-Screening/ Registrierungsliste und 2) Patientenidentifikationsliste und wie sind diese richtig auszufüllen? Ad 1) Patientenscreening/Registrierungsliste: wird verwendet um festzustellen, wie viele potentielle Patienten für diese Studie in Frage kommen würden und aus welchem Grund diese ggf. nicht eingeschlossen werden konnten, z.b. weil der Anfahrtsweg zur Klinik zu weit und daher Teilnahme abgelehnt, oder weil sich nachträglich herausgestellt hat, dass doch ein Einschlusskriterium nicht passte (z.b. Laborwert). In diese Liste werden keine Namen eingetragen, sondern nur fortlaufende Nummern. Ad 2) Patientenidentifikationsliste: wird verwendet, um diejenigen Patienten, die später in die Studie eingeschlossen wurden (also nach Zustimmung und Unterschrift) wieder reidentifizieren zu können. Da im Verlauf der Studie nur mit pseudonymisierten Daten gearbeitet wird, also z.b (entspricht Patient 2 aus den Zentrum 1) muss im Falle von Sicherheitsnachfragen diese Liste klären, welcher Patient sich hinter 0102 verbirgt. Die Liste 1 enthält demnach auch alle Patienten aus Liste 2 umgekehrt jedoch nicht! Falls Sie noch Fragen zum Ausfüllen der Listen haben sollten, sprechen Sie Ihren Monitor/ Ihre Monitorin beim nächsten Monitorbesuch an Ihrem Zentrum an. Dieser/ diese wird Ihnen gerne beim Ausfüllen helfen, oder Ihnen ein kurzes Training hierzu geben. Was ist bei der Erstellung und Verschickung des LZ- EKG s zu beachten? Zentrale EKG Auswertung Variante 1: falls Sie das Programm Spacelabs Healthcare Cardionavigator von delmar Reynolds verwenden: Bitte senden Sie uns den Chip mit dem gespeicherten LZ-EKG zu, wie werden den Chip auslesen und dann umgehend an sie zurücksenden. Variante 2: falls Sie ein anderes System verwenden: Bitte schicken Sie uns das ausgewertete LG-EKG mit geschwärztem Patientennamen, Angabe der Zentrums- und der Patientennummer, des Untersuchungsdatums und der Angabe der Visite per Post an das Studienzentrum Erlangen. Entsprechende Aufkleber für das EKG und die Versandkuverts sollten bei Ihnen vorhanden sein. Zu guter Letzt. Fr. Angelika Kreller aus der Studienzentrale Erlangen ist im Juli in ihren wohlverdienten Ruhestand gegangen und wir sagen ganz herzlichen Dank für Ihre tatkräftige Unterstützung und die frische humorvolle Art mit der viele Hürden in dieser anspruchsvollen Studie genommen werden konnten. An ihre Stelle ist Fr. Jana Olk getreten, die zuvor in der Ethikkommission tätig war und ab sofort unser Team verstärken wird. Als weitere Neuzugänge in Erlangen begrüßen wir zudem für den Bereich zentrale EKG und Labor Auswertung Frau Dr. Güler Akin- Erdinc, da Frau Shabaiek die Klinik im Mai verlassen hat, sowie Frau Dr. Jasmin Webinger als Ansprechpartnerin für Ihre Fragen aus den Prüfzentren. Alle wichtigen Telefonnummern/ Kontaktdaten entnehmen Sie bitte dem Anhang! Wir wünschen allen Zentren einen schönen Spätsommer Der nächste Newsletter erscheint voraussichtlich im Dezember Newsletter Impressum: Redaktionsanschrift: Universitätsklinikum Freiburg Studienzentrum Elsässer Str. 2, Freiburg Autoren dieser Ausgabe: Dr. med. Nicola Wiechmann/Studienzentrum Freiburg Prof. Dr. med. Sven Dittrich/Studienleiter Erlangen Dr. med. Renate Vogler/ CCS Erlangen Dr. rer. nat. Regina Pöhhacker/ CCS QM Erlangen Neu: Langzeit-EKGs, die mit Custo diagnostics aufgenommen wurden, können von der Speicherkarte aus bei uns ausgewertet werden. Bitte sprechen Sie uns an, damit wir klären, ob Ihre und unsere Software kompatibel ist. Anhang: Kontaktliste Sie erhalten in beiden Fällen die Auswertung zugefaxt. Bitte geben Sie dazu Ihre Faxnummer an. Bei Rückfragen können Sie sich gerne an Frau Akin wenden per Mail oder unter oder (Frau Olk, Studiensekreteriat). DMD-Kardio Newsletter Nr. 5 /September / 4

5 Kontaktliste / Zentrale Funktionen Erlangen und Freiburg DMD-Kardio Personen Erlangen/ Studienzentrale und CCS Prof. Dr. med. Sven Dittrich LKP Frau Jana Olk Studiensekretariat Dr. med. Jasmin Webinger Med. Studienkoordination / Ansprechpartnerin für Studienfragen Güler Akin-Erdinc Med. Studienkoordination / Zentrale Labor Auswertung und Zentrale EKG Auswertung Dr. Regina Pöhhacker CCS/ Qualitätsmanagement Ansprechpartnerin für Audits/ Inspektionen Dr.med. Renate Vogler CCS/ Pharmakovigilanz Ansprechpartnerin für das SAE Management Telefon/FAX Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Tel: +49 (0) Tel: +49 (0) Tel: +49 (0) Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Wichtig: Für medizinische Studienanfragen zu Patienten/ Handling Medikation bitte zentrale benutzen: ke-dmd@uk-erlangen.de Personen Freiburg/ Studienzentrum Dr. med. univ. Nicola Wiechmann Zentrale Projektkoordination Frau Brigitte Egenhofer- Kummert Studienassistenz/ Ansprechpartnerin für Prüfernachmeldungen/ Prüferabmeldungen Patrick Müller Monitor Christine Kremer Monitorin Telefon/FAX Tel:+49 (0) Fax:+49 (0) Tel:+49 (0) Tel:+49 (0) Tel:+49 (0) Bei Fragen zur Tissue/ ECHO Befundung wenden Sie sich bitte an: elena.neumann@universitaets herzzentrum.de Stand