Einkaufsleitfaden für eine sichere File Sync & Share-Lösung (FSS)

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1 Einkaufsleitfaden für eine sichere File Sync & Share-Lösung (FSS) Warum eine Lösung für File Synchronization & Sharing für Ihr Unternehmen ausschlaggebend ist Powered by

2 Diso AG - Der Schweizer Daten- und Cloud-Experte Die Diso AG ist ein renommierter IT-Dienstleister in der Schweiz mit Schwerpunkten in den Bereichen Datenbanken, Datenmanagement und Cloud-Lösungen. Als zertifizierter Autotask-Partner bietet Diso seinen Kunden die Autotask-Lösung als sicheres Datenmanagement-Tool in der Cloud an. Sicheres Teilen leicht gemacht: Verwalten, organisieren und teilen Sie Dateien mit einfachem und kontrolliertem Zugriff und Berechtigungen für alle Projekte, Ordner und Dateien. Ermöglichen auch Sie Ihren Mitarbeitern jederzeit und von überall aus den sicheren Zugriff und die Bearbeitung auf synchronisierte Daten. Wir beraten Sie gerne, wie Sie diese innovative und skalierbare FSS-Lösung in Ihrem Unternehmen implementieren können. Gerne stellen wir Ihnen eine kostenlose Live-Demo zur Verfügung. Daniel Senften CEO, Diso AG Kontaktinformationen Diso AG Morgenstrasse Gümligen Tel: sales@diso.ch 2

3 Inhaltsverzeichnis Einführung in FSS... 2 Mobile Produktivität... 3 Datenschutz und Sicherheit bei Inhalten... 6 Teamkollaboration... 9 Vorstellung von Autotask Workplace TM Checkliste für FSS-Käufer in Unternehmen

4 Einführung in FSS Mobiles File Sharing wird heutzutage immer gängiger. In der Tat verwenden mobile Mitarbeiter häufig nicht kontrollierte, für Verbraucher gedachte File Sharing-Lösungen auf der Arbeit, sehr zum Leidwesen derer, die ihnen IT-Support bieten. Diese Lösungen stellen ein erhebliches Risiko für Unternehmensdaten dar. In einer kürzlich durchgeführten Studie von GigaOm haben 84 % der IT-Spezialisten Sicherheitsprobleme angegeben, die durch für Verbraucher gedachte FSS-Services (Services für File Sharing & Synchronisierung) verursacht wurden, die für Unternehmensgeschäfte eingesetzt wurden. Doch ohne Zugang zu einer von der Firma genehmigten File Sharing-Lösung werden Mitarbeiter auch weiterhin auf andere Quellen zugreifen, um ihre Bedürfnisse beim File Sharing und Synchronisieren zu erfüllen. Sie können die Sicherheit, Kontrolle und Compliance sicherstellen, um Ihre notwendigen Geschäftsinformationen schützen, während gleichzeitig die mobilen Produktivitätsanforderungen Ihrer Belegschaft erfüllt werden. Dieser Leitfaden bietet einen genaueren Überblick über die wichtigsten Funktionen, die Sie bei der Wahl einer FSS-Lösung speziell für die mobile Geschäftskollaboration in Betracht ziehen sollten. 84% der IT-Spezialisten haben Sicherheitsprobleme angegeben, die durch für Verbraucher gedachte FSS-Services verursacht wurden, die für Unternehmensgeschäfte eingesetzt wurden. Quelle: Studie von GigaOm Research und Harris Interactive, Juni

5 Mobile Produktivität Einführung Aufgrund der steigenden Mobilnutzung und dem wachsenden Zugriff auf virale Netzwerke als neue Norm nimmt die Gesamtmenge der digitalen Informationen rasant zu, die Mitarbeiter auf zahlreichen Mobilgeräten abrufen und teilen möchten. Mitarbeiter in allen Arten von Organisationen erwarten heutzutage (egal, ob mobil oder vor Ort) vollkommene Flexibilität in Bezug darauf, welches Gerät verwendet wird, sowie nahtlosen Zugang und Austausch von Dokumenten mit Kollegen und Partnern, unabhängig von den Geräten, die von externen Kontakten verwendet werden. Ihre Organisation muss vollständige Kontrolle über diese Geräte und deren Nutzung haben, damit Ihre Unternehmensdaten vor Sicherheitsrisiken geschützt werden können. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Produktivität maximieren, während Informationen sicher und gleichzeitig abrufbar sind, benötigen Sie eine FSS-Lösung mit den in den folgenden Checklisten aufgezählten Funktionen. Voraussichtliches Wachstum des Vertriebs von FSS- Produkten und -Services um 32 % dieses Jahr auf $1,67 Mrd. Quelle: IDC 3

6 Checkliste für mobile Produktivität 1 von 2 Support für unterschiedliche Geräte Wenn Sie Inhalte schnell und einfach teilen möchten, sollten Sie nicht durch das von Ihnen verwendete Gerät eingeschränkt werden. Wählen Sie eine Lösung, die alle von Ihren Mitarbeitern verwendeten Geräte unterstützt, sodass niemand eingeschränkt wird. Geräteübergreifende Kollaboration und Bearbeitung Eine Lösung sollte die Möglichkeit bieten, auf jedem beliebigen Gerät Inhalte bearbeiten, mit Vermerken versehen und sperren zu können, ohne dass mobile Drittparteianwendungen notwendig sind. Lösungen, die integrierte Dateibearbeitung auf Tablets und Mobilgeräten ermöglichen, sind ideal. Möglichkeiten für smarte Synchronisierung Wählen Sie eine Lösung mit der Fähigkeit, die Dateistrukturen eines Desktops auf Basis von Ordnern oder Unterordnern zu replizieren. Dies gewährleistet unterwegs Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Zugriff online und offline Stellen Sie sicher, dass synchronisierte Inhalte vollständig abrufbar sind, auch wenn das Gerät außerhalb des Netzwerks oder offline ist. Dies beinhaltet die Möglichkeit, Dokumente handzuhaben (z. B. Zu bearbeiten, zu teilen usw.) und sie offline nicht nur einsehen zu können. 4

7 Checkliste für mobile Produktivität 2 von 2 Versionskontrolle Ein File Sharing-Service für Unternehmen sollte über eine integrierte Dateiversionierung verfügen. Dies eliminiert Risiken in Bezug auf den Verlust von wichtigen Dateien oder Änderungen. Mit Versionierung können Dateien sofort gefunden, angezeigt und an ihrem ursprünglichen Speicherort wiederhergestellt werden, entweder einzeln oder als gesamter Ordner. Suchen Sie nach einem Service mit der Option für benutzerdefinierte Versionierung über 6 Monate hinaus, da Versionen für mindestens 6 Monate gespeichert werden sollten. Sicheres Sharing ohne erzwungene Registrierung Um beste Flexibilität zu erhalten, wählen Sie eine Lösung, die Empfänger nicht dazu zwingt, denselben File Sharing-Service zu verwenden, wie der Sender des Dokuments. Automatisierte QR-Kodierung von Dokumenten Für vereinfachte Dokumentsuche und Dokumentabruf wählen Sie eine Lösung mit automatisierter Quick Response- Kodierung (QR) für jedes Dokument. Damit können Sie bei späteren Inhaltssuchen Zeit sparen. Scan to PDF -Funktion zum Erfassen von Bildern und Dokumenten unterwegs Wenn Mitarbeiter unterwegs sind, sollten sie in der Lage sein, Dokument-Markups und Fotos als PDF-Dateien zu erfassen, um diese einfach auf Mobilgeräten teilen zu können. 5

8 Datenschutz und Sicherheit bei Inhalten Einführung Mit einer entsprechend sicheren File Sharing-Lösung können Sie Mitarbeiter vor riskanten Verhalten bewahren, ohne deren Produktivität zu verlangsamen. Die von Ihnen gewählte FSS-Lösung muss über bestimmte Funktionen verfügen, um zu verhindern, dass Ihre Daten Risiken ausgesetzt werden. Nutzen Sie die Checkliste auf den folgenden Seiten, um festzustellen, ob die von Ihnen in Erwägung gezogene FSS-Lösung entscheidende Datenschutz- und Sicherheitsfunktionen bietet, wie beispielsweise integrierte Fernlöschfunktionalität, Zwei-Faktor-Authentifizierung und mehr. 6

9 Checkliste für Datenschutz und Sicherheit bei Inhalten 1 von 2 Verschlüsselung: während der Sitzung, unterwegs, auf dem Gerät Um die Daten Ihrer Organisation zu schützen, wählen Sie eine File Sharing- Lösung mit 256 Bit AES-Verschlüsselung für den gesamten Lebenszyklus Ihrer Inhalte: wenn darauf während einer Sitzung zugegriffen wird, während der Übertragung sowie im Ruhezustand, egal, wo die Inhalte gespeichert werden oder auf welchem Gerät sie sich befinden. Stellen Sie außerdem sicher, dass für jede Datei eindeutige und rotierende Verschlüsselungscodes verwendet werden. Auf Richtlinien basierte Kontrolle von Inhalten, Benutzern & Geräten Eine File Sharing-Lösung für Unternehmen sollte eine detaillierte, jedoch gleichzeitig einfach zu nutzende Richtliniensteuerung für Inhalte, Benutzer und Geräte mit der von Ihnen gewünschten Granularität bieten. Download-/Kopierschutz, automatische PDF-Erstellung Um unbefugte Änderungen an Dokumenten zu verhindern, sollte Ihr File Sharing-Service über benutzerdefinierte Kontrollen zum Verhindern von Downloads und Kopien sowie die Möglichkeit zur automatischen Erstellung von schreibgeschützten PDFs verfügen. Integrierte Fernlöschfunktionalität Eine integrierte Fernlöschfunktionalität, die bei Bedarf Inhalte von ausgewählten Geräten löschen kann, ist optimal für Umgebungen, in denen Mitarbeiter im Außendienst oder Berater Zugriff auf Inhalte erhalten. Somit kann verhindert werden, dass Inhalte in falsche Hände geraten. Dies ist außerdem ideal, um Risiken bei Gerätediebstahl oder -verlust zu minimieren. 7

10 Content Privacy and Security Checklist 2 von 2 Zwei-Faktor- Authentifizierung Inhalte mithilfe von Links teilen Inaktivitätslimit für Sitzungen Whitelisting für IP-Adressen Um sicheren zugriff auf Dokumente zu gewährleisten, stellen Sie sicher, dass Schutz mithilfe von Zwei-Faktor- Authentifizierung vorhanden ist. Es ist wichtig für Sie zu wissen, wer von wo aus auf Informationen zugreift. Vermeiden Sie das Senden von Dateien per und verbessern Sie die Sicherheit mithilfe von Link Sharing. Suchen Sie nach einer Lösung mit einer Reihe von individuell anpassbaren Optionen für öffentliches Sharing, einschließlich Passwortschutz, Berechtigungen zum Anzeigen oder Herunterladen sowie automatischem Ablauf nach einem bestimmten Zeitraum oder einer bestimmten Anzahl von Zugriffen. Sorgen Sie mithilfe von Inaktivitätslimits für Sitzungen sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Computern dafür, dass Inhalte vor fremden Blicken geschützt werden. Sperren Sie Endgerätzugriff für verschiedene Komponenten Ihres Cloud-Services wie beispielsweise den Browser, mobile App- oder Desktop- Software. Zugriff sollte nicht von überall aus erlaubt sein. Daher sollten Sie nach einer Lösung suchen, die den Zugriff auf die Cloud von bestimmten IP-Adressen aus einschränkt. Somit können Administratoren eine Vielzahl von Firmenstandorten zulassen und gleichzeitig die Sicherheit gewährleisten. 8

11 Teamkollaboration Einführung Aufgrund der steigenden Verwendung von BYOD (Verwendung von privaten Endgeräten auf der Arbeit) und wachsenden Zahlen bei mobilen und Remote- Mitarbeitern müssen Benutzer effektiv arbeiten und kollaborieren, während der IT-Support die Flut von Benutzergeräten und Inhalten sicher verwalten muss. Tatsächlich geht Gartner davon aus, dass bis 2017 die Hälfte der Arbeitgeber von Ihren Mitarbeitern voraussetzen wird, deren eigene Geräte für Arbeitszwecke zu verwenden. Wenn Ihre Organisation neue Services bereitstellt, ist die Integration mit vorhandenen Systemen äußerst wichtig. Und mehr Endgeräte bedeutet mehr beigetragene Inhalte über Laptops, Handys und Tablets. Verwenden Sie die Checkliste auf der nächsten Seite, um nach den Funktionen zu suchen, die Ihrem Team eine effizientere und sicherere Kollaboration bieten. Gartner geht davon aus, dass bis 2017 die Hälfte der Arbeitgeber von Ihren Mitarbeitern voraussetzen wird, deren eigene Geräte für Arbeitszwecke zu verwenden. Quelle: 9

12 Checkliste für Teamkollaboration Systemintegration Es ist wichtig, dass eine Lösung mit Ihren vorhandenen Systemen und Bereitstellungen integriert werden kann, wie beispielsweise Active Directory zur Verwaltung und Authentifizierung von Benutzern und Gruppen, SAML 2.0 zum einmaligen Anmelden, Salesforce und Outlook zum einfachen Hochladen und Anhängen von Dokumenten sowie Office 365 und Google Docs zur Bearbeitung und Kollaboration im Web. Kontinuierliches Backup in Echtzeit Unternehmen müssen auf Computerabstürze, Verlust oder Diebstahl vorbereitet sein, und geplante oder manuelle Backups reichen diesbezüglich nicht aus. Suchen Sie nach einer Lösung, die Backup für kritische Dateien und Ordner in der Cloud und somit Redundanz und Wiederherstellung bei Dateiverlust oder Datenbeschädigung bietet. Ein Backup sollte kontinuierlich im Hintergrund laufen, innerhalb von Sekunden modifizierte Dateien erkennen und dann das Backup initiieren. Multi-Plattform-Synchronisierung in Echtzeit Der Vorteil der Cloud ist es, dass Ihr gesamtes Team jederzeit synchronisiert bleibt. Eine der bedeutendsten Komponenten einer leistungsstarken File Sharing-Lösung ist wohl die zuverlässige und funktionale Synchronisierung. Suchen Sie nach einer Lösung, die sowohl Mac als auch Windows und Dateiserver unterstützt. Nur wenn Sie zu jeder Zeit Zugriff auf die richtigen Inhalte haben (egal, ob online oder offline), kann Teamproduktivität verbessert und Ihr Geschäft vorangetrieben werden. Cloud-Aktivierung Ihres Dateiservers Firmenmitarbeiter, virtuelle Teams und autorisierte Personen können sicher auf die von ihnen benötigten Dateien zugreifen (wo und wann immer erforderlich), und Änderungen werden automatisch ohne Intervention auf den entsprechenden Benutzergeräten und Dateiservern des Unternehmens synchronisiert. Dadurch hat jeder Benutzer (einschließlich mobile und Außendienstmitarbeiter) Zugriff auf die aktuellsten Versionen der Dateien, die mit größerer Effizienz und Wiederherstellbarkeit sicher geschützt, gespeichert und archiviert werden. Keine Begrenzung der Dateigröße Eine File Sharing-Lösung sollte Ihre Arbeitsweise nicht ändern. Große Präsentationen und Grafikdateien müssen nahtlos gesendet und synchronisiert werden können. Suchen Sie daher nach einer Lösung ohne Einschränkungen der Dateigröße bei der Synchronisierung und beim Backup. 10

13 Komplett mobiles und sicheres File Sharing Autotask Workplace TM Autotask Workplace ist eine sichere Komplettlösung für File Sharing & Kollaboration, mit der Ihr Team sicher von überall aus mit einem beliebigen Gerät auf Dateien zugreifen und diese organisieren und teilen kann. Einzelpersonen oder Teams können damit in Echtzeit von ihren Geräten aus an Dokumenten oder Inhalten arbeiten, ohne Sicherheitsverstöße befürchten zu müssen. Autotask Workplace bietet Mitarbeitern darüber hinaus integrierte Sicherheitskontrollen, die entsprechend ihren Anforderungen zum Teilen von Informationen mit Teammitgliedern eingerichtet werden können. Mobile Produktivität Datenschutz und Sicherheit bei Inhalten Kollaborationsfunktionen Unternehmen 134 Länder 2 Milliarden verwaltete Dateien 11

14 Checkliste für FSS-Käufer in Unternehmen Alle sicheren, für Unternehmen entwickelten File Sharing & Synchronisierungslösungen sollten die folgenden Eigenschaften aufweisen. Verwenden Sie diese Checkliste bei der Beurteilung von Anbietern für FSS-Lösungen, um sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Lösung Ihren Anforderungen gerecht wird. Mobile Produktivität o Support für unterschiedliche Geräte o Geräteübergreifende Kollaboration und Bearbeitung o Möglichkeiten für smarte Synchronisierung o Zugriff online und offline o Versionskontrolle o Sicheres Sharing ohne erzwungene Registrierung o Scan to PDF -Funktion zum Erfassen von Bildern und Dokumenten unterwegs o Automatisierte QR-Kodierung von Dokumenten Datenschutz und Sicherheit bei Inhalten o Verschlüsselung: während der Sitzung, unterwegs, auf dem Gerät o Auf Richtlinien basierte Kontrolle von Inhalten, Benutzern & Geräten o Download-/Kopierschutz, automatische PDF-Erstellung o Integrierte Fernlöschfunktionalität o Zwei-Faktor-Authentifizierung o Inhalte mithilfe von Links teilen o Inaktivitätslimit für Sitzungen o Whitelisting von IP-Adressen Teamkollaboration o Systemintegration o Multi-Plattform-Synchronisierung in Echtzeit o Keine Begrenzung der Dateigröße o Kontinuierliches Backup in Echtzeit o Cloud-Aktivierung Ihres Dateiservers 12