Compliance Basispaket für den Mittelstand

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1 Compliance Basispaket für den Mittelstand

2 Braucht der Mittelstand Compliance? Seit einigen Jahren existiert ein regelrechter Compliance-Hype. Forderungen nach noch mehr Compliance und noch aufwendigeren Compliance-Management-Systemen werden laut. Viele Großunternehmen rühmen sich ihrer allumfassenden Compliance-Programme. Dies gibt Anlass zu der Frage, ob in den schlanken Strukturen des deutschen Mittelstands, für den die Einhaltung von Regeln eine Selbstverständlichkeit darstellt, Compliance-Maßnahmen wirklich erforderlich sind. Die Antwort lautet: Ja, aber in Maßen. Die flexiblen Strukturen des Mittelstands dürfen nicht durch eine schwerfällige Compliance-Organisation gelähmt werden. CMS Hasche Sigle hat daher eine Compliance- Grundausstattung speziell für den mittelständische Unternehmen entworfen. Das von CMS Hasche Sigle entwickelte Compliance-Basispaket bietet dem Mittelstand Schutz mit Augenmaß. Hohe Haftungsrisiken im Mittelstand Die Haftungsrisiken sind in den letzten Jahren auch für mittelständische Unternehmen insbesondere im Bereich Korruption und Kartellrecht deutlich gestiegen. Gegen Mitglieder der Geschäftsführung können auch beim Fehlverhalten einzelner Mitarbeiter persönlich Bußgelder verhängt werden, wenn keine Compliance-Maßnahmen im Unternehmen umgesetzt wurden ( 130 OWiG). Das gilt selbst dann, wenn die Mitglieder der Geschäftsführung keine Kenntnis von den Verstößen hatten. Außerdem drohen Bußgelder gegen Unternehmen, Sperre von Auftragsvergabeverfahren, Schadensersatzansprüche und nicht zuletzt existenzgefährdende Imageschäden. Auch im Mittelstand besteht Handlungsbedarf. Um persönliche Haftungsrisiken zu vermeiden, hat die Geschäftsführung die Umsetzung von Compliance-Maßnahmen nachzuweisen. 2 Compliance Basispaket für den Mittelstand

3 Das Compliance-Basispaket Risiko-Erfassung Ein halbtägiger Kick-off-Workshop am Unternehmensstandort mit der Geschäftsführung und gegebenenfalls weiteren Mitgliedern der Führungsebene. Hier werden zentrale Compliance-Risiken besprochen und wichtige Hinweise zur Implementierung der Compliance-Maßnahmen gegeben. Ein ausführliches Telefonat mit der Geschäftsführung zu möglichen Kartellrechtsrisiken. Verhaltenskodex Maßgeschneiderter Verhaltenskodex für das Unternehmen als zentraler Compliance-Kompass für die Mitarbeiter. Im Paket enthalten: Erstellung des Entwurfs und eine konsolidierende Abstimmungsrunde mit der Geschäftsführung. Leitfaden Anti-Korruption Individuelle Anti-Korruptions-Leitlinien, unter anderem für die Annahme von Geschenken und Einladungen mit konkreten Beispielfällen. Im Paket enthalten: Erstellung des Entwurfs und eine konsolidierende Abstimmungsrunde mit der Geschäftsführung. Leitfaden Kartellrecht Individueller Basis-Leitfaden Kartellrecht. Im Paket enthalten: Erstellung des Entwurfs und eine konsolidierende Abstimmungsrunde mit der Geschäftsführung. Basispaket und ergänzende Module Das Compliance-Basispaket umfasst zentrale Bausteine eines Compliance-Systems und bietet eine wichtige Hilfestellung zur Wahrung der Integrität. Das Basispaket beinhaltet damit eine auf den Mittelstand zugeschnittene Grundausstattung zu einem vernünftigen Preis- / Leistungsverhältnis. Selbstverständlich kann das Basispaket jederzeit um ergänzende Module erweitert werden (vergleiche gesondertes Modulangebot). Bei Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. 3

4 Ihr kostenloser juristischer Online-Informationsdienst. Ihre juristische Online-Bibliothek. -Abodienst für Fachartikel zu vielfältigen juristischen Themen. cms-lawnow.com Profunde internationale Fachrecherche und juristisches Expertenwissen nach Maß. eguides.cmslegal.com CMS Hasche Sigle (März 2017) UMR Dieses Dokument stellt keine Rechtsberatung dar und verfolgt ausschließlich den Zweck, bestimmte Themen anzusprechen. Es erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit oder Vollständigkeit und die in ihm enthaltenen In formationen können eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen. Sollten Sie weitere Fragen bezüglich der hier angesprochenen oder hinsichtlich anderer rechtlicher Themen haben, so wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei CMS Hasche Sigle. CMS Hasche Sigle ist eine der führenden wirtschaftsberatenden Anwaltssozietäten. Mehr als 600 Anwälte sind in acht wichtigen Wirtschaftszentren Deutschlands sowie in Brüssel, Hongkong, Moskau, Peking, Shanghai und Teheran für unsere Mandanten tätig. CMS Hasche Sigle ist Mitglied der CMS Legal Services EEIG, einer europäischen wirt schaft lichen Interessenvereinigung zur Koordinierung von unabhängigen Anwaltssozietäten. CMS EEIG ist nicht für Mandanten tätig. Derartige Leistungen werden ausschließlich von den Mitgliedssozietäten in den jeweiligen Ländern erbracht. CMS EEIG und deren Mitgliedssozietäten sind rechtlich eigenständige und unabhängige Einheiten. Keine dieser Einheiten ist dazu berechtigt, im Namen einer anderen Verpflichtungen einzugehen. CMS EEIG und die einzelnen Mitgliedssozietäten haften jeweils ausschließlich für eigene Handlungen und Unterlassungen. Der Markenname CMS und die Bezeichnung Sozietät können sich auf einzelne oder alle Mitgliedssozietäten oder deren Büros beziehen. CMS-Standorte: Aberdeen, Algier, Amsterdam, Antwerpen, Barcelona, Belgrad, Berlin, Bogotá, Bratislava, Bristol, Brüssel, Budapest, Bukarest, Casablanca, Dubai, Düsseldorf, Edinburgh, Frankfurt / Main, Genf, Glasgow, Hamburg, Hongkong, Istanbul, Kiew, Köln, Leipzig, Lima, Lissabon, Ljubljana, London, Luxemburg, Lyon, Madrid, Mailand, Maskat, Medellín, Mexiko-Stadt, Moskau, München, Paris, Peking, Podgorica, Prag, Rio de Janeiro, Rom, Santiago de Chile, Sarajevo, Sevilla, Shanghai, Sofia, Straßburg, Stuttgart, Teheran, Tirana, Utrecht, Warschau, Wien, Zagreb und Zürich. CMS Hasche Sigle Partnerschaft von Rechtsanwälten und Steuerberatern mbb, Sitz: Berlin, (AG Charlottenburg, PR 316 B), Liste der Partner: s. Website. cms.law

5 Ergänzende Module zum Compliance-Basispaket für den Mittelstand Das Compliance-Basispaket bietet eine gute Grundausstattung für den Mittelstand und eine wichtige Hilfestellung zur Wahrung der Integrität in Ihrem Unternehmen. Im Einzelfall wird es sich anbieten, das Basispaket zu erweitern, um individuellen Risiken noch effektiver vorbeugen zu können. Für den Ausbau kommen insbesondere die folgenden Compliance-Bausteine in Betracht: Modul 1 Jährliches Update Review der Implementierung (Gespräch, Treffen) und gegebenenfalls Anpassung an neuere rechtliche Entwicklungen. Modul 2 Unterstützung bei der Implementierung im Unternehmen Abstimmung mit dem Betriebsrat, Beratung bei der Ausgestaltung von Compliance-Verantwortlichkeiten im Unternehmen und der Kommunikation gegenüber den Mitarbeitern. Modul 3 Schulungen für Geschäftsführer, Mitglieder der Führungsebene sowie insbesondere Mitarbeiter des Vertriebs und Einkaufs. Modul 4 Individuelle e-learning-programme Schulungen können auch als individuelle e-learning-module durchgeführt werden; die Durchführung der Compliance-Fortbildungen kann so optimal dokumentiert werden. Modul 5 Business Partner Screenings Handlungsanleitung oder Durchführung von Prüfungen der Geschäftspartner, um Haftungsrisiken zu minimieren. Modul 6 Muster-Verträge, Compliance-Klauseln Vertragliche Absicherung gegen Compliance-Risiken Dritter ist insbesondere im Vertriebsrecht und im Bereich von Joint Ventures zu empfehlen.

6 Modul 7 Hinweisgebersysteme: Whistleblowing-Hotline / Ombudsmann Hinweisgebersysteme können ein sinnvolles Mittel sein, um Compliance-Verstöße im Unternehmen aufzudecken; hier gilt es insbesondere arbeits-, datenschutzrechtliche Vorgaben und die Unternehmenskultur zu berücksichtigen. Modul 8 Dawn-Raid-Prozess Für den Fall einer behördlichen Durchsuchung helfen Durchsuchungsleitfäden, keine irreversiblen Fehler zu begehen. Modul 9 Internal Investigation Interne Ermittlungen sind beim Verdacht von Compliance-Verstößen durchzuführen; dabei gilt es, insbesondere rechtliche Fallstricke zu beachten. Modul 10 Amnestieprogramm und Kronzeugenregelung Im Einzelfall bietet es sich an, um Compliance-Verstöße aufzudecken, Amnestieprogramme oder Kronzeugen regelungen zu nutzen; hier muss sich die Geschäftsführung besonders gründlich rechtlich absichern. Modul 11 Risiko-Audit Beratung bei oder Durchführung von Kontrollen und internen Audits (gegebenenfalls begrenzt auf bestimmte Bereiche oder als spot checks). Modul 12 Individualisierte Kartellrechtsleitlinien für ausgewählte Bereiche Neben dem allgemeinen Kartellrechtsleitfaden können für kartellrechtlich besonders sensible Bereiche spezielle Leitlinien entworfen werden (zum Beispiel als Anleitung zur Ausgestaltung einzelner Klauseln). Modul 13 IT-Compliance Unter anderem Leitfäden im Bereich Datenschutz und Social-Media-Richtlinien. Modul 14 Exportkontrolle Beratung zur Fehlervermeidung bei Ausfuhrgenehmigungen, bei der Einhaltung von Embargobestimmungen und im Zollrecht. Modul 15 Richtlinien für weitere Compliance-Bereiche Unter anderem Geldwäscheprävention, Steuerrecht, Umweltrecht, Vergaberecht, Arbeitnehmerschutzrecht und Produktsicherheit.