Anwenderdokumentation Ausgabe Juli 2009

Transkript

1 Anwenderdokumentation 1 Einleitung Installation und Stammdateneinstellungen Änderungen in der Patientenkartei Änderungen im Karteireiter Abrechnung Unterschiedliche Symbole für Verordnungsmuster Allgemeine Änderungen Änderungen beim Online-Update Automatisches Online Update ItsEASY ItsEASY Beschreibung Abrechnung mit ItsEASY versenden ItsEASY Versandprotokoll verwenden ItsEASY Versandprotokoll anzeigen Änderungen in der Terminplanung Fenstergrößen und -position wiederherstellen Berücksichtigung der Arbeitstage in der Wochenansicht Anzeige mehrerer Wochen gleichzeitig by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 1

2 1 Einleitung Diese Benutzerdokumentation wurde für die von Software für Therapeuten erstellt. Sie enthält die Änderungen in Software für Therapeuten gegenüber der vorherigen Version. ItsEASY - neuer Service löst DAKOTA ab Über viele Jahre haben wir allen Praxen, die direkt mit den Krankenkassen abrechnen, das Produkt DAKOTA für die Verschlüsselung und Übermittlung der Abrechnungsdaten an die Krankenkassen geliefert. Die speziellen Lizenzbedingungen für dieses Produkt führten bei Änderungen in der Datenübermittlung immer wieder zu Programmupdates, deren Kosten nicht im Software-Service-Vertrag enthalten waren und gesondert abgerechnet werden mussten. Zusätzlich mussten Sie alle drei Jahre ein neues, kostenpflichtiges Verschlüsselungszertifikat beim ITSG-TrustCenter beantragen, regelmäßig die aktualisierten Zertifikate der Datenannahmestellen einlesen und die von den Krankenkassen geschickten Bestätigungsmails manuell auswerten. Kurz und knapp: Es war keine wirkliche Freude, mit diesem Produkt zu arbeiten. Wir haben uns daher in den vergangenen Monaten intensiv um Abhilfe bemüht. Das Ergebnis ist ein neuer Service, den wir ItsEASY nennen, denn gegenüber den bisher bekannten Verfahren ist ItsEASY wirklich kinderleicht: Sie benötigen kein kostenpflichtiges Zertifikat des ITSG-Trustcenters Sie müssen nichts konfigurieren, ItsEASY wird automatisch installiert Sie müssen sich nicht vor neuen Datenannahmestellen fürchten Sie müssen keine Datenaktualisierungen vornehmen Sie benötigen keine eigene Adresse bzw. keinen SMTP-Server ItsEASY ordnet die Antworten automatisch den Sendungen zu, die manuelle Auswertung von Fehlernachrichten entfällt, sie sehen das Ergebnis in einem Protokoll. Patientenkartei In der Patientenkartei hat es Änderungen in Karteireiter Abrechnung gegeben. Allgemeiner Hinweis: Unter der Internetadresse erhalten Sie aktuell alle Informationen zur Software für Therapeuten. Schauen Sie doch einfach mal rein by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 2

3 2 Installation und Stammdateneinstellungen Voraussetzung für die Installation der von Software für Therapeuten ist mindestens die Ausgabe Februar Wir helfen Ihnen gerne bei der Installation und beim Entdecken der neuen Programmfunktionen und empfehlen Ihnen daher unser Dienstleistungsangebot zur Installation und Inbetriebnahme der neuen Ausgabe. So können Sie sicher stellen, dass Abrechnung und Terminplanung reibungslos umgestellt werden. Wenn Sie die Installation selbst durchführen wollen, benutzen Sie bitte die beiliegende Checkliste. Während der Installation wird für die Datenbanken eine Strukturanpassung ausgeführt. Anschließend laufen mehrere Hilfsprogramme, die Ihre Daten an die geänderten Programmfunktionen anpassen. Diese Vorgänge benötigen je nach Größe des Datenbestands und der Leistungsfähigkeit Ihrer Hardware unter Umständen einen nicht unerheblichen Zeitaufwand. Bitte bedenken Sie, dass während des Updatevorgangs niemand (auch nicht an anderen Arbeitsstationen im Netzwerk!) mit dem Programm arbeiten kann. Für die Konvertierungen ist sicherzustellen, dass mindestens soviel freier Festplattenplatz zur Verfügung steht, wie der komplette Datenbestand benötigt. Wichtig! Bitte erstellen Sie vor der Installation eine aktuelle und komplette Datensicherung! Auch während der Datensicherung darf niemand mit dem Programm arbeiten! Bei Netzwerkinstallationen führen Sie die Schritte der Checkliste bitte zunächst am Server (Hauptrechner) und danach an allen Arbeitsstationen aus. Eine Überarbeitung der Stammdaten ist nicht erforderlich by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 3

4 3 Änderungen in der Patientenkartei 3.1 Änderungen im Karteireiter Abrechnung In der aktuellen Ausgabe von Software für Therapeuten gibt es Änderungen in der Verwaltung von Abrechnungsfällen Unterschiedliche Symbole für Verordnungsmuster Mit der aktuellen Ausgabe von Software für Therapeuten werden unterschiedliche Symbole für die verschiedenen Verordnungsmuster 13, 14, 18 und 16 angezeigt. Das Symbol für das Verordnungsmuster 13 (Physiotherapie, Podologie) ist blau. Das Symbol für das Verordnungsmuster 18 (Ergotherapie) ist grün. Das Symbol für das Verordnungsmuster 14 (Logopädie) ist hellblau. Das Symbol für das Verordnungsmuster 16 (altes Muster) ist rot by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 4

5 4 Allgemeine Änderungen 4.1 Änderungen beim Online-Update In der aktuellen Ausgabe von Software für Therapeuten gibt es einige Änderungen beim Online-Update. Sie können wie bisher das Online-Update jederzeit im Regiezentrum im Karteireiter System über den Punkt Online-Update starten. Mit der aktuellen Ausgabe bieten Ihnen Sie Software auch eine automatisches Erinnerung an das Online-Update Automatisches Online Update Die aktuelle Ausgabe von Software für Therapeuten erinnert Sie automatisch daran ein Online-Update durchzuführen. Die Software zeigt Ihnen nach dem Start des Programms den folgenden Dialog. Um das Online-Update zu starten klicken Sie auf die Schaltfläche Ja. Wenn Sie das Online-Update nicht durchführen wollen klicken Sie auf die Schaltfläche Nein. Hinweis Wenn Sie die Schaltfläche mit Nein beenden, werden Sie beim nächsten Programmstart erneut an das Online-Update erinnert. Zum Herunterladen von Updates wird die Software für Therapeuten beendet. Das Programm zum prüfen und installieren von Updates wird dann automatisch gestartet. Nach dem erfolgreichen Herunterladen und Installieren der Updates erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Wenn die Updates installiert wurden oder kein Update gefunden wurde, können Sie die Software für Therapeuten wieder starten. Wichtig Bitte beachten Sie das für die Durchführung eines Online-Udpates eine Verbindung zum Internet benötigt wird by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 5

6 5 ItsEASY 5.1 ItsEASY Beschreibung ItsEASY ist unser neuer Service zum versenden der Abrechnungsdaten nach 302. Voraussetzung für die Verwendung von ItsEASY ist ein Zertifikat für die Verschlüsselung und den Versand der Abrechnungsdaten. Das Zertifikat erhalten Sie im Rahmen Ihres bisherigen Dakota Service-Vertrages kostenlos. Für die Beantragung und Installation des Zertifikats wenden Sie sich bitte an unseren Kundendienst. Bitte beachten Sie das für die Verwendung von ItsEASY eine Verbindung zum Internet benötigt wird Abrechnung mit ItsEASY versenden Nach erfolgreichem Ausdruck der Rechnungen stellt die Software für Therapeuten die notwendigen Daten für die Abrechnung nach 302 automatisch bereit. Für den elektronischen Versand der Abrechnungsdaten starten Sie im Regiezentrum im Karteireiter Abrechnung den Punkt Abrechnung versenden. Das Programm ItsEASY zum Versenden der Abrechnung wird nun gestartet by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 6

7 Die zum Versand bereitstehenden Rechnungen werden automatisch im Fenster von ItsEASY angezeigt. Durch einen einfachen Klick auf die Rechnung können Sie eine Rechnung für den Versand markieren. Durch drücken der STRG Taste können Sie auch mehrere Rechnungen gleichzeitig markieren. Um die markierten Rechnungen zu versenden, klicken Sie anschließend nur noch auf die Schaltfläche Versenden. Nach dem erfolgreichen Versand der Abrechnungsdaten sollte das ItsEASY Fenster wieder leer sein by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 7

8 5.1.2 ItsEASY Versandprotokoll verwenden ItsEASY stellt Ihnen ein umfangreiches Protokoll Ihrer versendeten Abrechnungsdaten zur Verfügung. Zum öffnen des Protokolls klicken Sie im ItsEASY Fenster auf die Schaltfläche Protokoll. Im Versandprotokoll können Sie die anzuzeigenden Informationen mit Hilfe der folgenden Schaltflächen filtern by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 8

9 Status Mit der Schaltfläche Status können Sie den Status der anzuzeigenden Rechnungen wählen. Zu Verfügung stehen Ihnen die folgenden Optionen: Alle Abgegeben Verarbeitet Versendet Angenommen Abgelehnt Fehler Zeigt alle Rechnungen unabhängig vom Status an. Zeigt alle Rechnungen an die an den ItsEASY Service abgegeben wurden aber noch nicht versandt sind. Zeigt alle Rechnungen die vom ItsEASY Service verarbeitet wurden die aber noch nicht versandt sind. Zeigt alle Rechnungen die vom ItsEASY Service versendet wurden. Zeigt alle Rechnungen die von den Abrechnungszentren der Krankenkassen angenommen wurden. Zeigt alle Rechnungen die von den Abrechnungszentren der Krankenkassen abgelehnt wurden. Zeigt alle Rechnungen bei deren Verarbeitung ein Fehler aufgetreten ist. Empfänger Mit der Schaltfläche Empfänger können Sie die IK Nummer des Abrechnungszentrums der Krankenkasse auswählen. Wenn Sie diesen Punkt leer lassen werden alle Empfänger ausgewählt by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 9

10 Kalender von, bis Mit der Schaltfläche von und bis können Sie den gewünschten Zeitraum für das Protokoll auswählen. Bitte beachten Sie das der hier ausgewählte Zeitraum nicht zu groß sein sollte. Absender Mit der Schaltfläche Absender können Sie die IK Nummer des Absenders auswählen. Wenn Sie mehrere Betriebe mit unterschiedlichen IK Nummern haben, können Sie hiermit die Rechnungen eines bestimmten Betriebes anzeigen lassen by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 10

11 5.1.3 ItsEASY Versandprotokoll anzeigen Durch einen Klick auf die Schaltfläche Anzeigen wird das Protokoll aufgrund der ausgwählten Filterfunktionen vom ItsEASY Service zur Verfügung gestellt. Wenn eine Antwort oder ein Fehler im Protokollfenster angezeigt wird, können Sie durch einen Doppelklick auf die betroffene Rechnung die Details der Antwort bzw. des Fehlers anzeigen. So einfach ist die Verwendung von ItsEASY by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 11

12 6 Änderungen in der Terminplanung Neben der Korrektur einiger kleiner Fehler und der Verbesserung der Terminverteilung bei Kabinen und Geräten sind es vor allem erweiterte Darstellungsmöglichkeiten, die Ihnen die Arbeit mit der Terminplanung von Software für Therapeuten erleichtern sollen: 6.1 Fenstergrößen und -position wiederherstellen Sie haben mit der vorliegenden Ausgabe die Möglichkeit, Ihre individuellen Programmeinstellungen bezüglich Fenstergröße und Fensterposition, aber auch die Breite der Kalenderspalten in den unterschiedlichen Terminplanungsdarstellungen beim Programmstart wiederherzustellen. Dazu müssen Sie zunächst in den Stammdaten der Terminplanung unter Grundeinstellungen die neue Option 'Fenstergröße und -position speichern' markieren: Wenn Sie diese Option markieren, merkt sich das Programm die beim Beenden eingestellten Werte und stellt sie beim nächsten Programmstart wieder her. Diese Daten werden benutzerbezogen gespeichert. Fall Sie einmal versehentlich das Programm mit ungünstigen Einstellungen beendet haben, die Sie beim Neustart nicht wieder rekonstruieren möchten (z.b. Sie haben das Programmfenster versehentlich fast ganz vom Bildschirm weggezogen, so dass sie keine sinnvolle by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 12

13 Größe wiederherstellen können), entfernen Sie einfach die oben angegebene Option und das Programm startet wieder mit den Standardgrößeneinstellungen. 6.2 Berücksichtigung der Arbeitstage in der Wochenansicht Anders als bisher werden nun in den Wochendarstellungen in der Termindisposition nur noch die Tage angezeigt, die Sie auch in den Stammdaten Grundeinstellungen als Arbeitstage eingetragen haben. Dadurch erhalten die einzelnen Tage in Wochenansichten mehr Platz und insbesondere im Zusammenhang mit der Möglichkeit, mehrere Wochen gleichzeitig anzuzeigen, wird die Übersichtlichkeit verbessert. 6.3 Anzeige mehrerer Wochen gleichzeitig In den Ansichten in der Termindisposition, die sich bislang auf genau eine Woche bezogen haben, also dem 'Wochenplan Patient' und dem 'Wochenplan Behandler', können nun bis zu 5 Wochen gleichzeitig angezeigt werden. Dazu gibt es in der Toolbar der Termindisposition eine neue Kombobox, mit der Sie die Anzahl der anzuzeigenden Wochen einstellen können: by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 13

14 Wenn Sie hier z.b. 2 Wochen einstellen, sieht die Termindisposition anschließend so aus: Damit Sie in den unterschiedlichen Wochendarstellungen die Breiten der Tagesspalten optimal an Ihre Fenstergröße anpassen können, wird beim Verschieben der Spaltenbreite mit der Maus jetzt nicht nur die Breite der Spalte verändert, die Sie mit der Maus 'anfassen', sondern alle Tagesspalten. Das Programm 'merkt' sich hier übrigens die Werte für jeweils eine, zwei sowie 3 und mehr Wochen sowie die Spaltenbreiten für die Ansichten 'Tagespläne Behandler' und 'Wochenpläne Behandler' wenn Sie von einer Mehrwochen- in die Einwochendarstellung umschalten werden die Tagesspalten automatisch so an die Fensterbreite angepasst, dass das komplette Fenster ausgefüllt ist by S+T Software Technic GmbH, Germany ( ) Seite 14