Aus zwei mach eins: Otto Bock transformiert SAP-System in nur 5 Monaten

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1 Erschienen im E3-Magazin, November 2015 Effizientes SLO-Projekt durch toolbasiertes Vorgehen Aus zwei mach eins: Otto Bock transformiert SAP-System in nur 5 Monaten Die Otto Bock Kunststoff GmbH hat zum 1. Januar 2015 ihre Unternehmenseinheiten Schaumstoffwerke und Schaumsysteme miteinander verschmolzen. Das global tätige Medizintechnikunternehmen vertraute dabei auf die SAP-Expertise des Heidelberger Beratungsunternehmens cbs Corporate Business Solutions, das beim Merge der beiden Legaleinheiten in einen gemeinsamen Buchungskreis mit dem cbs ET Enterprise Transformer (cbs ET) einen minimalinvasiven Ansatz verfolgte. Der Vorteil dieser Methode: Eine Projektlaufzeit von nur fünf Monaten, so gut wie keine manuellen Cutover-Schritte und keine Prozessbrüche bei laufenden Vorgängen.

2 Über die Otto Bock Firmengruppe Die Otto Bock Kunststoff GmbH ist ein Unternehmen der Otto Bock Firmengruppe einem mittelständischen Konzern mit Sitz in Duderstadt. Zur Otto Bock Firmengruppe gehören die Unternehmen Otto Bock HealthCare (Medizintechnik), Otto Bock Kunststoff und Technogel (Chemie) sowie Sycor (Informations- und Kommunikationstechnologie). Für Menschen mit eingeschränkter Mobilität entwickelt Otto Bock medizintechnische Produkte und Versorgungskonzepte in den Bereichen Prothetik, Orthetik, Mobility Solutions (Rollstühle, Reha-Hilfsmittel), Neurorehabilitation und MedicalCare. Tochtergesellschaften in 49 Ländern bieten Qualität Made in Germany weltweit an und beschäftigen mehr als Menschen. Otto Bock ist seit der Gründung 1919 ein familiengeführtes Unternehmen und unterstützt seit 1988 auch die Paralympischen Spiele durch sein technisches Know-how. Weitere Informationen unter: Bock-group.com/de/

3 Seit der Gründung 1919 in Berlin verfolgt Otto Bock die Vision, mit innovativen Produkten die Mobilität von Menschen mit Handicap zu verbessern. Weltweit steht der Name Otto Bock für qualitativ hochwertige und technologisch herausragende Produkte und Dienstleistungen in der Medizintechnik und Versorgungskonzepte in den Bereichen Prothetik, Orthetik sowie Mobility Solutions. Das Ziel, Menschen Mobilität zurückzugeben und erhaltene Funktionen zu schützen, steht hinter der gesamten Produktwelt des Unternehmens. Die Überzeugung, dass die Lebensqualität von Menschen eng verbunden ist mit einem Maximum an individueller Freiheit und Selbstständigkeit, ist ein Leitgedanke, der die über 90-jährige Firmengeschichte maßgebend prägt. Die Otto Bock Kunststoff GmbH ist ein Unternehmen der Otto Bock Firmengruppe einem mittelständischen Konzern mit Sitz in Duderstadt. Zur Otto Bock Firmengruppe gehören die Unternehmen Otto Bock HealthCare (Medizintechnik), Otto Bock Kunststoff und Technogel (Chemie) sowie Sycor (Informations- und Kommunikationstechnologie). Das Unternehmen unterhält Vertriebs- und Servicegesellschaften in 51 Ländern und beschäftigt in der Gruppe weltweit über Mitarbeiter. Otto Bock ist damit in wichtigen globalen Wachstumsmärkten gut aufgestellt. Die Otto Bock Kunststoff GmbH fertigt Kunststoffe in Polyurethan-Technologie (PUR) und Technische Gele. Sie wurde 1953 gegründet und beschäftigt über 300 Mitarbeiter. Die Firma ist in Europa sowie den USA Hersteller von Vorprodukten für die Automobilindustrie. Mit besonderen Kompetenzen in der Polyurethan-Technologie ist das Unternehmen der Firmengruppe ein wichtiger Technologiepartner für die Otto Bock HealthCare. Die Herausforderung: Getrennte Einheiten rückwirkend verschmelzen Bis Anfang des Jahres 2015 waren die der Otto Bock Kunststoff GmbH zugehörigen Organisationseinheiten Schaumstoffwerke (SSW) und Schaumsysteme (SSY) im SAP-System als getrennte Buchungskreise abgebildet. Die Prozesse liefen völlig isoliert voneinander. Ziel des Projektes war es, die beiden Unternehmensbereiche als eine rechtliche Einheit auch in der SAP-Systemlandschaft zur neuen Gesellschaft Otto Bock Kunststoff GmbH zu verschmelzen. Dies sollte systemseitig ebenfalls rückwirkend zum 1. Januar 2015 geschehen. Vorteil dieses Ansatzes ist, dass der neue Buchungskreis systemseitig nach der Transformation so abgebildet ist, als wäre dieser operativ schon seit Anfang des Jahres bebucht worden. Zudem steht somit ein komplettes Geschäftsjahr für das Reporting zur Verfügung. Grundlegend versprach sich der Unternehmensverbund von der Transformation sowohl Synergien auf Ebene der Mitarbeiterflexibilität als auch auf Ebene der Geschäftsprozessoptimierung. Schließlich nutzen beide Organisationen nahezu die gleichen Prozesse. Diese wurden lediglich in zwei unterschiedlichen Einheiten dargestellt. Durch deren Zusammenlegung müsste Otto Bock künftig diese Prozesse nicht mehr doppelt durchführen und verwalten.

4 Bevor die Verschmelzung der beiden Unternehmensbereiche allerdings angestoßen werden konnte, galt es, die voneinander abweichenden Prozesse oder gar Konflikte beider Organisationen exakt zu erfassen. Dazu führte das Projektteam eine detaillierte Systemanalyse durch, mit der sich bei der bevorstehenden Zusammenführung der Buchungskreise die zu harmonisierenden Daten genau spezifizieren ließen. Der Datenscan erfolgte nach zu verändernden Domänen und Organisationseinheiten und umfasste neben Finance und Controlling nahezu alle im System ausgeprägten Prozesse in Vertrieb, Materialwirtschaft, Produktionsplanung und -steuerung, Instandhaltung sowie im Qualitätsmanagement. Der Umfang der zu erfassenden Datensätze war dementsprechend hoch: Im Finanzwesen und Controlling nahmen die SAP-Berater rund 15 Millionen Datensätze unter die Lupe, im Logistikbereich war ein Mengengerüst von 5 Millionen zu bewältigen. Die Lösung: Kontenpläne und Kostenrechnungskreise harmonisieren Für eine Verschmelzung war es erforderlich, dass beide Unternehmensbereiche den gleichen Kontenplan und Kostenrechnungskreis sowie den gleichen Ergebnisbereich nutzen. Eine Harmonisierung war somit unumgänglich. Zudem sollten die den Schaumsystemen zugehörigen Organisationseinheiten wie Werk und Verkaufsorganisation 1:1 in die Schaumstoffwerke einziehen. Im Zuge der Verschmelzung planten die cbs-berater in der Finanzbuchhaltung den Saldovortrag per Übernahmebuchung auf Saldenebene und durch Übernahme der offenen Posten zum Beginn des Geschäftsjahres herzustellen. Danach galt es, die Einzelposten des laufenden Geschäftsjahres detailliert zu übertragen. Darüber hinaus standen die SAP-Experten in einem weiteren Projektschritt vor der Herausforderung, auch die Logistikobjekte dem neuen Buchungskreis zuzuordnen. Der Schlüssel zum Erfolg: Abweichende Prozesse identifizieren Nach Abschluss der Konzeptionsphase nebst begleitender Prozessdokumentation fanden im Anschluss insgesamt drei Testzyklen statt, davon einer als Integrationstest und ein weiterer als Abnahmetest. Jeder Testzyklus bestand aus einer vollständigen Transformation des Testsystems mit einer nachfolgenden Testperiode. Auftretende Fehler oder geänderte Transformationsanforderungen ließen sich auf diese Weise bereits während der Testperiode behandeln und von cbs entweder im gleichen oder im nächsten Testzyklus zum Nachtest bereitstellen. In Summe führte dies zu einem belastbaren finalen Ablaufplan (Cut-Over-Plan), auf dessen Basis der Go-Live in Angriff genommen werden konnte. und Buchungskreise zu einer Einheit verschmelzen Mitte Mai 2015 war es dann so weit: Die eigentliche SAP-Verschmelzung auf der Ebene Finanzwesen und Controlling (SAP FI / CO) konnte starten. Im Rahmen der Verschmelzung übernahmen die cbs-berater die FI/CO-Daten des laufenden Jahres und die gesamte Historie in der Logistik, inklusive der Umstrukturierung der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

5 (CO-PA) sowie der Kontenplan- und Kostenrechnungskreisharmonisierung. Für den Erfolg des Projektes war unter anderem eine exakte Analyse der umzustellenden Stamm- und Bewegungsdaten auf prozessualer als auch technischer Ebene unabdingbar. Genauso wichtig war es, das komplette Vorhaben während und nach der Transformation präzise zu dokumentieren und umfangreich zu validieren. Nach erfolgter Bestandsaufnahme ließen sich die notwendigen Stamm- und Bewegungsdaten mit dem cbs ET Enterprise Transformer umstellen. Mit cbs ET profitierte Otto Bock zudem von umfassenden Analysefunktionen, um das entsprechende ABAP Coding sowie Varianten der SAP-Systeme zu scannen und im Coding hinterlegte Festwerte wie Sachkonten und Buchungskreise zielsicher zu ermitteln. Darüber hinaus konnte mit dem damit verbundenen minimal invasiven Ansatz der Aufwand im Projekt auf ein Minimum reduziert werden. Die cbs-berater waren lediglich wenige Tage im Zuge der Konzeptionierung des Projektes vor Ort, die eigentliche Verschmelzung und Harmonisierung konnte remote und nahezu ohne Beteiligung von Otto Bock stattfinden. Lediglich in den Testphasen war die Anwesenheit der Heidelberger SAP-Spezialisten vor Ort wieder notwendig. Durch die erfolgreiche Transformation der ehemals getrennten Organisationen kann Otto Bock einen modulübergreifenden Belegfluss sicherstellen. Der Effizienzgewinn durch einheitliche Prozesse und Reduktion der doppelten Organisationseinheiten ist beträchtlich. Und auch der Aufwand, sämtliche Logistikobjekte dem neuen Buchungskreis zuzuordnen, hat sich für Otto Bock gelohnt. Das Unternehmen kann so sämtliche Prozesse 1:1 weiter verwenden. Ein weiterer Vorteil für die Mitarbeiter in der Logistik: Durch den von cbs präferierten minimalinvasiven Ansatz spürten sie von der eigentlichen Strukturumstellung nichts, da sie mit ihren gewohnten SAP- Organisationselementen weiter arbeiten konnten. Im Bereich Finance und Controlling änderten sich lediglich die technischen Schlüssel für den Kostenrechnungskreis und Buchungskreis sowie ausgewählte Stammdaten.

6 Einführung Profitcenter- Rechnung nach Business Units Ein weiterer Meilenstein im Projekt war die Umsetzung der Konzernvorgabe die Profitcenter- Rechnung einzuführen. Mit der so gewonnenen Auswertung nach Profitcentern wollte Otto Bock eine klare Zuordnung der Gewinnverteilung erreichen und damit eine höhere Transparenz und Flexibilität im Unternehmensverbund schaffen. Da in der SAP-Infrastruktur die Profit Center vordergründig nach Erzeugnis-Gruppen organisiert sind, mussten die cbs-berater etwa 10 Millionen Datensätze berücksichtigen, um die vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten gemäß dem Profitcenter-Regelwerk anzureichern. Danach konnten die Profitcenter-Belege ab dem Stichtag 1. Januar 2015 beginnend nachgeneriert werden. Diese Vorgehensweise hatte einen entscheidenden Vorteil: Indem Otto Bock seine Profitcenter-Rechnung nachträglich zum Jahresbeginn einführte, ließ sich bereits das erste Jahr komplett und vollumfänglich auswerten. Die richtige Methode macht s Das Projekt von der Analyse bis zum Go-Live wurde nach der von cbs entwickelten Methodik M-cbs durchgeführt. Dabei handelt es sich um einen ganzheitlichen und durchgängigen Lösungsansatz mit dem Otto Bock seine Projektanforderungen umfassend gestalten und nachhaltig industrialisieren konnte. Die technischen Voraussetzungen zur Anwendung dieses Lösungsansatzes schaffte der cbs ET Enterprise Transformer. Dieser stellt eine auf die spezifische Kundensituation und den Projekttypen exakt angepasste Vorgehensweise sicher. Der gewählte Ansatz ermöglichte, dass sich das Transformationsprojekt entlang einer betriebswirtschaftlichen, geschäftsprozess- und problemorientierten Methodik für alle Veränderungsanforderungen bei Otto Bock durchgängig umsetzen ließ. Die cbs-berater standen zudem mit umfassender Beratung und entsprechendem Prozesswissen zur Seite und stützten so den betriebswirtschaftlichen Ansatz von M-cbs und cbs ET. Das Ergebnis spricht für sich: Die Geschäftsprozess- und Datenwelt der einstmals getrennten Unternehmenseinheiten ließ sich auf diese Weise nahtlos in time and budget verknüpfen.

7 Die Erfolgsgeschichte geht in die nächste Runde Das ausgewiesene Best Practice Know-how von cbs sowie das umfassende Wissen zu SAP-Daten und Strukturen, das die SAP-Berater in ihrer eigens entwickelten Transformationssoftware cbs ET vorhalten, hat sich für Otto Bock ausgezahlt. Beide Kriterien haben eine ganzheitliche und fehlerfreie Betrachtung des Projektvorhabens sichergestellt und die rückwirkende SAP-Verschmelzung auf FI-/CO- Ebene gelingen lassen. Mit dem minimal invasiven Ansatz, den das Projektteam verfolgte, gab es so gut wie keine manuellen Cutover- Schritte und Prozessbrüche bei laufenden Vorgängen. Ein weiterer Vorteil dieser Methodik lag in der flexiblen Vorgehensweise: So ließen sich problemlos sämtliche FI-/CO-Daten des laufenden Jahres und die gesamte Historie in der Logistik übernehmen. Darüber hinaus ermöglichte die Software cbs ET Enterprise Transformer eine präzise Umstrukturierung des CO-PA sowie eine vollumfängliche Harmonisierung der Kontenpläne und Kostenrechnungskreise. Die damit verbundene Geschäftsprozessoptimierung hat Otto Bock überzeugt. So plant das Unternehmen bereits das nächste Projekt mit den Heidelberger SAP-Beratern. Im nächsten Projekt sollen die Bewertungsklassen im Materialstamm geändert werden. Für die umfassende und reibungslose Umsetzung soll wieder der cbs ET Enterprise Transformer zum Einsatz kommen.

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