IDS J: Altdaten - Anpassungen an die Katalogisierungsregeln IDS (KIDS)

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1 IDS J: Altdaten - Anpassungen an die Katalogisierungsregeln IDS (KIDS) Altdaten: Definition Grundsätze bei der Anpassung von Altdaten an die Katalogisierungs regeln IDS (KIDS) Vorgehen beim Erfassen von Eintragungen Namen von Personen... 4 Notwendige Änderungen von Altdaten bei Namen von Personen Namen von Gebietskörperschaften, Körperschaften, spezifische Kongressnamen:... 6 Gebietskörperschaften...6 Körperschaften...6 Kongressnamen...6 Notwendige Änderungen von Altdaten bei Namen von Körperschaften Einheitstitel bei Anonymen Klassikern Mehrbändige Werke Verknüpfungen von Monographien bei Serien

2 Altdaten: Definition Mit Altdaten werden im folgenden Aufnahmen (BIB,AUT) gemeint, die in einem der IDS- Verbünde in einem Vorläufersystem von Aleph erfasst, im Rahmen des Systemwechsels konvertiert wurden und nach der Migration unter Aleph verwaltet werden. Nach der Konversion der Altdaten ins neue Bibliothekssystem Aleph werden die Kataloge der lokalen Verbünde Daten enthalten, die bezüglich bibliographischer Beschreibung, Eintragungen, Ansetzungen, Stufungen (Hierarchien) und Verknüpfungen nicht den neu festgelegten und mit der Produktionsaufnahme in Kraft gesetzten Katalogisierungsregeln IDS (KIDS) entsprechen. Im folgenden werden die Grundsätze für Datenbereinigungen formuliert, das Vorgehen beim Erfassen von Eintragungen beschrieben und die Bereiche angegeben, wo Anpassungen vorgenommen werden müssen, um die Konsistenz der Abfrage zu gewährleisten. 2

3 1. Grundsätze bei der Anpassung von Altdaten an die Katalogisierungs regeln IDS (KIDS) - Die Bibliographische Beschreibung von Altdaten wird nicht den KIDS angepasst. - Eintragungen bei Altdaten, die nicht den KIDS (Bestimmung für Eintragungen Kap. 21) entsprechen, werden nicht gelöscht. - Die Ansetzungen für Eintragungen bei Altdaten werden im ersten Jahr nach Produktionsaufnahme nicht systematisch den neuen Regeln angepasst. Sind Namen von Personen, Körperschaften, Kongressen und Einheitstitel im Katalog in einer alten und einheitlichen Ansetzung vorhanden, werden sie für Neuaufnahmen übernommen. - Neuansetzungen: Sind Namen von Personen, Körperschaften, Kongressen und Einheitstitel im Katalog noch nicht vorhanden (die Abfrage in der bibliographischen Datei und in der Autoritätsdatei blieb erfolglos), werden sie nach den neuen Katalogisierungsregeln angesetzt. Es gibt keine Neuansetzungen nach alten Regeln. Müssen wegen bestimmten Neuansetzungen Altdaten bereinigt werden, wird bei den bereinigten Autoritätsdatensätzen im Feld 008 Pos. 10 der Code d gesetzt. - An den konvertierten Daten von abgeschlossenen mehrbändigen Werken wird nichts geändert. Es werden keine Umstufungen vorgenommen. - Neue Bände eines nicht abgeschlossenen mehrbändigen Werkes werden in Analogie zu den anderen konvertierten Bänden erfasst, auch wenn dies nicht den neuen Katalogisierungsregeln entspricht. - Alte Verknüpfungen von Monographien in Reihen, die nach neuen Regeln nicht mehr verknüpft werden, werden nicht gelöscht. - Monographien in unnumerierten Reihen und numerierten Verlagsserien werden ab Produktionsbeginn mit Aleph nicht mehr verknüpft, auch wenn dadurch eine Reihe sowohl verknüpfte (=im Vorläufersystem erfasste und konvertierte) als auch unverknüpfte (=in Aleph erfasste) Monographien aufweisen kann. Ein Jahr nach Produktionsaufnahme wird das Problem der Ansetzungen von Eintragungen bei Altdaten (und den in diesem Jahr hinzugekommenen Neuaufnahmen) nochmals analysiert und das weitere Vorgehen bestimmt, wenn es nicht ohnehin bei der Analyse für die Zusammenlegung der 5 Verbund-Kataloge zu einem einzigen zentralen Verbundkatalog IDS gelöst wird. Das Problem der mehrbändigen Werke wird im Rahmen der Analyse zum zentralen Verbundkatalog IDS behandelt werden. 3

4 2. Vorgehen beim Erfassen von Eintragungen 2.1. Namen von Personen Jeder Name einer Person muss zuerst im Katalog überprüft werden. Namen einer Person ohne Varianten - Ist der Name bereits in der bibliographischen Datei vorhanden, dann wird er als Ansetzungsform verwendet, auch wenn diese Ansetzungsform nicht den KIDS entspricht. Ist der Name in der Autoritätsdatei vorhanden, wird überprüft, ob es sich um die gleiche Person handelt. Wenn ja, wird der Name in die Titelaufnahme kopiert auch wenn seine Ansetzung nicht den KIDS entspricht. - Ist der Name weder in der bibliographischen Datei noch in der Autoritätsdatei, dann wird er gemäss KIDS Kapitel 22 neu in der bibliographischen Datei angesetzt. Moderne Namen mit Varianten - Ist der Name für die gleiche Person in der Autoritätsdatei vorhanden, wird diese Ansetzungsform verwendet, auch wenn diese Ansetzungsform nicht den KIDS entspricht. Gegebenenfalls werden die Nebenvarianten ergänzt. - Ist der Name dieser Person noch nicht in der Autoritätsdatei, wird er aus der LOCNA (Library of Congress name authorities) übernommen oder, wenn dort nicht vorhanden, gemäss KIDS Kapitel 22 in der Autoritätsdatei neu erfasst. Historische und transliterierte/transkribierte Namen mit Varianten - Ist der Name für die gleiche Person in der Autoritätsdatei vorhanden, wird diese Ansetzungsform verwendet, auch wenn diese Ansetzungsform nicht den KIDS entspricht. Gegebenenfalls werden die Nebenvarianten ergänzt. - Ist der Name dieser Person noch nicht in der Autoritätsdatei, wird er gemäss KIDS Kapitel 22 und mit Hilfe der empfohlenen Nachschlagewerke neu erfasst. Bei Kollision von identischen Namen, siehe KIDS Kapitel

5 Notwendige Änderungen von Altdaten bei Namen von Personen Muss der Name einer Person neu angesetzt werden weil er weder in der bibliographischen Datei noch in der Autoritätsdatei vorhanden ist, und es finden sich etliche Namen gleicher Art im Katalog, müssen Änderungen an den Altdaten vorgenommen werden. Beispiel: Ansetzung bei Altdaten (aus Konversion): 100 $a Johannes $c Papa $b $a Johannes $c Papa $b 23 Für Papst Johannes den 24. ist noch keine Ansetzung in der Bibliographischen Datei bzw. Autoritätsdatei vorhanden. Der Name muss neu gemäss KIDS angesetzt werden als: 100 $a Johannes $b XXIV $c Papst Damit die Sequenz und die Zugriffe für alle Päpste mit dem Namen Johannes gewährleistet sind, müssen alle Papstnamen Johannes gemäss KIDS bereinigt werden. Also: 100 $a Johannes $b XXII $c Papst 100 $a Johannes $bxxiii $c Papst 100 $a Johannes $b XXIV $c Papst Die alte Form der Ansetzung wird als Nebenvariante erfasst. 100 Johannes $b XXIV $c Papst 400 Johannes $c Papa $b 24 In ähnlichen Fällen (z.bsp. Namen von Königen und Königinnen) ist analog zu verfahren. 5

6 2.2. Namen von Gebietskörperschaften, Körperschaften, spezifische Kongressnamen: Gebietskörperschaften Jeder Name einer Gebietskörperschaft muss zuerst in der Autoritätsdatei überprüft werden. - Ist der Name einer Gebietskörperschaft in der Autoritätsdatei vorhanden, wird diese Ansetzungsform übernommen, auch wenn sie nicht den KIDS entspricht. Gegebenenfalls werden Nebenvarianten ergänzt. - Ist der Name der Gebietskörperschaft noch nicht vorhanden, wird er nach den KIDS Kapitel 23 in der Autoritätsdatei neu erfasst. (Empfohlene Nachschlagewerke, siehe Kapitel 23) Körperschaften Jeder Name einer Körperschaften muss zuerst in der Autoritätsdatei überprüft werden. - Ist der Name einer Körperschaft in der Autoritätsdatei vorhanden, wird diese Ansetzungsform übernommen, auch wenn sie nicht den KIDS entspricht. Gegebenenfalls werden die Nebenvarianten ergänzt. - Ist der (in einer lateinischen Schrift geschriebene) Name einer Körperschaft noch nicht in der Autoritätsdatei, wird er aus der LOCNA übernommen. Gegebenenfalls müssen die Ordnungshilfen den KIDS angepasst werden. - Ist der Name nicht in der LOCNA vorhanden, wird er gemäss KIDS Kapitel 24 angesetzt. Körperschaftsnamen, die in einer nichtlateinischen Schrift geschrieben sind, werden gemäss den verbindlichen Tabellen transliteriert und gemäss KIDS Kapitel 24 angesetzt Kongressnamen Jeder Name eines Kongresses muss zuerst in der Autoritätsdatei überprüft werden. - Ist der Name des Kongresses in der Autoritätsdatei ohne Ordnungshilfe vorhanden, wird diese Ansetzungsform übernommen. Gegebenenfalls werden Nebenvarianten ergänzt. - Ist der Name eines Kongresses in der Autoritätsdatei mit Ordnungshilfe vorhanden, wird der Eintrag nur übernommen, wenn die Ordnungshilfen für die Vorlage zutreffen (gleicher Ort, gleiche Zahl, gleiches Jahr). Bei gleichem Namen, aber anderem Ort, Jahr, anderer Zahl wird ein neuer Eintrag ohne Ordnungshilfe etabliert. - Ist der (in einer lateinischen Schrift geschriebene) Name eines Kongressnamens noch nicht in der Autoritätsdatei, wird er aus der LOCNA übernommen und in jedem Fall eine allfällige Ordnungshilfe gelöscht. - Ist der Name nicht in der LOCNA vorhanden, wird er gemäss KIDS Kapitel 14 angesetzt. Kongressnamen, die in einer nichtlateinischen Schrift geschrieben sind, werden gemäss den verbindlichen Tabellen transliteriert und gemäss KIDS Kapitel 14 angesetzt. 6

7 Notwendige Änderungen von Altdaten bei Namen von Körperschaften Die Notwendigkeit von Änderungen bei Altdaten von Körperschaftsnamen hängt stark davon ab, ob im Vorläufersystem mit einer Autoritätsdatei gearbeitet wurde, ob Nebenvarianten konsequent erfasst und nicht mit allgemeinen Verweisungen ersetzt wurden. Die folgenden Bestimmungen gelten im wesentlichen für den ehemaligen DSV, die ZB Luzern und in eingeschränktem Masse für die ehemaligen DOBIS/LIBIS-Verbünde, nicht aber für ehemalige ETHICS-Bibliotheken. In folgenden Fällen von Eintragungen unter Körperschaften müssen (in Abhängigkeit von den alten Katalogisierungsregeln eines Verbundes) bei den Altdaten Anpassungen an die KIDS in Betracht gezogen werden: A) Muss eine neue Körperschaft (noch nicht in der Autoritätsdatei vorhanden) gemäss KIDS unselbständig angesetzt werden, 'gehört' aber zu den Körperschaften, die nach alten Regeln selbständig angesetzt und deren unselbständige Ansetzungen nicht als Nebenvarianten erfasst, sondern mit einer sog. Pauschalverweisung 'abgedeckt' wurden, müssen alle Ansetzungen der gleichen übergeordneten Körperschaft und des gleichen Gattungsbegriffs in der Unterkörperschaft den KIDS angepasst werden. Beispiel: Ansetzung der Altdaten: Pauschalverweisung: Keine Nebenvarianten unter: 110 $a Institut für Sozialwissenschaften (Basel) 110 $a Institut für angewandte Wirtschaftsforschung (Basel) 110 $a Institut für Sport (Basel) 110 $a Institut für Spezielle Pädagogik und Psychologie (Basel) 110 $a Institut für Organische Chemie (Basel) Universität (Basel). Institut... Siehe: Institut... (Basel) 410 $a Universität (Basel) $b Institut für Sozialwissenschaften 410 $a Universität (Basel) $b Institut für angewandte Wirtschaftsforschung 410 $a Universität (Basel) $b Institut für Sport 410 $a Universität (Basel) $b Institut für Spezielle Pädagogik und Psychologie 410 $a Universität (Basel) $b Institut für Organische Chemie Es muss neu (gemäss KIDS, weil noch nicht in Autoritätsdatei vorhanden) das 'Institut für Pharmazie' der Universität Basel angesetzt werden: 110 $a Universität Basel $b Institut für Pharmazie Wegen der früheren Pauschalverweisung, die alle Nebenvarianten unter 'Universität Basel. Institut...'ersetzt hat, wird diese Neuansetzung vorerst die einzige Eintragung unter 'Universität Basel. Institut... 'sein. BenützerInnen, die unter Universität Basel suchen, könnten daraus schliessen, dass es keine Publikationen von anderen Instituten gibt, obwohl viele unter der früheren selbständigen Ansetzung 'Institut...' vorhanden sein können. 7

8 Aus diesem Grund müssen alle Ansetzungen der gleichen übergeordneten Körperschaft (hier Universität Basel ) und des gleichen Gattungsbegriffs für die Unterkörperschaft (hier Institut) den KIDS angepasst werden. Die selbständige Ansetzung unter Institut wird als Nebenvariante erfasst. 110 $a Universität Basel $b Institut für Sozialwissenschaften 410 $a Institut für Sozialwissenschaften (Basel) 110 $a Universität Basel $b Institut für angewandte Wirtschaftsforschung 410 $a Institut für angewandte Wirtschaftsforschung (Basel) 110 $a Universität Basel $b Institut für Sport 410 $a Institut für Sport (Basel) 110 $a Universität Basel $b Institut für Spezielle Pädagogik und Psychologie 410 $a Institut für Spezielle Pädagogik und Psychologie (Basel) 110 $a Universität Basel $b Institut für Organische Chemie 410 $a Institut für Organische Chemie (Basel) 110 $a Universität Basel $b Institut für Pharmazie 410 $a Institut für Pharmazie (Basel) Für Verbünde mit konvertierter Autoritätsdatei, die sowohl die selbständige Ansetzung als auch die unselbständige Ansetzung (als Nebenvariante) aufweist (dh. früher erfasst hat), gibt es keine Probleme: Bei Neuansetzungen wird die unselbständige Ansetzung als Hauptvariante, die selbständige Ansetzung als Nebenvariante erfasst. Der Zugriff auf beide Varianten ist somit sowohl bei den Altdaten als auch bei den Neuaufnahmen gewährleistet. Die Abteilung einer bereits vorhandenen übergeordneten Körperschaft darf gemäss KIDS angesetzt werden, nur wenn die Ansetzung der übergeordneten Körperschaft überall korrigiert wird. 110 $a Universität (Bern) $b Collegium Generale nach alten Regeln 110 $a Universität Bern $b Collegium Generale nach KIDS 8

9 B) Muss eine neue Unterabteilung einer Körperschaft erfasst werden, die nach neuen Regeln in einer anderen Sprache oder anderen Form als früher angesetzt werden müsste und deren Nebenvarianten in der anderen Sprache oder Form früher nur für die übergeordnete, nicht aber auch für alle untergeordneten Körperschaften erfasst wurden, dann muss sowohl die übergeordnete als auch alle Unterabteilungen den KIDS angepasst werden. Beispiel: Ansetzung der Altdaten: 110 $a Nihon 110 $a Nihon $b Gaimusho 110 $a Nihon $b Rodosho Nebenvariante in anderer Sprache (=neue Ansetzungssprache) nur auf der Ebene der übergeordneter KS, nicht aber auf derjenigen der untergeodneten vorhanden: 110 $a Nihon 410 $a Japan nicht aber: 110 $a Nihon $b Gaimusho 410 $a Japan $b Ministry of Foreign Affairs 110 $a Nihon $b Rodosho 410 $a Japan $b Ministry of Labour Es muss neu (gemäss KIDS, weil die entsprechende Unterkörperschaft noch nicht in der Autoritätsdatei vorhanden ist) die Unterabteilung 'Department of Home Affairs' angesetzt werden: 110 $a Japan $b Department of Home Affairs 410 $a Nihon $b Naimusho Wegen den bei den Altdaten fehlenden Nebenvarianten unter Japan mit Unterabteilung, wäre die neu angesetzte Unterabteilung die einzige unter Japan. Die Browse-Abfrage über 'Japan' würde nur diese neu erfasste Unterabteilung zeigen, obwohl andere auch vorhanden sind (aber alle noch in der alten Form unter Nihon). Aus diesem Grund müssen alle Ansetzungen unter der übergeordneten Körperschaft als auch alle Unterabteilungen den neuen Regeln angepasst werden: 110 $a Japan 410 $a Nihon 110 $a Japan $b Ministry of Foreign Affairs 410 $a Nihon $b Gaimusho 410 $a Japan $b Gaimusho 110 $a Japan $b Ministry of Labour 410 $a Nihon $b Rodosho 410 $a Japan $b Rodosho Für Verbünde mit konvertierter Autoritätsdatei, die Ansetzungen in anderen Sprachen bzw. Formen nicht nur bei der übergeordneten Körperschaft, sondern auch bei allen Unterabteilungen als Nebenvarianten erfasst (und auch konvertiert)haben, gibt es keine Probleme: Bei Neuansetzungen von Unterabteilungen wird das, was früher eine Nebenvariante gewesen wäre, zur Hauptvariante. Mit der Anreicherung der Indexe über die AUT-Datei sind die Zugriffe auf alle Formen sowohl bei den Altdaten als auch bei den Neuansetzungen gewährleistet. 9

10 2.3. Einheitstitel bei Anonymen Klassikern Die Titel Anonymer Klassiker müssen zuerst in der Autoritätsdatei überprüft werden. - Ist der Titel des gleichen anonymen klassischen Werkes in der Autoritätsdatei vorhanden, wird diese Ansetzungsform verwendet, auch wenn die Ansetzungsform nicht den KIDS entspricht. Gegebenenfalls werden die Nebenvarianten ergänzt. - Ist der Titel des anonymen klassischen Werkes noch nicht in der Autoritätsdatei, wird er in der Autoritätsdatei gemäss KIDS 2, Kapitel 25 mit allfälligen Nebenvarianten erfasst. 3. Mehrbändige Werke Die neuen Regeln sehen gestufte Erfassung von mehrbändigen Werken vor, wenn die einzelnen Bände biliographisch selbständigen Charakter haben (siehe KIDS 2, Kap.13). Die konvertierten Altdaten liegen in der Stufung vor, wie sie früher erfasst wurden und damit in jedem Verbund etwas anders: In NEBIS liegen alle mehrbändigen Werke gestuft, im IDS BS/BE, IDS Uni ZH und IDS St. Gallen teils gestuft, teils nichtgestuft vor. Folgende Grundsätze sollten bei der Katalogisierung neuer Bände von nicht abgeschlossenen, konvertierten mehrbändigen Werken beachtet werden: - Neue Bände eines nicht abgeschlossenen mehrbändigen Werkes werden in Analogie zu den anderen konvertierten Bänden erfasst, auch wenn dies nicht den neuen Katalogisierungsregeln entspricht. - Umstufungen sollen nur dann in Betracht gezogen werden, wenn der Aufwand der Überarbeitung geringer ist als der zu erwartende Mehraufwand für die Erfassung neuer Bände nach altem Muster. Für abgeschlossene mehrbändige Werke gilt: - Es werden an den Altdaten keine Umstufungen vorgenommen. - An den konvertierten Daten von abgeschlossenen mehrbändigen Werken wird nichts geändert. 10

11 4. Verknüpfungen von Monographien bei Serien Die neuen Regeln sehen Verknüpfungen von Monographien zu Reihen nur noch bei numerierten Reihen vor, aber nicht mehr bei unnumerierten Reihen und numerierten Verlagsserien. In Abhängigkeit von den alten Regeln im Vorläufersystem gibt es bei den konvertierten Daten unnumerierte Serien bzw. Verlagsserien mit Verknüpfungen. Bei der Katalogisierung von neuen Bänden in unumerierten Serien und Verlagsserien sollten folgende Grundsätze beachtet werden. - Alte Verknüpfungen von Monographien in Reihen, die nach neuen Regeln nicht mehr verknüpft werden, werden nicht gelöscht. - Monographien in unnumerierten Reihen und numerierten Verlagsserien werden ab Produktionsbeginn mit Aleph nicht mehr verknüpft, auch wenn dadurch eine Reihe sowohl verknüpfte (=im Vorläufersystem erfasste und konvertierte) als auch unverknüpfte (=in Aleph erfasste) Monographien aufweisen kann. 11