Das GDI-Journal für clevere Lösungen. Beitragsnachweise und Meldungen an Sozialversicherungen: Ab : NICHTS GEHT MEHR OHNE INTERNET!

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1 Insider Das GDI-Journal für clevere Lösungen Nr. 3 kostenlos Beitragsnachweise und Meldungen an Sozialversicherungen: Ab : NICHTS GEHT MEHR OHNE INTERNET! Ab dem gilt das»gesetz zur Vereinfachung der Verwaltungsaufgaben im Sozialrecht«, kurz»verwaltungsvereinfachungsgesetz«. Es revolutioniert den Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen bzw. Sozialversicherern und bringt allen Beteiligten handfeste Vorteile. Voraussetzung: eine lizenzierte Lohnsoftware. Kann Ihr Programm noch etwas mehr als verlangt, wird das ganze zu einem Kinderspiel. isher kannten Sie es so: Sie füllen Bjeden Monat Meldebögen aus, unterschreiben sie, tüten sie ein und versenden sie auf dem Postweg. Im Zeitalter elektronischer Kommunikation hat das den Beigeschmack von "zeitraubend, ärgerlich, technisch überholt". Das Internet wird heute praktisch in jedem Unternehmen genutzt. Wen wundert es, dass die staatlichen Institutionen die Vorteile dieses Mediums auch nutzen wollen, Thema Bürokratieabbau. Mit Elster hat ja dieses Jahr das digitale Zeitalter in der Kommunikation zwischen Staat und Firmen begonnen. Nun folgen auch die Sozialversicherer: Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen werden also ab nur noch auf elektronischem Weg angenommen. Eben zeitgemäß: schnell, elegant und technisch auf dem neuesten Stand. ugegeben: Die Neuregelung Zstößt nicht bei allen Unternehmen auf Gegenliebe. Noch nicht. Die Meinungen gehen hier weit auseinander von absoluter Zustimmung bis hin zur vollkommenen Ablehnung. Zustimmung gibt es vor allem aus den Betrieben, die bereits die elektronische Übermittlung nutzen. Denn freiwillig funktioniert das bereits seit einigen Jahren. Zustimmung gibt es auch in vielen Unternehmen, die bereits die Vorteile erkannt haben, die aber jetzt erst die technischen Voraussetzungen schaffen konnten. ür alle, die noch zu Füberzeugen sind, hier ein paar technische Hintergrundinformationen: Grundvoraussetzung ist, dass die Lohnsoftware, die Sie einsetzen, von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenkassen) lizenziert ist. Damit hat sie das GKV-Label (GKV = Gesetzliche Krankenversicherer). ersonenbezogene Daten sind Psensible Daten. Sie müssen bei der Übermittlung vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Nur wenn sie mit einem anerkannten Verfahren verschlüsselt sind, werden sie von den Sozialversicherern akzeptiert. eitragsnachweise und DEÜV- BMeldungen müssen in getrennten Dateien mit genau festgelegtem Aufbau übertragen werden. Protokolle und Rückmeldungen von den Krankenkassen kommen ebenfalls elektronisch. D amit das Arbeiten mit dem neuen elektronischen Meldewesen wirklich einfach wird, bietet eine komfortable Software mehr als nur die technischen Voraussetzungen. Da spielt die Erfahrung des Herstellers im Umgang mit diesem Medium eine entscheidende Rolle. Das ist nicht mehr erlaubt: Ausfüllen von Meldebögen Manuelle Abgabe Verschicken per Post Meldung per Diskette / Magnetband / Magnetbandcassetten Das ist vorgeschrieben: Nur noch elektronische Daten Nur noch gesichert und verschlüsselt Nur mit zertifizierter Software anz einfach haben Sie es, wenn GSie GDI-Kunde sind. Unsere ganze Erfahrung aus mehreren Jahren im Umgang mit dem elektronischen Meldewesen haben wir in das neue GDI-MeldeCenter einfließen lassen. Sie profitieren von dieser Erfahrung. Die spielend einfache Bedienung verhilft Ihnen im Handumdrehen zu einer spürbaren Arbeitsentlastung. Seite 2»...ist ja wirklich ganz einfach!«praxistipps: Neues aus dem Steuerrecht Bewirtungskosten: Wieder voller Vorsteuer-Abzug Der Bundesfinanzhof hat festgestellt, dass die Einschränkung des Vorsteuerabzugs auf Bewirtungskosten dem Gemeinschaftsrecht widerspricht. Grundsteuer auf dem Prüfstand in Karlsruhe Seit August 2005 ist beim Bundesverfassungsgericht eine Verfassungsbeschwerde gegen die Besteuerung von Grundeigentum anhängig, das zu eigenen Wohnzwecken genutzt wird. Liegen offene bzw. neu ergehende Grundsteuerbescheide vor, sollte Einspruch eingelegt und ein Ruhen des Verfahrens beantragt werden. Spekulationsgeschäfte Für die Veranlagungszeiträume ab 2000 sind die Finanzämter angewiesen worden, die Festsetzung der Einkommenssteuer hinsichtlich der Wertpapier- Spekulationsgeschäfte vorläufig vorzunehmen. Für den Veranlagungszeitraum 1999 muss dagegen, falls noch möglich, beim Finanzamt Einspruch eingelegt und die Aussetzung der Vollziehung beantragt werden. Besteuerung von Kapitaleinkünften Das Finanzgericht Köln hat dem Bundesverfassungsgericht die Frage vorgelegt, ob die Regelungen des 20 ESt- Gesetz für die Jahre 2000 bis 2002 mit dem Grundgesetz vereinbar sind.»soli«verfassungswidrig? Nach Ansicht des Finanzgerichts Münster ist der Solidaritätszuschlag spätestens ab dem Jahre 2002 verfassungswidrig. Es sollte daher, unter Berufung auf das anhängige Verfahren, falls noch möglich, Einspruch eingelegt werden.

2 Themenschwerpunkt: Nr. 3 kostenlos Mit dem GDI-MeldeCenter: ALLES WIRD Bequem und trotzdem sicher: das GDI-MeldeCenter GDI- Meldecenter-Software Ihr Lohnoder FiBu- PC Übertrag per externem Datenträger (USB-Stick, CD-RW, Diskette) PC mit Internet- Zugang Übertragung per Internet Internet Übertragug per Internet Server der Behörde (z.b. Finanzamt) Das ist erst der Anfang: Krankenkassen und Sozialversicherungsträger sind heute die Vorreiter einer Entwicklung, die in Kürze allgemeiner Standard sein wird. Auch Finanzbehörden, Statistische Ämter und die Agentur für Wer GDILine Lohn & Gehalt oder Baulohn im Einsatz hat, ist fein raus: Einfach bei GDI anrufen und den Zugang zum MeldeCenter freischalten lassen und schon sind Sie mitten drin im neuen Zeitalter der elektronischen Datenübermittlung! Eine einfache, elegante und vor allem sichere Welt der Kommunikation erschließt sich Ihnen per Mausklick... Das GDI-MeldeCenter hat für Sie bereits alle Anmeldungen und sonstige Teilnahmevoraussetzungen erledigt Sie können direkt starten! Die GDILine Lohnprogramme erstellen selbstverständlich alle notwendigen Meldungen für Finanzamt und Krankenkassen automatisch per Mausklick. Genau so einfach ist dann das Versenden der Meldungen über das GDI-MeldeCenter. Es bietet aber mehr als nur den vollen Arbeitskomfort und die Schnelligkeit elektronischer Medien es garantiert Ihnen umfassende Sicherheit. Umfassende Sicherheit... Viele Unternehmer haben nämlich berechtigte Bedenken, ihren Lohn- oder FiBu-PC einfach ans Internet zu hängen. Denn schließlich geht es hier um sensible Daten, die zuverlässig vor»viren«,»würmern«und unberechtigtem Zugriff durch»trojaner«geschützt sein müssen. Arbeit verlangen zunehmend die elektronische Datenübermittlung. Gut, wenn man einen Partner hat, der vorausdenkt. Und der mehr bietet, als der Gesetzgeber verlangt. Zum Beispiel mit dem einzigartigen GDI-MeldeCenter Das GDI-MeldeCenter lässt Ihnen hier die freie Wahl: Sie können die Meldungen durchaus an Ihrem Arbeits-PC erstellen, müssen ihn aber nicht ans Internet anschließen. Stattdessen speichern Sie die Daten z.b. auf einen USB-Stick und übertragen sie mittels der GDI-MeldeCenter- Software. Die verschlüsselt Ihre Daten zuverlässig und sichert sie so gegen unbefugte Zugriffe. Auf diese Art können Sie alle Ihre Daten und Meldungen von einem separaten oder Privat-PC aus über s Internet direkt an die zu

3 Elektronische Datenübermittlung EINFACHER! Technische Details des GDI-MeldeCenters Warum müssen personenbezogene Daten verschlüsselt werden? ständigen Institutionen versenden. So halten Sie Ihre sensiblen Daten aus dem Internet heraus; sie sind vor jedem Zugriff von außen geschützt auch ohne Firewall....und höchster Komfort Es sind die kleinen aber wichtigen Details, die aus einer guten Software ein Produkt machen, mit dem man gerne arbeitet; die Extras, die nicht zum Pflichtprogramm gehören, Ihnen aber tagtäglich viel Zeit und Arbeit ersparen. Kontrolle: Die erstellten Meldungen können vor dem Versand von Ihnen nochmals eingesehen und kontrolliert werden. Nachvollziehbarkeit: Nach dem Versenden erstellt das GDI-MeldeCenter zu jedem Versendeauftrag ein Sendeübermittlungsprotokoll. Sie können jederzeit nachvollziehen, was Sie gemeldet haben. Archivierung: Alle Meldungen werden archiviert und können auch im Nachhinein jederzeit eingesehen werden. Bei den klassischen Verfahren per fallen u.u. bis zu 10 Protokolle pro Meldeauftrag an, die kaum noch zuzuordnen sind. Diese Flut von s und Papier entfällt beim GDI-MeldeCenter. Empfangsbestätigung: Durch die direkte Verbindung des GDI- MeldeCenters zu den Clearing- Servern von Krankenkassen und Finanzämtern erhalten Sie umgehend eine rechtsverbindliche Empfangsbestätigung. Verarbeitungs-Bestätigung: Nach jeweils einem Arbeitstag stellt Ihnen das GDI-MeldeCenter das endgültige Verarbeitungsprotokoll zur Verfügung. So erhalten Sie eine endgültige Verarbeitungs-Bestätigung samt Ihrer Ticketnummer. Physikalische Trennung Ihrer Meldedaten von den sensiblen Lohndaten: Die Meldedaten werden separat zusammengefasst und geschlossen verwaltet unabhängig von den restlichen Lohndaten. Personenbezogene Daten unterliegen den Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität und Verbindlichkeit. Beim papiergebundenen Verfahren gewährleistet dies der verschlossene Umschlag und die eigenhändige Unterschrift. Im elektronischen Verfahren treten Verschlüsselung und digitale Signatur an diese Stelle. Das schützt vor unberechtigtem Zugriff und garantiert neben Vertraulichkeit und Unverfälschtheit der Daten auch die Zuverlässigkeit des richtigen Absenders. Wie funktionieren elektronischer Schlüssel und digitale Signatur? Bei der Schlüsselgenerierung wird ein»schlüsselpaar«erstellt, das sich aus einem privaten (geheimen) und einem öffentlichen Schlüssel zusammensetzt, die in einer besonderen Beziehung zueinander stehen. Der private Schlüssel verbleibt beim GDI- Anwender, der öffentliche Schlüssel wird allgemein bekannt gemacht und dient zur Entschlüsselung der Daten beim Empfänger. Verschlüsselt man mit seinem privaten Schlüssel, spricht man von digitaler Signatur. Diese wird von der Gegenseite mit dem öffentlichen Schlüssel des Absenders überprüft und so authentifiziert. Was ist ein Zertifikat? Ein Zertifikat ist ein registrierter öffentlicher Schlüssel, der eine natürliche Person eindeutig diesem Schlüssel zuordnet. Ein Zertifikat besteht aus einer eindeutigen Seriennummer dem eindeutigen Namen des Teilnehmers dem öffentlichen Schlüssel des Teilnehmers Wo muss ich ein Zertifikat beantragen? Teilnehmer am GDI-MeldeCenter-Verfahren erhalten das Zertifikat automatisch von ihrer GDILine-Lohn & Gehalt erstellt; es wird im öffentlichen Teil vom Center für den Datenaustausch verwaltet. Noch Fragen? Ihr GDI Fachhandelspartner berät Sie gern! 3

4 Softwarepflege Nr. 3 kostenlos Mit einem Software-Pflegevertrag auf der sicheren Seite:»Alles andere ist Steinzeit-Denken.«Früher galt: kein Jahr ohne steuerliche Änderungen und neue fiskalische Vorschriften. Heute gilt: fast monatlich muss man damit rechnen, dass uns Politik und Verwaltung Neues bescheren und Altes auf den Kopf stellen. Und: der Unternehmer ist verpflichtet, alles pünktlich und korrekt umzusetzen da hel- fen keine Ausreden. Es scheint deshalb vernünftig, sich alle Änderungen pünktlich und zuverlässig, quasi»im Abonnement«ins Haus zu holen per Software-Pflegevertrag. Wir wollten wissen, ob unsere Kunden das auch so sehen und haben uns umgehört. Hier ein Statement aus vielen: Als Roland Hipp im Jahre 2001 die zentrale Buchhaltung bei»hugo Gerber Beteiligungen«übernahm, war GDI dort bereits mehrere Jahre im Einsatz. Der gelernte Bilanzbuchhalter musste sich in Finanzbuchhaltung, Lohn- und Kostenrechnung erst einarbeiten und war von Anfang an begeistert, denn die Programmstruktur erwies sich als übersichtlich und einfach zu bedienen.»das ist bis heute so geblieben da findet sich sogar Lob vom Fachmann: Roland Hipp verläßt sich auf seinen GDI-Pflegevertrag ein Laie schnell hinein. Erst gestern habe ich mir die Demo-Version eines Konkurrenten heruntergeladen da bräuchte ich Hier dreht sich alles um die Optimierung moderner Abfallwirtschaft: Die»Hugo Gerber Beteiligungen«in Achern und ihre fünf Tochterfirmen kümmern sich um Gewerbeabfälle ebenso wie um Textilrecycling, Kanalreinigung, Spedition oder Containerservice. Die Warenwirtschaft erledigt eine branchenspezifische Software, eingebunden in die entsprechenden GDI-Systeme für Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung sowie Lohn & Gehalt. mindestens 14 Tage bis ich weiß, wie ich da zu Rande komme...«roland Hipp weiß, wovon er spricht. Denn in seinem Job kommt es auf das perfekte Zusammenspiel an, den reibungslosen Ablauf von der Logistik über die Abrechnungen bis hin zu Kostenkontrolle, Lohnabrechnung, Rechnungsstellung und Mahnwesen. Nicht nur in der Zentrale in Renchen, sondern auch in den fünf Tochterfirmen, bei denen sich mehr als 80 Mitarbeiter mit so unterschiedlichen Dingen befassen wie der Entsorgung von Gewerbeabfällen, der TV-gestützten Kontrolle von Abwasserkanälen oder dem Management von Altkleidersammlungen und -Recycling. Auf dem Spiel steht hierbei nicht nur der geschäftliche Erfolg, sondern auch die Reputation des Hauses Hugo Gerber, das zu den ältesten und kompetentesten Unternehmen der Abfallwirtschaft in Südwestdeutschland zählt. Entscheidend sind neben der Stärke des Programms auch Qualität und Preis von Service und Support. Bei der»hugo Gerber Beteiligungen«hat man sich schon früh dafür entschieden, einen GDI-Pflegevertrag abzuschließen.»das ist eine Investition, die sich lohnt«, resümiert Herr Hipp.»Wir müssen unsere Fachkräfte entlasten und effizient einsetzen alles andere ist Steinzeit-Denken. Bei GDI bin ich noch nie in Warteschleifen gelandet oder auf Handbücher verwiesen worden. Und selbst bei komplexen Problemen werde ich Schritt für Schritt um alle Klippen gelotst. Die Leute dort nehmen sich Zeit und man sieht, dass sie eine prima Vorarbeit leisten.«das gilt übrigens, so Roland Hipp, nicht nur für die GDI-Zentrale in Landau, sondern auch für das Systemhaus Hirschmann, den regionalen Fachhandelspartner:»Die sind schnell und immer erste Kategorie besonders bei der Schulung.«Was erwartet uns in 2006? Beschlossen: Ab : Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen nur noch elektronisch: gesichert, verschlüsselt und zertifiziert Ab : Sozialversicherungsbeiträge müssen bis zum drittletzten Arbeitstag des laufenden Monats überwiesen sein; wer zu spät zahlt, bekommt Strafgebühren berechnet (bisher: bis zum 15. des Folgemonats). In der Diskussion: Einfrieren der Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung Änderung bei den Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen Kürzung der Lohnfortzahlung Kürzung der Pendlerpauschale Änderung der Arbeitslosenversicherung Sind Sie gerüstet? Kommen Sie auf die sichere Seite: mit einem GDI-Software-Pflegevertrag! Bei GDI in der Pipeline: Automatische Verwaltung der vorgezogenen Beitragsnachweise (Gesetz ab ) Neues Zeiterfassungssystem Elektronisches Meldewesen für Arbeitsamt und Kommunen Abschluss-Assistenten für GDILine-Lohn und Fibu mit ToDo-Liste Neues OP-Handling für die GDILine-Fibu Wir helfen. Mit GDI-Softwarepflege und Live-Update immer aktuell. 4

5 Anlagenbuchhaltung Neue Programmversion mit vielen Vorteilen: Jederzeit präzise Aussagen Die Bedeutung eines konsequenten Anlagemanagements wird in vielen Unternehmen vernachlässigt. Dabei kann nur derjenige, der weiß, was seine Anlagen heute und in Zukunft wert sind, vorausschauend planen und viel Steuern sparen. Für Ihren Komfort: Ab sofort können die Auswertungen in eine Tabellenkalkulation übernommen werden. Das macht in vielen Fällen unabhängig von der Listenerstellung Ihre Auswertungen können Sie rasch optisch umgestalten oder mit weiteren Daten anreichern. Den Wert Ihres Unternehmens transparent machen: Wer den Wert seines Unternehmens nicht objektiv einschätzen kann, kann auch nicht vernünftig planen. Und er verschenkt ganz leicht ganz viel Geld einfach deshalb, weil er nicht in der Lage ist, jederzeit alle Vorteile auszuschöpfen, die die verschiedenen Abschreibungsmodelle bieten. Die GDILine Anlagenbuchhaltung schafft Transparenz bei allen Anlagewerten und hilft Ihnen dabei, aus Ihrem Anlagevermögen den größtmöglichen Nutzen zu ziehen egal, ob in Kleinfirmen, mittelständischen Unternehmen, Großbetrieben, Behörden und der kommunalen Verwaltung. Jederzeit den topaktuellen Überblick: Es sind nicht nur die»großen Brocken«wie Immobilien, Fahrzeuge, Maschinen oder Produktionsanlagen, die zu Buche schlagen auch Telefonanlage, PC oder Büromöbel sind Anlagegüter, die sich zu großen abschreibungsfähigen Werten summieren. GDILine Anlagenbuchhaltung liefert Ihnen für alle Anlagegüter exakte Zahlen. Jederzeit, einfach auf Knopfdruck. Ob Lebenslaufakte, Übersicht über das Anlagevermögen, Anlagespiegel oder Kontoauszüge Ihre Daten sind stets topaktuell. Und zwar für die gesamte Laufzeit der Abschreibung. Das ist praktisch zum Beispiel für Nachbestellungen, Garantieansprüche, Reparaturleistungen, Versicherungen oder Schadensersatz. Der richtige Zeitpunkt ist entscheidend: Ihr Steuerberater nimmt in der Regel Abschreibungen nur für den Jahresabschluss vor. Für eine realistische Beurteilung der Gewinn- und Verlustsituation aber ist der reale Wert zu einem bestimmten Zeitpunkt wichtig ebenso bei der Erstellung einer Zwischenbilanz oder als Grundlage für eine Investitionsentscheidung. GDILine Anlagenbuchhaltung gibt Ihnen zu jeder Zeit eine aktuelle und präzise Aussage nur entscheiden müssen Sie noch selbst... Zum jeweils günstigsten Zeitpunkt wechselt die Software auf Wunsch von einer Abschreibungsweise zu einer steuerlich günstigeren Variante. Die Gegenüberstellung der steuerrechtlichen, handelsrechtlichen und kalkulatorischen Abschreibung wird in allen Auswertungen berücksichtigt alle Abschreibungen können Sie natürlich auch direkt in die GDILine Finanzbuchhaltung oder -Kostenrechnung übernehmen. Mehr als nur Routine: In der GDILine Anlagenbuchhaltung sind alle gängigen Abschreibungsarten einschließlich der Gebäude-AfA bereits integriert Sie brauchen nur noch auszuwählen, welche Form für ein Wirtschaftsgut in Frage kommt und welche Laufzeit es hat. Hierbei hilft Ihnen die integrierte AfA-Tabelle. Vereinbarungen über Staffel-AfA, die Sie mit Ihrem Finanzamt getroffen haben, bilden Sie in eigenen AfA- Varianten ab einfach, übersichtlich und stets nachvollziehbar. Selbstverständlich können Sie jederzeit manuell eingreifen: mit Zugängen, Abgängen oder Sonderabschreibungen. Steuerliche Berechnung, Vergleich und Umrechnung der AfA, die Verteilung auf Kostenstellen, die Berechnung von Sonder-AfA und Versicherungswerten all das nimmt die GDILine Anlagenbuchhaltung Ihnen ab. Alle Abschreibungswerte lassen sich für mehrere Jahre im Voraus darstellen ein Feature, das speziell bei der kalkulatorischen AfA hilfreich ist. So können Sie jederzeit verschiedene Szenarien simulieren, um die jeweils beste Alternative zu finden. Selbstverständlich ist das Programm perfekt auf die GDILine FiBu abgestimmt: Alle Daten können ohne zusätzlichen Buchungsaufwand direkt übergeben werden. Die Fakten auf einen Blick: Schnelle und effiziente Buchungserfassung Versicherungsindex Sonder- und Staffel-AFA AFA-Vergleich Amtliche AFA-Tabellen Einfache Korrekturmöglichkeiten Das Bonbon für Umsteiger: Allen Kunden, die bereits mit der Vorgängerversion arbeiten, bieten wir die Komplettkonvertierung ihrer Daten in unserem Hause an: zum Selbstkostenpreis. Mit GDI-Software auf dem Laufenden 5

6 Das Interview Zum elektronischen Meldewesen im Bereich der Sozialversicherung Nr. 3 kostenlos Eine sichere Angelegenheit. Das Internet wird das Zukunftsmedium zwischen Firmen, Finanzämtern und Krankenkassen sein. die ITSG, dürfen Firmen Lohnsoftware zukünftig nicht mehr verwenden. Was verbirgt sich eigentlich hinter dem GKV-Zertifikat und der GKV-Systemprüfung. Herr Flex, wer ist die ITSG und welche Aufgaben hat die ITSG? Gegenstand des Unternehmens ist die Unterstützung der Standardisierung und Nominierung des Datenaustausches in der gesetzlichen Krankenversicherung durch Produkte und Dienstleistungen sowie die Datenverarbeitung (wie z.b. die Datenzusammenführung zum Zwecke der Auswertung) im Auftrag der Krankenkassen und ihrer Verbände. Viele unserer Kunden schicken bereits seit 2 Jahren Beitragsnachweise und -Meldungen für die Sozialversicherung freiwillig in elektronischer Form an die Krankenkassen. Wie viele Firmen bundesweit machen das schon? Derzeit sind das schon mehr als zwei Millionen Arbeitgeber. Wenn ab Januar 2006 die digitale Übermittlung zur Pflicht wird, steigt die Anzahl auf nahezu 2,8 Millionen Betriebe mit sozialversicherungspflichtig Beschäftigten. Da rollt ja eine Welle auf Sie zu. Ist das technisch und organisatorisch gut zu bewältigen? Mit ELSTER gab es ja Anfang des Jahres Probleme. Wir sind gut auf die Welle vorbereitet. In den vergangenen Jahren haben wir ein asynchrones Übermittlungsverfahren etabliert, das auch die Anforderungen der Datenschützer umfasst. Das bedeutet, die Daten der Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise werden grundsätzlich nur verschlüsselt übermittelt. Zum Zeitpunkt der Übertragung müssen der Absender (z.b. Arbeitgeber) und der Empfänger (z.b. Datenannahmestelle der Krankenkassen) nicht zwangsläufig gleichzeitig online sein. Die Daten werden über die Vermittlungsstellen des Internets übertragen und bei Bedarf so lange zwischengespeichert, bis die Übertragung klappt. Ein wesentlicher Vorteil, wenn z.b. in der Nacht oder am Wochenende eines der Systeme ausfällt oder ein hohes Datenaufkommen erreicht wird. Für die Krankenkassen und die anderen Sozialversicherungsträger mag das neue Verfahren ja eine Erleichterung sein. Was haben unsere Kunden, die GDI- Lohnanwender davon? Auch für die Arbeitgeber wird das Verfahren einfacher. Das zeigt schon die gewaltige Menge von jeweils rund 120 Millionen Meldungen und Beitragsnachweisen pro Jahr. Mit dem neuen digitalen Verfahren werden die Arbeiten weitgehend automatisch per Software erledigt. Im Vergleich zum Versand per Post oder Fax ist das wesentlich einfacher und kostengünstiger. Bei der heutigen Wahlfreiheit der Krankenkasse müssen heute Arbeitgeber eine Vielzahl von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen abgeben. Per Brief kostet dies pro Sendung 55 Cent und in der monatlichen Summe sehr schnell mehrere Euro allein für Porto. Zum elektronischen Meldewesen im Bereich der Sozialversicherung befragten wir Harald Flex. Die Teilnahme am elektronischen Verfahren erfordert ein Zertifikat für die Verschlüsselung. Hier fallen vergleichbar Gebühren in Höhe von 1,25 Euro pro Monat an. Da rechnet sich das elektronische Verfahren bereits allein durch die Einsparung von Portogebühren, unabhängig davon, dass Formulare nicht mehr ausgedruckt und versandfertig gemacht werden müssen. Harald Flex Geschäftsführer der ITSG Wie sicher ist das Verfahren Stichwort Datenschutz? Wie schon erwähnt, werden die Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise für den Transport immer verschlüsselt. Das heißt, nur der korrekte Empfänger der Daten kann auch diese entschlüsseln und den Inhalt einsehen. Dritte, die unbefugt Daten aufnehmen würden oder durch eine falsche Adressierung Daten erhalten, können mit den verschlüsselten Datenpaketen nichts anfangen. Ohne erfolgreiche Systemuntersuchung durch ihre Gesellschaft, Wir prüfen, ob die Beiträge auch in allen möglichen Sonderfällen korrekt berechnet und die Sozialversicherungsmeldungen nach den aktuellen Vorschriften richtig erstellt werden. Dazu gibt es ein umfangreiches Pflichtenheft, mit dem alle möglichen Testfälle durchgecheckt werden. Das GKV-Zertifikat wird jeweils immer nur für ein Jahr vergeben. Danach ist eine erneute Prüfung erforderlich. In der Zwischenzeit muss der Hersteller für Qualitätssicherung sorgen. Updates mit Auswirkungen auf den Sozialversicherungsteil müssen der ITSG angezeigt werden und stehen jeweils unter Prüfungsvorbehalt. Wie reagieren die Kassen, wenn mal etwas nicht ankommt? Harald Flex Das elektronische Verfahren ersetzt natürlich nicht die Vorgaben zur Abgabe von Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweisen. Jede Krankenkasse führt einen Dialog mit den Arbeitgebern und nutzt dafür unterschiedliche Hilfsmittel. Das elektronische Verfahren bietet den Trägern, die Verfahren optimal und noch schneller zum Wohle aller Beteiligten zu steuern. Welche Zukunftsprojekte sind geplant? Harald Flex Nach der Umstellung ab Januar 2006 werden weitere Meldungen, wie z.b. Entgeltbescheinigungen an die Krankenkasse auf "Elektronik" umgestellt. Der nächste große Schritt ist dann die Umsetzung des Projektes "Job- Card". Dazu liegt bereits ein Gesetz im Referentenentwurf vor, das wohl demnächst auch von der neuen Regierung verabschiedet wird. Gesetzliche Meldungen: einfach sicher nachvollziehbar 6

7 Hotel und Gastronomie Den traditionellen Weg, die Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister außer Haus zu geben, gehen nur noch wenige große Betriebe: Zu umständlich, zu langwierig, jede Korrektur verzögert die Abrechnung. Eine Alternative wäre, die»normale«hotelsoftware zu nutzen oder diese um Module oder Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung zu ergänzen. Der Vorteil: Lohn-, Kassen- und FiBu-Daten sind in einem System überall gleich zugreifbar, doppelte Eingaben wären nicht mehr nötig. Stephan Ehe, der seit über 20 Jahren den gesamten kaufmännischen Bereich des Europäischen Hofs Hotel Europa in Heidelberg leitet, sieht darin jedoch eher einen Nachteil:»Wir haben uns ganz gezielt für eine Lohnabrechnung entschieden, die völlig getrennt von unseren anderen Programmen und PCs arbeitet. Gerade heute ist mir einfach das Risiko zu hoch, dass sich technisch versierte Mitarbeiter Zugang zu diesen sensiblen Daten verschaffen.«die Buchhaltungsprogramme sind daher in einem eigenen kleinen Windows-Netz mit drei PCs installiert. Hotel Europäischer Hof in Heidelberg: Lohnbuchhaltung im Fünf-Sterne-Hotel Das Mitglied der»leading Small Hotels of the World«arbeitet seit über zehn Jahren mit der Lohnsoftware von GDI. Das Programm berechnet nicht nur alle Lohn- und Gehaltsbestandteile und übermittelt alle Auswertungen direkt elektronisch an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger, es liefert auch Testabrechnungen und Stornierungen sowie die Hochrechnung vom Netto- auf den Bruttolohn. Spezielle Anforderungen des Gastgewerbes sind ebenfalls erfüllt, etwa, dass der dreifach gestaffelte Gefahrensatz der Berufsgenossenschaft berükksichtigt wird und die zugehörigen Auswertungen jederzeit möglich sind. Für alle typischen Abrechnungsfälle sind die fertigen Lohnarten im Programm bereits enthalten. Dies gilt etwa für Sachbezüge und andere Arbeitnehmervergünstigungen, die im Gastgewerbe nach sehr speziellen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften abzurechnen sind. Gerade die Möglichkeit, sehr flexibel eigene Auswertungen zu erstellen, sei ein großer Vorteil der GDI-Programme, so Stephan Ehe. Insgesamt werden in der Holding des Europäischen Hofs etwa 150 Mitarbeiter monatlich abgerechnet, wobei etwa Buchungen anfallen. Wie viel Zeit ein Lohnprogramm spart, hängt entscheidend davon Finanzbuchhaltung, Kassenabrechnung, Room- und Conference-Booking werden völlig selbstverständlich über ein dezentrales Netz einzelner PCs abgewickelt. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung jedoch gehen die Ansichten auseinander. Lediglich Konzernhäuser mit zentraler Buchhaltung brauchen sich darüber keine Gedanken zu machen. Denn hier sind feste Verfahren vorgegeben und vor Ort werden nur die aktuellen Daten erfasst. ab, wie einfach es bedient werden kann. Der Europäische Hof ist hierbei sehr zufrieden: Er bildet Hotelkaufleute aus, die regelmäßig nach etwa einer Woche mit der Software zurecht kommen. Hilfreich ist in diesem Zusammenhang, dass das Programm von Anfang an speziell auf die Anforderungen im Hotelund Gastgewerbe zugeschnitten ist. Auf Nummer Sicher geht man jedenfalls mit einer Software, die schon in nennenswerten Stückzahlen im Einsatz ist, und eine Betreuung durch kompetente Partner vor Ort bietet. Die Qualität einer Lohnsoftware zeigt sich überdies an der offiziellen Prüfung und Zertifizierung sowie an der Garantie für zeitnahe Updates, die gesetzliche Änderungen ohne Verzug umsetzen. In allen diesen Punkten hat auch GDI fünf Sterne verdient, so Stephan Ehe. Denn über den Software-Pflegevertrag stehen alle Updates immer sofort bereit man kann sie direkt über s Internet bequem herunterladen. Mehr Sicherheit durch eine echte Fünf-Sterne-Software 7

8 Fachhandel Gute Noten von unseren Fachhandelspartnern: Hohe Zufriedenheit beim GDI-Support Was hat der GDI-Anwender davon, wenn die GDI-Fachhandelspartner von GDI einen guten Support bekommen? Sehr viel! Denn ein Fachhändler, der nicht sofort und gut beraten wird, kann auch seine eigenen Kunden nur schlecht beraten. Wir befragen unsere Fachhandelspartner in regelmäßigen Abständen nach ihrer Zufriedenheit.Die Ergebnisse sprechen für sich und für GDI. Händlerbefragung 2005: Gesamtbewertung GUT GDI erhielt von ihren Fachhändlern auch diesmal wieder nur beste Noten. Unsere Premium- und Profi- Partner das sind die besonders engagierten und daher naturgemäß auch die besonders kritischen Botschafter unserer Softwarephilosophie beim Kunden. Sie verstehen sich nicht bloß als»händler«. In ihren Händen wird GDI zu einem multifunktionalen Tool, aus dem sie für ihre Kunden alles herausholen, was sich der Anwender wünscht. Das geht nur, wenn der Kontakt zum Hersteller optimal funktioniert, der Support die Fragen zeitnah und erschöpfend beantwortet und Probleme löst, wenn der Fragesteller freundlich empfangen und bedient wird. GDI hat knapp 100 Händler im Einzelnen und zum Gesamt- eindruck befragt. Die Resonanz auf die Umfrage war groß. Wie zufrieden ist also unsere Software-Avantgarde mit dem Support? Ob Erreichbarkeit, Kompetenz, ob FiBu, WaWi, Lohn & Gehalt, Geduldfaktor oder Freundlichkeit. Hier das Resultat: Gesamtbewertung gut! Unsere Partner sind also zufrieden. Wir sind es solange nicht, bis wir uns der 100%-Marke nähern. Indem wir aus jeder Anregung eine Verbesserung machen. Insider Das GDI-Journal für clevere Lösungen Insider ist die Kundenzeitschrift von GDI, der Gesellschaft für Datentechnik und Informationssysteme mbh. Insider erscheint unregelmäßig und wird kostenlos abgegeben. Herausgeber GDI mbh Klaus-von-Klitzing-Straße Landau in der Pfalz Telefon info@gdi.de Verantwortlich für den Inhalt: Rolf Lutz Diese Zeitung wurde Ihnen überreicht von Ihrem freundlichen GDI-Fachhandelspartner: Kaufmännische Software für Einsteiger und Profis!