DS-WIN-TALK HANDBUCH. Stand: Oktober Pionier der Zahnarzt-Software. Seit 1986.

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1 DS-WIN-TALK HANDBUCH Stand: Oktober 2014 Pionier der Zahnarzt-Software. Seit 1986.

2 Inhalt 1. Einleitung Installation Aufruf des DS-WIN-TALK und Ersteinrichtung Push-To-Talk Direktanwahl Temporäre Einstellungen Ausgehender Ruf Eingehender Ruf Ruf mehrerer Stationen... 7

3 Einleitung 1. Einleitung Viele Kolleginnen und Kollegen werden es kennen: Immer wenn man im Behandlungszimmer gerade etwas braucht oder im Büro mal schnell eine Information benötigt, ist gerade keine Assistenz in Sicht oder man müsste quer durch die Praxis laufen bzw. rufen, um etwas nachsehen zu lassen oder Informationen weiterzugeben. Um diesem Problem, was gerade bei räumlich ausgedehnten Praxen natürlich öfter vorkommen kann, gibt es seit langer Zeit festeingebaute Gegensprechanlagen, die fest verdrahtet mit den vorhandenen Zimmern sind und unter Umständen mit der Zeit wartungsintensiv und technisch anfällig werden können. Auch eine solche Apparatur nachträglich in eine bestehende Praxis zu integrieren kann äußerst kostenintensiv und kompliziert zu realisieren sein. Hinzu kommt der hohe Preis einer solchen extra verlegten Gegensprechanlage. Für alle, die sich schon immer die Möglichkeit einer Gegensprechfunktion in ihrer Praxis gewünscht haben, ohne Telefone zu blockieren oder viel Geld für Geräte und Umbauarbeiten zu investieren, hat DAMPSOFT eine softwarebasierte Lösung geschaffen. Mit DS-WIN-TALK finden Sie genau die Features einer Gegensprechanlage über ihr vorhandenes Computernetzwerk realisiert. An jeder teilnehmenden Station werden lediglich ein Mikrofon und ein Lautsprecher bzw. ein Headset benötigt und schon kann es direkt losgehen. Ob im direkten Annahmemodus oder mit Klingelfunktion, werden alle Wünsche an eine solche Gegensprechanlage erfüllt. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim noch direkteren und schnelleren Kommunizieren innerhalb Ihrer Praxis, Ihr Wolfram Greifenberg DAMPSOFT Seite 1 von 7 Versionsstand: Oktober 2014

4 Installation 2. Installation Wie alle Module von DAMPSOFT ist auch das DS-WIN-TALK bereits in der Grundinstallation von DS-WIN-PLUS vorhanden. Wenn Sie das Programm noch nicht erworben haben sollten, so können Sie es erst einmal in Ruhe testen und den Nutzen für Ihre Praxis feststellen, bevor Sie es dann schließlich erwerben. Die Demo-Version ist dabei auf 30 Gesprächsvorgänge beschränkt. Bitte schalten Sie in Ihrer Firewall den Port 5060 frei, damit das DS-WIN-Talk einwandfrei funktioniert. DAMPSOFT Seite 2 von 7 Versionsstand: Oktober 2014

5 Aufruf des DS-WIN-TALK und Ersteinrichtung Push-To-Talk 3. Aufruf des DS-WIN-TALK und Ersteinrichtung Bevor Sie mit DS-WIN-TALK arbeiten können, müssen Sie es an den entsprechenden Stationen, die teilnehmen sollen, einmalig aktivieren und einrichten. Dies erreichen Sie, indem Sie in der Multifunktionsleiste im Reiter Zusatzmodule den Eintrag für DS-WIN-TALK anwählen. Es öffnet sich folgendes Menü für die Voreinstellungen. Über die Checkbox oben links in der Ecke aktivieren Sie das DS-WIN-TALK für die Station, an der Sie sich gerade befinden. Außerdem können Sie, falls Sie mit mehreren Soundgeräten arbeiten, auswählen, welches Gerät für die Anrufsignalisierung benutzt und über welches das eigentliche Gespräch geführt werden soll. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn die Gespräche über ein Headset geführt werden, aber das Klingeln nicht über den Kopfhörer laufen soll. Ebenfalls hier können Sie sich einen individuellen Klingelton für ankommende Gespräche aussuchen, der allerdings nur ertönt, wenn an Ihrer Station nicht die Funktion Automatisches Annehmen von Gesprächswünschen aktiviert ist. Die einzelnen Stationen können alle in der Multifunktionsleiste angezeigt oder in einem Pull-Down-Menü zusammengefasst werden. Die Qualitätseinstellung beeinflusst die Netzwerkbelastung, die durch geführte Gespräche entsteht. Hier sollten Sie nur bei spürbaren Geschwindigkeits-Problemen oder Störungen der Gesprächsübertragung etwas verändern Push-To-Talk Die Option Push-To-Talk ist vor allem für den Einsatz von stationären Mikrofonen und Lautsprechern zur Vermeidung von Rückkoppelungen und Echo- Phänomenen gedacht. Ist es aktiviert, muss der Anrufende die STRG-Taste drücken, damit sein Mikrofon auf Aufnahme geschaltet wird und er sprechen kann. Beim Loslassen der Taste bekommt automatisch der Angerufene die Sprechmöglichkeit, das bedeutet, dass z. B. ein angerufener Behandler einfach sprechen kann, ohne sich von der Behandlung abwenden zu müssen, aber die rufende Rezeptionshelferin die Sprechtaste (STRG) drücken muss, damit sie im Zimmer zu hören ist. DAMPSOFT Seite 3 von 7 Versionsstand: Oktober 2014

6 Aufruf des DS-WIN-TALK und Ersteinrichtung Direktanwahl Ist das Mikrofon nicht auf Aufnahme geschaltet, weil die andere Station gerade die Sprechtaste gedrückt hat, sieht man ein entsprechendes Symbol. Wird an allen Stationen ein Headset benutzt, so kann die Push-To-Talk-Funktion deaktiviert werden und alle Parteien können ohne den Einsatz einer Sprechtaste miteinander kommunizieren. Beachten Sie bitte, dass die Push- To-Talk-Funktion nicht stationsbezogen ist Direktanwahl Der Reiter neben den eigentlichen Voreinstellungen ist für die sog. Direktanwahl per Tastatur vorgesehen. Hier können Tastaturkürzel für den Ruf bestimmter Stationen vergeben werden. Die Tastenkürzel setzen sich aus der STRG-Taste und einer Zifferntaste von 0-9 zusammen. Für jede Tastenkombination befindet sich im Dialog eine Drop-Down-Box, wo sie die gewünschte Station auswählen können, die bei Drücken der entsprechenden Tasten gerufen werden soll. Zum Beispiel kann die Rezeption durch Drücken der Tasten STRG und 1 sofort gerufen werden, egal in welchem Menüreiter oder Programmpunkt man sich gerade befindet. Damit die eingestellten Tastaturkürzel auch greifen, muss vorher die Checkbox für die Aktivierung der Direktanwahl gesetzt werden. Mit OK verlassen Sie den Voreinstellungs-Dialog. Ab der ersten Einrichtung auf diese Art finden Sie das DS-WIN-TALK im Reiter Kommunikation. Im unteren Bereich der Programmgruppe befindet sich auch ganz rechts die Schaltfläche für die Voreinstellungen. DAMPSOFT Seite 4 von 7 Versionsstand: Oktober 2014

7 Aufruf des DS-WIN-TALK und Ersteinrichtung Temporäre Einstellungen 1.3. Temporäre Einstellungen Hier haben Sie auch die Möglichkeit die Einstellungen für die automatische Rufannahme bzw. das Ablehnen temporär zu beeinflussen und können so Ihre Station situationsabhängig anpassen. Der vertikale Schieberegler beeinflusst die Lautstärke eingehender Gespräche. Je nach Einstellung sehen Sie alle teilnehmenden Stationen direkt in der Gruppe des DS-WIN-TALK, oder haben ein Pulldown-Menü in dem alle Stationen gelistet sind. Ausgegraute Stationen sind zwar prinzipiell für DS-WIN-TALK freigeschaltet, aber im Moment nicht erreichbar. Das könnte z. B. daran liegen, dass kein DS-WIN-PLUS auf dem entsprechenden Computer aufgerufen ist. Die angezeigten Namen der Stationen richten sich nach der Stationskennung im DS- WIN-PLUS-Netzwerk und können nur dort verändert werden. Dazu gehen Sie unter Verwaltung -->Einstellungen --> Sonstige Einstellungen in den Menüpunkt Stationsnamen und verändern diesen. DAMPSOFT Seite 5 von 7 Versionsstand: Oktober 2014

8 Ausgehender Ruf Temporäre Einstellungen 4. Ausgehender Ruf Um eine Station zu rufen, klicken Sie einfach das gewünschte Stationsicon an bzw. wählen die entsprechende Station im Pull-Down-Menü aus. Das Symbol für die entsprechende Station fängt an grün zu blinken, solange das Gespräch noch nicht etabliert ist. Wurde das Gespräch beim Angerufenen entweder aktiv oder automatisch angenommen, wechselt das Stationsicon um ein laufendes Gespräch anzuzeigen. Außerdem ertönt ein Quittierungston. Wurde das Gespräch etabliert, so kann im Push-To-Talk-Verfahren mit der Sprechtaste (STRG) das Mikrofon zum Senden freigeschaltet werden. Das eingehende Tonsignal der angerufenen Station wird dabei stummgeschaltet. Solange man die Sprechtaste gehalten hat, kann die Gegenstation nicht sprechen, sondern ist auf Empfang geschaltet. Umgekehrt ist es, wenn die Sprechtaste losgelassen wird. Dann wird die angerufene Station automatisch auf Senden geschaltet ohne dass dafür dort eine Sprechtaste gedrückt werden muss. Benutzt die anrufende Station nicht das Push-To-Talk Verfahren, so können beide Stationen gleichzeitig senden und empfangen, die Sprechtaste hat in diesem Fall keine Funktion. Möchte man während eines solchen Gesprächs einmal Rückfrage halten, oder soll kurzzeitig der Ton des eigenen Mikrofons nicht übertragen werden, so können Sie die Checkbox Mikro stumm aktivieren. Sie können weiterhin Ihren Gesprächspartner hören, er selbst wird aber erst wieder etwas von Ihnen empfangen, wenn Sie die Checkbox wieder deaktivieren. Ein laufendes Gespräch kann mit einem Klick auf das entsprechende Stationsicon wieder beendet werden. Als Bestätigung für die Trennung des Gesprächs ertönt wieder der Quittierungston. Das entsprechende Stationssymbol wechselt wieder in den Grundzustand. DAMPSOFT Seite 6 von 7 Versionsstand: Oktober 2014

9 Eingehender Ruf Temporäre Einstellungen 5. Eingehender Ruf Wird die aktuelle Station angerufen, so ertönt an ihr der eingestellte Klingelton und es erscheint ein Dialog zum Annehmen oder Ablehnen des Rufs auf dem Bildschirm. Ist die automatische Rufannahme eingeschaltet, so ertönt statt dessen direkt der Quittierungston und die Sprechverbindung ist hergestellt. Der eingestellte Klingelton wird hierbei nicht verwendet. Wird das Gespräch angenommen, ertönt wieder ein Quittierungston und es erscheint das Symbol zur Anzeige einer laufenden Sprechverbindung. Ein weiterer Klick auf das entsprechende Stationssymbol beendet das Gespräch wieder. 6. Ruf mehrerer Stationen Um mehrere Stationen zu rufen, wählt man einfach mehrere Teilnehmer aus und öffnet ein Gespräch, so als ob man exklusiv einen Ruf zu dieser Station durchführen möchte. Jedes angenommene Gespräch wird mit einem Quittierungston bestätigt. Bitte beachten Sie, dass die einzelnen gerufenen Stationen nur Sie hören können, untereinander können die Teilnehmer (anders als z. B. in einer Telefonkonferenz) nicht kommunizieren. Diese Möglichkeit ist dafür gedacht, um z. B. eine Durchsage zu machen, die in mehreren Zimmern gehört werden kann. DAMPSOFT Seite 7 von 7 Versionsstand: Oktober 2014