INFORMATIONSMAPPE OFFICE MANAGEMENT

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1 INFORMATIONSMAPPE OFFICE MANAGEMENT tm-photo - fotolia.com WIFI SALZBURG

2 Sehr geehrte Interessentin, sehr geehrter Interessent, Mit Erfolg die Office Karriere steuern Werden Sie zur perfekten Koordinatorin im Bürocockpit! Wenn ein Unternehmen heute auf der Überholspur unterwegs ist, muss es jemanden an seiner Seite haben, der den Überblick bewahrt. Jemanden, der die Schaltzentrale eines jeden Unternehmens, das Büro, professionell im Griff hat. Um am Ball zu bleiben, ist es wichtig, auf Veränderungen schnell und effizient zu reagieren. Das WIFI Salzburg zeigt Ihnen mit zwei Diplomlehrgängen Office Management und Wirtschaftsassistenz, wie Sie die vielfältigen Anforderungen im Büro erfolgreich meistern. Investieren Sie in die Bereiche Business, Personal und IT Skills damit legen Sie einen Erfolgsbaustein für Ihre berufliche Karriere! Sie wollen Ihr Front- und Back-Office in eine erfolgreiche Position bringen? Dann sind Sie mit dem WIFI als Begleiter auf dem richtigen Weg. Die WIFI-Ausbildungen haben einen starken Praxisbezug. Sie werden von erfahrenen Trainer/innen unterrichtet. Dabei geht es nicht nur um das Was, sondern vor allem um das Wie. Das richtige Umsetzen, gespickt mit zahlreichen praxisrelevanten Fallstudien und Projekten, steht im Vordergrund. In aktiven Lehreinheiten geht es ums Anwenden statt ums passive Hören theoretischer Fakten. Holen Sie sich den Vorsprung für ein professionelles Büromanagement und starten Sie erfolgreich durch! Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Freude beim Lernen im WIFI Salzburg! WIFI SALZBURG

3 1. Kurzbeschreibung des Lehrgangs Gerade in Bereich Office Management ist es wichtig, stets den neuen Erfordernissen gerecht zu werden, um die Herausforderungen des Büroalltags zu meistern. Der WIFI-Lehrgang Office Management liefert Ihnen der das nötige Fachwissen für Ihren beruflichen Erfolg im Büro. Dabei wird ein umfassendes Spektrum abgedeckt, das neben theoretischem Know-how vor allem auch die praktische Anwendbarkeit auf dem Ausbildungsplan hat. Mit den Trainern des WIFI erweitern Sie Ihre Kompetenzen, Fähigkeiten und Fertigkeiten im fachlichen, methodischen und persönlichen Bereich. Das WIFI Salzburg vermittelt Ihnen in Zahlreiche Praxisstunden vor allem das Wie die praxisorientierte Umsetzung steht im Vordergrund. In aktiven Lehreinheiten wird das theoretische Basiswissen gleich in der Praxis geübt und die neuen Fertigkeiten werden angewendet. Wechseln Sie auf die Überholspur und fahren Sie mit Schwung Ihrer beruflichen Karriere entgegen! Zielgruppe Mitarbeiter im Sekretariat, Office Manager sowie Assistenten der Geschäftsleitung, die über Berufspraxis im Office-Bereich verfügen, aber einen Karrieregang einlegen wollen, sowie Absolventen des Lehrgangs Wirtschaftsassistenz, die neue Herausforderungen im Office Management suchen. Teilnehmervoraussetzungen Der erfolgreiche Abschluss des Lehrgangs Wirtschaftsassistenz oder mindestens 4 Jahre Berufserfahrung im Office-Bereich WIFI SALZBURG

4 2. Ziele Folgende Zielsetzungen erreichen wir mit Ihnen: Professionelles Know-how in allen Facetten des Office Managements Verständnis für die Abläufe im Unternehmens- und Managementalltag Basiswissen im Controlling Praxisorientiertes Grundwissen im Personalbereich Beherrschen von Methoden und Instrumenten für die erfolgreiche Planung und Durchführung von Projekten Selbstständige Planung von Firmenveranstaltungen Erfolgreiche Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeit für das Unternehmen umsetzen dieter76 - fotolia.com Grundlagen Business Englisch Verbesserung des eigenen Kommunikationsverhaltens und Forcierung der persönlichen Stärken Professionelles und souveränes Auftreten Optimierung des Verhaltens und der Kommunikation am Telefon Positiver, stressfreier Umgang mit Konflikten und schwierigen Situationen Gezieltes Zeit- und Selbstmanagement Präsentationskompetenz WIFI SALZBURG

5 3. Lehrmethoden: Schriftliche Unterlagen und Skripten Verhaltenstraining mit Feedback und Selbstreflexion, vor allem im Persönlichkeitsbereich Gruppen- und Einzelübungen Rollenspiele Praktische Beispiele, Übungen, Case Studies und Projekte 4. Lehrgangsinhalte Management und Führungswissen unterschiedliche Grundsätze der Unternehmensführung unterschiedliche Rechtsformen und Auswirkungen auf den Unternehmensalltag kennen Unternehmenskultur und deren Einfluss auf den Geschäftserfolg verstehen Organisationsstrukturen und - modelle Managementkonzepte und Führungsstile erkennen Szenen aus dem Führungsalltag beobachten, wahrnehmen und reflektieren sowie darauf entsprechend reagieren die Grundregeln der Teamentwicklung und Gruppendynamik verstehen Controlling Kenntnisse über Grundlagen und Aufgaben des Controllings Rolle und Stellenwert des Controllings im Unternehmen sowie strategisches und operatives Controlling besitzen Bilanzen lesen und interpretieren können Unternehmenskennzahlen und ihre Bedeutung kennen Prinzip der Kostenrechnung Dmitry Ersler- fotolia.com anwenden können Grundbegriffe des Controllings wie Deckungsbeitrag, ROI und andere Fachbegriffe verstehen aussagekräftige Grafiken für diverse Berichte flink und flott erstellen können WIFI SALZBURG

6 Personalmanagement Dmitry Ersler fotolia.com Ablauf und Vorgangsweise bei Bewerbungsverfahren Gestaltung von Stellenanzeigen Umgang mit Bewerbungsunterlagen das Erstellen von Stellenbeschreibungen und - profilen Personal- und Karriereplanung verstehen und umsetzen können und Personalentwicklungsfördermaßnahmen durchführen Umgang mit Personaldaten und -akten beherrschen die Ansätze des Personalmarketings kennen und erfolgreich anwenden Professionelles Projektmanagement Besonderheiten und Kennzeichen von Projekten Erfolgsfaktoren für den Erfolg von Projekten (Team, Kommunikation und anderes) kennen Projektphasen und Regeln erfolgreicher Projektarbeit umsetzen Projekte organisieren und planen Kenntnis über Strukturplanung für Projekte, Deadlines und Abgabetermine effektive Methoden des Projektmanagements eigene Projekte im Unternehmen initiieren und realisieren Veranstaltungen und Eventmanagement Kreative Eventideen entwickeln unterschiedliche Eventtypen und spezifische Anforderungen kennen das Konzept für ein Event erstellen können Budgetplanung und Verhandlung mit Lieferanten erfolgreich durchführen Krisenmanagement und Improvisieren beherrschen professionelle Nachbetreuung von Veranstaltungen organisieren Öffentlichkeitsarbeit und Public Relations Grundlagen der PR-Arbeit kennen ausgewählte Instrumente der PR richtig gestalten und einsetzen Anlässe und Themen für die Öffentlichkeitsarbeit erkennen Mediendatenbank erstellen Medienkontakte aufbauen und pflegen professionellen Umgang mit den Medien pflegen Pressetexte gekonnt verfassen -Medienaussendungen erstellen können Pressebereich auf der Website einrichten Grundlagen der internen Kommunikation und Krisen-PR verstehen Präsentationstechnik Merk-würdig und begeisterungsfähig präsentieren mit Konzept Aufbau, Ablauf und Struktur einer Präsentation kennen die verschiedenen Präsentationsmedien gezielt einsetzen Präsentationsfehler vermeiden Lampenfieber abbauen und gezielt damit umgehen können Vorbereitung auf die Projektpräsentation unter Berücksichtigung der einzelnen Projekte WIFI SALZBURG

7 Business English Kommunikation Businessvokabular im Alltag Firmenprofil und eigenen Tätigkeitsbereich beschreiben gewinnbringender Small Talk sich selbst professionell vorstellen Unternehmensprodukte erklären Besucher etikettegerecht empfangen Höflichkeitsformeln und allgemeine Redewendungen gekonnt einsetzen interkulturelle Unterschiede in der Kommunikation kennen und berücksichtigen Kommunikation am Telefon Begrüßung und Vorstellung Informationen rasch einholen gezielt Fragen stellen und antworten in Englisch geben können Schriftverkehr Dynamik und Stil für die Geschäftskorrespondenz beherrschen professionelle Grußund Abschlussformeln einsetzen können Strukturierung und Aufbau von Texten verschiedene Brieftypen und stilistische Unterschiede anwenden kundenfreundliche E- Mails Tipps und Tricks für die richtige Formulierung von Schriftstücken in englischer Sprache Kommunikation, Rhetorik und Körpersprache Kenntnisse über die Grundlagen der Kommunikation und Körpersprache das eigene Selbstbild mit dem Fremdbild anderer abgleichen eigene Stärken erkennen und ausbauen Rhetorik für kurze Ansprachen und Präsentationen einsetzen können überzeugend argumentieren und treffsicher formulieren Botschaften klar und präzise kommunizieren - souverän überzeugen unfaire Gesprächstaktiken erkennen und gezielt kontern die Gabe des erfolgreichen Networkings erfolgreich einsetzen Small Talk, Stil und Etikette im Berufsalltag mit Charme leben Telefonkommunikation Kundenorientiert telefonieren können sich der eigenen Wirkung am Telefon bewusst sein und die Fragetechniken gezielt einsetzen mit Reklamationen und Beschwerden gekonnt und professionell umgehen können WIFI SALZBURG

8 Konfliktmanagement dem eigenen Konfliktverhaltens bewusst werden mit Konfliktarten umgehen können und lernen Konflikte rechtzeitig zu erkennen Chancen eines Konflikts wahrnehmen, können versuchen Win-win-Lösungen für alle Beteiligten zu finden beherrschen, konstruktiv auf der Sachebene zu kommunizieren kennen verschiedene Strategien der Konfliktbewältigung Ruhe und Gelassenheit bei Verbalattacken bewahren Life-Balance und Zeit- und Selbstmanagement 7 Schritten zum erfolgreichen Umgang mit der Zeit Grundlagen des modernen Zeitund Selbstmanagements Zeit-Balance-Modell, um Ziele und Prioritäten richtig zu setzen Sie erfahren mehr über Ihre individuellen Antreiber, Störfaktoren und Zeitdiebe, durch gezielten Ausgleich beruflicher und persönlicher Interessen gelangen Sie zum persönlichen Wohlbefinden. Persönliches Erscheinungsbild und Auftreten Sie sind sich Ihres ersten Eindrucks bewusst und arbeiten an der eigenen Ausstrahlung und Wirkung, durch ein authentisches Erscheinungsbild und Businessoutfit können Sie sich gekonnt in Szene setzen und Ihre Kompetenz unterstreichen. udo kroener - fotolia WIFI SALZBURG

9 5. Information und Anmeldung Prüfungsleistungen: Die kommissionelle Abschlussprüfung besteht aus drei Teilbereichen: Projektarbeit, Präsentation der Projektarbeit und Abschlussgespräch. Markus Bormann - Fotolia.com Gesamtdauer des Lehrgangs 220 Lehreinheiten Lehrgangsstart: 5. Oktober 2012, Freitag 17:00 Uhr Veranstaltungsort: WIFI Salzburg, Julius Raab Platz 2, 5027 Salzburg Kosten: Lehrgangsgebühr: 1.990,- (Einschließlich Arbeitsunterlagen) Prüfungsgebühr: 150,- Ihre Ansprechpartner im WIFI Salzburg Mag. Veronika Spatzenegger MAS Tel.: vspatzenegger@wifisalzburg.at Petra Beranek Tel.: pberanek@wifisalzburg.at Änderungen und Druckfehler vorbehalten WIFI SALZBURG

10 Bewerbungsformular Lehrgang Office Management Bitte in Blockschrift ausfüllen 1. PERSONALDATEN Familienname Ich bewerbe mich für den Lehrgang Office Management am WIFI Salzburg. Vorname Anschrift Privat Straße/Nr. PLZ Ort Titel Anschrift Firma Straße/Nr. PLZ Ort geschäftlich mobil geboren am Sozialversicherungsnummer in 2. SCHULBILDUNG von bis Typ/Institut Abschluss WIFI SALZBURG

11 3. BERUFLICHE WEITERBILDUNG (Teilnahmebestätigung bitte in Kopie beilegen) von bis Typ/Institut Abschluss BERUFLICHE BESCHÄFTIGUNG (bitte Nachweis in Form von Dienstzeugnissen in Kopie beilegen) von bis Unternehmen Vollzeit Teilzeit 1 Derzeit 2 3 Zahlungsmodalitäten Nach Aufnahme in den Lehrgang Office Management wird die Lehrgangsgebühr im Vorhinein in Rechnung gestellt. Die gesamte Lehrgangsgebühr muss bis zum Abschluss des Lehrgangs vollständig einbezahlt sein. Erfolgt dies nicht, ist ein Antritt zur kommissionellen Abschlussprüfung ausgeschlossen. Die Vereinbarung von Teilzahlungen ist möglich. Im Übrigen gelten die unter veröffentlichten Geschäftsbedingungen WIFI SALZBURG

12 Rechnungsadresse (Zutreffendes bitte ankreuzen) Die Lehrgangsgebühr wird zur Gänze von mir als Teilnehmer bezahlt. Der Arbeitgeber übernimmt die Lehrgangsgebühr und bestätigt dies mit seiner Unterschrift. Arbeitgeber Firmenadresse PLZ Ort Telefonnummer/DW Datum/Ort Unterschrift Arbeitgeber Stempel Ich bestätige hiermit, dass sämtliche von mir in dieser Bewerbung gemachten Angaben, inklusive der Informationen über meine Ausbildung und meine Berufserfahrung, vollständig und richtig sind. Ich bin damit einverstanden, dass eine unrichtige Angabe in dieser Bewerbung einen ausreichenden Grund darstellt, die Zulassung für den Lehrgang Office Management aufzuheben und die Anmeldung zu annullieren. Weiters stimme ich zu, dass sämtliche Bewerbungsunterlagen, welche in Zusammenhang mit dieser Bewerbung in Kopie abgegeben wurden, nicht retourniert werden. Mit der Abgabe der Bewerbung ist kein Rechtsanspruch auf Aufnahme in den Lehrgang Office Management verbunden. Ort und Datum Unterschrift Kunde WIFI SALZBURG

13 Förderungsmöglichkeiten für Privatpersonen Bildungsscheck des Landes Salzburg Bei berufsbezogenen Kursen/Lehrgängen werden 40% der Kurskosten gefördert, maximal jedoch 730 Euro, wenn: 1) Ihr Hauptwohnsitz oder die Arbeitsstätte seit mindestens einem Jahr im Bundesland Salzburg ist 2) Sie über keine Matura verfügen (Ausnahme: Wiedereinsteiger/innen) 3) Ihnen die Kosten persönlich erwachsen sind und der Kursbeginn im Jahr 2007 war. Infos erhalten Sie unter , im Bereich Service / Tests unter der Rubrik Förderungen. Steuervorteile durch Weiterbildung Aufwendungen für berufliche Aus- und Fortbildungsmaßnahmen können von Privatpersonen als Werbungskosten beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt beantragt werden. Infos erhalten Sie bei Ihrem Finanzamt oder Steuerberater. Individualförderungen des AMS Salzburg ( Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie für Ihren Kursbesuch eine Förderung des AMS Salzburg erhalten. Details erhalten Sie bei Ihrem zuständigen Arbeitsmarktservice, Telefon: Die Begabtenförderung Eine Aktion des Wirtschaftsministeriums und der Wirtschaftskammern Österreichs. Für Lehrlinge und Lehrabsolventen/Lehrabsolventinnen unter 35 Jahren mit ausgezeichneten Erfolgen, die einen fachspezifischen Weiterbildungskurs absolviert haben. Details erhalten Sie bei der Abteilung für Bildungspolitik der Wirtschaftskammer Salzburg Tel oder unter Fördermöglichkeiten für Unternehmen Qualifizierungsförderung für Beschäftigte im Rahmen des ESF (Ziel 2) Das Arbeitsmarktservice (AMS) fördert mit dieser Beihilfe die Kosten der Qualifizierungsmaßnahmen von Arbeitnehmer/innen. Ziel ist es, einerseits die Beschäftigung von Arbeitnehmer/innen durch Qualifizierung zu sichern, andererseits die Weiterbildungsaktivitäten für Arbeitgeber/innen zu erleichtern. (Stand 3/2007). Wer wird gefördert? Diese Förderung erhalten alle Arbeitgeber/innen. Ausgenommen sind das AMS, juristische Personen öffentlichen Rechts, politische Parteien, der Bund, Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände sowie radikale Vereine. Bei Vorlage eines Bildungsplanes sind folgende Personen förderbar: Arbeitnehmer/innen ab 45 Jahre, Wiedereinsteiger/innen, Frauen, die maximal einen Lehrabschluss oder Abschluss einer berufsbildenden mittleren Schule aufweisen, Arbeitnehmer/innen unter 45 Jahren im Rahmen von Productive-Aging-Konzepten in Qualifizierungsverbünden, die sich in einem voll versicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis bzw. in Elternkarenz befinden. Was wird gefördert? Die Beihilfe wird nur nach Vorlage eines Bildungsplanes gewährt, wenn die gewählte Qualifizierungsmaßnahme arbeitsmarktpolitisch sinnvoll ist und das Begehren vor Beginn der Qualifizierungsmaßnahme eingebracht wird. Wie viel wird gefördert? Die Höhe der Förderung beträgt 2/3 der Kursgebühren. Im Falle der Förderung von Frauen ab 45 Jahren beträgt die Höhe der Förderung 3/4 der Kursgebühren. Die Höhe der maximal anerkennbaren Kursgebühren beträgt ,-- Infos erhalten Sie beim AMS Salzburg, Tel oder im Internet unter Steuervorteile durch Weiterbildung Aufwendungen für berufliche Aus- und Fortbildungsmaßnahmen können vom Unternehmen als Betriebsausgabe beim zuständigen Wohnsitzfinanzamt beantragt werden. Infos erhalten Sie bei Ihrem Finanzamt oder Steuerberater. Alle Angaben sind vorbehaltlich der Förderzusagen vom Land Salzburg, dem AMS Salzburg und der Wirtschaftskammern WIFI SALZBURG