Beteiligungsmanagement in der kommunalen Verwaltung am Beispiel der Stadt Flensburg. Bürgermeisterseminar

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1 Beteiligungsmanagement in der kommunalen Verwaltung am Beispiel der Stadt Flensburg Bürgermeisterseminar

2 Inhalt 2 / 24 Inhaltsübersicht I. Rahmenbedingungen II. III. a) Beteiligungsportfolio b) Organisation Aufgabengebiete a) Beteiligungssteuerung (Beteiligungscontrolling) b) Beteiligungsverwaltung c) Mandatsbetreuung d) Projekte im Konzern Stadt Aus der Praxis a) (Standard-) Berichtswesen b) Flensburger Kodex und Beteiligungsrichtlinie c) Aufwandsentschädigungen d) Strategieprozesse

3 TOP I 3 / 24 I. Rahmenbedingungen Beteiligungsportfolio

4 TOP I 4 / 24 I. Rahmenbedingungen Beteiligungsportfolio Fakten: 15 direkte Beteiligungen > 25 % 37 Beteiligungen im gesamten Portfolio (Töchter und Enkel) 5 Heterogenität (Branchen, Rechtsformen, Unternehmensgrößen) Umsatzvolumen*: ca. 460 Mio Mitarbeiteranzahl*: ca komplexe Strukturen verlangen nach professionellem Beteiligungsmanagement * ohne Nospa

5 TOP I 5 / 24 I. Rahmenbedingungen Organisation Derzeit 3 Mitarbeiter (Betriebswirte, Uni/FH) mit 2,5 Stellen Organisatorische Eingliederung in der Zentralabteilung Finanzen Trotzdem direkter Zugriff durch OB und BM Recht Recht Oberbürgermeister Arbeitsschwerpunkte: - Strategische Stadtentwicklung - Wirtschaftsförderung - Deutsch-Dänische Zusammenarbeit Rechnungsprüfungsamt 200 Finanzen 201 Finanzwirtschaft Ständiger Vertreter: Bürgermeister Arbeitsschwerpunkte: - Finanzen (Kämmerer) - Beteiligungssteuerung - Gleichstellungsfragen 202 Beteiligungscontrolling Fachbereiche...

6 TOP II 6 / 24 II. Aufgabengebiete Das Sachgebiet wird bei der Stadt Flensburg unter dem Namen Beteiligungscontrolling (BC) geführt; der klassische Aufgabenbereich ist das Beteiligungsmanagement. Beteiligungsmanagement Beteiligungssteuerung (Controlling) Beteiligungsverwaltung Mandatsbetreuung Projekte im Konzern Stadt

7 TOP II 7 / 24 II. Aufgabengebiete Beteiligungssteuerung (Controlling) Beteiligungsverwaltung Mandatsbetreuung Projekte im Konzern Stadt Beteiligungssteuerung (Controlling) Auswertung und Verdichtung von Informationen für Verwaltungsvorstand und Politik (im Wesentlichen: RV / HA) Informationen dienen als Entscheidungsbasis, daher sollen auch ggf. Alternativen aufgezeigt werden Steuerung der Unternehmen erfolgt durch Zielvorgaben BC achtet auf konkrete Ziel-Formulierungen (mit messbaren Kennzahlen), damit Steuerung möglich ist

8 TOP II 8 / 24 II. Aufgabengebiete Beteiligungssteuerung (Controlling) Beteiligungsverwaltung Mandatsbetreuung Projekte im Konzern Stadt Beteiligungsverwaltung Verwaltung der Beteiligungsakten (Ablage aller wichtigen Informationen wie z.b. Gesellschafts- und weitere wichtige Verträge, JA, WiPläne, Prüfungsberichte, Einladungen, Vorlagen, Protokolle wie auch Unterlagen zur Unternehmens- Strategie) Überwachung Einhaltung formaler Kriterien (z.b. rechtzeitige Vorlage und ordnungsgemäße Feststellung des JA, Einhaltung kommunalrechtlicher Vorgaben)

9 TOP II Aufbau Beteiligungscontrolling FL / 24 II. Aufgabengebiete Beteiligungssteuerung (Controlling) Beteiligungsverwaltung Mandatsbetreuung Projekte im Konzern Stadt Mandatsbetreuung Fachliche Unterstützung der von der Stadt FL entsandten Gremiumsmitglieder Unterlagen werden vorab gesichtet (u.a. Tagesordnung + Vorlagen) Erstellung von Vermerken mit den wesentlichen Details oder auch Fragen, zur Unterstützung der Entscheidungsfindung (ggf. Empfehlung) Ansprechpartner für Mandatsträger (neben der GF) Erstellung von Auswertungen im Auftrag des Verwaltungsvorstandes (OB, BM)

10 TOP II 10 / 24 II. Aufgabengebiete Beteiligungssteuerung (Controlling) Beteiligungsverwaltung Mandatsbetreuung Projekte im Konzern Stadt Projekte im Konzern Stadt Flensburg Im Auftrag des Verwaltungsvorstandes Mitwirkung an Projekten, insbesondere bei Themen, die mehrere Beteiligungsunternehmen betreffen, z.b.: Übernahme Campusbad Tourismus (LTO)

11 TOP III 11 / 24 III. Aus der Praxis Standardberichtswesen Bericht des BC im Hauptausschuss (alle 14 Tage) Unterjährige Berichte (Tertial-, Quartalsberichte) Beteiligungsbericht Jahresabschlüsse 1 x p.a. Halbjahresberichte Strategie-Berichte Risikoberichte (nach Bedarf)

12 TOP III 12 / 24 III. Aus der Praxis Beispiel: Bericht der Beteiligungssteuerung im Hauptausschuss Aufbau: I. Nachbereitung von Sitzungen (AR, VR, GV) II. Vorbereitung von Sitzungen (AR, VR, GV) III. Ggf. Informationen zu Strategien IV. Aktuelles / Sonstiges Intention: HA (Politik) ist über das Wesentliche informiert und kann bei Bedarf agieren

13 TOP III 13 / 24 III. Aus der Praxis Beteiligungsbericht (seit 2004) Erstellung erfolgt 1 x jährlich Enthält allgemeine Angaben zum Unternehmen Wirtschaftspläne Jahresabschlüsse Personalzahlen sowie Daten in Bezug auf Beeinflussung des städtischen Haushalts Aktuelle Version online unter :

14 TOP III 14 / 24 III. Aus der Praxis Flensburger Kodex (Public Corporate Governance Kodex) und Beteiligungsrichtlinie Erarbeitung durch Arbeitsgruppe Beteiligungssteuerung (alle Fraktionen vertreten) Beschluss der Ratsversammlung (Kodex) und des Hauptausschusses (Richtlinie)

15 TOP III 15 / 24 III. Aus der Praxis Flensburger Kodex (Public Corporate Governance Kodex) Leitlinien guter Unternehmensführung z.b. Bei der Besetzung von Aufsichtsgremien: In diesem Rahmen sollen genauso viele Männer wie Frauen berücksichtigt werden Aktuelle Version online unter :

16 TOP III 16 / 24 III. Aus der Praxis Flensburger Kodex (Public Corporate Governance Kodex) Leitlinien guter Unternehmensführung z.b. Veröffentlichungspflichten: Die Gesamtvergütung jedes Mitglieds der Geschäftsführung soll ( ) individualisiert offengelegt werden. Aktuelle Version online unter :

17 TOP III 17 / 24 III. Aus der Praxis Flensburger Kodex (Public Corporate Governance Kodex) Leitlinien guter Unternehmensführung z.b. Regelung von Interessenkonflikten: Mitglieder der Gesellschafterversammlung ( ), die gleichzeitig Mitglied des Aufsichtsrates sind, sollen bei Entscheidungen über das kommunale Unternehmen nicht teilnehmen. Sie sollen ihre Stellvertretung zur Abstimmung hinzuziehen. Aktuelle Version online unter :

18 TOP III 18 / 24 III. Aus der Praxis Flensburger Kodex (Public Corporate Governance Kodex) Kodex Berichtswesen Jährliche Abgabe einer Entsprechenserklärung durch die Beteiligungsunternehmen Beispiel: Entsprechenserklärung des Sanierungsträgers FGS comply or explain = Transparenz wer viel entspricht berichtet wenig hier reicht eine Seite Aktuelle Version online unter :

19 TOP III 19 / 24 III. Aus der Praxis Beteiligungsrichtlinie Definiert die Organisation, die Akteure, Aufgaben und Prozesse innerhalb des Beteiligungsmanagements = Arbeitsgrundlage des Sachgebiets Beteiligungscontrolling Was regelt die Richtlinie? Beispiele: Standardberichtswesen (u.a. Bericht im HA) Unternehmensstrategie (u.a. Strukturierung von Zielen) Sitzungsteilnahme durch das Beteiligungscontrolling Im Gegensatz zum Flensburger Kodex ist die Richtlinie ein tendenziell nach innen gerichtetes Instrument des Beteiligungsmanagements

20 TOP III 20 / 24 III. Aus der Praxis Begleitung von Strategieprozessen Aufbau eines Strategieprozesses Erarbeitung eines strategischen Unternehmenskonzeptes für einen Zeitraum von i.d.r. fünf Jahren Definition der Unternehmensziele im Einklang mit den Zielen der Stadt FL Erarbeitung erfolgt durch eine Arbeitsgruppe (u.a. ein Mitglied je Ratsfraktion) Festlegung von messbaren Kennzahlen für die def. Ziele zur Erfolgsmessung Def. Ziele dienen auch als Maßstab für die Festlegung der variablen GF- Vergütung Beschluss des Unternehmenskonzeptes sowohl durch Gremien des Unternehmens als auch durch Ratsversammlung

21 TOP III 21 / 24 III. Aus der Praxis Begleitung von Strategieprozessen Musterdarstellung strategischer Unternehmensziele

22 TOP III 22 / 24 III. Aus der Praxis Begleitung von Strategieprozessen durch das BC Gesamtkoordination aller Strategien für Beteiligungen ( Fahrplanübersicht ) Teilnahme an Sitzungen der Strategie-Arbeitsgruppen Berichterstattung im HA Zum Start, Ablauf und Abschluss eines Strategieprozesses Jährliche Berichterstattung zur Zielerreichung (inkl. Abweichungsanalyse) Kontrolle, dass definierte Unternehmensziele im Einklang mit den strategischen Zielen der Stadt FL stehen

23 Fazit 23 / 24 Sinn und Zweck von Beteiligungsmanagement Was ist die Qualität der Mehrwert des Beteiligungscontrollings? Frühzeitige Erkenntnisse durch standardisierte Prozesse und ständigen Kontakt zu den Unternehmen am Puls der Unternehmen sein. Frühzeitiges Gegensteuern ermöglichen z.b. bereits bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen Wichtige Themen der Unternehmen werden transparent für Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit = Ermöglichung von politischer und öffentlicher Kontrolle Disziplinierung der Unternehmen im Sinne des Gesellschafters Entwicklung einer Konzern-Kultur, die durch Vertrauen, Offenheit und Transparenz geprägt wird Beteiligungsunternehmen erkennen sich als Teil eines öffentlichen Konzerns und agieren entsprechend der öffentlichen Belange

24 Fragen 24 / 24 Vielen Dank Oberbürgermeister Simon Faber Stadt Flensburg