Hitobito/ScoutDB Erste Schritte Version vom

Transkript

1 Hitobito/ScoutDB Erste Schritte Version vom Grundsätzliches Die ScoutDB/Midata findest du unter der Webadresse: db.scout.ch Über das Tool laufen alle Bestandesmeldungen bei Kanton (Lagerversand etc.) und PBS (Sarasani etc.) sowie Kursanmeldungen. Deshalb ist es wichtig, dass die Daten in der DB immer aktuell sind! Die Daten der Leitungsteams sind für den ganzen Kanton und PBS sichtbar, also aufpassen mit den Angaben. Die Daten eurer TNs bleiben für die allermeisten Personen ausserhalb der Pfadi Kriens unsichtbar. Im Gegensatz zur alten Online-Etat-Lösung erhältst du nicht mehr ein Login für deine Stufe, sondern ein Login für dein eigenes Profil. Je nachdem mit welchen Rollen dein Profil in der DB verbunden ist, kannst du verschiedene Ebenen von Daten anschauen und bearbeiten. Theoretisch könnte jeder TN sein eigenes Login haben, womit er/sie seine/ihre eigenen Daten bearbeiten könnte jedoch wollen wir, dass die Adressführung immer über den StuLei verläuft und deshalb nur StuLeis++ ein Login für die DB erhalten. Erstes Login Vom Webmaster erhältst du eine , welche dich zur Midata/ScoutDB einlädt. Bitte hierfür auch im Spam-Ordner schauen! Der Betreff ist "Willkommen bei der Midata der PBS". Dann dem Link folgen, um dein Passwort zu setzen. Nach dem Setzen des Passworts kannst du dich mit deiner Mailadresse in die Midata einloggen. Webadresse: db.scout.ch Dein Profil ist bereits gemäss Daten im Etat ausgefüllt. Falls die Angaben nicht stimmen gleich selbst ändern, indem du auf "Bearbeiten" klickt (siehe Erklärung weiter unten). Seite 1 von 5

2 Übersicht Nach dem Einloggen befindest du dich auf der Übersichtsseite deines Profils in der ScoutDB: Eintrag bearbeiten Bitte nicht ändern! Etat durchsuchen Deine Rollen Im linken Bereich findest du alle Stufen der Pfadi Kriens. Per Klick auf den Stufennamen gelangst du auf die Seite der Stufe. Unter dem Stufennamen gibt es verschiedene Registerkarten: Die Registerkarte Infos zeigt generelle Infos zur Stufe an. Die Registerkarten Anlässe und Abos werden von uns momentan nicht verwendet. Du kannst die Registerkarte Personen auswählen, um das Etat dieser Stufe anzuzeigen: Bitte niemals selbst Personen hinzufügen! adressen exportieren und Ettiketten drucken (siehe weiter unten) Zum Sortieren Spaltennamen anklicken Klick auf den Namen öffnet die Übersichtsseite der Person Sortiere nach Rollen, um das Leitungsteam von den TNs zu trennen. Wenn du auf eine Person Klickst, öffnet sich die Personenübersichtsseite (erstes Bild oben). Im Linken Bereich siehst du die Adressangaben der Person, im Rechten Teil sind die zugeordneten Rollen sichtbar (siehe weiter unten). Per Klick auf den Bearbeiten kannst du die Einträge dieser Person bearbeiten (siehe weiter unten). Du sollst niemals selbst Personen hinzufügen (auch wenn der Button für dich verfügbar ist): Das Hinzüfugen muss immer über die ALs via Beitrittsformular erfolgen! Seite 2 von 5

3 Lese- und Schreibrechte in der DB Als Stufenleiter kannst du mit deinem Login: Die Daten aller TNs und Leiter der Pfadi Kriens anschauen Die Daten aller TNs und Leiter der eigenen Stufe bearbeiten (links eigene Stufe auswählen) Via "zu übergeordneter Ebene" kannst du generelle Infos (wie Standort, Homepage, etc) von allen Pfadiabteilungen der Schweiz durchstöbern (aber keine TN-Daten) Person bearbeiten Wenn du die Übersichtsseite einer Person geöffnet hast, kannst du mit dem Button Bearbeiten die Einträge der Person bearbeiten: Siehe unten Mailadressen immer unter Weitere s erfassen! Bitte ändere jeweils nur die Felder, die in der obigen Grafik nicht durchgestrichen sind (siehe auch Merkblatt). Du sollst niemals Haupt- -Adressen eintragen! Dies würde für die Person ein Login in der DB eröffnen, was wir für Personen, welche nicht StuLei++ sind, nicht möchten. Stattdessen die Mailadressen deiner TNs immer unter Weitere s mit Beschreibung/Typ Privat eingeben. Bei Telefonnummern immer eine Private und eine Mobile (wenn vorhanden) Nummer erfassen. Die Schaltflächen Versand und Öffentlich sollst du aktiviert lassen. Seite 3 von 5

4 Rollen Eine Rolle ordnet einer Person ihre Funktion innerhalb einer Abteilung, Kanton oder PBS zu. Die wichtigsten Rollen sind: Einheitsleiter (StufenleiterIn) = StuLei Adressverwalter = Kann Daten der Stufe bearbeiten (= StuLei) Mitleiter = Leiter Wolf/Pfadi/Pio = TN der jeweiligen Stufe Die Rollen werden von der Abteilungsleitung und dem Webmaster vergeben. Du sollst niemals selbst Rollenverteilungen ändern/hinzufügen (auch wenn der Button innerhalb deiner eigenen Stufe verfügbar ist)! s an Teilnehmer versenden Wenn du die Etat-Seite einer Stufe geöffnet hast, kannst du per Klick auf den Export Button Adressen wählen: Dann öffnet sich ein Fenster, wo alle Mailadressen dieser Stufe mit Komma getrennt erhalten sind. Du kannst diese Liste nun in deinem Mailprogramm/-service verwenden. Bitte die erhaltene Liste immer ins BCC-Feld kopieren und unter An: deine eigene Mailadresse angeben. Dies aus Datenschutzgründen, damit die Empfänger nicht die Mailadressen aller anderern Empfänger ansehen können. Etiketten drucken Wähle unter Export, Etiketten das gewünschte Format. Seite 4 von 5

5 Ins Excel exportieren und Etat drucken Leider ist die Druckfunktion der ScoutDB noch nicht ganz zufriedenstellend (du kannst die Funktion über den Drucken Knopf mal ausprobieren, aber die Ausgabe ist nicht wirklich brauchbar). Bis eine Lösung hierfür gefunden wurde, kannst du das Etat via Export, CSV, Adressliste exportieren und dann mit Microsoft Excel öffnen. Dann kannst du die erhaltene Liste sinnvoll formatieren und ausdrucken. Bitte beim CSV-Export immer den Exporttyp Adressliste wählen (AHV-, J&S- sowie PBS- Personennummern sind vertraulich!) Seite 5 von 5