Wegbereitung für das digitale Büro

Transkript

1 Sharp OSA-Netzwerk-Scanner-Tool Effizienz Produktivität Individualität Wegbereitung für das digitale Büro Leistungssteigerung der Büro- Multifunktionsprodukte

2 Sharp OSA-Netzwerk-Scanner-Tool leichterer Zugang zu Informationen Ein vielseitiges Netzwerk-Scan- und Drucktool, exklusiv von Sharp entwickelt. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, Arbeitsabläufe in Ihrem Büro zu optimieren und zeitraubende manuelle Arbeitsschritte, die bisher zur Anbindung separater Systeme und Prozesse notwendig waren, gehören der Vergangenheit an. Dies ermöglicht das neue Sharp OSA-Netzwerk-Scanner-Tool: die treibende Kraft hinter dem heutigen digitalen Büro. Dieses erstellt Auftragsprofile, d. h. eine Reihe vorkonfigurierter Befehle für die Konfiguration und Steuerung Ihres Multifunktionsprodukts, so dass weitaus komplexere Aufgaben in einem einzigen Schritt ausgeführt werden können. Mit einem Mal ist alles leichter. Sharp OSA-Netzwerk-Scanner-Tool

3 Effizienz l Produktivität l Individualität Müheloses, optimiertes Scannen Das Scannen, zum Beispiel, wird nun wesentlich effizienter: Nicht nur als Einzelplatzanwendung, sondern auch als ein leistungsstarkes Werkzeug bietet es nun die Möglichkeit, schnell digitale Informationen genau dort zur Verfügung zu stellen, wo Sie sie benötigen. Legen Sie Ihre Dokumente in den Einzug Ihres MFPs, wählen Sie ein Scan-Profil aus und das Sharp OSA-Netzwerk-Scanner- Tool kümmert sich um den Rest. Sie können Profile erstellen, um jeden Schritt des Scanvorgangs zu kontrollieren, z. B. wohin die Datei gesendet wird und sogar welcher Name ihr zugewiesen wird. Bei den Bestimmungsorten kann es sich um Ihren eigenen PC und gemeinsam genutzte oder private Ordner innerhalb des Netzwerks handeln. Den Büroalltag für jeden einfacher gestalten Wenn Sie Profile verwenden, müssen Sie zum Starten eines Druckdurchlaufs die Benutzereinstellungen nicht manuell an Ihrem PC vornehmen. Tatsächlich müssen Sie nicht einmal an Ihrem PC sitzen. Sie müssen lediglich ein MPF mit installiertem Sharp OSA-Netzwerk-Scanner-Tool aus dem Netzwerk aufsuchen und das Bedienfeld zum Auswählen der zu druckenden Dateien verwenden. Die Dateien, die Sie wie in Windows durchsuchen und als Thumbnail-Darstellung ansehen können*, sollten sich auf der Festplatte des Multifunktionsprodukts, einer gemeinsam benutzten Speicherstelle oder Ihrem eigenen PC befinden. Wählen Sie einfach alle gewünschten Dateien aus und übernehmen Sie auf Knopfdruck einschließlich aller Finishing-Optionen ein Profil für Ihre Druckeinstellungen. Des Weiteren können Sie die Bearbeitung von Dokumenten in Papierform wie z. B. Rechnungen und Formulare Ihrer Stammlieferanten mithilfe der praktischen Funktion Classify-by-Form automatisieren. Diese erkennt das Dokument zunächst, extrahiert und speichert dann die Daten zur Indexierung, um es schlussendlich am vorgesehenen Ort abzulegen. *Die Sharpdesk-Dokumentenverwaltungssoftware muss auf dem PC installiert sein.

4 Benutzerprofile verstehen Wenn Sie zum ersten Mal einen bestimmten Auftrag durchführen möchten, notieren Sie sich einfach, was Ihr Benutzerprofil erfüllen soll. Wenn Sie den Vorgang erneut durchführen möchten, brauchen Sie nur noch das Profil zu aktivieren. Die verschiedenen Einstellungen, Konfigurationen und Parameter werden automatisch übernommen. Anspruchsvolle Scan-Profile Sie können z. B. ein Profil erstellen, das einen Dokumentenstapel mit gewünschter Auflösung scannt, Trennblätter verarbeitet, leere Seiten löscht, das Dokument entzerrt, unschöne Flecken entfernt und jede Seite korrekt ausrichtet. Das gleiche Profil ist in der Lage, Kopien in gewünschtem Format an auswählbare Bestimmungsorte zu schicken und gleichzeitig einen -Report mit eingebettetem Link zu erzeugen, der Ihre Kollegen über neu verfügbare Scans informiert. Und das alles mit nur einem Knopfdruck. Auftragsprofile können zudem mit der Funktion Optische Zeichenerkennung (OCR) verwendet werden, um automatisch durchsuchbare PDFs sowie editierbare Textdateien aus Ihren gescannten Dokumenten zu erzeugen und zu verteilen. Scannen war noch nie einfacher. Folgende Scan-Profile sind einstellbar: Bestimmungsorte Wählen Sie einen Zielordner aus, in dem die gescannten Dokumente gespeichert werden sollen. Auftragseinstellungen Spezifizieren Sie die Scan-Einstellungen wie z. B. Dateiname, Farbmodus und Auflösung. OCR Erstellen Sie durchsuchbare PDFs sowie Textdateien und legen Sie das Format Ihres Dokuments fest. Bildverarbeitung Reinigen Sie Ihr Dokument und erstellen Sie High-Compression-PDF-Dateien. Erweiterte Bearbeitung Beinhaltet die Funktionen - Report, PDF-Dateien, Einbetten von Metadaten, Classify-by-Form, Dokumentteilung mittels Trennblätter. Sharp OSA-Netzwerk-Scanner-Tool

5 Effizienz l Produktivität l Individualität Profile zur Steigerung der Druckleistung Ist das Sharp OSA-Netzwerk-Scanner-Tool in Ihrem Netzwerk installiert, können Sie direkt über das Bedienfeld Ihres Multifunktionsprodukts Dateien, die auf Ihrem PC oder in öffentlichen Ordnern abgelegt worden sind, durchsuchen, in der Vorschau ansehen * und drucken. Mithilfe von Profilen können diese Prozesse noch effektiver gestaltet werden. Sie können ein Druckprofil erstellen, um Einstellungen hinsichtlich Anzahl der Kopien, Druckqualität, ein- oder beidseitigem Druck, Farb- oder Schwarz-Weiß-Druck, Seitenausrichtung, Finishing-Optionen wie Sortierfolge, Heftung und Lochung für das Dokument zu übernehmen, ohne diese Einstellungen einzeln definieren zu müssen. Folgende Registereinstellungen für die Druckprofile sind möglich: Profilname Name Ihres in der Profilliste angezeigten Profils Beschreibung detaillierte Beschreibung Ihres Profils Symbol um Ihr Profil direkt erkennen zu können Quellenliste PC-Ordner oder im Netzwerk gemeinsam genutzter Ordner Automatischer Index Indexieren Sie die Quelldateien, um diese am Bedienfeld des MFPs suchen zu können * *Die Sharpdesk-Dokumentenverwaltungssoftware muss auf dem PC installiert sein. Dokumentansicht vor dem Drucken

6 Funktionsprinzip Das Sharp OSA-Netzwerk-Scanner-Tool ist eine Client-Server- Anwendung, bestehend aus einem Server-basierten Host-Modul und einem PC-basierten Client-Modul. Das Client-Modul kann vom Server über eine Push-Installation ganz bequem installiert werden. Host-Modul Das Host-Modul läuft als Web-Anwendung auf einem zentralen Server und fungiert als ein Gateway zwischen den Multifunktionsprodukten und den Benutzer-PCs. Es ermöglicht den Benutzern somit die Durchführung von Scan- und Druckvorgängen mittels direkten Zugriffs auf ihre PCs. Es übernimmt eine Reihe von Funktionen wie z. B. das Nachverfolgen eines Client-Moduls im Netzwerk, die Weiterleitung von Ordnerlisten, Profilen sowie Scan- und Druckdaten, die zum und vom MFP gesendet werden, zudem das Speichern von PC-Adressdaten. Eine Web-Schnittstelle steuert das Modul, mit der ein Administrator Lizenzen verwalten und zentrale Einstellungen vornehmen, per Fernzugriff Client-Module auf vernetzte PCs installieren und mit der Benutzerschnittstelle auf dem Bedienfeld des Multifunktionsprodukts interagieren kann. Sharp OSA-Netzwerk-Scanner-Tool

7 Effizienz l Produktivität l Individualität Client-Modul Das Client-Modul, das im Hintergrund eines jeden PCs läuft, ermöglicht dem Benutzer des Multifunktionsprodukts über das Bedienfeld den Zugriff auf seinen PC via Netzwerk. Es dient der Erstellung von Ordnerlisten, der Übertragung von Druck- und Scandaten, der Durchführung einer optische Zeichenerkennung (OCR) und weiterer Bildbearbeitungsfunktionen. Mindestanforderungen des Multifunktionsprodukts: WVGA-Bedienfeld Sharp OSA-Firmware 3.0 oder höher Option Modul zur Einbindung von Anwendungen (MX-AMX2) Option Scannen über das Netzwerk Postscript-Option (erforderlich für den Druck von PDF-Dateien) XPS-Option (erforderlich für den Druck von XPS-Dateien) SSL-Kommunikation für einen sicheren Zugriff (Client/MFP) Sharp OSA-fähiges MFP: Das Sharp OSA-Netzwerk- Scanner-Tool ermöglicht Ihnen, vom Bedienfeld Ihres MFPs direkt auf Ihren PC zuzugreifen.

8 Sharp OSA-Netzwerk-Scanner-Tool Willkommen bei Sharp Sharp produziert seit Jahrzehnten zuverlässige Drucker und Multifunktionsprodukte und entwickelt immer neuere, ergiebigere Möglichkeiten der Dokumentenverwaltung. Viele Drucker haben Auszeichnungen von anerkannten, unabhängigen Forschungseinrichtungen erhalten. Alle Produkte sind außerordentlich leistungsfähig und können deutlich zur Produktivität am Arbeitsplatz beitragen. Sharp ist ein weltweites Unternehmen mit Niederlassungen in allen bedeutenden Ländern. Und unsere Fachkompetenz erstreckt sich nun weit über den Bereich des Office Printing hinaus. Mit Innovationen in den Bereichen LCDs, Laserdioden, Flash-Speicher, Solarzellen, Plasmacluster-Luftreinigern, Projektoren u.v.m. können wir heutzutage ein breites Spektrum an Bedürfnissen eines Unternehmens abdecken. Weitere Informationen finden Sie unter BR_OSA_NST_05 / 11 Sharp Electronics (Europe) GmbH Sonninstraße 3, Hamburg, Germany Tel.: (040) Fax: (040) Zweigniederlassung Österreich Handelskai 342, 1020 Wien, Austria Tel.: (01) Fax: (01) Design und technische Daten können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Zum Zeitpunkt des Drucks waren alle Daten korrekt. Sharp OSA und alle damit verbundenen Warenzeichen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Sharp Corporation und/oder ihrer Tochtergesellschaften. Alle anderen Marken-, Produktnamen und Firmenlogos sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Sharp Corporation REF: OSA-Netzwerk-Scanner-Tool Februar Alle Warenzeichen anerkannt. E&OE. Stand: Mai 2011