Ehrenkodex des Councils Face-to-Face-Marketing - Stand:

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1 Ehrenkodex des Councils Face-to-Face-Marketing - - Zur Einhaltung dieses Ehrenkodexes verpflichten sich die Mitglieder des Councils Face-to-Face-Marketing im Deutschen Dialogmarketing Verband e. V. (DDV). Nur die Agenturen, die in der über die DDV-Website abrufbaren Liste eingetragen sind, sind Councilmitglied und haben sich diesem Ehrenkodex unterworfen. Präambel Die im DDV Council Face-to-Face-Marketing zusammengeschlossenen Unternehmen geben sich nachfolgenden Ehrenkodex. Der Ehrenkodex spiegelt gebündelt das Gesamtinteresse der Branche sowie das dort vorhandene Knowhow wider. Er verdeutlicht dabei das am Markt vorhandene breite Spektrum von Branchen- und Einzelinteressen und ist Maßstab der wirtschaftlichen Betätigung der Mitglieder des Councils. Die Mitglieder des Councils schaffen sich mit diesem Ehrenkodex einen Ordnungsrahmen für ihre Leistungen und verpflichten sich, die nachstehenden Bestimmungen als verbindlich einzuhalten. Der Weg zum Erfolg führt über den Dialog. Die persönliche Ansprache von Mensch zu Mensch ist das direkteste Dialogmarketing-Instrument! Folgerichtig organisieren sich die Agenturen für Personalpromotions im Deutschen Dialogmarketing Verband e. V. (DDV). Die im Council organisierten Mitglieder bearbeiten professionell die Konzeption, Durchführung und Bewertung personalgestützter Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Der DDV veröffentlicht eine regelmäßig aktualisierte Liste der Mitgliedsunternehmen, die sich zur Einhaltung des Ehrenkodexes verpflichtet haben. Mit der Unterzeichnung des Ehrenkodexes erklärt sich das Unternehmen einverstanden, in die genannte Liste aufgenommen zu werden. Bei Verstößen gegen den Ehrenkodex entscheidet das Kontrollorgan des Councils über mögliche Sanktionen. Das betroffene Unternehmen unterwirft sich diesem Schiedsspruch. A. Allgemein 1. Imagepflege/Auftritt Gemeinsames Ziel aller Councilmitglieder ist es, durch Einhaltung klarer Grundsätze das Image dieses Branchenzweigs zu fördern und weiter auszubauen sowie Schaden von ihm abzuhalten. Alle Mitglieder des Councils müssen im Vorfeld mindestens drei Jahre Erfahrung mit Personalpromotion gesammelt haben und nachweisen können. Mitglied im Council können nur im Handelsregister eingetragene Firmen und/oder Kapitalgesellschaften werden. Ausgeschlossen von einer Mitgliedschaft im Council sind WBZ-Firmen, reine Personalvermittler ohne Serviceangebot und Drücker. Jedes Councilmitglied übernimmt alle Anstrengungen, seine Kenntnisse, Fähigkeiten und Arbeitstechniken ständig zu verbessern. Die Eigenverantwortlichkeit der Agentur für ihr Handeln bleibt unberührt. Jedes Councilmitglied ist fair im Wettbewerbsverhalten und enthält sich herabsetzender Vergleiche.

2 Ehrenkodex Council Face-to-Face-Marketing 2 2. Leistungsspektrum Aufgaben verstehen. Konzepte erstellen. Informationen sichern. Wissen vermitteln. Ein Schwerpunkt des Dienstleistungsangebotes einer Agentur für Personalpromotion ist die Beratung und Umsetzung bei der Entwicklung und Realisierung von Marketing-Projekten. Die Aufgabe ist darin zu sehen, Kundenprojekte zu planen und zu realisieren. Dies wird ergänzt durch Maßnahmen zur Qualitätssicherung, z. B. wird die Erfahrung einer Agentur für Personalpromotion in Form von Trainingsveranstaltungen und projektbezogenen Workshops weitergegeben. Die Councilmitglieder beraten ihre Kunden unabhängig und gehen hierbei über den Aufbau und die Entwicklung von Konzepten hinaus. Durch aktive Mitarbeit an und in den Projekten wird die Beratungsleistung permanent der Praxistauglichkeit unterzogen. Dadurch ist es den Councilmitgliedern möglich, bereits in sehr frühen Projektphasen Risiken zu erkennen und in Abstimmung mit dem Kunden korrigierend einzugreifen. Die Erfahrung und der Ideenreichtum der Councilmitglieder sichern den Kundenerfolg. 3. Eigenwerbung Zur Eigenwerbung und Akquisition dürfen nur wahrheitsgemäße Angaben gemacht werden (Leistungsspektrum, bereits durchgeführte Projekte). Umfasst folgende Angaben: Nur Marken / Kunden aufführen, mit denen ein direktes Vertragsverhältnis während der letzten zwei Jahre bestand bzw. noch besteht. Bei älteren Vertragsverhältnissen ist das Kalenderjahr der Zusammenarbeit anzugeben. 4. Ahndung von Verstößen Bekannt gewordene Verstöße gegen die aufgeführten Grundsätze dieses Ehrenkodexes werden vom Kontrollorgan des Councils untersucht und geahndet. Das Kontrollorgan kann den Ausschluss aus dem Council beschließen sowie dem Vorstand und Präsidium des DDV den Ausschluss eines Mitglieds aus dem Verband empfehlen. B. Kunde - Agentur für Personalpromotions 1. Angebotserstellung/Vertrag Es werden generell nur Aufträge angenommen, zu deren Realisierung die erforderlichen Kapazitäten und das Knowhow vorhanden sind. Bei Erstellung eines Angebotes sind Unklarheiten/Übertreibungen zu unterlassen. Die Aufgabenstellung/die zu erbringenden Leistungen müssen klar definiert sein. Umfasst folgende Angaben: Klare Angaben bei Aktionszielen, u. a. Besucherzahlen, Abverkaufsmengen, geführte VK- Gespräche / Beratungen Alle bekannten Kostenpositionen sind aufzuführen und mit Beträgen je Leistungseinheit zu benennen. Umfasst folgende Angaben: /ET, -Cent/KM, EDV, Logistik, Agenturkosten, Prämien Abrechnungsmodalitäten sind klar zu definieren und aufzuführen. Pauschale Budgetüberschreitungen sind zu unterlassen. Jedes Councilmitglied verpflichtet sich, vor Überschreiten des durch den Kunden freigegebenen Budgets diesen hiervon rechtzeitig und schriftlich in Kenntnis zu setzen.

3 Ehrenkodex Council Face-to-Face-Marketing 3 Angebote sind derart zu kalkulieren, dass sämtliche im Folgenden aufgeführten Qualitätsstandards eingehalten werden können. Ein Mitglied des Councils gibt realistische Leistungs-, Termin- und Kostenplanungen ab. Jede Änderung/Ergänzung muss schriftlich erfolgen. Die wesentlichen Bestandteile eines Auftrages sind in einem Vertrag zusammenzufassen. 2. Reporting Es werden ausschließlich geeignete Unterlagen zur administrativen Abwicklung eines Auftrages (Aktionsberichte, Tätigkeitsnachweise etc.) erstellt und verwendet. Reportings werden zur Bewertung und Beurteilung einer Aktion zur Verfügung gestellt. Zur Sicherung eines jeden Auftrages sind diese uneingeschränkt sowie als Nachweis - vom Auftraggeber/Kunden überprüfbar - einzusetzen. Jedes Councilmitglied verpflichtet sich die gewonnenen Daten auf deren sachliche und inhaltliche Richtigkeit zu überprüfen und in entsprechender Form (z. B. Abschlussbericht) an den Kunden zu übermitteln. 3. Auftrags-/Projektabwicklung Jeder Auftrag ist im Sinne eines ordentlichen Kaufmanns abzuwickeln. Die während einer Aktion auftretenden Abweichungen werden dem Auftraggeber/Kunden sofort mitgeteilt, um die erforderlichen Maßnahmen abzustimmen. Alle Aktionen unterliegen der ständigen Überwachung und Kontrolle. Darunter zu verstehen ist u. a.: Kontrolle in der Administration, Budgeteinhaltung, Überprüfung durch Besuche am Aktionsort/POS. Für verkaufsfördernde Maßnahmen wie Produktsamplings oder Verkostungs- und Verkaufsaktionen setzen die Agenturen zur Realisierung der Dienstleistungsaufträge national wie regional stets qualifiziertes, hoch motiviertes sowie dem Kundenprofil entsprechendes Personal. Weiterhin planen und organisieren die Councilmitglieder individuell für die Aktionen zugeschnittene Informationsveranstaltungen. Die Councilmitglieder recherchieren und bearbeiten jede Art von Reklamation sofort und beziehen hierzu stets schriftlich und sachlich korrekt Stellung. 4. Vertraulichkeit/Schutz vertraulicher Informationen Die Councilmitglieder geben Auftraggeber nur dann als Referenz (Fallbeispiele/Kundenliste) an, wenn zuvor deren schriftliche Zustimmung eingeholt wurde. Bei Angabe solcher Referenzen ist immer das Kalenderjahr der Zusammenarbeit anzugeben, soweit diese beendet wurde. Die Councilmitglieder behandeln alle Vorgänge und Informationen des Kunden mit strengster Vertraulichkeit. Projektbezogene Unterlagen werden nicht an Dritte weitergegeben, sofern das nicht ausdrücklich mit dem Kunden vereinbart worden ist. Ebenso wie eigene vertrauliche Informationen geschützt werden, muss die Vertraulichkeit von Informationen gewahrt werden, die von Dritten, wie z. B. Lieferanten, Wettbewerbern usw. vertraulich zur Verfügung gestellt wurden. 5. Kundenschutz/-interesse Die Kundenzufriedenheit ist regelmäßig schriftlich abzufragen, sofern der Umfang der Zusammenarbeit eine Bewertung erlaubt. Im Interesse des Kunden richten die Councilmitglieder ihr Qualitätsbestreben/ihre Beratungsleistung ganz auf diesen aus, d. h. sie ermitteln seine Erwartungen, Bedürfnisse und beraten ihn kompetent.

4 Ehrenkodex Council Face-to-Face-Marketing 4 C. Personal - Agentur für Personalpromotions 1. Allgemein Fachkundige, flexible Promoter gehen auf Ihre Verbraucher/Zielgruppe zu. Der Direktkontakt zum Verbraucher wird durch die Agentur so gestaltet, wie es deren Auftraggeber von ihr erwartet. Ausschlaggebend für den Erfolg einer Aktion ist einerseits die Qualifikation der Promoter und andererseits das Erscheinungsbild sowie der Kommunikationsstil. 2. Auswahl des Promotionpersonals/Recruiting Die Promoterauswahl erfolgt auf Basis eines gemeinsam mit dem Kunden erstellten Anforderungsprofils. Erfahrene Promoter überzeugen durch ein hohes Maß an fachlicher Qualifikation und Motivation. Die Councilmitglieder wählen für ihre Kunden individuell Promoter aus, die mit dem Markenimage des Kunden korrespondieren sowie einen souveränen Auftritt und sachliche Affinität garantieren können. Es dürfen nur zuverlässige Promoter eingesetzt werden; die Promoter sind in ihren Aufgabenbereich kompetent einzuweisen und der Aktionserfolg ist zu kommunizieren. Weiterhin sind in der Zusammenarbeit mit Promotern die gesetzlichen Bestimmungen und Auflagen sowie die aktuelle Rechtsprechung zu beachten. Die Promoter sind für ihre Einsätze angemessen und pünktlich zu honorieren. Umfasst folgende Eigenschaften: - der Promoter arbeitet selbständig und eigenverantwortlich - fachliche Kenntnisse - Gesundheit & Belastbarkeit - Flexibilität - Kommunikationsstark - Loyalität / Zuverlässigkeit Soweit gefordert: Vorliegen eines gültigen Gewerbescheins, eines gültigen Gesundheitszeugnisses/Belehrungsbescheinigung und eines Führerscheins 3. Casting/Informationsveranstaltungen für Promoter Die Promoter werden vor Einsatz - den Anforderungen der jeweiligen Aktion entsprechend - gecastet oder sind dem Councilmitglied, Kunden oder Handel persönlich bekannt. Den Promotern wird ein aktionsbezogenes Training angeboten. Darüber hinaus werden bei Langzeitaktionen Fortbildungsmaßnahmen angeboten. 4. Vertragswesen Basis jeder Zusammenarbeit ist ein zwischen den jeweiligen Parteien zu schließender Vertrag. Die Verträge sind derart zu gestalten, dass die nachfolgend genannten Mindestangaben sowie ggf. deren Änderungen und Ergänzungen detailliert formuliert werden. Umfasst folgende Mindestangaben: - Auftraggeber/Kunde - Auftragnehmer - Aktionsbezeichnung - Aktionslaufzeit/Termine - Bezeichnung der Leistung - Honorierung 5. Reporting der Promoter Es werden ausschließlich geeignete Unterlagen zur administrativen Abwicklung eines Auftrages erstellt und verwendet. Die ordentliche Verwendung dieser Unterlagen sind den Promotern zu verdeutlichen.

5 Ehrenkodex Council Face-to-Face-Marketing 5 Eine klare Dokumentation des Auftrages liegt nicht nur im Eigeninteresse, um Fehlinformationen zu verhindern, sondern ist insbesondere Voraussetzung für eine einwandfreie Übergabe an die Weiterverarbeitung durch die Agentur. Jeder Auftrag ist im Sinne eines ordentlichen Kaufmanns abzuwickeln. 6. Ordnung/Auftritt am Einsatzort Die Promoter werden durch die Agentur verpflichtet, die Aktion i. S. d. Auftraggebers ordentlich durchzuführen (markenartikelgerechter Auftritt). Bestätigte Termine werden eingehalten. Beschwerden werden sachlich und zuvorkommend so behandelt, wie es der Auftraggeber erwartet. In geeigneter Weise dokumentiert die Agentur die Aktionsdurchführung auch am Aktionsort/POS, insbesondere hinsichtlich der getroffenen Vereinbarungen und Ziele. Die Councilmitglieder distanzieren sich von aggressiven Verkaufsmethoden, wie sie z. B. von Drückerkolonnen angewendet werden. 7. Vertraulichkeit/Schutz vertraulicher Informationen Die Councilmitglieder verpflichten sich zur strikten Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und geben Promoterdaten nur weiter, wenn zuvor die schriftliche Einwilligung des Promoters eingeholt wurde. Die Promoter sind angewiesen, alle internen Vorgänge und Informationen von Auftraggebern, die ihnen durch die eigene Tätigkeit bekannt werden, vertraulich zu behandeln. 8. Sorgfaltspflicht Die Councilmitglieder verpflichten sich bei der Erfüllung aller Leistungen ein Höchstmaß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit zu erbringen und übertragen diese Verpflichtung auch auf die durch sie im Rahmen eines Projekts beauftragten Promoter. Wiesbaden, 4. Juni 2013

6 Verpflichtungserklärung Als Agentur für Personalpromotion verpflichten wir uns zur Einhaltung des Ehrenkodexes, den sich die Mitglieder des Councils Face-to-Face-Marketing im DDV gegeben haben. Wir verpflichten uns generell dann auf unternehmerisches Handeln zu verzichten, wenn wir davon Kenntnis haben, dass damit gegen die Grundsätze und Bestimmungen dieses Ehrenkodexes verstoßen wird. Ort, Datum Firma Firmenstempel, Unterschrift Ehrenkodex Council Face-to-Face-Marketing