Ehrenkodex Agenturen für Personalpromotions des DDV

Transkript

1 Ehrenkodex Agenturen für Personalpromotions des DDV () Präambel: Die im DDV Arbeitskreis Agenturen für Personalpromotions zusammengeschlossenen Unternehmen geben sich nachfolgenden Ehrenkodex. Der Ehrenkodex spiegelt gebündelt das Gesamtinteresse der Branche sowie das dort vorhandene Know-how wider. Er verdeutlicht dabei das am Markt vorhandene breite Spektrum von Branchen- und Einzelinteressen und ist Maßstab der wirtschaftlichen Betätigung der Mitglieder des Arbeitskreises. Die Mitglieder des Arbeitskreises schaffen sich mit diesem Ehrenkodex einen Ordnungsrahmen für ihre Leistungen und verpflichten sich, die nachstehenden Bestimmungen als verbindlich einzuhalten. Der Weg zum Erfolg führt über den Dialog. Die persönliche Ansprache von Mensch zu Mensch ist das direkteste Direkt-Marketing-Instrument! Folgerichtig organisieren sich die Agenturen für Personalpromotions im Deutschen Direktmarketing Verband e. V. (DDV). Die im DDV Arbeitskreis organisierten Mitglieder bearbeiten professionell die Konzeption, Durchführung und Bewertung personalgestützter Marketing und Vertriebsaktivitäten. Der DDV veröffentlicht eine regelmäßig aktualisierte Liste der Mitgliedsunternehmen, die sich zur Einhaltung des Ehrenkodex verpflichtet haben. Mit der Unterzeichnung des Ehrenkodex erklärt sich das Unternehmen einverstanden, in die entsprechende Liste aufgenommen zu werden. Bei Verstößen gegen den Ehrenkodex entscheidet das Kontrollorgan des Arbeitskreises über die jeweiligen Sanktionen. Das unterzeichnende Unternehmen unterwirft sich diesem Schiedsspruch. A. Allgemein 1. Imagepflege/Auftritt Gemeinsames Ziel aller Arbeitskreis-Mitglieder ist es, durch Einhaltung klarer Grundsätze das gute Image dieses Branchenzweigs zu fördern und weiter auszubauen bzw. Schaden von ihm abzuhalten. Alle Mitglieder des Arbeitskreises müssen im Vorfeld mindestens drei Jahre Erfahrung mit Personal Promotion gesammelt haben und nachweisen können. Mitglied im Arbeitskreis können nur im Handelsregister eingetragene Firmen und/oder Kapitalgesellschaften werden. Ausgeschlossen von einer Mitgliedschaft im Arbeitskreis sind WBZ-Firmen, reine Personalvermittler ohne Serviceangebot und Drücker. Jedes Arbeitskreis-Mitglied übernimmt alle Anstrengungen, seine Kenntnisse, Fähigkeiten und Arbeitstechniken ständig zu verbessern. Die Eigenverantwortlichkeit der Agentur für ihr Handeln bleibt unberührt. Jede DDV-Promotion-Agentur ist fair im Wettbewerbsverhalten und enthält sich herabsetzender Vergleiche. 2. Leistungsspektrum Aufgaben verstehen. Konzepte erstellen. Informationen sichern. Wissen vermitteln. Ein Schwerpunkt des Dienstleistungsangebotes einer Agentur für Personalpromotions ist die Beratung und Umsetzung bei der Entwicklung und Realisierung von Marketing-Projekten. Die Aufgabe ist darin zu sehen, Kundenprojekte zu planen und zu realisieren. Dies wird ergänzt durch Maßnahmen zur Qualitätssicherung,

2 Ehrenkodex Agenturen für Personalpromotions des DDV 2 z. B. wird die Erfahrung einer Agentur für Personalpromotions in Form von Trainingsveranstaltungen und projektbezogenen Workshops weitergegeben. Die Arbeitskreis-Mitglieder beraten ihre Kunden unabhängig und gehen hierbei über den Aufbau und die Entwicklung von Konzepten hinaus. Durch aktive Mitarbeit an und in den Projekten wird die Beratungsleitung permanent der Praxistauglichkeit unterzogen. Dadurch ist es den Arbeitskreis-Mitgliedern möglich, bereits in sehr frühen Projektphasen Risiken zu erkennen und in Abstimmung mit dem Kunden korrigierend einzugreifen. Die Erfahrung und der Ideenreichtum der Arbeitskreis-Mitglieder sichern den Kundenerfolg. 3. Eigenwerbung Zur Eigenwerbung und Akquisition dürfen nur wahrheitsgemäße Angaben gemacht werden (Leistungsspektrum, bereits durchgeführte Projekte). Umfasst folgende Angaben: Nur Marken / Kunden aufführen, mit denen ein direktes Vertragsverhältnis während der letzten zwei Jahre bestand bzw. noch besteht. Bei älteren Vertragsverhältnissen ist das Kalenderjahr der Zusammenarbeit anzugeben. 4. Ahndung von Verstößen Bekannt gewordene Verstöße gegen die aufgeführten Grundsätze dieses Ehrenkodex werden vom Kontrollorgan des Arbeitskreises untersucht und geahndet. Das Kontrollorgan kann den Ausschluss aus dem Arbeitskreis beschließen sowie beim Präsidium des DDV den Ausschluss eines Mitglieds aus dem Verband schriftlich beantragen. B. Kunde - Agentur für Personalpromotions 1. Angebotserstellung/Vertrag Es werden generell nur Aufträge angenommen, zu deren Realisierung die erforderlichen Kapazitäten und das Knowhow vorhanden sind. Bei Erstellung eines Angebotes sind Unklarheiten/Übertreibungen zu unterlassen. Die Aufgabenstellung/die zu erbringenden Leistungen müssen klar definiert sein. Umfasst folgende Angaben: Klare Angaben bei Aktionszielen, u. a. Verteilmengen, Besuchschnitte, Abverkaufsmengen, geführte VK-Gespräche / Beratungen Alle bekannten Kostenpositionen sind aufzuführen und mit Beträgen je Leistungseinheit zu benennen. Umfasst folgende Angaben: /ET, -Cent/KM, EDV, Logistik, Agenturkosten, Prämien Abrechnungsmodalitäten sind klar zu definieren und aufzuführen. Pauschale Budgetüberschreitungen sind zu unterlassen. Jedes Arbeitskreis-Mitglied verpflichtet sich, vor Überschreiten des durch den Kunden freigegebenen Budgets diesen hiervon rechtzeitig und schriftlich in Kenntnis zu setzen. Angebote sind derart zu kalkulieren, dass sämtliche im Folgenden aufgeführten Qualitätsstandards eingehalten werden können. Ein Mitglied des Arbeitskreises gibt realistische Leistungs-, Termin- und Kostenplanungen ab. Jede Änderung/Ergänzung muss schriftlich erfolgen. Die wesentlichen Bestandteile eines Auftrages sind in einem Vertrag zusammenzufassen.

3 Ehrenkodex Agenturen für Personalpromotions des DDV 3 2. Reporting Es werden ausschließlich geeignete Unterlagen zur administrativen Abwicklung eines Auftrages (Aktionsberichte, Tätigkeitsnachweise etc.) erstellt und verwendet. Reportings werden zur Bewertung und Beurteilung einer Aktion zur Verfügung gestellt. Zur Sicherung eines jeden Auftrages sind diese uneingeschränkt sowie als Nachweis, vom Auftraggeber/Kunden überprüfbar, einzusetzen. Jedes Arbeitskreis-Mitglied verpflichtet sich die gewonnen Daten auf deren sachliche und inhaltliche Richtigkeit zu überprüfen und in entsprechender Form (z. B. Abschlussbericht) an den Kunden zu übermitteln. 3. Auftrags-/Projektabwicklung Jeder Auftrag ist im Sinne eines ordentlichen Kaufmanns abzuwickeln. Die während einer Aktion auftretenden Abweichungen werden dem Auftraggeber/Kunden sofort mitgeteilt, um die erforderlichen Maßnahmen abzustimmen. Alle Aktionen unterliegen der ständigen Überwachung und Kontrolle. Darunter zu verstehen ist u. a.: Kontrolle in der Administration, Budgeteinhaltung, Überprüfung durch Besuche am Aktionsort/POS. Für verkaufsfördernde Maßnahmen wie Produktsamplings, Verkostungs- und Verkaufsaktionen stellen die Agenturen Kunden national wie regional stets qualifiziertes, hoch motiviertes sowie dem Kundenprofil entsprechendes Personal. Weiterhin planen und organisieren die Arbeitskreis-Mitglieder individuell für die Aktionen zugeschnittene Informationsveranstaltungen. Die Arbeitskreis-Mitglieder recherchieren und bearbeiten jede Art von Reklamation sofort und beziehen stets schriftlich eine sachlich korrekte Stellung hierzu. 4. Vertraulichkeit/Schutz vertraulicher Informationen Die Arbeitskreis-Mitglieder geben Auftraggeber nur dann als Referenz (Fallbeispiele/Kundenliste) an, wenn zuvor deren schriftliche Zustimmung eingeholt wurde. Bei Angabe solcher Referenzen ist stets das Kalenderjahr der Zusammenarbeit anzugeben, wenn diese beendet wurde. Die Arbeitskreis-Mitglieder behandeln alle Vorgänge und Informationen des Kunden mit strengster Vertraulichkeit. Projektbezogene Unterlagen werden nicht an Dritte weitergegeben, sofern das nicht ausdrücklich mit dem Kunden vereinbart ist. Ebenso wie eigene vertrauliche Informationen geschützt werden, muss die Vertraulichkeit von Informationen gewahrt werden, die von Dritten, wie z. B. Lieferanten, Wettbewerbern usw., vertraulich zur Verfügung gestellt wurden. 5. Kundenschutz/-interesse Die Kundenzufriedenheit ist regelmäßig schriftlich abzufragen, sofern der Umfang der Zusammenarbeit eine Bewertung erlaubt. Im Interesse des Kunden richten die Arbeitskreis-Mitglieder ihr Qualitätsbestreben / ihre Beratungsleistung ganz auf diesen aus, d.h. sie ermitteln seine Erwartungen, Bedürfnisse und beraten ihn kompetent. C. Personal - Agentur für Personalpromotions 1. Allgemein Fachkundige, flexible Promoter gehen auf Ihre Verbraucher/Zielgruppe zu. Durch den Direktkontakt zum Verbraucher/zur Zielgruppe werden dessen offene Fragen beantwortet; es wird auf die Besonderheit des Produktes hingewiesen.

4 Ehrenkodex Agenturen für Personalpromotions des DDV 4 Ausschlaggebend für den Erfolg einer Aktion sind einerseits die Qualifikationen der Promoter und andererseits das Erscheinungsbild sowie der Kommunikationsstil. 2. Promoterauswahl / Recruiting Die Promoterauswahl erfolgt auf Basis eines gemeinsam mit dem Kunden erstellten Anforderungsprofils. Erfahrene Promoter überzeugen durch ein hohes Maß an fachlicher Qualifikation und Motivation. Die Arbeitskreis-Mitglieder wählen für ihre Kunden individuell Promoter aus, die mit dem Markenimage des Kunden korrespondieren, einen souveränen Auftritt und sachliche Affinität garantieren können. Es dürfen nur zuverlässige Promotoren eingesetzt werden; die Promotoren sind in deren Aufgaben gründlich einzuweisen und der Aktionserfolg ist zu überwachen und zu kommunizieren. Weiterhin sind bei der Zusammenarbeit mit den Promotoren die jeweils gültigen und der aktuellen Rechtsprechung entsprechenden gesetzlichen Auflagen/Bestimmungen zu beachten. Die Promoter sind für ihre Einsätze vereinbarungsgemäß angemessen und pünktlich zu honorieren. Umfasst folgende Eigenschaften: - der Promotor arbeitet selbständig und eigenverantwortlich - fachliche Kenntnisse - Gesundheit & Belastbarkeit - Flexibilität - Kontaktfreudigkeit - Loyalität / Zuverlässigkeit Soweit gefordert: Vorliegen eines gültigen Gewerbescheins, eines gültigen Gesundheitszeugnisses/Belehrungsbescheinigung und eines Führerscheins 3. Casting / Informationsveranstaltungen für Promoter Die Promoter werden vor Einsatz gecastet bzw. sind dem Arbeitskreis-Mitglied, Kunden oder Handel persönlich bekannt. Die Promotoren sind durch aktionsbezogenes Training zu briefen. Bei Langzeit-Aktionen sind die Promotoren durch permanente Fortbildung zu motivieren und zu fördern. 4. Vertragswesen Basis jeder Zusammenarbeit ist ein schriftlicher Auftrag. Jede Ergänzung / Änderung wird dokumentiert. Umfasst folgende Mindestangaben: - Auftraggeber / Kunde - Auftragnehmer - Aktionsbezeichnung - Aktionslaufzeit / Termine - Bezeichnung der Leistung / zu erbringenden Tätigkeit - Honorierung 5. Reporting der Promotoren Es werden ausschließlich geeignete Unterlagen zur administrativen Abwicklung eines Auftrages (Aktionsberichte, Tätigkeitsnachweise etc.) erstellt und verwendet. Die ordentliche Verwendung dieser Unterlagen sind den Promotoren zu verdeutlichen. Eine klare Dokumentation des Auftrages liegt nicht nur im Eigeninteresse, um Fehlinformationen zu verhindern, sondern ist insbesondere Voraussetzung für eine einwandfreie Übergabe an die Weiterverarbeitung durch die Agentur. Jeder Auftrag ist im Sinne eines ordentlichen Kaufmanns abzuwickeln.

5 Ehrenkodex Agenturen für Personalpromotions des DDV 5 6. Ordnung/Auftritt am Einsatzort Die Promotoren sind verpflichtet, die Aktion i.s.d. Auftraggebers ordentlich durchzuführen (markenartikelgerechter Auftritt). Bestätigte Termine sind einzuhalten. Beschwerden sind sachlich und zuvorkommend zu behandeln. Bei jeder größeren Aktion werden Besuche am Aktionsort/POS durchgeführt und entsprechend dokumentiert, um u. a. Pünktlichkeit, das Tragen sauberer/korrekter Arbeitskleidung zu dokumentieren (Bildmaterial, Besuchsberichte). Die Promotoren bedienen sich keiner Verkaufstechniken oder Formulierungen, die aufdringlich wirken oder als Druckverkauf bezeichnet werden können. Alle Regeln der Höflichkeit sind zu beachten. 7. Vertraulichkeit/Schutz vertraulicher Informationen Die Arbeitskreis-Mitglieder verpflichten sich zur strikten Einhaltung des jeweiligen Bundesdatenschutzgesetzes. Die Arbeitskreis-Mitglieder geben Personaldaten nur weiter, wenn zuvor dessen schriftliche Zustimmung des Promoters eingeholt wurde. Die Promoter behandeln alle internen Vorgänge und Informationen von Auftraggebern, die ihm durch dessen Tätigkeit bekannt werden, vertraulich. 8. Sorgfaltspflicht Sowohl die Arbeitskreis-Mitglieder als auch die Promotoren verpflichten sich bei der Erfüllung aller Leistungen ein Höchstmaß an Sorgfalt und Zuverlässigkeit zu erbringen. Darmstadt/Wiesbaden,

6 Verpflichtungserklärung In der Rolle als Agentur für Personalpromotions verpflichten wir uns zur Einhaltung des Ehrenkodexes Agenturen für Personalpromotions des DDV. Wir verpflichten uns generell auf Geschäfte zu verzichten, wenn wir davon Kenntnis haben, dass damit gegen den Ehrenkodex Agenturen für Personalpromotions des DDV verstoßen wird. Ort, Datum Firma Firmenstempel, Unterschrift Ehrenkodex Agenturen für Personalpromotions des DDV Stand