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1 actuell DAS KUNDENMAGAZIN VON AC-SERVICE Weil jede Sekunde zählt Business Continuity IT Service Continuity Quelle für Effizienzsteigerungen ACCURAT Office 4.0 Personalmanagement Return on Investment bei zehn Monaten ProServ mysap All-in-One ACCURAT Personal 2004 CeBIT Wo man sich trifft TOPsoft Business One + All-in-One Österreich AC als Full Service Provider Neu ProWork

2 Inhalt Outsourcing-Services» In einem Zug: SAP-Entscheidung und SAP-Outsourcing bei Bystronik Laser AG» Seite 10» IT Service Continuity Wie IT und Geschäftsbetrieb auch im Ernstfall weiterlaufen» Seite 18» NextiraOne wählt Full-Service-Partner und sichert sich damit doppelt ab» Seite 22» Gemeinschaftsprojekt in Österreich: austriamicrosystems erhält umfangreiche SAP-Lösung» Seite 34 SAP Consulting» ROI innerhalb zehn Monaten asem group ag nutzt effiziente Leistungserfassung» Seite 6» Eidgenössisches Institut für Geistiges Eigentum steuert komplexe Abläufe mit der Branchenlösung ProServ» Seite 16» Grafische Personaldatendarstellung mit dem org.manager» Seite 26» KWP Human Capital Consulting GmbH, Wien, gegründet» Seite 31» Process Partner und OBT: Strategische Partnerschaft und gemeinsamer TOPsoft-Auftritt» Seite 32 Human Resource Services» ACCURAT Business Service für den öffentlichen Dienst das Lohnbüro in Ihrer Nähe» Seite 4» ACCURAT Office 4.0 für schlanke Geschäftsprozesse» Seite 8» Mehr Leistung bei reduzierten Kosten geräuschlose Migration bei RS Components» Seite 13» Europaweiter HR-Druckservice für DuPont» Seite 20» CeBIT: Komplettangebot AC-Service ProPart ITML Termin vereinbaren Infopaket anfordern» Seite 31 Impressum» Herausgeber: AC-Service AG Postfach D Stuttgart Telefon +49 (0) Fax +49 (0) homepage Redaktion: Dirk Sonntag, Bettina Sejnoha, Albert Regli Redaktionelle Mitarbeit: Rainer Müller, Claudia Vietze, Wolfgang Witt, Brigitte Zimmermann, Béatrice Frei» Ausgabe März 2004» Auflage: 4000 Exemplare» Bildnachweis: Titel getty images 2 actuell

3 Editorial PERFEKT VERZAHNT Liebe Leserinnen, liebe Leser, wer seine IT von einem Komplettanbieter betreuen lässt, hat einige Vorteile auf seiner Seite: Koordination und Supervision von Projekten, Betrieb und Strategie, eingebunden in eine abgestimmte, ganzheitliche Betreuung. Voraussetzung ist, dass die Prozesse zwischen Kunden und Dienstleister richtig abgestimmt sind. Wie sich dies am besten gestalten lässt, darüber berichten wir anhand zahlreicher Praxisbeispiel in dieser Ausgabe von ACTUELL. Lesen Sie mehr darüber, in welchen größeren Zusammenhängen Unternehmen die IT-Lösungen und -Services von AC-Service für ihren Geschäftsbetrieb nutzen. So unterschiedlich die Ansatzpunkte, unter dem Strich verbleiben stets ähnliche Resultate: höhere Kostenflexibilität, besserer Zugang zu Spezialisten und Innovationen, Konzentration auf das Kerngeschäft, größere Unabhängigkeit von den eigenen, internen Leistungsträgern, bessere Transparenz und Planbarkeit von Kosten, methodischeres Vorgehen. Von ungefähr kommen diese Ergebnisse nicht. Als Komplettanbieter sind wir spezialisiert auf das Zusammenspiel von vielfältigen Spezialitäten, die an einer IT-Gesamtlösung beteiligt sind. Eigene Lösungen, Beratung, Implementierung und Betrieb der Systeme sind Kernelemente. Wo Sie sich das alles einmal ansehen können? Eigentlich überall und jederzeit. Ein beliebter Anlaufpunkt ist unser Internetportal auf Messen wie CeBIT, TOPsoft, Personal 2004, Zukunft Personal oder Personal Austria sind wir als Aussteller vertreten. Wann treffen wir uns? Otto Hess Leitung Verkauf, AC-Service GmbH actuell 3

4 Human Resource Services Business Process Outsourcing ACCURAT Business Service (ABS) für den öffentlichen Dienst MIT ABS KOMMEN SIE NICHT INS SCHLEUDERN Der Wandel des öffentlichen Dienstes vom Verwalter von Hoheitsaufgaben zu einem Dienstleistungsunternehmen ist Realität geworden. Heute müssen öffentlich Bedienstete in vielen Bereichen mit Unternehmen der freien Wirtschaft konkurrieren. Dazu gehört unter anderem die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Konsequentes Management des Human Capitals sowie der Einsatz innovativer Personalmanagementsysteme zur Lieferung von Kennzahlen erleichtern Budget- und Unternehmensentscheidungen. Business Process Outsourcing mit dem ACCURAT Business Service (ABS) unterstützt Unternehmen des öffentlichen Dienstes bei der Wahrnehmung dieser neuen Aufgaben. Das Management des Human Capitals hat in vielen öffentlichen Einrichtungen noch lange nicht den Stellenwert, den privatwirtschaftliche Unternehmen diesem Bereich beimessen. Die Organisationsstrukturen und Arbeitsprozesse im Personalwesen sind vielfach über Jahre gewachsen und in der Regel durch eingeschränkte technische Möglichkeiten der kommunalen Datenzentralen geprägt. Die Monopolstellung der kommunalen und kirchlichen Rechenzentren wird jedoch immer häufiger in Frage gestellt. Knappe Kassen hemmen ihre Innovationskraft. Vor diesem Hintergrund - und insbesondere auch unter dem allgegenwärtigen enormen Kostendruck - wird die Auslagerung der HR-Geschäftsprozesse immer interessanter. Können externe Serviceprovider hier bessere Services bieten? Diese Frage wird immer häufiger in deutschen Amtsstuben diskutiert. Kommunale Rechenzentren sind in der Regel mit diesen Themen weniger vertraut. Sie verstehen sich als Serviceprovider für IT Outsourcing und nicht als kostenbewusster Prozessoptimierer für das Personalmanagement.»Jeder-macht-alles-Philosophie«versus HR-Prozessoptimierung In vielen Verwaltungen sind die Tätigkeiten eines Personalreferenten oder eines Lohn- und Gehaltssachbearbeiters breit gefächert. Der Entgeltsachbearbeiter ist oft für alle Teilprozesse von der Personaleinstellung über die Datenpflege, die Fehlzeitenverwaltung, das Bescheinigungswesen, die Entgeltabrechnung bis hin zur Mitarbeiterfreisetzung - zuständig. Die administrativen Tätigkeiten werden hierbei häufig mit über 80 Prozent der Arbeitsleistung angegeben. Für Personal-, Strategieberatung und Unterstützung des Managements steht dabei kaum noch Zeit zur Verfügung. Diese»Jeder-macht-alles-Philosophie«wird aufgrund der geringen Personaldecke oft unter dem Gesichtspunkt der Krankheits- und Urlaubsvertretung favorisiert. Unter Kostengesichtspunkten können die Teilprozesse jedoch wesentlich effizienter organisiert werden. Professionelle BPO-Provider (Business Process Outsourcing) wie ACCURAT wenden dieses Prinzip an. Es wird eine Segmentierung der Aufgaben nach Art und Umfang der Tätigkeiten vorgenommen (HR-Prozesskataloge) und spezialisierte Fachkräfte für alle Teilprozesse vorgehalten. Durch die hohe Anzahl der Kunden und Abrechnungsfälle kann ACCURAT eine permanente Auslastung des Personals erreichen. Die Segmen- 4 actuell

5 Human Resource Services Business Process Outsourcing tierung der Tätigkeiten ermöglicht es mit stark gestaffelten Vergütungsstrukturen zu kalkulieren. Was für das einzelne Unternehmen undenkbar wäre macht BPO möglich: optimierte HR- Prozesse in einem kostengünstigen Gesamtrahmen. Internet unterstützt weitreichende Auslagerung von Geschäftsprozessen Das Internet wird die Personalarbeit auch in den öffentlichen Verwaltungen revolutionieren. So wie heute Home Banking zur Selbstverständlichkeit geworden ist, werden zukünftig Internetanwendungen - wie der Employee Self Service (ESS) - Arbeitsprozesse erheblich verschlanken. Dabei können Mitarbeiter zum Beispiel personenbezogene Daten selbst verwalten bzw. pflegen und Informationen eigenständig aus dem Internet/Intranet abrufen. Die internetbasierte, teildezentralisierte Personalarbeit sowie die vielfältigen Möglichkeiten der Mitarbeiterportale bringen so ein erhebliches Kostensenkungspotential mit sich. Internetlösungen ermöglichen es dem BPO-Provider darüber hinaus, selektiv Dienstleistungen in beschäftigungsarme Regionen zu verlegen und die hochwertigen Beratungstätigkeiten im Mandantenumfeld zu belassen. Mit dieser geografischen Aufteilung der Teilprozesse erreicht ACCURAT eine weitere Differenzierung der Vergütungsstrukturen, was den Kunden bessere Leistungen für weniger Kosten bringt. ACCURAT bietet ABS in der Regel als Internetlösung (Application Service Providing - ASP) an. Da alle Beteiligten von jedem Ort aus über das Internet Zugriff auf die selben Daten haben, können einzelne Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche ausgelagert werden. Dabei ist höchste Datensicherheit durch Verschlüsselung genauso gewährleistet wie ein stets aktueller Datenbestand und Wartungsstand. Branchentemplate in Verbindung mit integriertem HRMS ACCURAT hat die administrativen und zeitaufwendigen Routinetätigkeiten des öffentlichen Dienstes exakt analysiert und kann diese mit standardisierten Prozessen abbilden. Der branchenorientierte Provider kennt daher die kommunalen Verwaltungsabläufe und reduziert mit seinem Branchentemplate Public Sector den Aufwand für administrative Tätigkeiten. Damit wird nicht nur eine wirtschaftlichere Verarbeitung ermöglicht, Personalreferenten sowie Entgeltsachbearbeiter können hierdurch entweder mehr Mitarbeiter betreuen oder verfügen über mehr Zeit, zum Beispiel für die Beratung des Personals. Weitere Vorteile des Branchentemplates sind der permanente Interessenaustausch in so genannten User Groups und die dadurch rasche Umsetzung weiterer branchenspezifischer Anforderungen. Voraussetzung und Basis für prozessoptimierte HR-Aktivitäten ist ein integriertes Human Resource Management System (HRMS). Nur so können arbeitsintensive Medienbrüche eliminiert werden. Alle Beteiligten, Geschäftsführung, Controller, Personalreferenten, Entgeltsachbearbeiter und Zeitbeauftragte greifen auf eine gemeinsame zentrale Datenbank zu. Das Personalmanagementsystem wird zur Kommunikationsplattform für alle Human-Resource-Themen. Daraus ergibt sich eine fundierte Datenquelle für die Unternehmensplanung sowie eine Steuerzentrale für alle nachgelagerten Verarbeitungen. Die strategische Auslagerung der HR-Aufgaben innerhalb einer vernetzten Organisation ermöglicht es zum Beispiel, dass die Prozesse der Entgeltabrechnung komplett von den ACCURAT-Sachbearbeitern abgedeckt werden und die kundeninternen Personalreferenten mit dem gleichen HRMS die Auswertungen für das Controlling erstellen oder Human-Resource-Funktionen nutzen. Welche Funktionen dem BPO-Provider übertragen werden, ist mit einer ASP-Lösung skalierbar geworden, der Umfang wird stets genau festgelegt und vertraglich geregelt. F O C U S Business Process Outsourcing mit ACCURAT Business Service (ABS) erlaubt nicht nur Unternehmen des öffentlichen Dienstes die Konzentration auf das Kerngeschäft. Die komplette oder teilweise Auslagerung der administrativen Aufgaben einer Personalabteilung schaffen Freiräume für Personal-, Strategieberatung und Unterstützung des Managements. Segmentierte Aufgaben und spezialisierte Fachkräfte bei ACCURAT ermöglichen optimierte HR- Prozesse in einem kostengünstigen Gesamtrahmen. Fullservice in der Entgeltabrechnung n Erfassung und Bearbeitung aller entgeltrelevanten Daten n Durchführung der monatlichen Abrechnung n Erstellung von Monatsstatistiken, Sonderlisten, Entgelt- und Beitragsnachweisen n Korrespondenz mit Behörden n Betreuung gesetzlicher Betriebsprüfungen actuell 5

6 Aus der Praxis SAP Consulting ProServ und ProTime zur effizienten Leistungserfassung ROI INNERHALB ZEHN MONATEN Seine Leistungs-, Zeit- und Spesenerfassung verwaltet das Schweizer SAP-Beratungshaus asem group ag mit einer Software für dienstleistungsorientierte Unternehmen. Die von SAP qualifizierte Branchenlösung ProServ in Verbindung mit dem Leistungserfassungsprogramm ProTime der St. Galler Process Partner AG, einer Tochter der AC-Service AG, leistet die entsprechenden Dienste. Die Einführung der SAP-Gesamtlösung durch Process Partner nahm nur geringen Zeitaufwand in Anspruch. Der Return on Investment (ROI) für das Projekt ist auf zehn Monate angesetzt. Die asem group ag mit Hauptsitz im schweizerischen Zug ist seit über zehn Jahren im Bereich der strategischen, taktischen und operativen Beratung mit verschiedenen Branchenfokussierungen tätig. Die Leistungen reichen von Projektleitung und Coaching über die Durchführung von Schulungen bis hin zum Betrieb der Softwarelösungen. In Zeiten scharf kalkulierter IT-Budgets ist es von größter Bedeutung, jederzeit und aktuell über den Stand eines Projekts informiert zu sein. Einerseits können dadurch frühzeitig anfallende Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden, andererseits ist eine transparente Leistungsabrechnung gegenüber den Kunden eine immer stärker gewichtete Dienstleistung. Die durch die asem group ag fokussierten Unternehmen der Versorgungsindustrie, die selbst serviceorientiert handeln, stellen hohe Anforderungen an die professionelle Abwicklung ihrer IT-Projekte. Bei dieser Zielgruppe, Unternehmen der Telekommunikation sowie dem öffentlichen Dienst hat sich die asem group ag als Partner für die prozessorientierte Einführung von SAP-Lösungen etabliert. Branchenorientierte Gesamtlösung ProServ war die richtige Wahl Die zu einzelnen Projekten erbrachten Leistungen zeitnah und lückenlos abzurechnen, wurde mit dem Altsystem immer aufwändiger. Unübersichtlich und von anderen IT-Abläufen isoliert, konnte dieses den Anforderungen nicht mehr genügen. Die Auskunftsbereitschaft gegenüber den Kunden gestaltete sich immer schwieriger. Als schließlich eine neue Niederlassung in Frankreich in die Buchhaltung integriert werden musste, wurde ein zukunftsfähiges IT-System für die Projektabrechnung evaluiert. In der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung vertraute man schon seit längerem auf die umfassende Funktionalität der SAP-Software. Anlässlich der Einführung des Rechnungswesens war auch der Kontakt zur Process Partner AG in St. Gallen entstanden. Aufgrund der positiven Erfahrungen war es naheliegend, deren Produkte für den Dienstleistungssektor ausgiebig zu testen. Schnell erwies sich die branchenorientierte Gesamtlösung ProServ in Kombination mit dem Add-on zur Leistungs-, Zeit- und Spesenerfassung Pro- Time als die richtige Wahl. Dabei spielte nicht nur die überzeugende Funktionalität und die einfache Bedienung eine Rolle.»Für ein SAP-Beratungshaus ist 6 actuell

7 Aus der Praxis SAP Consulting Seit wir ProServ und ProTime einsetzen, hat sich die Zeit für die Erfassung, Kontrolle und Verrechnung der Leistungen um zwei Drittel reduziert. es auch eine Frage der Glaubwürdigkeit, seine eigenen Geschäftsprozesse mit einer Software-Lösung abzuwickeln, die man seinen Kunden empfiehlt«, nennt Marcel Zimmermann, Geschäftsleiter der asem group ag, einen weiteren Grund für die Entscheidung. Als geeigneter Realisierungstermin wurde Ende Oktober 2003 bestimmt. Durchlaufzeiten haben sich deutlich verringert Die Installation der Dienstleistungssoftware verlief problemlos. So konnten bereits am Ende des zweiten Projekttages die ersten aufwandsbezogenen Rechnungen auf den vordefinierten Formularen ausgedruckt werden. Diese an das Corporate Design anzupassen, war der einzige Eingriff, der am neuen Softwaresystem vorzunehmen war. Demzufolge wurden rund 98 Prozent der Standardeinstellungen übernommen. Seit kurzem ist die Leistungserfassung im produktiven Betrieb. Tagesaktuell und äußerst benutzerfreundlich lassen sich nun die relevanten Daten durch jeden Mitarbeiter eingeben.»um die Daten zu erfassen, zu kontrollieren und zu verrechnen, mussten wir bislang von rund 80 Stunden pro Monat ausgehen. Seit wir ProServ und ProTime einsetzen, hat sich der Aufwand auf rund 28 Stunden reduziert. Das bedeutet eine Ersparnis von ca. 52 Mitarbeiterstunden pro Monat bzw. eine Verringerung um zwei Drittel«, erläutert Marcel Zimmermann. Schnell haben sich dadurch auch die Durchlaufzeiten von der Datenerfassung bis zum Rechnungsversand deutlich verkürzt. Auf der Basis dieser Einsparungen erscheint es Marcel Zimmermann sehr realistisch, den angestrebten Return on Investment bereits nach zehn Monaten zu erreichen. Verschiedenste Fakturierungsarten werden abgedeckt Ob direkte Fakturierung, zum Beispiel für Lizenzgebühren, Leistungen nach Aufwand, per Fixpreis oder in Mischformen - im IT-System sind sämtliche Varianten erfasst.»wir können jetzt über jedes Projekt in kürzester Zeit tagesaktuelle Berichte erstellen«, beschreibt Marcel Zimmermann einen weiteren Vorteil der integrierten Datenverwaltung. Musste früher jeder Berater zu seinem Anteil an einem Projekt befragt werden, kann dieser heute zeitnah seine Leistungen ins System eingeben. Dazu wurde ProServ kurzerhand mit Rollen wie zum Beispiel Mitarbeiter, Projektleiter, Fakturierung und Administration versehen. Die Budgetsituation ist damit auf jeder Stufe mit den richtigen Informationen einsehbar. F O C U S Für projektorientierte Dienstleister ist es von größter Bedeutung, jederzeit und aktuell über den Stand eines Projektes informiert zu sein. Korrekturmaßnahmen können schnell erkannt und eine transparente Leistungsabrechnung gewährleistet werden. Die Kombination ProServ/Pro- Time bietet Dienstleistungsunternehmen ein wirkungsvolles Instrumentarium für Controlling und Steuerung der Unternehmensprozesse. ProServ n Zentrale Leistungserfassung für alle Auftragsarten n Arbeitszeit- und Spesenrapport online abrufbar n Einmal erfasste Leistungen für Fakturierung, Kalkulation und Personalwesen nutzen ProTime n Erfassungsmaske mitarbeiter- und kostenstellenbezogen gestalten n Verschiedene Darstellungsvarianten der Faktura n Aufwandsbezogene Fakturierung mit automatischer Preisfindung actuell 7

8 Human Resource Services ACCURAT Office 4.0 runde Sache für das Personal HR MANAGEMENT SUITE FÜR SCHLANKE Leere Staatskassen fördern die Kreativität der Politik. Personalabrechnungsverantwortliche können ein Lied davon singen. Regelmäßig um den Jahreswechsel sind sie es, die die verschlungenen Kompromisse in ihrer Entgeltabrechnung abbilden müssen. Die HR Management Suite ACCURAT Office hilft hier gleich doppelt. Umfangreiche Routinejobs gehen schnell und automatisch richtig von der Hand, individuelle Reports liefern fundierte Inputs für Personalentscheidungen. Resultat sind schlanke Geschäftsprozesse und mehr Effizienz in der Personalwirtschaft.»Siebzig Prozent entfallen auf Deutschland«, wollen Marktbeobachter in einer weltweiten Gesamtschau festgestellt haben. Die Rede ist von den Bestimmungen für die Entgeltabrechnung. Widerspruch gegen dieses schwer nachprüfbare Urteil scheint zwecklos. Die Faktenlage ist erdrückend: Einige zehntausend Tarifverträge, verschlungene Steuerkompromisse buchstäblich in den letzten Minuten des alten Jahres, eine Änderungsdynamik und Regelungsdichte, die zu überblicken selbst Spezialisten schwer fällt. Aber damit nicht genug. Arbeitsbedingungen im Betrieb müssen heute maßgeblich von der Personalabteilung gestaltet werden. Kreative Ideen auf fundierter betriebswirtschaftlicher Basis sind dazu unabdingbar. Doch woher die Zeit dazu nehmen? ACCURAT User Groups weisen den Weg»80 bis 90 Prozent unserer Zeit ist für reine Routinetätigkeiten, für andere Themen verbleibt viel zu wenig Zeit«, heißt es aus vielen Organisationen. Korrekte und pünktliche Entgeltabrechnungen aber sind für die Mitarbeiter heute selbstverständlich.»hohe und individuelle Ansprüche an Beratung und Betreuung von Mitarbeitern«beobachten Human Resource Manager, die im Rahmen der ACCURAT User Groups regelmäßig zum Erfahrungsaustausch zusammenkommen. Der Weg zu mehr Effizienz in der Personalwirtschaft führt stets über verbesserte Geschäftsabläufe. Prozessorientiert - mit ACCURAT Office hält Effizienz Einzug Mit der neuen Programmversion 4.0 präsentiert sich ACCURAT Office als Human Resource Management Suite. Die gesamte Personalabteilung arbeitet damit durchgängig prozessorientiert. Darüber hinaus wird sogar das gesamte Personal in die HR-Prozesse mit einbezogen. Ein leistungsfähiges Employee Self Service Modul verlegt zum Beispiel einen Teil der bisherigen Personalverwaltungsarbeit dorthin, wo höchstes Interesse an korrekten Daten besteht. Mitarbeiter können so nicht nur einen Teil ihrer Personaldaten selbst pflegen, sondern auch eigenständig Personalinformationen via Internet abrufen, zum Beispiel ihre Gehaltsabrechnung, die so nicht mehr gesondert gedruckt und extra verteilt werden muss. Selbstbedienung entlastet die Personalabteilung und sorgt für hohe Informationsqualität - Employee Self Service mit ACCURAT Office 8 actuell

9 Human Resource Services GESCHÄFTSPROZESSE Die Freigabe der Informationen, die für den Employee Self Service bestimmt sind, wird auf Masken- und Feldebene von der Personalabteilung gesteuert. Individuelle Zugriffsregelungen gelten auch für das HR-Archiv von ACCURAT Office. Aktenarchivierung in unzähligen Ordnern und mühsames Suchen gehören damit der Vergangenheit an. Interne Daten, zum Beispiel aus der Entgeltabrechnung, werden mit externen Informationen zu digitalen Personalakten zusammengeführt. So lassen sich beliebige externe Dokumente wie Arbeitszeugnisse, Verträge, Korrespondenzen automatisch mit den Abrechnungslisten archivieren. Die Originalqualität bleibt erhalten, die Informationen sind dokumentenecht. Für das rasche Auffinden von Dokumenten innerhalb des HR-Archivs sorgen komfortable Suchmöglichkeiten. Der Zugriff kann aber auch direkt aus dem Modul Payroll Administration (PA) erfolgen. Hier sind alle Funktionen für die Pflege der abrechnungsrelevanten Stammund Bewegungsdaten inklusive Firmenstamm und Lohnkontenverwaltung zusammengefasst. Die eigentliche Entgeltabrechnung, sie erfolgt im ACCURAT Informatik Center, wird so stets mit aktuellen Daten versorgt. Wichtige Entscheidungshilfen für konzeptionelles Arbeiten Umfangreiche Routinejobs gehen leicht, schnell und automatisch richtig von der Hand. Strukturierte individuelle Informationsauswertungen liefern betriebswirtschaftlich fundierte Inputs für konzeptionelles Arbeiten und Entscheidungen. Mit ACCURAT Office gelingt beides, dafür sorgt auch das Reporting Modul (RE). Es bietet nahezu unbegrenzte Abfragemöglichkeiten über den gesamten Datenbestand dieser HR Management Suite. Selbst umfassende Auswertungen können in kürzester Zeit erstellt werden, Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Flexible Installationsvarianten ACCURAT Office ist als Einplatzund Mehrplatzversion in Verbindung mit den Datenbankplattformen MS SQL Server, IBM DB2, Oracle oder MS Access im Einsatz. Neben»klassischen«Installationen vor Ort in der Personalabteilung kann ACCURAT Office 4.0 auch als ASP-Lösung aus dem ACCURAT Informatik Center genutzt werden. Der Zugriff erfolgt hier über das Internet. Außer einem Browser ist keine zusätzliche Software erforderlich. Die Verschlüsselungsverfahren erreichen Bankenstandard (SSL, VPN) und liefern deshalb höchste Sicherheit. Nicht nur für kleine Kunden, die so Kosten für Hardund Software reduzieren, sondern auch für größere, stark dezentralisierte Organisationen, die mit allen Filialen auf einem Datenbestand arbeiten wollen, eignet sich der ASP-Betrieb. F O C U S Mit der neuen Programmversion 4.0 positioniert sich ACCURAT Office als HR Management Suite, die auf umfassenden Kundenerfahrungen aufbaut: Über 1000 User, darunter vor allem Personalsachbearbeiter, Human Resource Manager und Payroll-Verantwortliche in Unternehmen zwischen 50 und Mitarbeitern nutzen ACCURAT Office für optimierte Geschäftsprozesse in allen Bereichen der Personalwirtschaft. Etwa Entgeltabrechnungen unter ACCURAT Multipers werden jeden Monat im ACCURAT Informatik Center erstellt. ACCURAT zählt damit zu den bedeutendsten HR Service Providern in Deutschland. actuell 9

10 Aus der Praxis Outsourcing-Services International agierende Bystronic Laser AG IN EINEM ZUG: SAP-ENTSCHEIDUNG UND Zeitgleich mit dem Votum für R/3 hat sich die Bystronic Laser AG für den Fremdbezug von SAP-Outsourcing-Leistungen aus dem AC-Service-Center entschieden. Das international tätige Unternehmen, das sich als Kompetenzzentrum für Schneiden und Biegen versteht, kann sich durch das SAP-Outsourcing viel besser auf strategische IT-Aufgabenfelder konzentrieren. Obendrein werden dadurch handfeste IT-Kostenvorteile erzielt. Bystronic liefert hochwertige Lösungen für die wirtschaftliche Verarbeitung von Blechen, anderen Flachmaterialien und Rohren. Kunden profitieren von anwendungsgerechten Systemen und Dienstleistungen für Laserund Wasserstrahlschneiden sowie Biegen. Bystronic ist ein Schweizer Unternehmen, das weltweit tätig ist und seine Kunden vor Ort und mit eigenen Verkaufs- und Servicegesellschaften unterstützt. Seit 1994 ist die Bystronic Laser AG mit einem Umsatz von rund 270 Millionen SFR und rund 1500 Mitarbeitern ein Unternehmen der Conzetta Holding. Seit Anfang letzten Jahres gehören auch die Beyeler-Gruppe und AFM, Tianjin (China), mit ihren Abkantpressen und Scheren zum Unternehmen Bystronic. Bedarfsgerechter IT-Fremdbezug Doch nicht nur auf Grund der zuvor genannten Übernahmen geht für Bystronic das Jahr 2002 in die Unternehmensgeschichte ein, sondern auch weil in diesem Jahr die Entscheidung für ein einheitliches neues ERP-System, für SAP R/3 fiel. Mit SAP sollte eine grundlegende Neuausrichtung der Bystronic-Anwendungswelt stattfinden.»es gab in punkto Enterprise-Resource- Planning-Einsatz Harmonisierungsbestrebungen. Ein integriertes System sollte eine stark heterogene Anwendungslandschaft, mit zum Teil nicht mehr zeitgemäßen Applikationen ablösen. Und dabei kristallisierte sich SAP R/3 im Rahmen einer durchgeführten Marktuntersuchung als die Lösung der ersten Wahl heraus«, beschreibt Michael Stahl, Chief Information Officer bei der Bystronic Laser AG, die Gründe für den Systemwechsel und für das SAP-Votum. Anfang Juni 2003 erfolgte der SAP-Produktivstart in der Schweiz. Momentan ist man dabei, den firmenweiten SAP-Roll-Out vorzubereiten. Dabei greift Bystronic auf eine sehr leistungsfähige, flexibel nutzbare und gut funktionierende SAP-IT-Infrastruktur zurück aber nicht auf die eigene, sondern auf eine von AC-Service im Rahmen eines SAP-Outsourcing-Vertrags bereitgestellte, nebst weitreichenden IT- Services für den reibungslosen und effizienten SAP-Systembetrieb. Bei genauer Betrachtung sind wir mit dem Fremdbezug der gesamten SAP-IT kosteneffektiver und müssen uns zudem um nichts kümmern. Michael Stahl, CIO, Bystronic Laser AG 10 actuell

11 Aus der Praxis Outsourcing-Services SAP-OUTSOURCING Umfassende SAP-Outsourcing- Expertise»Bei Bystronic existierten für den Aufbau und den Betrieb unseres zukünftigen SAP-Systems kein Know-how beziehungsweise keine entsprechenden Ressourcen. Wir hätten mindestens zwei gut ausgebildete SAP-IT-Infrastruktur- Spezialisten einstellen müssen. Das wollten und konnten wir aber nicht. Deshalb setzten wir auf das SAP- Outsourcing«, berichtet IT-Manager Stahl. Wie er weiter ausführt,»fiel praktisch zeitgleich mit der SAP-Entscheidung auch das Votum für das SAP- Outsourcing und für AC-Service. AC- Service hinterließ bei einer Evaluierung den besten Eindruck und konnte zahlreiche und ausgezeichnete Referenzen vorweisen.«doch nicht nur das.»ac-service konnte die bei uns im Unternehmen aufkeimende Skepsis, SAP-Outsourcing sei teuer und mit dem Outsourcing sei eine mangelnde Flexibilität verbunden, glaubhaft ausräumen«, erklärt Stahl, und fügt hinzu:»alles ist so gekommen, wie von AC-Service zugesagt.«konkret stand quasi mit Beginn der SAP-Implementierung eine speziell auf die Belange von Bystronic zugeschnittene SAP-IT-Infrastruktur zur Verfügung. Das heißt, mit der eigentlichen SAP R/3-Implementierung (SAP- Komponenten FI, CO, MM, CS für die Service-Abwicklung, PP, SD und HR) konnte zeitgleich ein SAP-Entwicklungssystem aus dem AC-Service-Center genutzt werden. Wurden beispielsweise neue SAP-Berechtigungen sowie zusätzliche SAP-Mandantenkopien in der ERP-Einführungsphase notwendig, setzte diese AC-Service umgehend um.»änderungswünsche wurden freitagabends oder auch am Wochenende artikuliert, und einen Arbeitstag später waren sie bereits realisiert. Bei AC lebt man einfach Flexibilität und Kundenorientierung«, streicht Bystronic-IT- Manager Stahl heraus. Und auch der Produktivstart (Produktivsystem) mit rund 350 SAP-Usern verlief reibungslos und wie geplant. Als SAP-Systemplattform stellt AC-Service auf Kundenwunsch Windows 2000 sowie die Microsoft-Datenbank SQL-Server im Outsourcing zur Verfügung; Der SAP-Einsatz ist beschlossen und was ist mit dem Systembetrieb? Können und wollen wir diesen selbst leisten? Für das Schweizer Unternehmen Bystronic Laser AG stand nach einer Untersuchung fest, dass der gesamte SAP R/3-Betrieb für rund 350 User aus einem Service-Center im Outsourcing erfolgen sollte. Aus Kostengründen, aber auch um die eigenen IT-Ressourcen zu schonen und sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können, wählte man AC-Service als SAP-Outsourcing-Partner. Damit sieht sich das international tätige Unternehmen beim SAP-Systembetrieb heute und morgen auf der sicheren Seite, muss sich zudem»um nichts kümmern«. Für den weiteren firmenweiten SAP-Ausbau ist von Seiten des Outsourcing-Partners AC-Service alles vorbereitet. actuell 11

12 SAP R/3 kommt in der Version 4.6c zum Einsatz, hardwareseitig Server von HP. Verbunden ist Bystronic, Niederönz, mit dem Outsourcing-Service-Center von AC-Service in Wettingen über eine Hochgeschwindigkeits-Standleitung. Einstieg in den weltweiten SAP-Betrieb Mit dem SAP-Einsatz in der Europazentrale in Niederönz hat Bystronic einen wichtigen Schritt auf dem Weg zu einer unternehmensweiten, weltweiten SAP-Nutzung hinter sich gelassen. Die 13 europäischen Bystronic-Niederlassungen werden künftig ebenfalls mit R/3 arbeiten und auf das zentrale SAP- System zugreifen was sie zum Teil heute schon über ein VPN (Virtual Private Network) tun. Kundendienstmitarbeiter klinken sich hierbei über das Internet in das zentrale SAP-Service Management (CS)-Modul ein. Die SAP-Erweiterung hat der Outsourcing-Partner AC-Service bereits vorgeplant. Dass die zusätzliche IT-Leistungsbereitstellung dann auch problemlos in die Tat umgesetzt wird, daran lässt IT-Experte Stahl aus den bisher gemachten Erfahrungen keinen Zweifel:»Da geht AC-Service mit den bereitgestellten Maschinenkapazitäten einfach hoch.«folgende Komponenten werden als SAP R/3-Gesamtlösung von Bystronic aus dem Outsourcing-Service- Center von AC-Service genutzt: n Finanzwesen/Anlagenmanagement (FI/AA) n Controlling (CO/PA) n Materialwirtschaft (MM) n Produktionsplanung und -steuerung (PP) n Service Management (CS) n Vertriebsmanagement (SD) n Personalwirtschaft (HR) 12 actuell

13 Aus der Praxis Human Resource Services ACCURAT mehr Leistung bei reduzierten Kosten GERÄUSCHLOSE MIGRATION Die Leistung steigern und zugleich den Aufwand verringern dies ist sogar dort möglich, wo bereits ein gutes Leistungsniveau herrscht. Kunden der AC-Service-Tochter ACCURAT Informatik machen diese angenehme Erfahrung immer wieder. Jüngstes Beispiel ist der internationale Distributor technischer Industrieprodukte RS Components mit Verwaltungssitz in Mörfelden-Walldorf und Distributionszentrum in Bad Hersfeld. RS Components stellte seine Personalabrechnung von Paisy auf ACCURAT Multipers um und hat auch im Personalmanagement einen neuen Weg eingeschlagen: ACCURAT Office 4.0.»Ein Unternehmen ist ein lebender Organismus«, sagt Personalreferent Matthias König, der bei RS Components zusammen mit seiner Kollegin Daniela Krause für das Gelingen des HR-Migrationsprojekts verantwortlich war.»dieser Organismus benötigt ein Instrumentarium, das erstens auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt ist, und das zweitens nach Möglichkeit so flexibel ausgelegt sein sollte, dass es bei sich ändernden Bedingungen nicht ausgewechselt werden muss. Für uns in der Personalabteilung bedeutete dies: Wir mussten nach der für uns optimalen Software Ausschau halten.«rs Components, ein international operierender Distributor, ist in Deutschland Marktführer auf dem Gebiet der schnellen Lieferung von technischem Industriebedarf in kleinen Mengen. Das Sortiment umfasst rund Produkte aus den Bereichen Automation, Mechanische Komponenten, Elektronik, Energie- und Elektrotechnik, Informationstechnologie sowie ein umfangreiches, leistungsfähiges Servicepaket. Äußerer Anlass für die Neuorientierung waren steigende Anforderungen, die der Gesetzgeber an die Arbeitgeber und ihre Personalwirtschaft stellt. actuell 13

14 Aus der Praxis Human Resource Services ACCURAT hat unseren sehr professionellen Eindruck erneut bestätigt. Matthias König, Personalreferent bei RS Components Daniela Krause, Personalreferentin bei RS Components Außerdem benötigte RS Components ein leistungsfähigeres Personalsystem, das auch verstärkt zur Vorbereitung von Managemententscheidungen dienen sollte.»wir waren in der komfortablen Lage«, berichtet König,»in ACCURAT einen Partner zu haben, der sich über Jahre hinweg unser Vertrauen verdient hatte, und der uns auf der IT-Seite, also anwendungstechnisch wie auch systemtechnisch, wirksam helfen konnte.«accurat überzeugte den Kunden, dass für ihn ein Wechsel auf die Abrechnungsplattform ACCURAT Multipers mit dem Branchentemplate DHI im ACCURAT Informatik Center in Verbindung mit der HR Management Suite ACCURAT Office 4.0 die beste Lösung sei. DHI deckt die Anforderungen an die Entgeltabrechnung von Dienstleistung, Handel und Industrie ab. Es war fundierte Überzeugungsarbeit, die da geleistet wurde. Alles begann mit einer umfangreichen Analysephase. Aspekte wie die Vorteile eines bereits angelegten Lohnartenrahmens, der mit den Anforderungen einer Branche bereits abgestimmt ist, kamen dabei genauso auf den Prüfstand, wie Geschäftsprozessunterstützung, Softwarewartung und Wartungskosten.»Nach diesem Meeting wussten wir, dass wir auf dem richtigen Weg waren«, resümiert König. Durchdacht und wirtschaftlich Doch trotz der seit 1996 bestehenden Geschäftsbeziehung RS Components nutzte seit damals den Paisy- Abrechnungsservice des ACCURAT Informatik Centers sowie die korrespondierende Vorläufer-Programmversion von ACCURAT Office mit dem Reportingmodul ließ RS Components sich vom ACCURAT-Team auch noch berechnen/errechnen, wie sich die neue Service-Lösung bezahlt macht. Erst danach gab der Distributor grünes Licht.»Wir hatten jetzt die Gewissheit, dass das Branchentemplate-Konzept nicht nur durchdacht ist, sondern sich offensichtlich auch rechnet«, sagt König rückblickend.»der von ACCURAT entwickelte Ansatz, den hohen Kosten eines firmenindividuell parametrierten Personalsystems das gilt für einen Systemwechsel ebenso wie für die laufende Systempflege durch standardisierte, auf die Branche voreingestellte Abrechnungssoftware zu begegnen, hatte also nicht bloß die Logik auf seiner Seite. Ein Indiz dafür, dass ACCURAT hier etwas sehr Vernünftiges zu bieten hat, sind auch die User Groups und ihre praxisbezogene Mitwirkung an den Branchentemplates. Da werden wir uns gerne einbringen.«mitte 2003 begannen die Umstellungsarbeiten damit, dass sich die Vertragspartner auf ein Projektszenario verständigten. Festgeschrieben wurden unter anderem der Projektablauf und seine Teilschritte die Projektleitung die Leistungsinhalte und die Projektabnahme. F O C U S Seit seinem Wechsel von der Personalabrechnungssoftware»Paisy«auf ein ACCURAT Multipers Branchentemplate bei gleichzeitigem Einstieg in das Personalmanagementsystem ACCURAT Office 4.0 kann sich der Distributor RS Components auf ein wesentlich effizienteres, das heißt leistungsfähigeres und preisgünstigeres Personalsystem stützen. Die Migration, detailliert vorbereitet und geplant, verlief ohne Komplikationen. RS Components sieht sein jahrelang aufgebautes Vertrauen in ACCURAT voll bestätigt. 14 actuell

15 Aus der Praxis Human Resource Services Über 40 Standardreports und ein hochwertiger Reportgenerator liefern die Basis für Entscheidungen. Programmierkenntnisse sind für das Modul Reporting von ACCURAT Office 4.0 nicht erforderlich. Daran schlossen sich die Analysephase (Abrechnungssystem, Lohnartenrahmen, Schnittstellen) und eine Customizing- bzw. Parametrierphase an, die mit einem Organisationsgespräch zum Sollkonzept startete. Danach standen die Einbindung des Konzepts in das Branchentemplate, die Umsetzung des Personalstamms und die Bereitstellung der Lohnkontodaten aus dem alten System auf dem Programm. Den vorläufigen Abschluss bildete ein Test mittels ausgewählter Personalnummern und die Abstimmung der Auswertungslisten. Nach erfolgter Grundschulung, bei der es vor allem um die Erstellung individueller Reports ging, konnte die Echtdatenübernahme und damit die endgültige Migration vorgenommen werden. Software und Services mit besonderen Qualitäten»Ein technisches Problem war vor allem auf unsere Policy für die technische Kommunikation mit Externen zurückzuführen, die Bedenken, die es vor allem in punkto Datenumsetzung vom alten in das neue System in unserem Hause gegeben hatte, erwiesen sich als unbegründet. Schon die erste»echte«abrechnung wies eine verschwindend geringe Fehlerquote auf. Alles war sehr unkompliziert, und ACCURAT hat unseren sehr professionellen Eindruck erneut bestätigt«, konstatiert König.»Es zeigt sich besonders«, so sein Kommentar,»dass wir mit ACCURAT Office und ACCURAT Multipers eine durchgängige HR-Plattform nutzen, die ausbau- fähig und an besondere Anforderungen anpassbar ist. Aber gerade die Standards haben ihre Qualitäten. Ich erinnere hier an die vertraute Benutzeroberfläche, die die Arbeit am Bildschirm enorm erleichtert, an den integrierten Update des Krankenkassenstamms und an die Funktionen des Branchentemplates, das die Gehaltsabrechnung, wie wir sie praktizieren, fast komplett abdeckt, was uns viel Pflegearbeit erspart.«actuell 15

16 Aus der Praxis SAP Consulting IGE mit SAP R/3 und der Branchenlösung ProServ PATENTE LÖSUNG FÜR DAS EHEMALIGE PATENTAMT Kreativen Ideen eine Zukunft geben - das ist eine der wichtigsten Aufgaben des Eidgenössischen Instituts für Geistiges Eigentum (IGE) in Bern. Hier wirken Menschen, die ihr ausgeprägtes Fachwissen in den Dienst des Kunden stellen. Das IGE verwaltet Millionen von Patenten, Marken und Designmustern sowie Topographien von Halbleitern und sichert damit die marken- und patentrechtlichen Grundlagen vieler Unternehmen, Institutionen und Einzelpersonen. Für die vielschichtigen administrativen Aufgaben vertraut das IGE seit Juli 2003 auf ProServ für Dienstleister, einer von SAP qualifizierten Branchenlösung der AC-Service-Tochter Process Partner. Schweizer Briefkästen und Postfahrzeuge sind traditionellerweise gelb. Weil dies auch in Deutschland so ist, wird vor dem Berner Handelsgericht gestritten. Anlass ist ein Entscheid des Eidgenössischen Instituts für Geistiges Eigentum (IGE) in Bern: Es hat die Farbe Gelb als Markenbestandteil der Schweizerischen Post für postalische Dienstleistungen registriert. Dagegen hat die Deutsche Post deren Tochter Deutsche Post (Schweiz) AG ebenfalls unter gelber Flagge segelt Klage erhoben. Komplizierte Verrechnung für geschützte Interessen Schaltstelle für Belange des Immaterialgüterrechts, das unter anderem Marken- und Patentrecht umfasst, ist das Eidgenössische Institut für Geistiges Eigentum (IGE).»Das Schutztitelverwaltungssystem des IGE umfasst mehrere Millionen Einträge für Patente, Marken und Designs«, erklärt Matthias Kläy, Projektleiter SAP R/3 des IGE. Die Fakturierung seiner Leistungen stellte für das IGE bisher eine große Herausforderung dar. Der Grund: Die Dienstleistungen im Bereich der Schutztitelverwaltung erfolgen nach dem Prinzip»Zahlung vor Leistung«. Für die Eintragung von Marken oder die Anmeldung von Patenten beziehungsweise deren Verlängerung wird vorab eine Rechnung gestellt, die konkrete Leistung, also das Inkrafttreten des Schutzes, erfolgt aber erst nach Zahlungseingang. Dank ProServ wurde das komplexe Projekt im vereinbarten Budget- und Zeitrahmen abgeschlossen. Dieser erfolgt aber je nach Sachlage unter Umständen zeitlich stark versetzt. Um dadurch falsch zugeordnete Umsätze zu vermeiden, darf nun eine solche»rechnung«bis zur Bezahlung buchhalterisch nicht in der Finanzbuchhaltung erscheinen eine komplexe Angelegenheit.»Das alte Rechnungswesen mit zahlreichen proprietären Komponenten und Schnittstellen war nur schwer zu überschauen, schwierig zu warten und funktional eingeschränkt«, sagt Matthias Kläy. SAP als integrale Lösungssuite Im Sommer 2001 beschlossen die Informatikverantwortlichen, das alte System durch eine moderne, modulare Administrationslösung zu ersetzen. Nach eingehender Evaluation mehrerer Produkte entschied sich das Institut für die Einführung von SAP R/3.»Den Ausschlag für SAP gaben neben der hohen Funktionalität die technischen Anbindungsmöglichkeiten, die Unterstützung der von uns angewendeten International Financial Reporting Standards sowie die gesicherte Weiterentwicklung«, begründet Matthias Kläy den Entscheid.»Zudem entwickelte unser Integrationspartner Process Partner schon in der Offertphase innovative Lösungen für unsere spezifischen Anforderungen.«Mit Unterstützung der St. Galler SAP-Integratoren wurde das Projekt im Mai 2002 in Angriff genommen. Für die Rechnungsstellung entwickelte Process Partner unter Verwendung einer Java-Komponente eine Schnittstelle 16 actuell

17 Aus der Praxis SAP Consulting Das IGE nutzt ProServ-Prozesse, die mit den nachfolgenden SAP-Modulen vereint sind: n Sales & Distribution (SD) n Finanzbuchhaltung (FI) n Controlling (CO) n Human Resources (HR) Anzahl User: ca. 220 User (Rückmeldungen), davon ca. 70»Power-User«Erfolgreiches Team: Matthias Kläy, Projektleiter SAP R/3 des IGE (links) und José-Luis Rey, Berater von Process Partner. zum Schutztitelverwaltungssystem. Die Problemstellung»Zahlung vor Leistung«wurde mit einer so genannten Faktura-Anforderung gelöst: Die Rechnungsdaten werden via Schnittstelle im SAP Modul Sales & Distribution (SD) aufbereitet und mit Einzahlungsschein ausgedruckt, aber nicht ins Buchhaltungsmodul übernommen. Allein für die jährlich fälligen Patentgebühren werden auf diese Weise monatlich rund Anforderungen aufbereitet, gedruckt und versendet. Geht die Zahlung ein, findet ein eigens entwickeltes Programm die Anforderung, erstellt eine vollständige Rechnung und verbucht diese in der Finanzbuchhaltung. Alles unter einem Systemdach Das Meisterstück des gemeinsamen Projektteams bestand darin, eine Vielzahl zuvor verstreuter Prozesse zentral auf dem SAP-System zu vereinen. Dazu gehören neben der Rechnungsstellung etwa die Verwaltung von rund 500 Kundenkonti, Spesenverwaltung, Projektabrechnung, Leistungsrapportierung und die Anlagenbuchhaltung. Als sehr hilfreich erwiesen sich dabei die Standardeinstellungen von ProServ, der von Process Partner entwickelten und von SAP qualifizierten Branchenlösung für Dienstleister. ProServ stellte wichtige Ressourcen für die Lösung der IGEspezifischen Anforderungen zur Verfügung.»Process Partner hat großen Anteil am Gelingen des Projekts«, beurteilt Matthias Kläy die Leistung der SAP-Spezialisten. Sowohl menschlich wie fachlich habe man sich ausgezeichnet verstanden. Dank dem harmonierenden Projektteam und dem Einsatz von ProServ wurde das komplexe Projekt im vereinbarten Budget- und Zeitrahmen abgeschlossen. Seit Juli 2003 ist das SAP-System»zur vollen Zufriedenheit«der IGE-Mitarbeitenden und des Managements in Betrieb. Nächste Schritte sind bereits geplant Von hoher Bedeutung für das IGE ist der Bereich des Berichtswesens: Das Unternehmen muss rechtzeitig auf eine präzise Datenbasis zugreifen können, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das R/3-System bietet hierfür eine Reihe von Standardberichten und flexible Auswertungstools, die es IGE dann erlauben, seine Datenbestände noch genauer zu analysieren. Doch eines ist bereits jetzt sicher: Mit der Unterzeichnung des Applikationsmanagementvertrags hat IGE nicht nur das Vertrauen gegenüber Process Partner untermauert, sondern auch den Grundstein für eine optimale und langfristig effiziente Nutzung des Systems mit der höchstmöglichen Sicherheit gelegt. Und der hängige Farbenstreit der Postriesen? Für die Deutsche Post geht es darum, in einem sich öffnenden Markt in Gelb für ihre Dienste zu werben. Bisher darf sie in der Schweiz nur Pakete über zwei Kilogramm abholen und zustellen. In 2004 aber will der Bundesrat den gesamten Paketmarkt für den Wettbewerb öffnen, und bereits 2006 soll die Schweizerische Post auch bei den Briefen über 100 Gramm Konkurrenz erhalten. Sollte die Deutsche Post den Rechtsstreit verlieren, wird sie beim IGE möglicherweise eine andere Farbe eintragen lassen. Die Rechnung für den Markenschutz wird, ProServ sei Dank, umgehend zugestellt. actuell 17

18 IT Service Continuity 7 x 24-Stunden-Betrieb Backup-Center Geschäftsdaten transaktionsgenau gespiegelt OHNE UNTERBRECHUNG, AUCH IM ERNSTFALL Kurze Zeit ohne IT und ein Geschäftsbetrieb kann in Schieflage geraten. Mit geeigneten IT Service Continuity Lösungen dagegen läuft die IT auch bei außerordentlichen Ereignissen weiter. Dafür sorgen geographisch getrennte Rechenzentren. Nach Basel II winken mit solchen Lösungen zudem bessere Ratings und günstigere Zinsen.»Einige Stunden ohne IT und unser Geschäftsbetrieb läuft aus dem Ruder, zum Glück haben wir so etwas noch nie erlebt«, resümieren IT-Manager die Absicherung ihrer geschäftskritischen Anwendungen. Gefahr droht weniger von globalen Katastrophen. Sorgen bereiten den IT-Chefs vielmehr Ereignisse wie Bedienungsfehler, Systemabstürze oder lokale Unfälle, gegen die niemand gefeit ist. Zwar haben die meisten längst bereits bewährte Prozeduren für die Sicherung ihrer Geschäftsdaten geschaffen. Kommt es aber zum Ausfall der IT, genügt dies oft nicht. Die Geschäftsabläufe, die zwischen der letzten Sicherung und dem Ausfall liegen, können nicht mehr nachgebildet werden. Kunden und Geschäftspartner sind direkt betroffen, der Schaden entsprechend groß. Getrennte Rechenzentren, redundante Infrastruktur IT Service Continuity stellt sicher, dass auch in Ausnahmefällen IT und damit der Geschäftsbetrieb weiterlaufen. Dafür sorgen abgestimmte Sicherheitskonzepte und entsprechende Service Levels. Tragende Säule ist der Einsatz eines zweiten Rechenzentrums. Reine Ausweichrechenzentren bieten hier meist keine zufriedenstellende Lösung. Ein»kaltes Ausweichen«, wie dieses Konzept auch bezeichnet wird, führt auf unbestimmte Zeit zu Daten- und Serviceverlust und ist teuer, da die Systemressourcen des Ausweichrechenzentrums im Normalbetrieb nicht genutzt werden. Für unternehmenskritische Systeme empfehlen die Spezialisten von AC-Service daher meist Service Continuity Lösungen mit»warmem Backup«. Im Mittelpunkt steht eine Zwei-Systemlandschaft. Das Zweitsystem ist ähnlich ausgestattet, wie das eigentliche Hauptsystem, wird aber im Backup- Service-Center betrieben. Besonders ausfallsichere Verbindungen sorgen für den Link zwischen Outsourcing-Service- und Backup-Service-Center. Auch die Backup-Systeme sind permanent»warm«, und werden im Normalbetrieb zum Beispiel für Tests, Demos, Entwicklung und Ausbildung genutzt. Hauptstandort und Backupstandort des Outsourcing-Centers verfügen über separate Speichernetzwerke und Tape-Roboter. Geschäftsdaten werden permanent und transaktionsgenau gespiegelt. Im Ernstfall muss das Backup-System nicht erst neu installiert werden, was in der Praxis viel kostbare Zeit verschlingen würde. Vielmehr genügt ein»reboot«. Zuvor werden lediglich die gespiegelten Daten des Hauptsystems zugeschaltet. Die Umschaltung der angeschlossenen User auf das Backup- Center geschieht automatisch. 18 actuell

19 IT Service Continuity 7 x 24-Stunden-Betrieb Anspruchsvolle Ressourcen besser nutzen statt kaufen Welcher Prozessverlust, welcher Datenverlust kann im Ausnahmefall akzeptiert werden? Genaue Analysen sind als Basis für IT Service Continuity Konzepte unerlässlich. Je nachdem, wie eng das Zeitfenster für Umschalten und Wiederaufnahme der IT bemessen werden kann, unterscheiden sich die technischen Konzepte der Service-Pakete. AC-Service bietet für alle Anforderungen wirtschaftliche Lösungen, deren Leistungsumfang später flexibel angepasst werden kann. Sie werden auf der Basis unterschiedlicher Technologieplattformen realisiert. Die im Betrieb sehr anspruchsvollen Backup-Ressourcen aus dem Service-Center zu nutzen, statt selber zu kaufen und zu betreiben, ist dabei nicht nur die wirtschaftlichste und praktikabelste Variante, sondern kann auch die Kreditkonditionen positiv beeinflussen. Optimierter IT-Betrieb verbessert Kreditkonditionen Viele mittelständische Unternehmen werden bei der Kreditvergabe nach dem Regelwerk Basel II schlechter dastehen als bisher, schätzen Experten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Bonitätsprüfungen bei der Vergabe von Krediten werden nach Basel II qualitative Faktoren viel stärker gewichtet. Im Mittelpunkt der Überprüfungen stehen neben Unternehmensstrategie und der Qualität des Managements auch die Sicherheitskonzepte für die Unternehmens-IT. Geeignete IT Service Continuity Lösungen zur Aufrechterhaltung der Geschäftsprozesse können daher auch für ein besseres Rating und günstigere Kreditkonditionen sorgen. F O C U S Mit IT Service Continuity läuft die IT auch bei außerordentlichen Ereignissen weiter. Konzepte und Lösungen für IT Service Continuity unterscheiden sich gewaltig. Genaue Analysen sind als Basis von IT Service Continuity Konzepten unerlässlich. Welcher Prozessverlust kann akzeptiert werden? Ausfälle von Entwicklungs- und Demo- Systemen richten meist nur geringe Schäden an, der Stillstand geschäftskritischer Anwendungen kann dagegen die Existenz des Unternehmens gefährden. Einige Stunden ohne Business-IT kann einen PC-Distributor bereits in Bedrängnis bringen. Für das Handelssystem einer Bank müssen sich»schaltzeiten«im Ernstfall gar im Bereich von wenigen Minuten bewegen. Welcher Datenverlust kann akzeptiert werden? Diese Frage wiegt in der Praxis meist höher als der eigentliche Prozessverlust. Genügt es, auf der letzten Datensicherung, die oft nur ein- bis zweimal pro Tag erfolgt, aufzusetzen? Kann der Datenverlust zwischen letzter Sicherung und Wiederanlauf überhaupt sinnvoll nachgestellt werden? actuell 19

20 Aus der Praxis Human Resource Services ACCURAT umfassende HR-Kompetenz THE MIRACLES OF SCIENCE HR-DRUCKSERVICE FÜR DUPONT ACCURAT erstellt für DuPont etwa Entgeltabrechnungen monatlich nach verschlüsselter Übertragung aus den europäischen SAP-HR-Systemen. Der Service umfasst Druck, Kuvertierung, Frankierung und europaweiten Versand direkt an die Mitarbeiter. DuPont steht für»the miracles of science«. Es existiert kaum ein Lebensbereich, in welchem die technologisch avancierten Produkte oder Materialien keine Optimierungen geschaffen haben. Bekannt sind Markennamen wie Kevlar oder Teflon. In Asturias, Spanien, konzentriert DuPont in der Einheit»CallHR«europaweit seine HR-Kompetenz. An die eigene Leistung werden höchste Ansprüche gestellt, ebenso werden von den Dienstleistern exzellente Services erwartet. Welchen Kundenanforderungen muss ACCURAT deshalb gerecht werden? Umfassender Datenschutz, hohe Datensicherheit Absolute Kontrolle über Prozesse Ständige Erreichbarkeit sachkundiger Mitarbeiter Übernahme und Steuerung logistischer Leistungen Kompetenter Service aus einer Hand Perfekter Service in zentraler Lage Wer in seinem Kerngeschäft Spitzenleistungen schafft, fordert von seinen Partnern professionelles, exzellentes Serviceverhalten und natürlich auch den Einsatz von High-Tech-Druckmaschinen. Damit überzeugte ACCURAT. Das Druckzentrum ist mit drei leistungsfähigen Druckern ausgestattet, die ein Volumen von über 1000 Blatt je Minute erstellen können. Auch die angeschlossenen Druckstraßen mit Aufbereitung, Kuvertierung und Frankierung sind auf modernstem Stand. Die Datensicherheit des Rechenzentrums ist über die Verpflichtungen des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz, Deutschland) hinaus gesichert, so dass ACCURAT den hohen Anforderungen auch hier mehr als gerecht wird. ACCURAT ist zudem jederzeit auskunftsfähig über den Stand des Druckprozesses. Weil alle Entscheidungskriterien in hohem Maße erfüllt werden, ging der Auftrag an ACCURAT. Die Nähe zum Frankfurter Flughafen garantiert eine europaweit schnelle Auslieferung. Als Teil des logistischen 20 actuell

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