CVPnet Die Vereinsverwaltung im Internet

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1 CVPnet Die Vereinsverwaltung im Internet Seit März 2013 ist die Anwendung produktiv freigeschaltet. Die Bindung an einen festen Arbeitsplatz oder PC ist damit Vergangenheit. Die Zukunft liegt im Internet. Mit einem einfachen Internet-Zugang ist dann das Arbeiten von jedem beliebigen Platz in der Welt aus möglich. CVPnet 1

2 I. Was benötigen Sie, um CVPnet nutzen zu können? Sie als CVPnet - Kunde benötigt lediglich einen Rechner mit Internetzugang, egal ob dieser bei Ihnen zu Hause, im Vereinsbüro oder im Zug steht. Auch jedes Internetcafé in der Welt können Sie als Arbeitsplatz verwenden. Es ist keine Programminstallation notwendig. Alles was CVPnet benötigt ist im besten Fall schon mit Windows installiert worden oder wird automatisch nachinstalliert. CVPnet wird im Rechenzentrum unseres Kooperationspartners als Anwendung bereitgestellt. In diesem Rechenzentrum werden auch Ihre Daten gespeichert und gegen Datenverlust gesichert. Natürlich erfüllt das Rechenzentrum alle Anforderungen an den Datenschutz, so dass Ihre Daten in keine fremden Hände gelangen können. Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Punkt der Ausfallsicherheit. Nichts ist wahrscheinlich ärgerlicher, als die Vereinsarbeit erledigen zu wollen und es nicht zu können, weil der PC streikt oder ein Programm sich nicht mehr öffnet. Das ist auch ein Punkt, warum wir uns für einen Kooperationspartner entschieden haben. Dieser garantiert uns eine fast 100%ige Verfügbarkeit der Technik. Für den Programmstart loggen Sie sich über die Internetadresse ein. Dort geben Sie Ihre Vereinsnummer, eine Benutzernummer und das zugehörige Passwort ein. Die Zugangsdaten erhalten Sie von uns, nachdem wir Ihre CVP Daten nach CVPnet übernommen haben. Übernehmen können wir CVP Daten ab der Version 7.0. Diese Zugangsdaten enthalten den Administratorzugang zu Ihrem Verein. Damit können Sie beliebig viele weitere Benutzer einrichten, die sich künftig auf den Bestand oder Teile davon einloggen und damit arbeiten können. Oder Sie schalten sie auch nur sehend für Auswertungen und Informationen frei. CVPnet 2

3 II. Der Umfang von CVPnet: Personenzentrale Die Personenzentrale ist das Herzstück der Mitgliederverwaltung in CVPnet. Hier verwalten Sie alle Adressen-, Mitglieder-, Übungsleiter-, Spenderdaten. Außerdem können Sie dort den Bestand durchsuchen, sich Listen ausgeben, Serienbriefe und Serienmails erstellen lassen. CVPnet 3

4 Ein Beispiel für die Abteilungsdaten eines Mitglieds sehen Sie in der folgenden Abbildung. CVPnet 4

5 Die Daten einer Person werden in diesem Formular erfasst. CVPnet 5

6 Stammdaten CVPnet ermöglicht es Ihnen, sich die Vereinsverwaltungssoftware genau an Ihre Erfordernisse anzupassen. Dazu gibt es den Programmpunkt Stammdaten. Hier legen Sie zum Beispiel fest, welche Clubs in Ihrem Verein vorhanden sind. Oder Sie können die Vorlagen für die Serienbriefe bearbeiten. Auch finden Sie hier die Daten Ihres Vereins. Dazu zählen die Kontoverbindung(en), die Finanzamtdaten und Ihr Vereinslogo. Welche Abteilungen, welche Beiträge mit welchen Beitragshöhen Sie abrechnen möchten, legen Sie ebenfalls hier fest. CVPnet 6

7 Mitgliederabrechnung (DTA und SEPA)/Mahnwesen CVPnet beinhaltet umfangreiche Möglichkeiten Ihren Verein abzurechnen. Dazu zählen die Abrechnung Ihrer Mitglieder, das Bezahlen Ihrer Übungsleiter, aber auch das Einziehen von Spenden. CVPnet 7

8 Vielfältige Standardauswertungen und ein Suchgenerator für individuelle Listen CVPnet bietet Ihnen eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten. Viele Listen sind von uns gestaltet worden, damit Sie sie ohne Aufwand sofort nutzen können. CVPnet 8

9 Für fast alle von diesen Listen können Sie Druckparameter wie Umfang der Ausgabe oder den Stichtag selbst bestimmen. CVPnet 9

10 Buchhaltung CVPnet beinhaltet eine Buchhaltung im Sinne der doppelten Buchführung. Wenn Sie unsere Vereinsverwaltungssoftware CVP kennen, werden Sie in der CVPnet Buchhaltung einige grundlegende Änderungen vorfinden. Die in CVP vorhandenen Belege gibt es nicht mehr. Vielmehr wird stapelweise und damit viel direkter gebucht. Das Datum der Buchung kann direkt im Buchungssatz gesetzt werden. Des Weiteren finden Sie getrennte Spalten für Soll- und Habenbeträge. CVPnet 10

11 Die getätigten Buchungen ordnen sich nach dem Speichern automatisch in den richtigen Zeitraum ein. CVPnet 11

12 Auch in der Buchhaltung sind natürlich Stammdaten vorhanden. Dazu zählt zum Beispiel ein vollkommen frei definierbarer Kontenrahmen bzw. Kontenstamm. CVPnet 12

13 Sehr umfangreich ist der Auswertungsteil der Buchhaltung ausgefallen. Hier haben Sie die Möglichkeit sich sehr detailliert die Daten der Buchungen ausgeben zu lassen. CVPnet 13

14 Neben den schon genannten Programmfunktionen enthält CVPnet noch eine Vielzahl anderer Möglichkeiten. Diese sollen im Anschluss kurz genannt werden. Meldung zum Landessportverband CVPnet 14

15 Ehrungen CVPnet 15

16 Historienverwaltung CVPnet 16

17 Spendenverwaltung CVPnet 17

18 Serienbriefe CVPnet 18

19 Vielfältige Verwaltungsmöglichkeiten CVPnet 19

20 Benutzerverwaltung zur Konfiguration der Zugriffsrechte und Personen CVPnet 20

21 Hallen- und Kursverwaltung (neu seit Mai 2014) Die neue Hallen- und Kursverwaltung integriert sich komplett in die aktuelle CVPnet Umgebung. Beide Module können separat, sowie kombiniert verwendet werden. Terminübersicht / wöchentliche Form CVPnet 21

22 Hallenverwaltung: Verwalten von Gebäuden und Hallen Verwalten von Öffnungszeiten, Sperrzeiten und Mietpreisen Erstellen von Terminen und Terminserien Überprüfung von Verfügbarkeiten Visuelle Darstellung der Hallenbelegung (Tages-, Wochen- und Monatsübersicht) Suchen von freien Terminen (mit mehreren Basisangaben zur Eingrenzung) Vollständige Integration in das vorhandene Abrechnungsmodul Drucken von Listen Ausdruck grafischer Wochenpläne Kursverwaltung: Verwalten von Kursterminen und Gebühren Verwalten von Teilnehmern und Reservierungen Versenden von s an die Teilnehmer Optionale Integration der Kurse in die Hallenverwaltung Überprüfung von Verfügbarkeiten der Hallen Visuelle Darstellung der Kurse in der Hallenbelegung Abrechnung der Kurse (optional inklusive der gebuchten Hallen) Vollständige Integration in das vorhandene Abrechnungsmodul Separate Kursleiterabrechnung Auswertungsmöglichkeiten CVPnet 22

23 Maske zum Anlegen einer Halle CVPnet 23

24 Kurs anlegen (3 Bilder folgend) CVPnet 24

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26 III. Preise: Wir haben uns für ein Lizenzmodell entschieden, das transparent, einfach und fair aufgebaut ist. Der Preis unterteilt sich in einen Grundpreis, der je Verein einmal im Jahr berechnet wird. Dazu kommt eine Preiskomponente, die sich an der Anzahl der aktuellen Mitglieder orientiert. Alle Preise verstehen sich inklusive der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Grundpreis pro Jahr: 99,00 EUR Preis pro aktuelles Mitglied / Jahr: 0,36 EUR * Abgerechnet wird vierteljährlich. Ausschlaggebend für die Rechnung sind die aktuellen Mitgliederzahlen in den Monaten März, Juni, September und Dezember eines Jahres. Einen separaten Beratungsvertrag gibt es nicht mehr. Genauso wenig wie Updatekosten. Unsere Hotline steht allen CVPnet Kunden zur Verfügung. Sie ist Montag bis Donnerstag von 9:30 12:00 und 13:00 16:30 Uhr und am Freitag von 9:30 12:00 und 13:00 14:00 Uhr zu erreichen. Sollten es einmal notwendig werden, dass Sie außerhalb dieser Zeiten Hilfe benötigen, ist ein individueller Termin zu unseren Bürozeiten vereinbar. Im Grundpreis inbegriffen sind alle aktuell vorhandenen Programmfunktionen der Mitgliederverwaltung. Diese sind: - die Personenzentrale zur Verwaltung der Adressen/Mitglieder/Übungsleiter/Spender - die Beitragsabrechnung der Mitglieder, die Abrechnung der Übungsleiter und Spenden, die Verwaltung der offenen Posten inkl. dem Mahnwesen - alle Auswertungen in den verfügbaren Programmteilen, inklusive dem Listengenerator - die Serienbrief- / Serienmailfunktionalität - die Verwaltung von Ehrungen, Spenden, Historien, Wiedervorlagen - die Verbandsmeldung - die Stammdatenverwaltung - die Verwaltung der Zugriffsrechte - und vieles mehr Vom oben genannten Grundpreis ausgenommen ist lediglich die Buchhaltung. Unsere in CVP vorgenommene Unterscheidung in eine Light- und Pro Version gibt es nicht mehr. Sie erhalten in jedem Fall die vollständige Buchhaltung. Für die Nutzung der Buchhaltung erhöht sich der Grundpreis im Jahr um den unten genannten Betrag. Die Anzahl von Mitglieder oder Buchungen spielt keine Rolle. Buchhaltungsmodul Aufpreis pro Jahr: 99,00 EUR / Hallen- und Kursmodul Aufpreis pro Jahr: 99,00 EUR (einzeln je 59,00 EUR) Die Berechnung erfolgt nur bis 1500 Mitglieder. Alle weiteren Mitglieder darüber werden nicht mehr berechnet. CVPnet 26

27 Im Folgenden zeigen wie Ihnen anhand einer Beispielrechnung, mit welchen Kosten in Abhängigkeit von Vereinsgröße und Ausbaustufe von CVPnet zu rechnen sind. Beispielrechnungen Jahresgesamtpreise für die Nutzung der Mitgliederverwaltung: 150 Mitglieder 153,00 EUR 250 Mitglieder 189,00 EUR 500 Mitglieder 279,00 EUR 700 Mitglieder 351,00 EUR 1000 Mitglieder 459,00 EUR 1500 Mitglieder 639,00 EUR Jahresgesamtpreise für die Nutzung der Mitgliederverwaltung inklusive der Buchhaltung: 150 Mitglieder 252,00 EUR 250 Mitglieder 288,00 EUR 500 Mitglieder 378,00 EUR 700 Mitglieder 450,00 EUR 1000 Mitglieder 558,00 EUR 1500 Mitglieder 738,00 EUR CVPnet 27

28 Bitte beachten Sie, dass wir für die Berechnung des mitgliederabhängigen Preises keine Pauschalmitgliederzahl verwenden. Stattdessen ermitteln wir vier Mal im Jahr Ihre aktuelle Mitgliederzahl. So können die Quartalspreise natürlich variieren. Die folgende Rechnung zeigt ein solches Beispiel. Beispiel Rechnungsstellung für einen Verein mit durchschnittlich ca. 280 Mitgliedern: 1. Quartal: 281 Mitglieder im März: 24,75 EUR Grundpreis + 25,29 EUR Mitgliederpreis = 50,04 EUR 2. Quartal: 296 Mitglieder im Juni: 24,75 EUR Grundpreis + 26,64 EUR Mitgliederpreis = 51,39 EUR 3. Quartal: 266 Mitglieder im September: 24,75 EUR Grundpreis + 23,94 EUR Mitgliederpreis = 48,69 EUR 4. Quartal: 285 Mitglieder im Dezember: 24,75 EUR Grundpreis + 25,29 EUR Mitgliederpreis = 50,40 EUR Der Gesamtpreis für diesen Beispielverein in diesem Jahr lautet damit 200,52 EUR. IV. Testzugang Wenn Sie CVPnet testen möchten, kontaktieren Sie uns bitte per Telefon unter der Nummer 089 / oder per Mail an cvp@conplan.de. Sobald Sie die Zugangsdaten von uns erhalten haben, können Sie mit dem Programmtest beginnen. Wir freuen uns auf Ihre Resonanz. V. Datenübernahme Eine Datenübernahme aus CVP ist natürlich möglich. Es kann die gesamte Mitgliederverwaltung sowie auch die gesamte Buchhaltung übernommen werden. Die Datenübernahme aus CVP ist kostenlos und auch schnell geschehen. Ein Umstieg kann auch jederzeit unterjährig geschehen. Eine Datenübernahme von einer anderen Vereinsverwaltungssoftware als CVP ist ebenfalls möglich. Da dies immer sehr individuell ist, sprechen Sie uns am besten zu diesem Thema an. CVPnet 28