Handbuch EVENTMANAGEMENT. Professionelle Veranstaltungen planen, gestalten und durchführen. Cactus-Books Lara I. de Caro

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1 EVENTMANAGEMENT Professionelle Veranstaltungen planen, gestalten und durchführen Cactus-Books Lara I. de Caro

2 2 Handbuch für kleine und mittlere Unternehmen Immer mehr Unternehmen setzen auf das Marketinginstrument "Live-Kommunikation". Wer in kleinen oder mittleren Unternehmen für die Organisation eines Events verantwortlich ist, muss diese Aufgabe oft zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft übernehmen. Um den reibungslosen Ablauf zu garantieren, ist gute Planung notwendig. Da Events auch immer eine Visitenkarte Ihres Unternehmens sind, sollten Sie nichts dem Zufall überlassen und Veranstaltungen systematisch mit dem richtigen Praxis-Know-how planen und durchführen. Wenn auch Ihr nächstes Event ein Ereignis werden soll, das den Teilnehmern noch lange positiv im Gedächtnis bleibt, sollten Sie auf keinen Fall auf dieses ebook verzichten! Profitieren Sie von der Erfahrung unserer Event-Expertin, von der Sie geballtes Know-how rund um die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung Ihres Events erhalten. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Event zu etwas Besonderem machen, wie Sie Ihre Budgetplanung im Auge behalten und wann Sie die Unterstützung durch eine Agentur in Erwägung ziehen sollten. Profi-Insidertipps, Checklisten, Serviceadressen und Informationsquellen werden Ihnen künftig die Arbeit erleichtern.

3 3 INHALT Inhalt 3 Vorwort 9 Grundlagen 10 Begriff und Merkmale 10 Was ist eigentlich ein Event? 10 Begriff des Event 11 Charakteristiken eines Events 12 Begriff des Event-Marketing 13 Charakteristiken des Event-Marketing 13 Ziele und Kommunikationsaufgaben 14 Veranstaltungstypen und Beispiele 14 Veranstaltungsarten (Erscheinungsformen von Events) 15 Einteilung der Erscheinungsformen von Events nach der Zielgruppe des Events 16 Arten von Events 16 Bekannte Beispiele 17 Aktuelle Rahmenbedingungen 18 Corporate Behaviour für eine nachhaltige Kommunikation 18 Don t whisper shout! 18 Neuromarketing ein Blick hinter die Kulissen 19 Digitalisierung 20 Wertewandel in der Gesellschaft 21 Marktbedingungen 21 Kommunikationsbedingungen 22 Wachstumsmarkt Veranstaltungsmarketing 22 Wachsende Bedeutung von Events 23 Veranstaltungsmarketing im Marketingmix 24 Der Marketingmix 24 Stellung des Veranstaltungsmarketing im Marketingmix 25 Kommunikation vor, während und nach Events 35

4 4 Eventstrategie 37 Situationsanalyse 38 Festlegung der Veranstaltungsmarketingziele 40 Definition der Zielgruppe 43 Definition der Strategie 44 Entscheidung 44 Eventplanung und Durchführung 45 Briefing 46 Zielformulierung 47 Ziele des Events 47 Die Copy Strategie (Hintergrund) 47 Positionierung 48 Zielgruppe 48 Angaben zum Event 48 Einbindung in die Unternehmenskommunikation 48 Historie 48 Budgetentscheidung 48 Zeitplan 49 Personalplanung 49 Verantwortlichkeiten (intern/extern) 49 Ausschreibung für Dienstleister 50 Ideenfindung und Ideenpool - Jetzt ist Kreativität gefragt! 51 Kreativitätstechniken 51 Finden Sie Ideen für Events 60 Planen Sie Ihr Event 61 Das Konzept 62 Der Konzeptentwurf 62 Erstellung und Einhaltung des Budgets 63 Wie viel darf das Event kosten? 63 Kostenbereiche der Durchführung von Events 63 Beispiele und Checklisten zur Budgeterstellung 63

5 5 Projektmanagement und Projektplan 65 Ablauf der Eventplanung 65 Erstellung einer Aufgabenliste 66 Erstellung eines Projektplans 68 Praktischer Einsatz des Projektplans 78 Hilfsmittel für die Projektplanung 79 Personal- und Ablaufplanung 83 Welches Personal wird für ein Event benötigt? 83 Personalplan 85 Ablaufkärtchen für den Chef 86 Ablaufplan 87 Auswahl der Location 89 Die einzelnen Schritte zur Auswahl der Location 89 Event-Infrastruktur und -Logistik 90 Teilnehmermanagement 91 Zukunftstrends des Teilnehmermanagements 93 Steuerung und Organisation vor Ort 95 Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern 96 Wo finden Sie Informationen und Partner? 97 Recherchetools 97 Kostenlose Hilfe 97 Dienstleister für Events 101 Hotels 101 Catering 105 Künstler 107 Eventagenturen 109 Messebauer 111 Verhandlung und Vertrag Vorsicht Falle! 116

6 6 Follow-up eines Events 128 Maßnahmen nach dem Event: 129 Noch vor Ort: 129 Wieder zu Hause: 130 Controlling und Erfolgskontrolle 131 Veranstaltungstechnik 134 Kategorien und Ziele von Veranstaltungstechnik 135 Bühnen und Tanzflächen 135 Bühnenober- und -untermaschinerie 136 Mobile Bühnentechnik 136 Beleuchtung 137 Tontechnik 138 Video- und Projektionstechnik 140 Kongresstechnik 143 Umweltaspekte Green Events 146 Maßnahmen zum Umgang mit Ressourcen 147 Die Wahrnehmung schärfen 147 Umweltfreundlich durch CO 2 -Kompensation 147 Selektion der Leistungsträger 148 Technische Umsetzung 148 Catering 148 Abfallmanagement 149 Wassermanagement 149 Recht und Sicherheit 150 Auflagen, Gebühren und Genehmigungen 151 GEMA 151 Künstlersozialkasse 152 Ausländersteuer 152 Versammlungsstättenverordnung (VStättVO) 153 Risk Management 154 Risiken bei Events und Gegenmaßnahmen 155

7 7 Tipps und Fettnäpfchen 157 Bloß nicht! 158 Keine Einzelaufgaben für wichtige Leute! 158 Keine Reparaturen vor Ort! 158 Vertrauen ist gut Kontrolle ist besser! 158 Niemals all inclusive! 158 Keine Nebenkriegsschauplätze! 159 Gewusst wie spar Energie! 159 Tricks und Kniffe 160 Ihr Team und Ihre Partner 160 Quadranten für große Hallen oder Säle 160 Sorgen Sie für ein einheitliches Bild von Anfang bis Ende (Corporate Identity!) 160 Ihre Ausstattung 161 Zum Schluss 162 Checklisten und Tools 163 Checkliste Briefing 164 Ideenpool für Veranstaltungen 167 Budget-Beispiele 170 Checkliste Budget 173 Projektplan (Excel) 182 Personalplan 184 Standdienst-Plan (Messe & Kongress) 185 Ablaufkärtchen (Muster) 186 Ablaufplan 187 Checkliste zur Auswahl der Location 188 Checkliste Tagungen und Kundenveranstaltungen 191 Checkliste Maßnahmen während des Events 192 nützliche Links 193 Checkliste Catering 217 Checkliste Messebauer 221 Checkliste für Messen und Kongresse 222

8 8 Über die Autorin 224 Lara I. de Caro - "Just do it!" 224 Profile von Lara im Web: 224 Impressum 225

9 9 VORWORT Ich gratuliere Ihnen zum Kauf dieses Buches und zu Ihrem Entschluss, aus Ihren Events künftig echte Ereignisse zu machen. Ich verspreche Ihnen, der Erfolg wird nicht lange auf sich warten lassen. Als Marketing- und Eventmanagerin habe ich selbst viele Jahre lang wertvolle Erfahrungen in der Praxis gesammelt, die ich inzwischen schon vielen in meinen Seminaren weitergeben konnte. Nun möchte ich auch Ihnen die Gelegenheit geben, davon zu profitieren. Dieses Buch wird Ihnen zuerst einige wesentliche theoretische Grundkenntnisse zum Thema vermitteln, bevor wir dann anhand eines Beispiel-Events in die Praxis einsteigen. Am Ende des Buches angekommen, werden Sie Ihr Event geplant, organisiert, durchgeführt (zumindest virtuell) und nachbereitet haben. Ich möchte Sie jedoch nicht still die Informationen konsumieren lassen, sondern Sie aktiv beteiligen. Ich bin überzeugt, dass Sie dadurch sehr viel mehr lernen werden. Deshalb wird es im Laufe des Buches immer wieder kleine oder größere Aufgaben für Sie zu lösen geben. Sie erkennen diese Aufgaben leicht durch das vorangestellte Schultafelsymbol wie hier abgebildet. Ich empfehle Ihnen, die entsprechenden Seiten auszudrucken und Ihre Antworten direkt in die dafür vorgesehenen Felder einzutragen. Damit haben Sie sie auch später jederzeit zur Verfügung. Falls Sie bereits mit einer der Fragestellungen vertraut sein sollten, können Sie die Aufgabe natürlich auch einfach überspringen. Sie werden an anderen Symbolen, die immer wiederkehren, wichtige Informationen wie z.b. Definitionen erkennen. Diese sollen Ihnen helfen, die Stellen im Buch leicht wiederzufinden, wenn Sie sie noch einmal nachschlagen wollen. Am Ende des Buches finden Sie eine umfangreiche Zusammenstellung von Checklisten und Links, die Ihnen sicher in Zukunft Ihre Arbeit erleichtern werden. Ich wünsche Ihnen viel Vergnügen bei der Arbeit mit diesem Buch. Bitte lassen Sie mich wissen, wie es Ihnen gefallen hat, ich freue mich auf Ihr Feedback. Ihre Lara de Caro

10 MEHR INFORMATION & BESTELLUNG books.cactus-competence.com

11 65 Projektmanagement und Projektplan Ablauf der Eventplanung Brainstorming Mit Hilfe des Brainstormings haben Sie bereits Ideen für Events gesammelt. Sie haben eine dieser Ideen ausgewählt und anhand dieses Beispiels bereits den nächsten Schritt vorgenommen. Entscheidungsbaum Mit Hilfe des Entscheidungsbaumes haben Sie einen sehr guten Überblick, an was Sie alles denken müssen. Durch die verzweigte Baumstruktur wurden die zeitlichen Zusammenhänge der einzelnen Aufgaben deutlich. Aufgabenliste Auf der Grundlage des von Ihnen erstellten Entscheidungsbaumes entsteht nun eine Aufgabenliste, aus der genau hervorgeht, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Am folgenden Beispiel werden wir das gleich gemeinsam probieren. Projektplan Die Aufgabenliste wird in einen Projektplan übertragen. Bei kleineren Projekten kann die Aufgabenliste dafür verwendet und erweitert werden. Mit Hilfe des Projektplans können Sie von jetzt an den Fortgang Ihres Projekts genau beobachten. o Prioritäten und Abhängigkeiten Allen Aufgaben werden Prioritäten zugewiesen. Hierbei sind die Abhängigkeiten der Aufgaben untereinander zu beachten (es gibt in jedem Projekt Aufgaben, die erst begonnen werden können, wenn eine andere Aufgabe vorher erledigt wurde). o Terminierung Was muss bis wann erledigt sein? In Abhängigkeit vom Termin unserer Veranstaltung und der Dauer der einzelnen Aufgaben wird jeder Aufgabe ein Termin zugewiesen, bis zu dem sie erledigt sein muss. o Zuständigkeiten Die jeweils für eine Aufgabe verantwortlichen werden definiert. Dabei ist auf die zeitliche Auslastung der Mitarbeiter zu achten. o Meilensteine Damit Sie und Ihre Mitstreiter eine Kontrollmöglichkeit für den Fortgang Ihres Projektes haben, werden sog. Meilensteine definiert und im Projektplan eingetragen.

12 66 Erstellung einer Aufgabenliste Grundlage für die Erstellung der Aufgabenliste ist eine vollständige Übersicht aller zu erledigenden Aufgaben, die in Form eines Entscheidungsbaumes zusammen getragen wurden. Jeder Hauptzweig des Baumes erhält nun eine fortlaufende Nummer. Die einzelnen zum Zweig 1 gehörenden Aufgaben erhalten jeweils die fortlaufende Ebenen-Nummerierung ihres Zweiges (1.1, 1.2, 1.3 ). Die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle. Es ist nur wichtig, dass jeder Hauptzweig eine Nummer bekommt und keine Nummer mehrfach vorkommt. Diese laufende Nummer hilft uns später bei der Zuordnung und eventuellem Wiederfinden einzelner Aufgaben. Sie können die Nummerierung natürlich in jeder für Sie logischen Form vornehmen. Nun wird eine Tabelle vorbereitet am besten in Excel mit den Spalten lfd. Nr. und Aufgabe. Die Tabelle sollte beliebig erweiterbar sein. In diese Tabelle werden nun alle Aufgaben des Entscheidungsbaumes übertragen. Die einzelnen Aufgaben werden unter Berücksichtigung ihrer zeitlichen Abfolge beginnend mit der unteren Ebene des Baumes übertragen. Begonnen wird von unten. Es werden von links nach rechts (quer über alle Zweige) alle Aufgaben der untersten Ebene in die Tabelle eingetragen. Dann geht man eine Ebene nach oben und fährt fort bis zur letzten Ebene. Beim Eintragen in die Tabelle ist darauf zu achten, dass die laufenden Nummern korrekt übernommen werden und keine Aufgabe vergessen wird. Bereits jetzt bei der Übertragung stellt man oft fest, dass zur Erledigung einer Aufgabe mehrere Schritte notwendig sind, die unter Umständen sogar von verschiedenen Perso-

13 67 nen durchgeführt werden. Zur Aufgabe Einladungen gehört logischerweise, dass diese erstellt werden, vielleicht von einer Agentur. Dann müssen sie gedruckt werden, vermutlich von einer Druckerei. Der Versand wiederum wird von einem Mailing-Anbieter vorgenommen. Diese Einzelaufgaben sollten deshalb auch jeweils separat in der Aufgabenliste erscheinen. lfd. Nr. Aufgabe 3.1 Hotel anfragen 1.4 Gästeliste erstellen 4.2 Band beauftragen 1.1 Einladungen erstellen 1.2 Einladungen drucken 1.3 Einladungen versenden Die Aufgabenliste ist nun vollständig. Wenn der Projektplan ebenfalls im Excel erstellt werden soll, kann mit derselben Liste weitergearbeitet werden. In diesem Fall werden zusätzliche Spalten ergänzt und Sortierungen vorgenommen. Für kleinere Projekte ist das sicher ausreichend. Bei größeren Projekten geht hier leider schnell die Übersicht verloren. Nun sind Sie wieder dran. Nehmen Sie bitte Ihren Entscheidungsbaum und nummerieren Sie die Hauptzweige. Geben Sie jeder Aufgabe eine untergliederte Nummerierung gemäß Ihres Hauptzweiges. Beginnend mit der untersten (ersten) Aufgabe übertragen Sie nun alle Aufgaben wie oben beschrieben in eine Aufgabenliste. Achten Sie darauf, dass Sie keine Aufgaben vergessen. Am besten haken Sie die übertragenen Aufgaben auf dementscheidungsbaum ab oder markieren Sie diese farbig. Überlegen Sie dabei genau, ob die Aufgaben in Teilschritten (von unterschiedlichen Personen) erledigt werden müssen, und notieren Sie die einzelnen Teilschritte.

14 224 ÜBER DIE AUTORIN Lara I. de Caro - "Just do it!" Lara de Caro ist eine führende Expertin auf dem Gebiet des. Ihr Know-how hat sie sich in vielen Jahren ihrer beruflichen Tätigkeit als Marketingmanager sowie als Manager Communications erarbeitet. Seit vielen Jahren gibt sie Ihre Erfahrungen in Seminaren und als Management-Beraterin weiter geboren, wuchs sie in Deutschland auf, machte ihr Abitur und eine kaufmännische Ausbildung. Sie hat sehr viele Jahre lang als Assistentin der Vertriebsleitung und Assistentin der Geschäftsleitung in verschiedenen Firmen im Mittelstand gearbeitet und später nebenberuflich im Fernstudium Marketing studiert. Ihre zusätzlichen Ausbildungen und ihre umfangreiche Erfahrung nutzte sie in ihren Tätigkeiten als Marketingmanager, Manager Communications, Trainerin, Unternehmensberaterin und Geschäftsführerin in Deutschland und Frankreich. Seit 2008 ist sie als selbständige Management-Trainerin und Autorin tätig. Profile von Lara im Web:

15 225 IMPRESSUM 2. Auflage, ISBN: Eine Publikation von: Cactus-Books Alle Rechte bei: Cactus-Books: Alle Rechte vorbehalten. Die in dieser Publikation veröffentlichten Inhalte unterliegen dem deutschen Urheber- und Leistungsschutzrecht. Jede vom deutschen Urheber- und Leistungsschutzrecht nicht zugelassene Verwertung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters oder jeweiligen Rechteinhabers. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigung, Bearbeitung, Übersetzung, Einspeicherung, Verarbeitung bzw. Wiedergabe von Inhalten in Datenbanken oder anderen elektronischen Medien und Systemen. Inhalte und Rechte Dritter sind dabei als solche gekennzeichnet. Die unerlaubte Vervielfältigung oder Weitergabe einzelner Inhalte oder kompletter Seiten ist nicht gestattet und strafbar. Lediglich die Herstellung von Kopien und Downloads für den persönlichen, privaten und nicht kommerziellen Gebrauch ist erlaubt. Sämtliche Informationen wurden sorgfältig recherchiert und zusammengetragen. Für die Richtigkeit der Inhalte, die Durchführbarkeit der Ratschläge oder auffällige Schäden, die aus Inhalten dieser Publikation heraus entstehen könnten, wird keine Haftung übernommen. Dieses Buch enthält Verlinkungen auf Webseiten Dritter, bei denen es sich um persönliche Empfehlungen des Autors handelt, für die Inhalte dieser Webseiten wird vom Autor oder vom Verlag keine Haftung übernommen.