Merkblatt für Sozialämter

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1 Merkblatt für Sozialämter 1. Eingabefristen und Zuständigkeit Die gesuchstellende Person muss ein erstmaliges Beitragsgesuch spätestens 30 Tage nach Beginn des Ausbildungsjahres einreichen. Ein Wiederholungsgesuch muss sie vor Beginn des neuen Ausbildungsjahres einreichen ( 82 Abs. 1 und 2 Stipendienverordnung). Später eingereichte Gesuche werden pro rata temporis ab dem der Gesuchseingabe folgenden Monat bemessen. Um Kürzungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, das Gesuch trotzdem unterzeichnet einzureichen und gleichzeitig anzugeben, bis wann die allenfalls fehlenden Unterlagen nachgereicht werden. Unvollständig dokumentierte Gesuche können materiell nicht beurteilt werden und führen zur Abweisung von Gesuchen. Übrigens: Meist orientiert sich die stipendienrechtliche Zuständigkeit am Wohnsitz der Eltern. Ist aus diesem Grund ein anderer Kanton zuständig, gelten dessen Fristen und Regeln. 2. Gesuchsformulare / Unterlagen / Mitwirkungspflicht Berechnung und Entscheid sind nur möglich, wenn die für die Beurteilung notwendigen Unterlagen vollständig eingereicht sind. Andernfalls kann auf ein Gesuch nicht eingetreten werden. Auch bei Überweisung an das Sozialamt gestützt auf eine Abtretungserklärung besteht eine Mitwirkungspflicht. Werden fehlende Unterlagen nicht vor Ablauf des Ausbildungsjahres eingereicht, für welches die Stipendien beantragt wurden, und Fragen bis dahin nicht beantwortet, wird auf das Beitragsgesuch nicht eingetreten bzw. dieses aufgrund der Akten abgewiesen. Sollte die Frist zur Beschaffung der Unterlagen bzw. Beantwortung der Fragen nicht ausreichen, ist ein allfälliges Fristerstreckungsgesuch vor Ablauf des Ausbildungsjahres zu stellen. Unsere Erfahrung ist, dass Personen in Ausbildung das Gesuch sehr oft unvollständig ausfüllen, die nötigen Beilagen nicht mit schicken. Es dient der Sache, wenn das gemäss Abtretung begünstigte und mitverantwortliche Sozialamt das Gesuch mit der Person in Ausbildung bespricht, es auf Vollständigkeit prüft und für die Zustellung sorgt. Ist bereits ein Entscheid gefällt worden und ein Beitrag unter Vorbehalt der Erfüllung von Auflagen zugesprochen worden, verfällt die Rate, wenn die Unterlagen nicht im Ausbildungsjahr eingereicht werden oder wenn kein begründetes Fristerstreckungsgesuch eingereicht wird. Eine Wiederherstellung der Frist ist nur möglich, wenn keine grobe Nachlässigkeit vorliegt. Amt für Jugend und Berufsberatung Stipendien Dörflistrasse 120, Postfach 8090 Zürich Telefon Sekretariat Fax

2 3. Abklärung der finanziellen Verhältnisse / Bringschuld Auch bei einem Klienten der Sozialhilfe kann ein Gesuch nur bearbeitet werden, wenn die Angaben über die finanziellen Verhältnisse vorliegen. Beachten Sie bitte unbedingt die im Internet verfügbare Wegleitung zum Gesuchsformular. Diese gilt auch für Personen in Ausbildung, die von der Sozialhilfe unterstützt werden. Legen Sie besonderes Augenmerk auf die zahlreich geforderten Beilagen. Es handelt sich um eine Bringschuld der Person in Ausbildung bzw. des Sozialamtes. Unter anderem gilt auch bei sozialhilfeabhängigen Personen in Ausbildung, dass die Steuererklärungen des vorangegangenen Jahres der Eltern unabdingbar sind, um eine Bemessung vornehmen zu können. Die Stipendienstelle erwartet, dass die Person in Ausbildung diese bei den Eltern beschafft, ggf. mit Unterstützung des Sozialamtes. dass bei geschiedenen Eltern von beiden Elternteilen die Steuererklärungen einzureichen sind. Die Bemessung nach zürcherischem Stipendienrecht gründet nicht auf den Unterhalts- oder Scheidungsurteilen, sondern auf den Steuerzahlen von beiden Elternteilen. Das Scheidungsurteil ist aber u.u. dennoch von Bedeutung für die Beurteilung des stipendienrechtlichen Wohnsitzes. dass Eltern im Ausland ebenfalls Rechenschaft über Einkommen und Vermögen ablegen und belegen müssen. Bitte beschreiben Sie, aus welchen Mitteln die im Ausland lebenden Eltern den Lebensunterhalt bestreiten. Beachten Sie dazu das separate Merkblatt Eltern im Ausland. dass bei quellensteuerpflichtigen Eltern vom Nettolohn II ausgegangen wird und davon je nach Familiensituation 8% Berufsauslagen sowie die Versicherungsabzüge gemäss Steuerrecht abgezogen werden. Wir erwarten die Lohnausweise und eine Bestätigung der Abteilung Quellensteuer des kantonalen Steueramtes sowie eine mit Unterschrift der Eltern bestätigte Aufstellung über das vorhandene Vermögen im In- und Ausland. dass bei Rentenleistungen innerhalb der Familie jede Art von Rente anzugeben ist, auch wenn sie nicht von der Person in Ausbildung selber, sondern von deren Eltern versteuert wird. Es kann sich um Waisen- und andere (Zusatz-) Renten der AHV, IV oder Pensionskassen etc. handeln. Legen Sie auf jeden Fall eine Kopie der neuesten Rentenverfügung(en) und die Rentensteuerausweise bei. Klären Sie bitte ab, ob die Person in Ausbildung oder die Eltern berechtigt sind, Zusatz- oder Ergänzungsleistungen zu beziehen. Solche Leistungen müssen gemäss den 42 Abs. 2 bzw. 57 Stipendienverordnung zu 100% angerechnet werden. Wir benötigen auch eine schriftliche Bestätigung, wenn kein Anspruch auf Zusatz- oder Ergänzungsleistungen besteht. Wenn Rentenleistungen erst beantragt/in Abklärung sind, kann dies unter Umständen später zu einer Rückforderung von Stipendienleistungen führen. dass bei ausserfamiliärer Platzierung der Person in Ausbildung der Zuschlag für auswärtige Kost und Logis bewilligt wird. Allfällige Kinderrenten und Zusatzleistungen sind auch hier anzurechnen. 2/5 Merkblatt Sozialämter_def_März 2014.doc

3 Beantworten Sie alle Fragen, erläutern und begründen Sie ggf. fehlende Antworten auf dem Gesuch. Fehlende Informationen führen zu Rückfragen und Verzögerungen. Helfen Sie mit, dass ein Gesuch vollständig eingereicht wird. Sorgen Sie dafür, dass die Dokumente unterzeichnet sind. Ein unvollständig dokumentiertes Gesuch ist wie ein Buch, in dem die Seiten fehlen. Unvollständig dokumentierte Gesuche werden abgewiesen, bzw. die Gesuchsbearbeitung wird eingestellt. 4. Auszahlung an Sozialämter Liegt eine Abtretungserklärung/Zahlungsanweisung zugunsten einer Sozialbehörde vor, erhält die Sozialbehörde den Entscheid des Amtes für Jugend und Berufsberatung und die Auszahlung allfälliger Ausbildungsbeiträge in der Regel in einer Rate für die ganze, einjährige Ausbildungsperiode. Eine Kopie des Entscheids geht an die Person in Ausbildung oder an deren gesetzliche Vertretung. Die Abtretungserklärung gilt für alle zukünftigen Gesuche und Leistungen bis auf Widerruf infolge Ablösung des Klienten/der Klientin von der Sozialhilfe. Bei Widerruf der Abtretung erwarten wir eine Bestätigung, dass die anspruchsberechtigte Person dann noch in Ausbildung steht und eine Bestätigung, in welchem Umfang die Stipendien, die für Monate nach dem Ablösedatum bestimmt sind, an die Person in Ausbildung weitergeleitet worden sind. Nur in diesem Umfang und für die Leistung nach dem Ablösedatum wird die zuständige Fürsorgebehörde als reine Zahlstelle und nicht als Schuldner im Sinne von 67 Abs. 3 Stipendienverordnung betrachtet. Falls das Stipendium wegen Auflagen ausnahmsweise in zwei Raten ausbezahlt wird und das Sozialamt die Abtretung im Hinblick auf die zweite Rate widerrufen will, sorgen Sie im Interesse der schnellen Abwicklung für die Zustellung des A-Formulars (neue Zahlungsadresse) und jener Dokumente, die gemäss Auflage für die Auszahlung der zweiten Rate notwendig sind. Nur so ist es möglich, die zweite Rate innert Monatsfrist wirklich an die anspruchsberechtigte Person auszuzahlen. Abtretungserklärungen ohne Gesuch können nirgends abgelegt werden und werden deshalb bei einer späteren Gesuchseingabe möglicherweise vergessen. Stellen Sie bitte sicher, dass die Abtretungserklärung dem jeweiligen Gesuch beiliegt, für das die Abtretung gilt. Möchten Sie uns die Abtretungserklärung direkt zustellen, so bitten wir Sie, eine Kopie davon auch dem Gesuch beizulegen. 5. Kommunikation und Datenschutz Wenn das Gesuch im System erfasst wird, wird seit 2014 eine Empfangsbestätigung verschickt. Die Empfangsbestätigung geht immer an die Person in Ausbildung. Liegt eine Abtretung/Zahlungsanweisung vor, dann ist das Sozialamt unser Ansprechpartner. D.h. wir schicken die Originale der Korrespondenz und der Verfügung dem Sozialamt. Eine Ko- 3/5 Merkblatt Sozialämter_def_März 2014.doc

4 pie geht an die Person in Ausbildung. Wir gehen davon aus, dass das Sozialamt unter Mitwirkung der Person in Ausbildung dafür sorgt, dass die nötigen Unterlagen eingereicht werden, dass auch Steuererklärungen bei den Eltern beschafft und mit dem Gesuch eingereicht werden. Diese Verpflichtung zur Lieferung von Informationen besteht bis zum Abschluss des Verfahrens, u.u. über die Zeit der Ausbildung hinaus, wenn es um die Abrechnung von Rentennachzahlungen geht, die ggf. eine Rückerstattung nach sich ziehen. Siehe dazu das Kapitel Rückforderung / Fallabschluss. -Kontakte, die sich aus Datenschutzgründen auf die Initialen der Person in Ausbildung beschränken, sind für die Stipendienstelle wegen der Menge der Gesuche (rund 6500 pro Jahr) schwierig zu verarbeiten. Die primären Suchkriterien in der Hauptansicht der Datenbank sind Name, Vorname und Geburtsdatum der Person in Ausbildung. 6. Rückforderung / Fallabschluss / Schlussbericht Die Person in Ausbildung bleibt über die ganze Bezugsdauer melde- und rechenschaftspflichtig im Sinne von 85 Stipendienverordnung. Nach der letzten Bemessungsperiode reicht die Person in Ausbildung eine Kopie des Abschlusszeugnisses oder der Abbruchbestätigung ein. Eine Person in Ausbildung, die ohne entsprechenden Anspruch Ausbildungsbeiträge bezogen hat, hat diese innert 30 Tagen ab Zustellung der Rückforderungsverfügung zurückzuerstatten ( 65 Stipendienverordnung). Hat die Person in Ausbildung in der nächsten Bemessungsperiode einen Anspruch auf Ausbildungsbeiträge, werden die geschuldeten Beiträge mit dem neuen Anspruch unter Verzicht auf allfällige Zinsen verrechnet. Wurden die Ausbildungsbeiträge einer Fürsorgebehörde ausbezahlt, so werden die Ausbildungsbeiträge, auf die kein Anspruch bestand, von dieser zurückgefordert ( 67 Abs. 3 Stipendienverordnung), solange die Abtretung nicht widerrufen und die anspruchsberechtigte Person nicht von der Sozialhilfe abgelöst worden ist. Bei Widerruf und Ablösung vom Sozialamt wird jener Teil des Jahresstipendiums, der für den Zeitraum nach der Ablösung und nach dem Widerruf bestimmt ist und nachweislich an die Person in Ausbildung weitergeleitet worden ist, von der Person in Ausbildung zurückgefordert. Nach Widerruf und Ablösung gilt die Sozialbehörde als reine Zahlstelle. Dass die Sozialbehörde als reine Zahlstelle fungiert hat, muss sie mittels Kontoauszug nachweisen, wonach im Anspruchszeitraum keine Sozialhilfe mehr ausgerichtet wurde und wonach die Stipendiensumme umgehend an die Person in Ausbildung weitergeleitet wurde. Bitte legen Sie das Ablösedatum jeweils auf das Ende eines Monats. 4/5 Merkblatt Sozialämter_def_März 2014.doc

5 Der Nachweis des Widerrufs und der Ablösung ist sowohl am Ende der Ausbildung wie auch bei Abbruch der Ausbildung von Bedeutung, ferner auch, wenn sich die finanziellen Verhältnisse anders als prognostiziert entwickeln, insbesondere auch infolge Rentennachzahlungen. Beachten Sie bitte, dass eine Rentennachzahlung in der Regel zu einer Neuberechnung von Stipendienleistungen führt. Informationen und Gesuchsformulare für Stipendien im Kanton Zürich: Informationen über Ausbildungsbeiträge in anderen Kantonen: 5/5 Merkblatt Sozialämter_def_März 2014.doc