Bundesministerium der Finanzen Berlin, 29. März 2007

Transkript

1 Bundesministerium der Finanzen Berlin, 29. März 2007 Informationen für Meldebehörden zum Datenaustausch mit dem Bundeszentralamt für Steuern aufgrund 139b der Abgabenordnung 1. Allgemeines Zum 1. Juli 2007 wird die Identifikationsnummer (IdNr.) nach 139b der Abgabenordnung (AO) eingeführt. Die Steueridentifikationsnummerverordnung (StIdV) regelt Einzelheiten für die erstmalige Übermittlung der Meldedaten an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt); 5c der 2. BMeldDÜV enthält Regelungen für das laufende Verfahren (Neuzugänge, Änderungen). Das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) leistet die technische Umsetzung für die Bundesfinanzverwaltung. Die elfstellige IdNr. wird jedem Steuerpflichtigen zum Zwecke der eindeutigen Identifizierung in Besteuerungsverfahren vom BZSt zugeteilt. Grundlage der Zuteilung sind die Datenbestände der Meldebehörden. Für die erstmalige Zuteilung der IdNr. übermitteln die Meldebehörden dem BZSt für jeden in ihrem Zuständigkeitsbereich mit alleiniger Wohnung oder Hauptwohnung im Melderegister am Stichtag 30. Juni 2007 registrierten Einwohner die in 139b Abs. 6 AO aufgeführten Daten. Dies gilt auch für Personen, für die im Melderegister eine Auskunftssperre eingetragen ist. Ob der Einwohner steuerlich bei einem Finanzamt geführt wird, ist unbeachtlich. Die Meldebehörde einer Nebenwohnung ist von der Übermittlung an das BZSt nicht betroffen. Die Meldebehörden - bzw. die von ihnen beauftragten Rechenzentren - übermitteln die Daten nach dem Standard OSCI-XMeld über OSCI-Transport bzw. bei der erstmaligen Übermittlung des Gesamtbestandes bevorzugt auf einem Datenträger. 2. Erstvergabe (Initialmeldung) Stichtag 30. Juni 2007 Die Meldebehörden vergeben automatisiert am 30. Juni 2007 um 24 Uhr jedem in ihrem Zuständigkeitsbereich mit alleiniger Wohnung oder Hauptwohnung registrierten Einwohner ein Vorläufiges Bearbeitungsmerkmal (VBM). Hierfür ist in 139b Abs. 6 AO eine Rechtsgrundlage geschaffen worden. Das VBM ist wie die IdNr. ein eindeutiges Identifikationsmerkmal (20-stellig). Es setzt sich zusammen aus dem amtlichen Gemeindeschlüssel und einer fortlaufenden Nummer. Da das VBM aber Rückschlüsse auf die das VBM vergebende Meldebehörde zulässt, wird es nur für den kurzen Zeitraum bis zur Vergabe der Identifikationsnummer verwendet. Es dient der Zuordnung der vom BZSt zu vergebenden IdNr. und erfüllt bis dahin deren Aufgabe im Datenaustausch. Der 30. Juni 2007 ist ein Stichtag, d.h. mit Ablauf dieses Tages muss jede Meldebehörde ihren Datenbestand einfrieren und jedem Einwohner mit Hauptwohnung oder alleiniger Wohnung ein VBM vergeben. Übermittlung bis 30. September 2007 (nach künftiger Rechtslage: bis 31. Juli 2007) Die Meldebehörden haben die Aufgabe, die zum Stichtag (30. Juni 2007) mit dem VBM versehenen Initialdaten an das BZSt zu übermitteln. Dies kann durch Übersendung eines Datenträgers oder durch Datenübermittlung unter Verwendung von OSCI-Transport erfolgen. Nach derzeitiger Fassung des 3 Abs. 2 StIdV haben die Meldebehörden die Initialdaten bis

2 - 2 - zum 30. September 2007 an das BZSt zu übermitteln. Dieser Zeitpunkt wird mit der für die Einführung des VBM ohnehin erforderlichen Änderung der StIdV auf den 31. Juli 2007 festgelegt werden. Erprobungen und Tests haben ergeben, dass der Zeitraum von einem Monat völlig ausreichend ist, um die mit dem VBM versehenen Daten an das BZSt zu übermitteln. Dies wird in aller Regel bedeuten, einen Datenträger zu erstellen und diesen mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen und zu verschlüsseln. Das BZSt bevorzugt die Übermittlung per Datenträger. Hierzu sind die Datensätze im XMeld- Format auf einem Datenträger zu speichern. Die Dateien auf dem Datenträger sind mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen und zu verschlüsseln. Detaillierte Erläuterungen hierzu finden Sie in den als Anlage beigefügten Hinweisen des ZIVIT, die auch im Internet unter Meldewesen BZSt abgerufen werden können. Zur Unterstützung der Datenträger-Erstellung stellt das ZIVIT zeitnah ein Werkzeug zum kostenlosen Download bereit. Die Datenträger sind an das zu versenden. Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) I Postfach Bonn Erfolgt die Übermittlung der Daten über OSCI-Transport, sollten nicht mehr als Personen in einem XML-Dokument mit dem XMeld-Nachrichtentyp 0500 gebündelt werden. Tests haben ergeben, dass es bei einer Größe von mehr als 5 MB zu Problemen mit der Software für die virtuellen Poststellen (VPS / Governikus) kommt. Bei Beachtung der Empfehlung ist sichergestellt, dass die XML-Dokumente immer kleiner als 5 MB sein werden. Diese Größenbeschränkungen sind für den Fall der Übermittlung auf Datenträger für das ZIVIT ohne Bedeutung. Hier gilt, dass pro Gemeinde (Gemeinde mit eigenem amtlichem Gemeindeschlüssel) genau eine Datei mit einem einzigen Nachrichtenkopf und den Daten aller Einwohner erzeugt werden sollte. Diese Methode wird auch von dem zuvor erwähnten Werkzeug angewandt. Für Rückfragen ist das ZIVIT erreichbar unter der -Adresse: IdNr@zivit.de oder der Telefonnummer: 0228 / Bevorzugt sollte der Kontakt per erfolgen. 3. Laufender Betrieb ab 1. Juli 2007 Ebenfalls ab dem 1. Juli also unmittelbar im Anschluss an den Stichtag 30. Juni 2007 für den Abzug der Bestandsdaten - haben die Meldebehörden nach 5c der 2. BMeldDÜV Änderungen zu den Initialdaten und Neuzugänge zum Melderegister unter Angabe des VBM mit den entsprechenden XMeld-Nachrichten über OSCI-Transport an das BZSt zu übermitteln. Bei Neuzugängen (z.b. Geburt, Zuzug aus dem Ausland) ist stets ein VBM zu vergeben.

3 Dublettenprüfung im ZIVIT Ab 1. Oktober 2007 (nach künftiger Rechtslage: ab 1. August 2007) Erst wenn alle Initialdaten der Meldebehörden dem ZIVIT zur Verfügung stehen, werden diese untereinander abgeglichen, um Unstimmigkeiten festzustellen (Dublettenprüfung). Wir bitten Sie deshalb, so früh wie möglich, spätestens bis zum 30. September 2007 (nach künftiger Rechtslage: bis zum 31. Juli 2007) die Daten an das ZIVIT zu übermitteln. Bei einer Dublettenprüfung ermittelt das ZIVIT Datensätze, die mit weiteren Datensätzen völlig oder zu einem bestimmten Grad übereinstimmen. Suchrelevante Datenfelder sind hierbei Nachname, Rufname, Geburtsdatum, Geburtsort und Geschlecht. Die Ergebnisse der Dublettenprüfung sollen in der Konsolidierungsphase geklärt werden (vgl. Tz. 5). In Fällen, in denen eine Aufklärung nicht notwendig ist, weil die von der Meldebehörde übermittelten Daten einer Person nicht mit Daten anderer Personen übereinstimmen oder bestimmte Ähnlichkeiten aufweisen (konfliktfreie Fälle), wird vom BZSt eine IdNr. zugeteilt. Die vergebene IdNr. wird der Meldebehörde unter Angabe des VBM mitgeteilt. Dies kann über OSCI-Transport oder - wenn Einvernehmen darüber besteht - über Datenträger erfolgen. Ist die Versendung der Erstlieferung durch die Meldebehörde per Datenträger erfolgt, hat das BZSt die Mitteilung auf Verlangen der Meldebehörde ebenfalls auf einem Datenträger zu übermitteln. Dies sollte die Meldebehörde zugleich mit der Übersendung des Datenträgers bei der Initialmeldung (Tz. 2) äußern. Für die Übermittlung auf einem Datenträger gelten die oben unter Tz. 2 genannten Hinweise des ZIVIT entsprechend. Das BZSt teilt dem Einwohner die Vergabe der IdNr. unverzüglich per Brief mit (vgl. Tz. 6). 5. Konsolidierungsphase Ab 1. November 2007 In Fällen, in denen Zweifel bestehen, ob gleiche oder ähnliche Datensätze einer oder mehreren Personen zuzuordnen sind, übermittelt das BZSt allen am Konflikt beteiligten Meldebehörden eine so genannte Dublettenliste in Form einer XMeld-Sammelnachricht. Mit der XMeld-Version 1.3.2, deren Einführung zum 1. November 2007 erfolgen wird, ist die Übermittlung von Konfliktnachrichten möglich. Ab diesem Zeitpunkt benachrichtigt das ZIVIT über OSCI-Transport diejenigen Meldebehörden, in deren Zuständigkeitsbereich eine Person mit alleiniger Wohnung oder Hauptwohnung registriert ist, zu der eine mögliche Dublette erkannt wurde. Die Meldebehörden haben aufzuklären, ob in den einzelnen Verdachtsfällen eine Person bei verschiedenen Meldebehörden registriert ist oder ob die Datensätze verschiedenen Personen zuzuordnen sind. Es wird empfohlen, bei der Prüfung wie folgt vorzugehen: I. Überprüfung der Person im eigenen Melderegister. II. Klärung mit den von dem BZSt mitgeteilten weiteren Verdachtsfällen, ob die betreffende Person mit den angegebenen Daten im dortigen Melderegister ebenfalls mit alleiniger Wohnung oder mit Hauptwohnung gespeichert ist. III. Hat die Prüfung zu II. ergeben, dass es sich um dieselbe Person handelt, bereinigen die beteiligten Meldebehörden einvernehmlich ihre Melderegister, sofern eine Anhörung der meldepflichtigen Person nicht geboten erscheint. IV. Lässt sich der aktuelle Wohnungsstatus bei der Abstimmung zwischen den beteiligten Meldebehörden nicht zweifelsfrei feststellen oder erscheint eine Anhörung der meldepflichtigen Person aus anderen Gründen geboten, sollen die Person und ggf. auch der Wohnungsgeber von den jeweiligen Meldebehörden zur Auskunftserteilung aufgefordert werden.

4 - 4 - V. Hat die Prüfung zu IV. zum Ergebnis geführt, dass die betreffende Person im Zuständigkeitsbereich mehrerer Meldebehörden eine Wohnung hat, ist der Wohnungsstatus auf der Grundlage der Einwohnerangabe mit den übrigen beteiligten Meldebehörden festzulegen. VI. Ist zwischen den Meldebehörden eine einvernehmliche Klärung nicht möglich, sind die jeweilige gemeinsame Aufsichtsbehörde bzw. das Innenministerium zu beteiligen. Die Meldebehörde teilt dem BZSt das Ergebnis der Prüfung mittels der entsprechenden XMeld- Nachricht über OSCI-Transport mit. 6. Benachrichtigung der Einwohner Ab 1. Januar a Abs. 1 Satz 4 AO sieht vor, dass die Einwohner unverzüglich über die Zuteilung einer IdNr. unterrichtet werden müssen. Zu diesem Zweck versendet das BZSt ein Schreiben, in dem neben der IdNr. auch die beim BZSt zu seiner Person gespeicherten Daten aufgeführt sind ( 6 Abs. 1 StIdV). Als Rücksendeadresse für den Fall der Nicht-Zustellbarkeit enthält dieses Schreiben die Adresse der zuständigen Meldebehörde. Das BZSt wird (durch Aktualisierung der Adressen auf Grund der Änderungsmeldungen) sicherstellen, dass das Schreiben im Zeitpunkt der Versendung die aktuelle Adresse des Einwohners und der zuständigen Meldebehörde enthält. Unzustellbare Schreiben des BZSt werden von dem beauftragten Postunternehmen an die Meldebehörde versendet, die laut IdNr.-Datenbank beim BZSt zuständig ist. Portokosten sind von der Meldebehörde nicht zu entrichten. Die Meldebehörde wird den Sachverhalt klären, der zur Nicht-Zustellbarkeit des Briefes geführt hat. Gegebenenfalls erfolgte Änderungen des Melderegisters werden über entsprechende XMeld Nachrichten dem BZSt mitgeteilt. Rechtzeitig vor dem 1. Januar 2008 werden die Meldebehörden darüber informiert, wie mit den nicht-zustellbaren Schreiben zu verfahren ist und wie dem Betroffenen die Mitteilung nach Korrektur der Anschrift zugestellt wird. Ergänzend wird darauf hingewiesen, dass das Unterrichtungsschreiben an die Einwohner auch Informationen über die Verwendung der Identifikationsnummer im Besteuerungsverfahren enthalten wird. Zudem wird das Bundesministerium der Finanzen vor der Zuteilung über die Medien zeitnah die Öffentlichkeit über das anstehende Zuteilungsverfahren informieren. Die Meldebehörden werden vor Beginn der Öffentlichkeitsarbeit über die Innenministerien und senatsverwaltungen informiert werden. 7. DVDV Für die Datenübermittlung mit XMeld-Nachrichten über OSCI-Transport wird das BZSt zeitnah mit einer eigenen Behördenkennung im Deutschen Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV) samt der folgenden zwei zugehörigen Dienste verzeichnet: 1. Datenübermittlung Meldebehörde => BZSt (gemäß Spezifikation XMeld 1.3.1) 2. Datenübermittlung BZSt => Meldebehörde (gemäß Spezifikation XMeld 1.3.1)

5 - 5 - Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Fachverfahren die Nachrichten für den Dienst BZSt2Mb termingerecht unterstützt und veranlassen Sie anschließend über die für Sie zuständige pflegende Stelle den entsprechenden Eintrag im DVDV. Maßgebliche Vorschriften: 139a bis 139d der Abgabenordnung Verordnung zur Vergabe steuerlicher Identifikationsnummern (StIdV) Zweite Bundesmeldedatenübermittlungsverordnung (2. BMeldDÜV) Maßgebliche Standards zur Datenübermittlung: OSCI-XMeld (bis ), (ab ) OSCI-Transport 1.2 Wichtige Links: Informationen zum OSCI-XMeld und zum OCSI-Transport finden Sie unter Informationen zum DVDV unter Bitte beachten Sie stets die aktuellen Informationen unter in der Rubrik Meldewesen, Rubrik BZSt. Für die Beantwortung von Fragen allgemeiner Art hat das Bundeszentralamt für Steuern die -Adresse Pers-IDNr@bzst.bund.de eingerichtet. Sofern erforderlich, ist ein Telefonkontakt möglich unter der Nummer 0228 / Bevorzugt sollte der Kontakt per erfolgen.