Übersicht über Document Distributor

Transkript

1 Klicken Sie hier, um diese oder andere Dokumentationen zu Lexmark Document Solutions anzuzeigen oder herunterzuladen. Übersicht über Document Distributor Mit dem Lexmark Document Distributor-Paket können Sie benutzerdefinierte Skripts schreiben, die die Schritte Ihres Papier-Workflows umfassen. Kombinieren Sie diese Skripts mit Scaneinstellungen (Format, Auflösung, Farbtiefe usw.), um Profile zu erstellen, auf die über Multifunktionsdrucker (MFP; Multifunction Printer) und Endbenutzer-Arbeitsstationen zugegriffen werden kann. Anschließend können Benutzer gedruckte oder digitale Dokumente an den digitalen Workflow senden. Das Dokument wird daraufhin wie im Skript definiert verarbeitet. All Ihre Skripts können mit Hilfe von Document Server Manager verwaltet werden. von Document Distributor: Einsparung bei Endbenutzerschulungen Integration in bereits vorhandene Workflows Umsetzung von Änderungen im Workflow von zentraler Stelle aus (Document Server) Zeiteinsparung bei sich wiederholenden Aufgaben durch die Kombination mehrerer Schritte in einem Skript Einsparung bei Endbenutzerschulungen Da sich wiederholende Aufgaben durch Skripts automatisiert werden können, müssen Benutzer nun nur einen Vorgang ausführen: 1 Legen Sie das Dokument im MFP ein. 2 Wählen Sie das entsprechende Profil aus. 3 Drücken Sie auf die Taste Go. Zur weiteren Vereinfachung des Vorgangs können Sie für jedes Profil eine Kurzwahl erstellen. Übersicht über Document Distributor 1

2 Integration in bereits vorhandene Workflows Da die Skripts in gängige Anwendungen integriert werden können, muß Ihr Vorgang nicht vollständig ersetzt werden. Automatisieren Sie nur sich wiederholende und zeitaufwendige Teile Ihres Vorgangs. Ein Software-Unternehmen verwendet Lotus Notes für seine - und Datenbank-Aufgaben. Eine Abteilung tätigt Geschäfte mit anderen Unternehmen und unterzeichnet häufig vertrauliche Vereinbarungen und Arbeitsberichte. Kopien dieser Berichte müssen aus Rechtsgründen aufbewahrt werden. Gelegentlich bezieht sich jemand aus der Abteilung auf diese Berichte. Momentan befinden sich die Dokumente in Ablageordnern in Jans Büro. Wird ein neues Dokument unterzeichnet, wird es Jan zur Aufbewahrung in seinem Büro übergeben. Wenn jemand Einsicht in eines dieser Dokumente haben möchte, muß Jan seine Ablageordner durchsuchen, das Dokument finden, eine Kopie davon erstellen und das Dokument wieder ablegen. Die Abteilung würde diese Dokumente gerne automatisch aufbewahren und verfügbar machen, ohne daß Jan hierzu bemüht werden muß. Die Benutzer in der Abteilung möchten jedoch keine neue Software installieren oder erlernen. Lösung mit Document Distributor: Da alle Benutzer in der Abteilung bereits über Lotus Notes und Kenntnisse zur Verwendung von Notes-Datenbanken verfügen, besteht die Lösung in der Speicherung der Dokumente in einer Notes-Datenbank. Mit Hilfe eines Document Distributor-Skripts werden die Dokumente in eine Notes-Datenbank eingefügt. Durch die Erkennungsfunktionen von Document Distributor wird eine weitere Anpassung ermöglicht. Das Skript kann folgende Schritte ausführen: Lesen des im Dokument enthaltenen Texts. Durchsuchen der ersten Seite des Texts nach den Begriffen Vertrauliche Vereinbarung oder Arbeitsbericht. Einfügen eines neuen Datensatzes für das neue Dokument in die Notes-Datenbank. Jeder Datensatz verfügt über: Übertragungsdatum Dokumententyp (vertrauliche Vereinbarung oder Arbeitsbericht) Dokumententext (für die Volltextsuche) Originaldokumentenbild (TIF-Datei, die alle gescannten Seiten enthält) Die Notes-Datenbank enthält nun je eine Ansicht, die vertrauliche Vereinbarungen bzw. Arbeitsberichte anzeigt. Die Datenbank ist für die Volltextsuche indiziert, so daß die Benutzer jede Ansicht nach einem bestimmten Dokument durchsuchen können. Nun kann jeder, der über entsprechende Zugriffsrechte verfügt, auf die Dokumente zugreifen. Darüber hinaus wird bei der Document Distributor-Lösung Software verwendet, die das Unternehmen bereits installiert hat. 2

3 Einfache Umsetzung von Änderungen im Workflow Wenn Sie ein Document Distributor-Skript verwenden, ist die Geschäftslogik Ihres Vorgangs nun in diesem Skript enthalten. Das Skript kann schnell und ohne für die Endbenutzer sichtbare Änderungen aktualisiert werden. Die Nordbank verfügt über viele Zweigniederlassungen. Anträge für Darlehen und Kontoeröffnungen werden von den Zweigniederlassungen zur Verarbeitung an die Hauptniederlassung gefaxt. Alle Arten von Darlehens- und Kontoeröffnungsanträgen erfordern separate Faxnummern. Nach einiger Zeit plant die Nordbank zur Verringerung ihrer Telefonkosten, von Fax auf umzustellen. Es können jedoch nicht sofort alle Faxe als s gesendet werden; die Umstellung muß schrittweise geschehen. Lösung mit Document Distributor: Für jede Art von Darlehens- und Kontoeröffnungsanträgen wird ein Document Distributor-Skript erstellt. Zunächst werden die Formulare mit Hilfe der Skripts an die entsprechende Faxnummer gesendet. Zur Bewahrung der Konsistenz mit dem alten Vorgang wird jedem Profil auf dem MFP dieselbe Kurzwahlnummer zugewiesen, die momentan als Faxkurzwahlnummer verwendet wird. Mit der Zeit werden einzelne Skripts geändert, so daß die Anträge nach und nach per gesendet werden. Die Benutzer verwenden jedoch weiterhin dieselben Profilkurzwahlen. Während der Umstellung des Workflows von Fax auf ist keinerlei Umschulung erforderlich. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, daß die Zweigniederlassungen, die zuvor zweckbestimmte Faxgeräte verwendet haben, nun über einen MFP verfügen, der neben dem Faxen zum Kopieren, Drucken und Scannen verwendet werden kann. Zeiteinsparung bei sich wiederholenden Vorgängen Eine Produktionsgesellschaft erhält Bestellungen für Produktlieferungen. Bei der Verarbeitung einer Bestellung muß ein Angestellter mehrere Aufgaben ausführen: Senden einer Rechnungskopie an die Versandabteilung, die die Bestellung ausliefert. Die Adresse wird der Rechnung entnommen und ein Versandetikett wird für die Lieferung gedruckt. Senden einer Rechnungskopie an die Buchführungsabteilung, so daß eine Rechnung an den Kunden gesendet werden kann. Aufbewahren einer Rechnungskopie zur Datenprotokollierung des Unternehmens. 3

4 Lösung mit Document Distributor: Mit Document Distributor können all diese Schritte vereinfacht werden. Wenn die Produktionsgesellschaft eine Rechnung erhält, legt der Vertriebsmitarbeiter diese in den MFP, wählt ein Profil aus, und drückt auf die Taste Go. Wenn der Document Server den Auftrag vom MFP erhält, führt das Skript die folgenden Schritte aus: Senden einer Kopie per an die Buchführungsabteilung Speichern einer Kopie in der Datenbank zur Datenprotokollierung des Unternehmens Ablesen der Bestelladresse und Drucken eines Versandetiketts sowie einer Packliste auf einem Drucker, der sich in der Versandabteilung befindet Nun muß der Angestellte, der die Bestellungen entgegennimmt, nur noch einen Schritt ausführen. Funktionen Die Document Distributor-Gruppe enthält die folgenden Software-Tools: Serveranwendung Document Server: Führt Skripts aus und wendet diese auf Dokumente an, die von einem Lexmark MFP oder einer Endbenutzer-Arbeitsstation gesendet werden. Folgende Aufgaben sind verfügbar: Bearbeiten (Formatkonvertierung und Zuschneiden) Weiterleiten (Drucker, Fax und ) Archivieren (in Datei, FTP und Datenbank speichern) Verarbeiten (zu bearbeitbarem Text konvertieren, Text lesen und Barcodes lesen bzw. schreiben) Integration in Groupware (Lotus Notes, Microsoft Exchange und Novell GroupWise) Integration in Dokumentenverwaltungssysteme (Lotus Domino.Docs und Microsoft SharePoint Portal) Client-Anwendungen Workflow Composer: Schreiben Sie benutzerdefinierte Skripts zur Steuerung des Dokumenten-Workflows in Ihrem Netzwerk. Server Manager: Verwalten Sie Document Distributor Server, Skripts und MFPs. Document Server Manager kann auf demselben Computer wie Document Distributor Server oder auf einer Endbenutzer-Arbeitsstation installiert werden. Print 'N' Send: Drucken Sie über Document Distributor Server von jeder Windows-Anwendung aus. Ein vom Administrator konfigurierter Druckertreiber konvertiert die gedruckten Dokumente in TIFF-Dateien und sendet diese an Document Distributor Server. Select 'N' Send: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datei im Windows Explorer, und senden Sie diese Datei an Document Distributor Server. Document Solutions Desktop-Administrator: Erstellen Sie mit Hilfe eines lokal angeschlossenen Scanners eine Desktop-Ansicht ähnlich der MFP-Oberfläche, auf die die Benutzer von ihrem Desktop aus zugreifen können. Funktionen 4

5 Document Distributor-CDs Die folgenden CDs erhalten Sie von Ihrem Document Distributor-Händler: Evaluierungs-CD (90 Tage gültig) Enthält alle Server- und Client-Anwendungen, die für Document Distributor verfügbar sind. Dies ist eine kostenlose Testversion der Document Distributor-Software. Document Distributor-CD Enthält alle Komponenten der Evaluierungs-CD außer der Server-Module OCR, Barcode und EDMS-Integration. Workflow Composer-CD Enthält die Workflow Composer-Software. Schreiben Sie benutzerdefinierte Skripts zur Steuerung des Dokumenten-Workflows in Ihrem Netzwerk. OCR (erfordert Document Distributor Server) Document Server kann hiermit Bilder in bearbeitbaren Text konvertieren und einfache Formulare lesen. Barcode (erfordert Document Distributor Server) Document Server kann hiermit Barcodes lesen und schreiben. EDMS-Integration (erfordert Document Distributor Server) Hiermit kann Document Server in Microsoft SharePoint Portal und Lotus Domino.Doc integriert werden. Document Distributor-CDs 5