Mehr Sicherheit und neue Freiräume

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1 Abrechnung Software Beratung Marketing Mehr Sicherheit und neue Freiräume Abrechnungsservice für die Häusliche Pflege Lösungen, die verbinden.

2 Vorwort Sehr geehrte Pflegedienstinhaber/-innen, sehr geehrte Pflegedienstleitung, als Betreiber eines eigenen Pflegedienstes sind Sie tagtäglich mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Fachlich sind Sie bei der Beratung gefordert, menschlich beim sensiblen Umgang mit Patienten und Angehörigen. Aber auch Büroarbeiten, wie die Abrechnung mit den Krankenkassen, gehören zum Betriebsalltag. Viele Leistungserbringer im Gesundheitswesen empfinden dies als mühsam, opfern für diesen zusätzlichen Aufwand sogar ihr Wochenende oder ihre Freizeit nach Feierabend oder stellen zusätzliches Personal ein. Doch das muss nicht sein: Denn mit einem verlässlichen Partner an Ihrer Seite können Sie sich von diesen Aufgaben befreien und sich nicht nur neue zeitliche Freiräume sondern auch finanzielle Sicherheit verschaffen. Wir bieten Ihnen einen zuverlässigen und ökonomischen Abrechnungsservice, denn mit jeder Abrechnung, die Sie an uns weitergeben, haben Sie mehr Zeit für sich, Ihre Patienten und Ihre Einrichtung und können sich dabei auch noch sicher sein, dass die Anforderungen der Kostenträger an die Abrechnung absolut erfüllt werden. Das Besondere dabei: Mit drei Tarifen und flexiblen Servicepaketen können Sie Ihre Abrechnung genau so gestalten, dass sie zu Ihren individuellen Wünschen und Bedürfnissen passt. Von der Auszahlung nach 3 Arbeitstagen bis zur kompletten Datenerfassung. Und wenn Sie Ihr Geld einmal noch früher benötigen, ermöglicht Ihnen egeko cash sogar eine Auszahlung vor der Pflege! Aber nicht nur das macht uns zu einem wichtigen Bestandteil in vielen Betrieben des Gesundheitswesens, darunter zahlreichen Pflegediensten. Denn opta data ist heute weit mehr als nur ein Abrechnungsdienstleister. Neben der Abrechnung bieten wir Ihnen zahlreiche weitere Lösungen an, die viele Ihrer Arbeitsprozesse optimieren, wie unsere Pfegesoftware eva/3 viva!, die heute bereits mehr als Anwender überzeugt. Auch bei der Einführung Ihres individuellen Qualitätsmanagement-Systems beraten wir Sie gern und begleiten Sie mit unserer langjährigen Erfahrung bis zur erfolgreichen Zertifizierung. Für ein professionelles Marketing stehen Ihnen unsere Experten ebenfalls zur Seite. In dieser Broschüre stellen wir Ihnen unser Unternehmen und unseren Abrechnungsservice vor mit allen Vorteilen für Sie. Wenn Sie Fragen haben, beraten wir Sie gern auch in einem persönlichen Gespräch. Sprechen Sie uns dazu einfach an, wir freuen uns auf Ihren Kontakt! Mit freundlichen Grüßen i. V. Dirk Schorning - Vertriebsbereichsleiter - 2

3 Inhalt Die Abrechnung auf einen Blick 4 Abrechnung genau nach Ihren Wünschen: Mit drei individuellen Tarifen 6 Die Abrechnung im Klassik-Tarif: 4 einfache Schritte 9 So bereiten Sie die Abrechnung vor 10 Versand und Versicherung 11 Wir übernehmen Ihre Büroarbeiten 12 Zahlungsausfälle und Rechnungskürzungen vermeiden 13 Auszahlung zu Ihrem Wunschtermin 14 So erhalten Sie Ihr Geld schon vor der Pflege mit egeko cash! 15 Der Service geht weiter 16 Erspart Ihnen teure Umwege: Die Rückläuferbearbeitung 17 Weitere Extras, weitere Vorteile: Unser Leistungskatalog 19 Schnell, sicher und individuell: Die Privatabrechnung 20 Entlastet Sie und Ihren Steuerberater: Die Pflegebuchführung mit opta data 21 Das Kundencenter 22 Der Statistik Designer 23 Komfort, der begeistert: Die eva/3 viva! Pflegesoftware 24 Mit Transparenz überzeugen: Individuelles Qualitätsmanagement 26 Auch online unverwechselbar: Mit Ihrer eigenen Website 28 Effiziente Kooperationen für Pflegedienste 30 3

4 Die Abrechnung auf einen Blick Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung sind wir heute einer der Marktführer für Abrechnungsdienstleistungen im Gesundheitswesen. Für über Kunden schaffen wir eine erhebliche Entlastung im Arbeitsalltag und sorgen für eine gesicherte Liquidität. Unsere Serviceleistungen bedeuten für Sie spürbare zeitliche und finanzielle Vorteile: neue Freiräume für Sie weniger Verwaltungsaufwand mehr Zeit für Patienten und die Beratung Angehöriger Abrechnung zu drei Tarifen Die Abrechnung Ihrer Belege gegenüber den Krankenkassen und Sozialämtern bieten wir Ihnen zu drei individuellen Tarifen mit unterschiedlichem Leistungsumfang an. Damit können Sie Ihre Abrechnung so gestalten, dass sie genau zu Ihren Wünschen und Anforderungen passt. weniger Konflikte mit Krankenkassen sichere Auszahlung auf Wunsch nach drei Arbeitstagen weniger Zahlungsausfälle reduzierte Rückläuferzahlen mehr Überblick über Kontobewegungen Privatliquidation Die aufwändige Abrechnung gegenüber Privatpersonen ist häufig mit finanzieller Unsicherheit verbunden, wenn Patienten ihre Rechnung nicht gleich bezahlen. Wir übernehmen für Sie gerne auch die Abrechnung gegenüber privaten Rechnungsempfängern und finanzieren Ihre Leistungen für Sie vor. So erhalten Sie Ihr Geld schnell und sicher. 4

5 Kundencenter Mit dem opta data Kundencenter haben Sie von jedem Ort aus sicheren Zugriff auf Ihre Abrechnungsdaten ob in Ihrem Büro, zu Hause oder an Ihrem Urlaubsort. Nicht nur Ihre aktuellen Abrechnungen können Sie einsehen, auch über vergangene Abrechnungszeiträume gewinnen Sie schnell einen Überblick. Pflegebuchführung Als opta data Kunde erhalten Sie eine Buchungsunterlage mit einer Auflistung der Abrechnungssummen nach Kostenträgern und nach PBV-Kontenarten. Damit lösen wir diese vom Gesetzgeber zusätzlich geforderte Pflegebuchführung für Sie auf einfache Weise. Auswertungen und Statistiken Ihre monatliche Leistungsabrechnung enthält eine Vielzahl von Informationen, die für Sie und die Steuerung Ihres Pflegebetriebs von großer Bedeutung sind. Deshalb wertet opta data Ihre Abrechnungsdaten jeden jeden Monat aus und bereitet die Ergebnisse in übersichtlichen Darstellungen und Statistiken transparent, schlüssig und verständlich für Sie auf. egeko cash egeko cash macht Ihre Auszahlung noch flexibler und schneller. Denn mit egeko cash haben Sie die Möglichkeit, sich das Geld für ärztlich verordnete Leistungen schon vor der Pflege des Patienten von uns auszahlen zu lassen ganz einfach online per Knopfdruck. 5

6 Abrechnung genau nach Ihren Wünschen: Mit drei individuellen Tarifen 8 So individuell wie Ihr Pflegebetrieb sind auch Ihre Ansprüche an einen Abrechnungsservice. Deshalb haben wir als erster Anbieter und Innovationsführer ein Tarifsystem entwickelt, das Ihnen höchste Flexibilität garantiert! Sie wissen, was die Abrechnung für Sie leisten soll? Dann können Sie genau jetzt auf den Tarif setzen, der exakt zu Ihren Anforderungen und Wünschen passt. Mit den Abrechnungstarifen Basis, BasisPlus und Klassik haben wir für Sie drei maßgeschneiderte Servicepakete geschnürt. Von der sicheren Vorfinanzierung Ihrer Leistungen, der Auszahlung nach 3 Arbeitstagen bis hin zur bequemen Online-Verwaltung Ihrer Abrechnung im opta data Kundencenter gewinnen Sie mit zahlreichen Lösungen mehr Wirtschaftlichkeit. Sie möchten Ihr Geld sogar schon vor der Pflege erhalten? Mit egeko cash haben wir jetzt genau diese Möglichkeit für Sie geschaffen. Erfahren Sie mehr auf Seite 15. Basis Sie möchten Ihre Rechnungen weiterhin selbst erstellen, Ihre Forderungen aber trotzdem von opta data vorfinanzieren lassen und das so günstig wie möglich? Dann ist der Basis-Tarif die richtige Wahl für Sie. Dabei übermitteln Sie uns einfach Ihr Rechnungsausgangsbuch und Ihre Rechnungsbelege per Datei. Das übernehmen wir für Sie: Prüfung und Versand Ihrer Rechnungen Vorfinanzierung zum gewünschten Zeitpunkt auf Wunsch schon nach 3 Arbeitstagen außergerichtliches Mahnverfahren Sie übernehmen noch... die Erfassung abrechnungsrelevanter Daten den Datenträgeraustausch nach 302 SGB V und 105 SGB XI den DTA-Begleitschein benötigen wir als Nachweis die Rechnungserstellung Mit dem Basis-Tarif sparen Sie Portokosten und verfügen schnell über Ihr Geld. Ihre eingereichten Unterlagen archivieren wir für Sie. 6

7 Testen Sie Ihren Wunschtarif 2 Monate unverbindlich! BasisPlus Eine komfortable Dienstleistung: der Tarif BasisPlus. Anhand Ihrer selbst erfassten Daten erstellen wir die Abrechnung und wickeln diese nach 302 SGB V und 105 SGB XI ab. Mit minimalem Aufwand der Erfassung und elektronischen Weiterleitung abrechnungsrelevanter Daten profitieren Sie von maximalem Nutzen: dem Gewinn von Liquidität, Zeit und Sicherheit. Klassik Für alle, die die Vorteile der klassischen Leistungsabrechnung bei opta data genießen möchten, gibt es den Klassik-Tarif: Wir übernehmen die komplette Abrechnung inklusive Rechnungslegung und Datenträgeraustausch nach 302 SGB V und 105 SGB XI. Dazu senden Sie uns einfach Ihre Leistungsnachweise und Verordnungen. 9 Das übernehmen wir für Sie: Das übernehmen wir für Sie: Rechnungserstellung Versand Ihrer Rechnungen Datenträgeraustausch nach 302 SGB V und 105 SGB XI Vorfinanzierung zum gewünschten Zeitpunkt auf Wunsch schon nach 3 Arbeitstagen außergerichtliches Mahnverfahren Sie übernehmen noch... Erfassung abrechnungsrelevanter Daten Rechnungserstellung Versand Ihrer Rechnungen Datenträgeraustausch nach 302 SGB V und 105 SGB XI Vorfinanzierung zum gewünschten Zeitpunkt auf Wunsch schon nach 3 Arbeitstagen die Erfassung abrechnungsrelevanter Daten außergerichtliches Mahnverfahren Mit dem Tarif BasisPlus verfügen Sie schnell über Ihr Geld und sparen sich nicht nur das Ausstellen, sondern auch den kostenintensiven Versand von Rechnungen. Den Status Ihrer Abrechnung können Sie jederzeit online im opta data Kundencenter (mehr dazu auf Seite 22) einsehen vom Eingang Ihrer Belege bis zur Auszahlung. Bei Abweichungen oder dem Ausbleiben von Zahlungen erhalten Sie von uns eine Veränderungsliste. Sie bestimmen selbst, wann wir Ihnen Ihr Geld auszahlen. Im opta data Kundencenter (mehr dazu auf Seite 22) können Sie den Status Ihrer Abrechnung vom Belegeingang bis zur Auszahlung überall, jederzeit und einfach online einsehen. Hier stehen Ihnen außerdem umfassende Abrechnungsunterlagen und Auswertungen zur Verfügung. 7

8 Entspannung

9 Die Abrechnung im Klassik-Tarif: 4 einfache Schritte Mit unserem Abrechnungsservice genießen Sie vom ersten Schritt an viele Vorteile: Sie profitieren von den Leistungen unserer erfahrenen Mitarbeiter, von Prozessen, die regelmäßig auf ihre Effizienz hin überprüft und zertifiziert werden und von einer Menge neuer Freiräume für Ihre Pflegeeinrichtung. Das Abrechnungsverfahren haben wir für Sie so gestaltet, dass Sie bequem, in wenigen Schritten und ohne viel Aufwand zu Ihrem Geld kommen. Vor Ihrer ersten Abrechnung erhalten Sie von uns einen Wegweiser für die Verordnung häuslicher Krankenpflege, der Ihnen detailliert zeigt, wie die ärtzliche Verordnung und Ihr Leistungsnachweis vollständig und nach den Vorgaben der Kostenträger ausgefüllt werden müssen, sowie eine Checkliste, die Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Unterlagen Schritt für Schritt begleitet. Damit wir Ihre Belege schnell und nach Ihren Wünschen für Sie abrechnen können, benötigen wir von Ihnen verschiedene Unterlagen, die Sie Ihrer ersten Zusendung beilegen oder Ihrem persönlichen Kundenberater geben können: Dienstleistungsvereinbarung und Kostenträgerinformation Angaben zu Ihrer Gesellschafts- oder Unternehmensform Vergütungsvereinbarungen und Krankenkassenpreislisten, nach denen Ihre Leistungen abgerechnet werden sollen Versorgungsverträge der Kassen ein Leistungsnachweis Ihres Pflegebetriebes (SGB V und SGB XI), der uns als Abrechnungsmuster dient Sobald uns diese Unterlagen vorliegen, können Sie uns Ihre Verordnungen zur Abrechnung zusenden. Für alle Fragen steht Ihnen jederzeit Ihr persönlicher Kundenberater zur Verfügung So bereiten Sie die Abrechnung vor Wir übernehmen Ihre Büroarbeiten Auszahlung zu Ihrem Wunschtermin Der Service geht weiter

10 1 So bereiten Sie die Abrechnung vor Im ersten Schritt senden Sie Ihre abzurechnenden Belege per Post an opta data oder bringen diese persönlich in eine unserer Niederlassungen. Einen entsprechenden Begleitschein, der bereits mit Ihren Daten wie Kundennummer, Institutionskennzeichen, Adresse etc. versehen ist, erhalten Sie als opta data Kunde in mehrfacher Ausführung von uns. Darauf tragen Sie nur noch Anzahl und Wert der Verordnungen und Belege ein und fertig. Ab hier kümmern wir uns um den Rest. Und Sie sich wieder um Ihre Patienten. Ihre Vorteile Sie sparen Portokosten, denn alle Verordnungen kommen in einem einzigen Umschlag oder einem Paket zu opta data. Ihre Verordnungen sind versichert und das nicht erst auf dem Postweg, sondern sogar schon vorher in Ihren Räumlichkeiten! Auf Wunsch erfolgt eine Abholung Ihrer Verordnungen durch die DHL. Leistungsnachweis Begleitschein für die Rezepteinsendung Verordnung rdnung

11 Versand und Versicherung Für den sicheren Versand Ihrer Verordnungen achten Sie bitte auf eine feste und stabile Verpackung. Alles andere kann während des Postwegs schnell zu Beschädigungen führen, so dass wertvolle Dokumente verloren gehen oder wieder richtig zugeordnet werden müssen, was den Posteingang in unserem Haus verzögern kann. Ihre Verordnungen sind bereits in Ihren Räumen, auf dem Weg zu uns, in unserem Haus und beim Weiterversand an die Kostenträger versichert gegen Diebstahl, Brand und Leitungswasserschäden. Diesen Versicherungsschutz haben wir exklusiv für unsere Kunden abgeschlossen ohne zusätzliche Kosten für Sie! Je nach Einsendeform sehen die Versandvorschriften der Transportversicherung folgende Deckungsbeträge vor: Privater Paketdienst: Postpaket: Übergabeeinschreiben: Mit der DHL haben wir für Sie günstige Sonderkonditionen vereinbart. Profitieren Sie von diesem besonderen Vorteil und genießen Sie die Sicherheit, dass Ihre Verordnungen pünktlich bei uns eintreffen. 11

12 2 Wir übernehmen Ihre Büroarbeiten Nachdem Ihre Verordnungen bei uns eingegangen sind, beginnt bei uns der Abrechnungsprozess. Dazu sortieren wir Ihre Belege: nach Abrechnungsstellen, nach Abrechnungskriterien der Kostenträger und nach Auszahlungsdatum. Anschließend erfassen wir die Verordnungsdaten elektronisch und prüfen die Formulare auf Vollständigkeit. Danach werden die Rechnungen erstellt und mit den Belegen an die jeweiligen Kostenträger bzw. an die privaten Rechnungsempfänger versendet. Die elektronisch erfassten Daten schicken wir im Rahmen des Datenträgeraustausches (DTA) an die Krankenkassen. Ihre Vorteile Sie minimieren die Kosten für Ihre Verwaltung um ein Vielfaches. Sie gewinnen zeitliche Freiräume: Sortierung, Prüfung und elektronische Erfassung sind für Sie kein Thema mehr. Sie bzw. Ihr Abrechnungsbeauftragter können die Zeit für andere wichtige Aufgaben nutzen. Es entstehen für Sie keine weiteren Kosten für Papier oder Versand. Die Vorgaben der Krankenkassen werden problemlos erfüllt: Den DTA setzen wir für Sie um! Kasse Sortierung Name Erfassung Rechnung Rechnung Rechnung Datum Rezepte Rezepte Verordnung Private Rechnungsempfänger Krankenkassen

13 Zahlungsausfälle und Rechnungskürzungen vermeiden DTA-Verfahren Im Rahmen des Gesundheitsstrukturgesetzes hat der Gesetzgeber die Krankenkassen dazu verpflichtet, Leistungen der Sonstigen Leistungserbringer nur noch dann zu vergüten, wenn die entsprechende Abrechnung auf maschinenlesbaren oder maschinell verwertbaren Datenträgern erfolgt. Durch diesen elektronischen Datenaustausch verspricht man sich eine höhere Geschwindigkeit und Sicherheit bei der Übertragung großer und sensibler Inhalte. Dabei ist der DTA mit einer Menge Richtlinien und Technischen Anlagen verbunden. Bis heute steigen immer mehr Krankenkassen auf dieses Verfahren um und sind laut Sozialgesetzbuch dazu berechtigt, pauschale Rechnungskürzungen um bis zu 5 % vorzunehmen, wenn der DTA nicht eingehalten wird. Mit der Abrechnung bei opta data vermeiden Sie solche Rechnungskürzungen und können sich sicher sein, dass der DTA garantiert umgesetzt wird. 13

14 3 Auszahlung zu Ihrem Wunschtermin Nachdem Ihre Verordnungen und Belege unser Haus verlassen haben, überweisen wir Ihnen den offenen Betrag. Das bedeutet, dass Sie Ihr Geld auf Wunsch bereits nach drei Arbeitstagen von uns erhalten und damit wesentlich früher, als wenn Sie selbst mit den Krankenkassen abrechnen! Den Auszahlungstermin und somit auch die Vorfinanzierungsgebühr bestimmen Sie aber selbst und können diese jederzeit variieren ganz individuell nach Ihren aktuellen Bedürfnissen. Auch den Weg der Auszahlung legen Sie fest ob per Scheck oder Überweisung. Ihre Vorteile Sie erhalten Ihr Geld schnell und sicher zum gewünschten Termin, den Sie selbst festlegen und jederzeit ganz flexibel ändern können. Auf Ihrem Konto erscheint nur noch eine einzige Bankbewegung: die von opta data. Mit der sicheren Liquidität und planbaren Zahlungseingängen haben Sie ein überzeugendes Argument bei Gesprächen mit Ihrer Hausbank. Pflegedienst

15 So erhalten Sie Ihr Geld schon vor der Pflege mit egeko cash! Bei uns haben Sie zusätzlich zum Abrechnungsservice die Möglichkeit, sich den Wert Ihrer Verordnungen schon gleich nach Erhalt also noch vor der Leistungserbringung von uns auszahlen zu lassen! Auf diese Weise sichern Sie Ihre Liquidität frühzeitig und können sich optimal der Betreuung Ihrer Patienten widmen, ohne selbst für Ihre Leistung in Vorkasse gehen zu müssen. Über egeko cash senden Sie uns Ihre Verordnungen einfach online zu und erhalten dann ganz bequem auf Knopfdruck Ihr Geld. Kombinieren Sie einfach jeden unserer drei Abrechnungstarife beliebig mit egeko cash. Entscheiden Sie selbst, welche Ihrer Verordnungen wir vorfinanzieren sollen. Übermitteln Sie uns die Verordnung, wann Sie es wünschen! Jetzt erhalten Sie Ihr Geld schon vor der Pflege! Auszahlung mit egeko cash 1 Genehmigung durch Kostenträger Verordnungseingang + Auszahlung durch opta data Monatsende/ Abrechnung 30 Auszahlung schon nach 1 Tag 60 Auszahlung durch Krankenkassen Auszahlung bei klassischer Abrechnung 1 Genehmigung durch Kostenträger 60 Verordnungseingang + Auszahlung durch opta data Monatsende/ Abrechnung Auszahlung erst nach 33 Tagen Auszahlung durch Krankenkassen auf Ihr Geld warten über Ihr Geld verfügen Heute die Verordnung schicken, schon morgen Ihr Geld erhalten! 15

16 4 Der Service geht weiter Der Abrechnungsprozess ist jetzt beendet unser Service geht aber noch weiter. Denn Ihre Abrechnung führen wir nun noch einmal übersichtlich für Sie auf. Die Daten Ihrer Abrechnung werden außerdem zu aussagekräftigen Statistiken und Auswertungen verarbeitet. Diese erhalten Sie auf Wunsch per Post, als umweltfreundliche Variante online im opta data Kundencenter oder per . Lesen Sie auf den nächsten Seiten, wie Sie durch unsere Leistungen noch mehr Zeit und Kosten einsparen! Ihre Vorteile Sie gewinnen mehr Überblick über Umsätze dank umfassender Abrechnungsunterlagen. Das Kundencenter ermöglicht Ihnen jederzeit und von jedem Ort aus den Zugriff auf aktuelle und historische Abrechnungen. Wir bearbeiten eventuelle Rückläufer und halten Rücksprache mit den Krankenkassen. Bei Bedarf übernehmen wir das außergerichtliche Mahnverfahren für Sie. Sollten sich z. B. trotz sorgfältiger Prüfung doch einmal Fehler beim Ausfüllen einer Verordnung eingeschlichen haben und diese von den Krankenkassen an uns zurückgesendet werden, übernehmen wir die Rückläuferbearbeitung für Sie. opta data Kundencenter Auswertung Auswertung Statistik Auswertung Auswertung Auswertung Post

17 Erspart Ihnen teure Umwege: Die Rückläuferbearbeitung Mit unserem Abrechnungsservice reduzieren Sie Ihre Rückläufer spürbar. Denn bevor wir Ihre Belege zur Abrechnung an die verschiedenen Krankenkassen senden, prüfen unsere erfahrenen Fachkräfte sie intensiv auf Vollständigkeit, Abrechenbarkeit und Fehler. Sollten Angaben fehlen oder nicht korrekt sein, setzen wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung. Wenn doch einmal eine Rechnung oder ein Leistungsnachweis von den Krankenkassen nicht akzeptiert und zur Korrektur zurückgesendet werden sollte, müssen Sie sich über Rechnungskürzungen oder zusätzlichen Arbeits- oder Zeitaufwand dennoch keine Gedanken machen: Mit dem Rückläufereservice sparen Sie sich die aufwändige Fehlerrecherche und Korrektur, denn wir ermitteln für Sie fehlende oder falsche Angaben. Ihre Belege werden dann nachträglich abgerechnet, so dass Sie Ihr Geld zeitnah erhalten. Im Rahmen der Rückläuferbearbeitung übernehmen wir für Sie: den Abgleich der eingereichten Datensätze mit den rechnungsbegründenden Unterlagen bei Selbsterfassung die Klärung von Sachverhalten sowie von Kostenträgerzuständigkeiten und -nachfragen das Umschreiben der Rechnungen auf zuständige Kostenträger die Dokumentation des vollständigen Rechnungsverlaufes in chronologischer Reihenfolge und Übergabe des gesamten Schriftverkehrs Wir garantieren Ihnen deutlich geringere Ausfallquoten bei Forderungen gegenüber den Krankenkassen! 17

18 Unabhängigkeit 18

19 Weitere Extras, weitere Vorteile: Unser Leistungskatalog Die Abrechnung ist ein zentraler Dreh- und Angelpunkt Ihrer Arbeit. Denn über die Leistungsabrechnung fließen jene Gelder in Ihren Betrieb, mit denen Investitionen getätigt, Gehälter ausgezahlt und alle weiteren Zahlungsverpflichtungen erfüllt werden. In den vergangenen Jahren ist die Abrechnung jedoch zunehmend komplexer, der Weg zum verdienten Geld damit länger und reich an Hindernissen geworden. So sorgt zum Beispiel die bereits 1998 eingeführte Pflegebuchverordnung für zusätzlichen Verwaltungsaufwand, und auch das von vielen Krankenkassen geforderte Datenträgeraustauschverfahren (DTA) macht die Abrechnung keinesfalls einfacher. Auch aus diesem Grund haben wir unseren Leistungskatalog immer wieder erweitert. So können Sie heute aus einer Vielzahl an Zusatzleistungen wählen: Privatabrechnung Pflegebuchführung opta data Kundencenter Statistik Designer 13 19

20 Schnell, sicher und individuell: Die Privatabrechnung Die Abrechnung gegenüber Privatpersonen ist häufig zeitaufwändig und mit finanzieller Unsicherheit verbunden, wenn Patienten ihre Rechnung nicht gleich bezahlen. Wir übernehmen für Sie deshalb gern auch die Abrechnung gegenüber privaten Rechnungsempfängern und finanzieren Ihre Leistungen für Sie vor. So erhalten Sie Ihr Geld schnell und sicher. Wir erstellen für Sie die Rechnungen an Ihre Patienten und behalten den Zahlungseingang im Auge. Das Vertrauensverhältnis zwischen Ihnen und Ihren Patienten betrachten wir dabei als eine der wichtigsten und schützenswertesten Grundlagen Ihrer täglichen Arbeit. Sie haben die Wahl: Privatabrechnung exklusive des außergerichtlichen Mahnverfahrens Privatabrechnung inklusive des außergerichtlichen Mahnverfahrens Über alle für Sie geführten Privatabrechnungen erhalten Sie eine Rechnungsausgangsliste mit vielen wichtigen Informationen: alphabetische Patientenübersicht Rechnungsnummern erbrachte Leistungen Rechnungsbeträge Mit der Rechnungsausgangsliste können Sie Rückfragen Ihrer Patienten schnell und einfach beantworten. Zusätzlich bieten wir Ihnen auf Wunsch eine patientenbezogene Leistungsinformation, in der Sie zusätzliche Angaben über Anzahl, Art und Höhe der abgerechneten Leistungen eines Patienten finden. Wenn wir mit einer Zahlungsaufforderung an Ihren Patienten herantreten, tun wir dies selbstverständlich in einer Form, die der besonderen Situation und Ihrem besonderen Vertrauensverhältnis angemessen Rechnung trägt. 20

21 Entlastet Sie und Ihren Steuerberater: Die Pflegebuchführung mit opta data 10 Für Ihre Verwaltung bedeutet die Pflegebuchführungsverordnung eine erhebliche zusätzliche Belastung: Aufwendungen und Erträge müssen nach einem bundeseinheitlichen Kontenrahmen verzeichnet werden sowie Kosten und Leistungen verursachergerecht nach Kostenstellen erfasst und den Kostenträgern zugeordnet werden.! Wenn Sie für Ihre Buchhaltung das ADVISIONoder DATEV-Buchführungssystem nutzen oder Ihr Steuerberater im ADVISION- oder DATEV-Verbund organisiert ist, bieten wir Ihnen die Möglichkeit der automatischen und elektronischen Datenübergabe. Als opta data Kunde profitieren Sie mehrfach: Sie erhalten eine entsprechende Buchungsunterlage mit einer Auflistung der Abrechnungssummen nach Kostenträgern und nach PBV-Kontenarten. Damit wird diese vom Gesetzgeber zusätzlich geforderte Aufgabe auf einfache Weise gelöst. Alle relevanten Informationen werden für Ihren Steuerberater automatisch digital vorkontiert. Das erspart Ihnen Mehrkosten. Egal, ob die Bearbeitung mit Hilfe von Papier oder Datenträgern durchgeführt wird, beides bedeutet für Ihre hausinterne Buchhaltung oder für Ihren Steuerberater eine erhebliche Entlastung. Ihr besonderer Vorteil: Diese Leistung ist für Sie kostenlos, wenn Ihr Steuerberater dem ADVISION- Verbund angeschlossen ist! Bis zu 40% Steuerberatungskosten sparen! 21

22 Das Kundencenter Als Abrechnungskunde bei opta data erhalten Sie einen Zugang zum opta data Kundencenter. Dort finden Sie Ihre Abrechnungsdaten und alle geführten Auswertungen online übersichtlich und transparent. Abrechnungsnachweis Summenabrechnung Kostenträgerauswertung Konjunkturbarometer Alphabetische Namensliste Leistungsgruppen-Statistik Erweiterte Positions-Leistungsstatistik Patientenalters-Struktur Patientenarten-Statistik Patientenanzahl-Statistik Entscheiden Sie selbst, welche Auswertungen wir für Sie führen und in welcher Form Sie diese erhalten möchten: auf Papier oder im opta data Kundencenter. Im Kundencenter finden Sie nicht nur Ihre aktuellen, sondern auch frühere Abrechnungen. Der Zugriff ist für Sie jederzeit und von jedem Ort aus möglich. Ein persönliches Passwort und ein mobile-tan-verfahren garantieren dabei die größtmögliche Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten. Neben Ihren individuellen Auswertungen hält das Kundencenter weitere Möglichkeiten für Sie bereit: Änderung der Auszahlung per Mausklick: Ändern Sie die Auszahlungsart oder das Auszahlungsdatum, wenn Sie Ihr Geld einmal früher benötigen. Die entsprechenden Konditionen werden direkt angezeigt. SMS-Dienst: Sie erhalten von uns eine SMS, wenn Ihre Abrechnung abgeschlossen und online ist. Statusabfrage: Hier sehen Sie, wie weit Ihre Abrechnung bereits fortgeschritten ist. Vom Posteingang bis zur Auszahlung. Das opta data Kundencenter ist der schnelle und sichere Weg zu Ihren Abrechnungsdaten. 22

23 Der Statistik Designer Sie möchten Ihre eigenen Statistiken erstellen? Kein Problem! Mit dem Statistik Designer können Sie zusätzlich zu den von uns bereitgestellten Auswertungen Ihre betrieblichen Kennzahlen selbst verarbeiten. Die Statistiken können Sie in Form von aussagekräftigen Diagrammen anschaulich darstellen und in verschiedenen Dateiformaten in viele andere Programme, z. B. Excel, übertragen. Entscheiden Sie selbst: nach welchen Kriterien Ihre Auswertungen durchgeführt und angezeigt werden wie detailliert Ihre Auswertungen sind welche Zeiträume Sie auswerten wie Sie Ihre Statistiken benennen möchten Die Benutzeroberfläche des Statistik Designers ist besonders anwenderfreundlich und führt Sie intuitiv und leicht verständlich durch die einzelnen Funktionen. Tabellarische und grafische Auswertungen lassen sich mit dem Statistik Designer ganz einfach generieren. 23

24 Komfort, der begeistert: Die eva/3 viva! Pflegesoftware Seit fast 30 Jahren begleitet unsere Software Leistungserbringer im Gesundheitswesen bei der wirtschaftlichen Gestaltung ihres Arbeitsalltags. Seither haben wir unsere branchenspezifischen EDV-Lösungen immer wieder Ihren Wünschen und Anregungen angepasst. So können wir Ihnen heute eine Software bieten, die analog mit Ihren Anforderungen gewachsen ist und Ihren Ansprüchen optimal gerecht wird. Tag für Tag fallen in Ihrer Pflegeeinrichtung neben der Betreuung Ihrer Patienten zahlreiche Verwaltungsarbeiten an. Unsere innovative Pflegesoftware unterstützt Sie effektiv und wirtschaftlich in allen Arbeitsabläufen. Erleben Sie, wie eva/3 viva! Sie bei allen organisatorischen und pflegerischen Aufgaben begleitet und dabei denkbar einfach zu bedienen ist! eva/3 viva! Pflegesoftware eva/3 viva! verknüpft alle Inhalte sinnvoll miteinander. Das bedeutet, dass Sie keine Daten doppelt eingeben müssen. Von der Erstberatung bis hin zur Abrechnung ist eva/3 viva! damit Ihr zuverlässiger Assistent bei sämtlichen Vorgängen: Terminorganisation Stammdatenverwaltung Verordnungsmanagement Leistungs- und Pflegeplanung Leistungserfassung Pflegedokumentation Wundmanagement eva/3 viva! das steht für unschlagbaren Bedienkomfort höchste Präzision schnelles und einfaches Arbeiten einzigartiges und klares Design Dienstplanung Tourenplanung Abrechnungsvorbereitung Wirtschaftlichkeitsanalyse Schnittstellen 24

25 Highlights Für eva/3 viva! entwickeln wir regelmäßig Highlights, die auch Sie begeistern werden: z. B. eva/3 geo. Das vollintegrierte Zusatzmodul zur Tourenplanung unterstützt Sie optimal bei der effektiven Organisation aller Fahrten. Als Basis-Tool funktioniert eva/3 geo wie ein klassischer Routenplaner mit dem Vorteil, dass Start- und Zieladressen direkt aus Ihrer Pflegesoftware übernommen werden können. Das Zusatzmodul geo Tracking bietet Ihnen einen Überblick über die Standorte Ihres gesamten Fuhrparks und das in Echtzeit! eva/3 viva! für das ipad Viele Module unserer eva/3 viva! Pflegesoftware können Sie jetzt noch bequemer von unterwegs nutzen! Für alle, die Stammdaten, Tourenpläne und Pflegeplanungen auf dem ipad ansehen und bearbeiten möchten, gibt es die Software als App. Flexible Finanzierung Unsere Software und unser Abrechnungsservice bilden eine perfekte Verbindung für Ihren Pflegedienst. So bieten wir Ihnen eine besondere Form der Finanzierung an: Über Ihre monatliche Abrechnung können Sie die eva/3 viva! Software bequem, sicher und kostengünstig finanzieren. Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot! Mobile Datenerfassung Als einzige Pflegesoftware bietet Ihnen eva/3 viva! die Möglichkeit, verschiedene Techniken zur Mobilen Datenerfassung parallel einzusetzen. Je nach Aufgabenbereich können Ihre Mitarbeiter die Leistungen so mit robusten Barcodescannern, multifunktionalen Smartphones, Notebook oder ipad erfassen. 25

26 Mit Transparenz überzeugen: Individuelles Qualitätsmanagement Die Qualitätssicherung bzw. die Einführung eines Qualitätsmanagements sind nicht nur Vorgaben, die u. a. in 112 SGB XI und 135a SGB V festgeschrieben sind, sondern vor allem eine Chance: Mit der Einführung eines Qualitätsmanagement- Systems werden Ihre Unternehmensziele und bestehenden Prozesse fest im Unternehmen verankert. Durch die Orientierung an den Anforderungen des Marktes und den Bedürfnissen Ihrer Kunden gewährleisten Sie dauerhaft den Erfolg Ihres Betriebs. Qualitätsmanagement-Systeme von opta data erfüllen die Anforderungen aller Anspruchsgruppen: Mehr Zeit für Patienten und Angehörige schafft Vertrauen und erhöht die Qualität der Pflegeleistungen. Mitarbeiter profitieren von geregelten Dienstplänen, offener Kommunikation und gesicherten Auszahlungen. Allen Vorgaben von Kostenträgern und MDK wird entsprochen. Anforderungen von Banken und Gesetzgebern werden voll erfüllt (z. B. MPG, PQsG und Basel II). Mehr Transparenz fördert Ihre Imagebildung in der Öffentlichkeit. Sehen Sie allen MDK-Prüfungen gelassen entgegen und ebnen Sie mit Ihrem individuellen Qualitätsmanagement-System den Weg zur erfolgreichen Zertifizierung! Entwicklung Aufnahme aller Kern-, Führungs- und Unterstützungsprozesse Festlegung der Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten Entwicklung des Prozessmodells Zusammenstellung Ihres persönlichen Formularwesens Abstimmung aller notwendigen Gesetze und Richtlinien Erstellung eines Leitfadens (Maßnahmenplan) Programmierung der ersten Version Ihres digitalen QM-Handbuchs Optimierung Aufnahme des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) Vertiefung der Kundenorientierung (auch auf der Grundlage von Kundenbefragungen) Ermittlung des Verbesserungspotenzials aller Arbeitsabläufe Selbstkontrolle durch Management Review 26

27 Das digitale QM-Handbuch Ob bei der Einführung eines neuen Qualitätsmanagement-Systems oder im Rahmen eines bereits bestehenden QM-Systems das digitale QM-Handbuch bietet Ihnen im Arbeitsalltag viele Vorteile. Denn mit einem einzigen Mausklick finden Sie und Ihre Mitarbeiter zu jedem Arbeitsschritt eine detaillierte und verständliche Beschreibung, die die Qualität und Effizienz der Prozesse sicherstellt. Über 500 erfolgreich abgeschlossene QM-Projekte Schulung für Qualitätsmanagement- Beauftragte In der opta data akademie bieten wir Ihnen neben vielen weiteren praktischen Seminaren auch regelmäßig Schulungen zu den Themen Qualitätsmanagement, Gesundheitsmanagement und Betriebliches Management von Grundlagen bis hin zu vertiefenden Kenntnissen. 31 Kontrolle Internes Audit durch unsere QM-Experten Audit-Bericht Weiterentwicklung des Leitfadens Auf Wunsch Einleitung des Zertifizierungsverfahrens Umsetzung Gemeinsame Überprüfung der ersten Version des digitalen QM-Handbuchs Schulung Ihrer Mitarbeiter durch unsere QM-Experten Kontaktierung der Zertifizierungsgesellschaft Zertifizierungsaudit Zertifikatserteilung durch die Zertifizierungsgesellschaft Umsetzung der in der Einrichtungsphase getroffenen Festlegungen in Ihrem Tagesgeschäft Ggf. Ergänzung fehlender Inhalte 27

28 Auch online unverwechselbar: Mit Ihrer eigenen Website 32 PflegeWeb Auch bei der Suche nach einem passenden Pflegedienst wird das Internet für viele zunehmend zum bevorzugten Informationsmedium: Immer mehr Angehörige von Pflegebedürftigen informieren sich online über Leistungen, Qualifikationen und Umfeld von Pflegeeinrichtungen. Mit einem ansprechenden Internetauftritt erreichen Sie diese potenziellen Kunden optimal und verfügen über ein effektives Marketing-Instrument. Ihnen fehlen die technischen Voraussetzungen und Kenntnisse? Genau deshalb gibt es jetzt PflegeWeb den Websitekonfigurator. Pflege Die Website für Ihren Pflegedienst PflegeWeb wurde speziell für Pflegedienste entwickelt und bietet Ihnen eine ebenso einfache wie professionelle Möglichkeit, Ihre eigene Internetseite in wenigen Schritten selbst zu erstellen ganz nach Ihren Vorstellungen, mit minimalem Zeitaufwand und ohne spezielles technisches Wissen. Ihre Vorteile in nur 5 Schritten zu Ihrer eigenen Website professionelle Vorlagen für Design, Farben, Aufbau und Texte individuelle Eingabe von Fotos und Texten möglich auf Wunsch individuelle Textberatung sowie Flyer, Briefbogen und Visitenkarten in Ihrem Wunschdesign 28

29 Überzeugen mit professioneller Kommunikation Ein professionelles Marketing ist mehr als nur Werbung. Es ist ein zentraler wirtschaftlicher Bestandteil eines Unternehmens und unterstützt Sie bei der marktorientierten Führung Ihres Betriebes. Der Erfolg Ihres Marketings hängt dabei von Konzept, Planung und Koordination der Maßnahmen ab. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung in strategischem Marketing und gezielter Kundenansprache. Wir verfügen über eine umfassende Kenntnis Ihrer Branche und kennen die wirtschaftlichen Herausforderungen Ihrer täglichen Arbeit. Mit der opta data marktforschung & marketing GmbH ist seit über 25 Jahren eine spezialisierte Gesellschaft für Werbung und Marketing Teil unserer Unternehmensgruppe. Wir beraten und unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Kommunikation, z. B. mit: Telefonmarketing Geschäftsausstattung Werbeprospekten Werbebriefen Ihrer Internetpräsenz Anzeigen Professionelle Marktbefragung 33 Mit diesem Wissen entwickeln, gestalten und optimieren wir für Sie ein unverwechselbares Erscheinungsbild und eine zielgruppengerechte Ansprache. Steigern Sie Ihren Erfolg durch Mit der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems stehen regelmäßige Patientenbefragungen an. Mit unserem professionellen Telefon-Marketing übernehmen wir diese Gespräche für Sie und stellen Ihnen die Ergebnisse transparent zur Verfügung. ein eigenes Unternehmensprofil Wir leisten für Sie: professionelle Kommunikation einen höheren Bekanntheitsgrad Kundenzufriedenheitsbefragungen nach Kritierien wie: Qualität Ihrer Leistung Qualität und Güte von Service und Beratung Wirkung, Auftreten und Fachkompetenz Adressqualifizierung Hotline-Service 29

30 Effiziente Kooperationen für Pflegedienste 34 Der Arbeitgeber- und BerufsVerband Privater Pflege e. V. unterstützt seine Mitglieder in pflegepolitischen und gesundheitspolitischen Angelegenheiten, mit dem Ziel, die Zukunft der privaten ambulanten Pflege zu sichern. Der Mobilfunkanbieter bietet individuelle Lösungen, z. B. für die Mobile Datenerfassung. Die spezialisierten Steuerberater der ADVISION verfügen über ein breites Fachwissen im Bereich der häuslichen Pflege und bieten so gezielt auf die Erfordernisse des Pflegeberufes ausgerichtete Dienstleistungen. opta data Kunden profitieren von Vergünstigungen. Der VDAB bietet u. a. Beratung und Unterstützung bei wirtschaftlichen und qualitativen Fragen. Help bereitet Ihre Pflegeverordnungen für die reibungslose Abrechnung vor. Der Bundesverband privater Anbieter sozialer Dienste e. V. bildet mit mehr als aktiven Mitgliedseinrichtungen die größte Interessenvertretung privater Anbieter sozialer Dienstleistungen in Deutschland. Der Landesverband freie ambulante Krankenpflege NRW e. V. (LfK) vertritt die Interessen von über 500 privaten Pflegediensten in Nordrhein-Westfalen. PMG ist eine Unternehmensberatung, die auf die Betreuung von Pflegediensten spezialisiert ist. Ziel der Beratungen ist es, die Qualität und den Erfolg von Pflegeunternehmen langfristig zu sichern. 30

31 35 Der Bundesverband Ambulante Dienste und Stationäre Einrichtungen e. V. nimmt auf Bundes- und Landesebene seine Aufgaben als Interessenvertreter für ambulante und stationäre Einrichtungen wahr. Vincentz ist Herausgeber zahlreicher Fachzeitschriften und liefert Informationen zu verschiedenen Branchen im Gesundheitswesen. Die egonomics Finanzdienstleistungs GmbH vermittelt mit der nötigen Branchenkenntnis Versicherungen für die Pflegebranche. Die Bundesarbeitsgemeinschaft Hauskrankenpflege e. V. übernimmt vertragliche Regelungen und arbeitet mit der Zielsetzung eines fairen Wettbewerbs u. a. mit den Bundesministerien zusammen. 31

32 Die opta data Gruppe Abrechnung Software Beratung opta data Abrechnungs GmbH Bamlerstraße Essen Tel.: 0201 / Fax: 0201 / Gesamtvertrieb Assmannweg Essen Tel.: 0201 / Fax: 0201 / Niederlassung Berlin Mauerstraße Berlin Tel.: 030 / Fax: 030 / Niederlassung Chemnitz Salzstraße Chemnitz Tel.: 0371 / Fax: 0371 / Niederlassung Erfurt Gustav-Weißkopf-Straße Erfurt Tel.: 0361 / Fax: 0361 / Niederlassung Genthin Berliner Chaussee Genthin Tel.: / Fax: / Niederlassung Oldenburg Rohdenweg Oldenburg Tel.: 0441 / Fax: 0441 / opta data Abrechnungs GmbH Salzburger Straße Linz, Österreich Tel.: +43 (0) 732 / Fax: +43 (0) 732 / opta data factoring GmbH Bamlerstraße Essen Tel.: 0201 / Fax: 0201 / opta data hard- und software GmbH Grabenstraße Essen Tel.: 0201 / Fax: 0201 / optadata.com GmbH Feilenstraße Essen Tel.: 0201 / Fax: 0201 / DHP Deutsche Hilfsmittel Pool GmbH Bamlerstraße Essen Tel.: 0201 / Fax: 0201 / dhp.hilfsmittelserver.de E/M/C Organisationsberatung + Datensysteme GmbH Wilhelmshöher Allee Kassel Tel.: 0561 / Fax: 0561 / Matthies & Partner GmbH Schalksmühle Porta Westfalica Tel.: 0571 / Fax: 0571 / opta data gesundheitsmanagement GmbH Bersonstraße Essen Tel.: 0201 / Fax: 0201 / ReCo GmbH Revision & Controlling Sigsfeldstraße Essen Tel.: 0201 / Fax: 0201 / Marketing opta data marktforschung & marketing GmbH Assmannweg Essen Tel.: 0201 / Fax: 0201 / teleconcept Telefonmarketing GmbH Assmannweg Essen Tel.: 0201 / Fax: 0201 / opta data Gruppe Alle Rechte vorbehalten. A-AMB / (gebührenfrei) Lösungen, die verbinden.