TobitSoftware Link for Sharp MFP based on OSA. Release 1.0

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1 Release 1.0

2 Wir behalten uns Änderungen an der Software gegenüber der Beschreibung in dieser Dokumentation vor. Wir können nicht garantieren, dass alle implementierten Funktionen in allen erdenklichen Kombinationen auf jeder Hardware und in jeder Systemumgebung ausführbar sind. id-netsolutions GmbH Januar 2007 Seite von 26

3 Wichtige Installationshinweise! Wir bitten Sie sich einige Minuten Zeit zu nehmen und folgende wichtige Installationsvoraussetzungen genauestens zu beachten Die Installation des Lizenz-Servers. Die Installation des Lizenz-Servers ist zwingend erforderlich. Das von Ihnen erworbene Produkt besteht aus einer Client- und einer Serverkomponente. Die Serverkomponente (der so genannte Lizenz-Server) wird benötigt, um den Zugriff der einzelnen Clients zu überwachen und zu kontrollieren. Der permanente Zugriff auf den Lizenz-Server-Dienst ist zwingend erforderlich, um die Funktionalität der Clientkomponente sicherzustellen. (Abbildung 1.) Wir möchten daher gesondert darauf hinweisen, dass wir die Installation der Lizenz-Serverkomponente auf ein Serverbetriebssystem empfehlen. >docufied< Clientkomponenten >docufied< Lizenz Server Permanenter Zugriff Abbildung 1. Sollten Sie nicht über ein Serversystem verfügen, raten wir sicherzustellen, dass der Lizenz-Server zumindest auf einem PC installiert wird, welcher dauerhaft im ständigen Zugriff für weitere Clients steht. Seite von 26

4 Lizenzaktivierung Mit dem Erwerb eines >docufied<-produktes erhalten Sie eine Lizenzkarte (Abbildung 2.), mit einem 7-stelligen Lizenzschlüssel. Abbildung 2. Die Lizenzaktivierung findet einmalig und ausschließlich auf der Serverkomponente statt. Durch das Eintragen des Lizenzschlüssels erhalten Sie einen zufallsbedingten Produktschlüssel. Zur endgültigen Aktivierung der Software werden der Lizenzschlüssel und der Produktschlüssel via Internet an einen Registrierungsserver der id-netsolutions GmbH übermittelt. (Abbildung 3.) Seite von 26

5 Lizenzschlüssel + zufallsbedingter Produktschlüssel Aktivierung via Internet >docufied< Lizenz Server Registrierungsschlüssel >docufied< Registrierungsserver Abbildung 3. Nach erfolgreicher Übermittlung wird Ihr Lizenzschlüssel auf dem Registrierungsserver gesperrt und Sie erhalten einen Registrierungsschlüssel für Ihre >docufied<-lizenz-serverkomponente. Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass es Ihnen nicht möglich ist eine Lizenz mehrfach zu aktivieren. Bitte bewahren Sie diesen Registrierungsschlüssel unbedingt sorgfältig auf. Der Registrierungsschlüssel behält lediglich seine Gültigkeit, sofern dieser auf dem gleichen Serversystem angewendet wird. Es ist also möglich die Lizenz-Server- Software zu deinstallieren und bei erneuter Installation den vorhanden Registrierungsschlüssel zu verwenden. Sollte es dennoch notwendig sein, dass Sie die Lizenz-Serverkomponente auf ein anderes System verlagern müssen, wenden Sie sich bitte an Nach schriftlichem Antrag unter Angabe der jeweiligen Begründung, wird Ihr Lizenzschlüssel auf dem Registrierungsserver erneut frei geschaltet. Aus organisatorischen Gründen kann dieses bis zu 2 Werktage dauern. Wir bitten daher um eine entsprechende Planung Ihrerseits. Seite von 26

6 Testinstallation Eine temporäre Testinstallation auf einem Demo-System ist, wie in Punkt 1.1. beschrieben, daher nicht möglich. Für eine Testinstallation können Sie jederzeit eine Evaluierungslizenz unter beantragen. Aus organisatorischen Gründen kann dieses bis zu 2 Werktage dauern. Wir bitten daher um eine entsprechende Planung Ihrerseits. Vielen Dank für Ihr Interesse. Wir wünschen Ihnen ein erfolgreiches und angenehmes Arbeiten mit dem Produkt. Mit freundlichen Grüßen die id-netsolutions GmbH Seite von 26

7 2.0 Installationsvorbereitung Um eine erfolgreiche Installation zu gewährleisten, ist es zwingend erforderlich einige Punkte an Ihrem System zu überprüfen bzw. Ihr System dahingehend vorzubereiten. Wir empfehlen nachfolgende Checkliste auszudrucken und für den Server auszufüllen. Gegebenenfalls ist die Unterstützung Ihres Administrators erforderlich. Sollten Sie Hilfe oder weitergehenden Support für dieses Produkt benötigen, müssen die Mitarbeiter der id-netsolutions GmbH auf diese Informationen zurückgreifen. Unser Support ist ausdrücklich angehalten, keine Unterstützung ohne vollständig und korrekt ausgefüllte Checkliste zu leisten. Systemvoraussetzung Betriebssytem Windows 2000 Windows XP Professional Windows 2003 Server Internet Information Server FTP-Dienst WWW-Dienst.NET Framework 2.0 Sharp Softkey Modul zur Integration von Anwendungen - (Bestellnr. MX-AMX2) Tobit Software David - Minimum DAVID 6.6 mit Service Pack 4 - Empfohlen V10 mit neuestem Patch Entsprechende Updates erhalten Sie unter bzw. über Ihr betreuendes TobitSoftware Systemhaus. Acrobat Reader Seite von 26

8 2.1. Installations-Checkliste Serverkomponente >docufied< Lizenz-Server-Software. Sollten Sie nicht über ein Serverbetriebssystem verfügen bzw. die Lizenz-Serverkomponente nicht auf einem Serversystem installieren, tragen Sie bitte im Feld Server Informationen den Hinweis NO Server ein. Adress Informationen Firmenname Kundennummer Informationen Produktname Release Version Lizenzschlüsselnummer ( ) Registrierungsschlüssel (diese Nummer erhalten Sie erst nach erfolgreicher Installation der Lizenz-Server-Komponente) Server Informationen Servername Domänenname (FileSrv01) (Firma.local) IP-Adresse des Servers ( ) Subnetmask ( ) Gateway ( ) Betriebsystem Service-Pack (Win2000-Server; Win2003) DHCP-Server vorhanden? (ja/nein) IP-Adresse des DHCP-Server ( ) DNS-Servername IP-Adresse des DNS-Server ( ) Active-Directory vorhanden? (ja/nein) Seite von 26

9 2.2. Installations-Checkliste Clientkomponente Informationen Produktname Release Version Client Informationen Clientname Domänenname (WS001) (Firma.local) IP-Adresse des Clients ( ) Subnetmask ( ) Gateway ( ) Betriebssystem Service-Pack (Win2000-Pro; WinXP ) Seite von 26

10 3.0 Vorbereitende Schritte zur Installation Prüfen Sie, ob das.net-framework 2.0 auf dem Rechner installiert ist, ein entsprechendes Setup finden Sie ggf. auf der Windows Update-Seite. Der Internet-Informationdienst (IIS) muss installiert sein, inkl. dem File-Transfer- Protokoll (FTP). Gehen Sie dazu in die Systemsteuerung und öffnen Sie den Punkt Software. Klicken Sie dann auf Windows Komponenten hinzufügen/entfernen. Setzen Sie einen Haken vor Internet Informationsdienst(IIS) und klicken Sie auf Details.... Kontrollieren Sie ob die Haken vor FTP-Dienst (File Transfer Protokoll) und vor WWW-Dienst gesetzt sind. Beim Windows Server 2003 muss der Haken vor ASP.Net gesetzt sein. Sie finden den Punkt unter Anwendungsserver. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Und fahren Sie mit der Installation der Schnittstelle fort. 4.0 Installation der Schnittstelle Starten Sie die setup.exe und folgen Sie den Installationsanweisungen. Abbildung 4. Klicken Sie auf Weiter >. Seite von 26

11 Abbildung 5. Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarungen. Abbildung 6. Geben Sie den Benutzernamen und Ihre Organisation ein. Sie können außerdem wählen, für welche Benutzer die Schnittstelle installiert werden soll. Seite von 26

12 Abbildung 7. Wählen Sie entweder Vollständig oder Angepasst. Abbildung 8. Hier können Sie ggf. wählen was Sie installieren wollen, bei Bedarf können beide Anwendungen auf getrennten Servern installiert werden. Seite von 26

13 Abbildung 9. Drücken Sie auf Installieren und warten Sie bis die Installation abgeschlossen ist. Wichtig: Der Dienst des Übergabe-Services installiert sich zunächst unter dem lokalen Systemkonto. Sollten die Webserver-Anwendung und der Tobit-Server auf unterschiedlichen Servern laufen, muss der Dienst unter einem Benutzerkonto laufen, da er sonst keine Zugriffsberechtigungen hat. In diesem Fall ändern Sie bitte das Benutzerkonto in der Windows- Diensteverwaltung für >docufied< SharpWatch auf einen Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen. Seite von 26

14 5.0 Konfiguration des Systems File System Gehen Sie ins File System und klicken Sie mit rechts auf den Ordner C:\Inetpub\wwwroot\DavidFax\ und wählen Sie Eigenschaften. Wechseln Sie auf die Registerkarte Webfreigabe. Abbildung 10. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben aus und klicken Sie auf Hinzufügen.... Abbildung 11. Seite von 26

15 Setzen Sie den Haken vor Lesen und vor Skriptzugriff. Anschließend wählen Sie den Punkt Ausführen (einschließlich Skripts) aus. Bestätigen Sie alles mit OK. Öffnen Sie die Computerverwaltung. Unter Computerverwaltung(Lokal)\Dienste und Anwendungen\Internet- Informationsdienste\Websites\Standardwebsite\DavidFax klicken Sie mit rechts auf den Eintrag und wählen Sie Eigenschaften. Wechseln Sie auf die Registerkarte Verzeichnissicherheit und klicken Sie auf Bearbeiten.... Abbildung 12. Setzen Sie den Haken vor Anonyme Anmeldung und bestätigen Sie alles mit OK. Wechseln Sie auf den Eintrag...\Basisverzeichnis\Standart FTP-Site, klicken Sie mit rechts darauf und wählen Sie Eigenschaften. Wechseln Sie auf die Registerkarte Basisverzeichnis. Seite von 26

16 Abbildung 13. Setzen Sie den Haken vor Schreiben und bestätigen Sie alles mit OK. File System Klicken Sie mit rechts auf den Ordner C:\Inetpub\ftproot\ und wählen Sie Eigenschaften. Wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheitseinstelungen. Abbildung 14. Seite von 26

17 Klicken Sie auf Hinzufügen... und wählen Sie die beiden Konten IUSR_<Rechnername> und IWAM_<Rechnername> aus, <Rechnername> ist dabei durch den Computernamen Ihres Systems zu ersetzen. Geben Sie beiden Benutzerkonten Vollzugriff. Bestätigen Sie alles mit OK. 6.0 Konfiguration des Sharp Geräts Öffnen Sie einen Browser Ihrer Wahl und verbinden Sie sich mit der Weboberfläche des Sharp Geräts. Wechseln Sie in den Administratoren Modus. Die Geräte der AR-Serie und der MX-Serie haben unterschiedliche Oberflächen: Die Konfiguration finden Sie bei der AR-Serie unter dem Punkt Netzwerk Setup\Externe Anwendungsprogramme AR-Serie: Abbildung 15. Im Punkt Name des Anwendungsprogramms tragen Sie einen sinnvollen Namen ein. Dieser Name wird dann später im Display des Sharp MFP zu sehen sein. Seite von 26

18 Im Punkt Bedienungsoberfläche des Anwendungsprogramms tragen Sie folgende URL ein: Als <server> (Eingabe bitte ohne die <>-Zeichen) verwenden Sie bitte die IP-Adresse oder den Computernamen des Servers, auf dem die Webserver-Anwendung installiert wurde. Bei Verwendung des Computernamens achten Sie bitte darauf, dass in der Konfiguration des MFP ein gültiger DNS-Server angegeben wurde, nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung des Geräts. Bestätigen Sie mit dem Button Übermitteln. Bei Sharp Geräten der MX-Serie finden Sie den Punkt unter Applikationseinstellungen\Einstellungen der externen Anwendungsprogramme. 7.0 Konfiguration der Schnittstelle Klicken Sie auf Start/Programme/id-netsolutions/TobitSoftware Link for Sharp based on OSA/Adress-Datenbank konfigurieren und nehmen Sie Einstellungen wie in diesem Beispiel zu sehen vor. Abbildung 16. Sie haben hier die Möglichkeit eine beliebige Datenbank als Datenquelle für Ihre Kontakte und Faxnummern zu wählen, der Anzeigename ist später im Display des Sharp MFP zu sehen. Wählen Sie zunächst eine Datenbank über den... -Button aus, erfahrene Administratoren können alternativ auch den Connection-String direkt angeben. Unter Adresstabelle wählen Sie die Tabelle aus in der die gewünschten Informationen zu finden sind. Im Punkt Anzeigename wählen Sie die Spalte aus die den Anzeigenamen zur Faxnummer enthält. Unter Faxnummer tragen Sie die Spalte ein die die Faxnummern enthält. Bestätigen Sie mit OK. Seite von 26

19 7.1 Übergabe-Service Der Übergabe-Service dient zur Übergabe der vom Sharp MFP gesendeten Dokumente an den Tobit-Server. Starten Sie die Konfiguration über Start/Programme/id-netsolutions/TobitSoftware Link for Sharp based on OSA\Übergabe-Service konfigurieren. Unter der LicenseServer-Adresse tragen Sie den Namen des Rechners ein, auf dem Sie den LicenseServer installiert haben (beim selben Rechner einfach localhost). Als Port wählen Sie 6666 (Sie können auch einen beliebigen anderen freien Port wählen, dieser muss allerdings mit dem Server-Port übereinstimmen). Die Lampe connected muss grün leuchten, daran sehen Sie, ob eine Verbindung zum Server besteht. Unter dem Punkt Dienst muss die Lampe bei Aktueller Serverstatus auch grün leuchten. Dies zeigt, ob der Dienst (>docufied< Sharp Watch) gestartet wurde. Zum Starten und Stoppen des Dienstes stehen Ihnen die Buttons Dienst starten und Dienst stoppen zur Verfügung. Bei geänderten Einstellungen können Sie auf Dienst neu starten zurückgreifen. Wenn Sie Änderungen an den Einstellungen der Schnittstelle vorgenommen haben, werden diese erst nach einem Neustart des Dienstes wirksam. 7.2 Überwachungen Fügen Sie anschließend eine neue Überwachung hinzu. Als Eingangsverzeichnis wählen Sie das Verzeichnis C:\Inetpub\ftproot, falls der Übergabe-Service auf einem anderen Rechner läuft als die Webserver-Anwendung ist hier ein UNC-Pfad zu dessen ftproot-verzeichnis anzugeben. Als Outputdirectory muss das Verzeichnis David\Import vom DvISE-Server gewählt werden. Sollte eines der Verzeichnisse auf einem anderen Rechner liegen, verwenden Sie unbedingt UNC-Pfade. Sie können mehrere Überwachungen anlegen und Sie dann mit unterschiedlichen befüllen. Beachten Sie, dass der Dienst (dfsharpwatch_srvc.exe) folgende Rechte haben muss. Für den Zugriff auf das Eingangsverzeichnis müssen Leserechte vorhanden sein. Um die Daten im David\Import Verzeichnis abzulegen, werden Schreibrechte benötigt. Um die Rechte des Dienstes zu überprüfen, gehen Sie in die Verwaltung und öffnen Sie Dienste. Suchen Sie den Dienst >docufied< Sharp Watch und öffnen Sie die Eigenschaften. In der Registerkarte Anmelden ist ein Benutzer eingetragen. Der Dienst erbt die Rechte des Benutzers, der hier eingetragen wurde. Nehmen Sie einen Benutzer, der die benötigten Rechte hat. Nach der Installation des Dienstes hat dieser nur auf das lokale System Zugriff. Es empfiehlt sich hier, den Administrator als Benutzer einzutragen. In der Regel hat ein Administrator alle Seite von 26

20 nötigen Rechte. Es kann aber auch jeder andere Benutzer mit entsprechenden Rechten gewählt werden. Sie können einen Haken vor Bei Grafikkonvertierung den Kontrast erhöhen setzen. Ob Sie diese Funktion nutzen, hängt vom Eingangsmaterial ab und sollte von Ihnen zunächst getestet werden. Unter dem Punkt Zusätzliche DvISE-Befehle können Sie noch weitere Befehle hinzufügen. Grundsätzlich wird immer ein Befehl mit in die Liste aufgenommen: Abbildung 17. Der Befehl legt Dokumente vor dem Versand erst im Ordner Ausgang des jeweiligen Benutzers ab. Das Fax WARTET dort sozusagen solange, bis der Benutzer auf das Fax klickt und es endgültig versendet. Um das Fax direkt zu versenden, schreiben Sie einfach NEIN hinter den Befehl. Sofern Sie keine Hintergrundbilder hinter Ihre Faxe legen wollen, sollte als zweiten Befehl noch 4 eingegeben werden. Für weitere Informationen zu den Befehlen sehen Sie bitte im Benutzerhandbuch des Tobit InfoCenters nach. 7.3 Alias-Verwaltung Über die Alias-Verwaltung haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Namen und Faxnummern zu hinterlegen. Nachdem Sie einen neuen Namen eingetragen haben, können Sie die Pfeil-nach-unten Taste drücken und einen neuen Eintrag vornehmen. Seite von 26

21 8 Bedienung des Sharp Gerätes Die folgenden Bilder des Sharp Menüs können von denen in Ihrem Menü abweichen. Legen Sie das zu faxende Dokument einfach in das Sharp Gerät ein. Am Sharp Gerät sehen Sie zunächst das Ausgangsmenü: Abbildung 18. Drücken Sie auf den Knopf unten links im Bildschirm (das kleine Serversymbol) und Sie sehen die zur Verfügung stehenden Anwendungsprogramme: Abbildung 19. Drücken Sie auf dem Touch Screen die Taste David Fax. Sie sehen dann folgenden Auswahlschirm. Seite von 26

22 Abbildung 20. Hier haben Sie die Möglichkeit entweder direkt eine Faxnummer eingeben oder Sie können auf das Adressbuch zurückgreifen. Wählen Sie Adressbuch und Sie können auf Ihre eingebundene Datenbank zugreifen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn zuvor eine Datenbank-Verbindung auf dem Server eingetragen wurde. Abbildung 21. Wenn Sie auf Suchtext klicken können Sie die Auswahl noch Filtern. Wenn Sie hier nichts eingeben werden alle Einträge der Datenbank eingelesen. Die Anzahl der sichtbaren Einträge ist auf 48 begrenzt, ggf. ist der Suchtext entsprechend eindeutig einzugeben. Seite von 26

23 Abbildung 22. Hier können Sie einen Suchtext eingeben. Abbildung 23. Wählen Sie einen Empfänger aus. Im Anschluss können Sie noch den Benutzer auswählen, der als Absender eingetragen wird. Dieser erhält nach Versand das Fax in seinem Postausgang. Seite von 26

24 Abbildung 24. Sollten Sie hier nichts eingeben, so wird das Fax im Ausgang des Administrators gespeichert. Die Möglichkeit, den Absendernamen frei einzugeben sollten Sie nur verwenden, wenn auf dem Webserver kein Tobit InfoCenter zur Verfügung steht. Damit das Fax korrekt zugeordnet werden kann, muss hier der Windows-Loginname (bei Novell inkl. Kontext) eingetragen werden. Normalerweise empfehlen wir, den Benutzer aus der Liste auszuwählen, diese enthält alle in Tobit angelegten Benutzer. Abbildung 25. Nach Auswahl des Absenders sehen Sie folgende Seite. Abbildung 26. Legen Sie das zu faxende Dokument ein und bestätigen Sie mit OK. Seite von 26

25 6.0 Hilfe und Support Sollten Sie Hilfe oder weitergehenden Support für dieses Produkt benötigen, wenden Sie sich bitte ausschließlich per Mail an Um einen möglichst schnellen und aussagekräftigen Support zu gewährleisten, bitten wir Sie die Checklisten (siehe Punkt 2.1. ff.) ausgefüllt beizufügen. Unser Support ist ausdrücklich angehalten, keine Unterstützung ohne vollständig und korrekt ausgefüllte Checklisten zu leisten. Seite von 26

26 id-netsolutions GmbH Segeberger Str a Kayhude Tel: Fax: Seite von 26

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