Universität Bielefeld Bielefeld, den Abteilung Z.1, Az: 4023-

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1 Universität Bielefeld Bielefeld, den Abteilung Z.1, Az: Zusammenfassung geltender Geschäftsordnungsregelungen für die Zentralverwaltung Die Zusammenfassung geltender Geschäftsordnungsregelungen ist Grundlage für die Arbeit der Zentralen Universitätsverwaltung. Sie gestalten den Verwaltungsablauf einheitlich und dienen dem Ziel, die Aufgaben zügig und effektiv zu erfüllen. Die Zusammenfassung steht jedem Bediensteten der Zentralen Universitätsverwaltung im Internet/Intranet zur Verfügung. Von den Vorgesetzten ist bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Geschäftsordnungsregelungen hinzuweisen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, sich mit dem Inhalt vertraut zu machen und die Arbeit danach auszurichten. 1. Aufbau der zentralen Universitätsverwaltung, Zuständigkeit 1.1. Die Verwaltung gliedert sich grundsätzlich in Dezernate, Abteilungen und Sachgebiete. Besondere Organisationseinheiten (z. B. International Office) sind einem Dezernat zugeordnet. Darüber hinaus bestehen direkt dem Rektorat zugeordnete Einheiten 1. Für sie gelten diese Regelungen auch Der Geschäftsverteilungsplan für die Verwaltung bestimmt, wie sich die Verwaltungsaufgaben auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilen. Über Änderungen des Geschäftsverteilungsplanes entscheidet die Kanzlerin bzw. der Kanzler Als Mitglied des Rektorats leitet die Kanzlerin / der Kanzler die Hochschulverwaltung ( 25 (2) HG). Sie/er ist Dienstvorgesetzte/r aller Beschäftigten der Hochschulverwaltung ( 33 (3) HG) Die Dezernentinnen und Dezernenten sind für die Erledigung der ihnen im Geschäftsverteilungsplan zugewiesenen Aufgaben und den geordneten Geschäftsablauf verantwortlich. Ihren Aufgabenbereich bearbeiten sie selbständig, soweit sie nicht von der Kanzlerin bzw. vom Kanzler Weisungen erhalten. Über wichtige Geschäftsvorgänge ist die Kanzlerin / der Kanzler zu unterrichten Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter leiten selbständig sachlich abgegrenzte Teilbereiche, soweit sie nicht von ihren Dezernentinnen / ihrem Dezernenten Weisungen erhalten. Sie sind in ihren Bereichen für die ordnungsgemäße Führung der Dienstgeschäfte verantwortlich. Über wichtige Geschäftsvorgänge ist die Dezernentin / der Dezernent zu unterrichten Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern ist ein sachlich abgegrenztes Aufgabengebiet zuzuweisen, für dessen ordnungsgemäße und fristgerechte Bearbeitung sie verantwortlich sind Die Justitiarinnen und Justitiare im Dezernat II und Dezernat III sind -ungeachtet ihrer weiteren 1 Zur besseren Lesbarkeit wird im weiteren Text nur von Dezernentinnen und Dezernenten gesprochen

2 - 2 - Aufgaben (vgl. dazu auch 2.4)- für die Rechtsstreitigkeiten der Universität in ihrem jeweiligen Aufgabenbereich zuständig, sofern nicht für einen bestimmten Bereich oder für den Einzelfall ein anderer beauftragt wird. 2. Zusammenarbeit 2.1. Um, soweit sinnvoll und möglich, aufeinander abgestimmte und abgewogene Entscheidungen zu sichern, ist zwischen den Dezernaten eine enge und konstruktive Zusammenarbeit notwendig In Angelegenheiten, die sachlich den Aufgabenbereich mehrerer Dezernate berühren, ist das federführende Dezernat verpflichtet, die in Frage kommenden Dezernate von sich aus zu beteiligen. Die Beteiligung erfolgt durch rechtzeitige Information und Abstimmung sowie abschließend durch Mitzeichnung. Durch die Mitzeichnung übernimmt das beteiligte Dezernat die Verantwortung für die sachgemäße Bearbeitung, soweit das Dezernat berührt wird Federführend ist das Dezernat, das nach dem Geschäftsverteilungsplan überwiegend zuständig ist. In diesem Dezernat wird auch der Original-Vorgang geführt. In Zweifelsfragen entscheidet die Kanzlerin / der Kanzler In Rechtsfragen von wesentlicher Bedeutung ist das Justitiariat des Dezernats II oder des Dezernats III (siehe auch 1.7) in der Weise zu beteiligen, dass dem Justitiariat Rechtsprobleme unter Beifügung der Verwaltungsvorgänge aufgezeigt werden, mit der Bitte zu einzelnen schriftlich formulierten Fragen Stellung zu nehmen. Die Mitwirkung des Justitiariats ist grundsätzlich davon abhängig, dass die Angelegenheit von dem dafür zuständigen Dezernat nach Möglichkeit soweit bearbeitet ist, dass ein begründeter Entscheidungsvorschlag vorliegt Projektarbeit Zur Erledigung komplexer Problemstellungen können Projektgruppen gebildet werden. Projekte sind Sonderaufgaben der Verwaltung der Universität Bielefeld, die gekennzeichnet sind durch ihren temporären und komplexen Charakter, die notwendige Koordination und Zusammenarbeit mehrerer Organisationseinheiten und vorgegebene Ziele (inhaltlich, zeitlich), die so konkret wie möglich gefasst werden. Übergreifende Projekte werden durch die Kanzlerin / den Kanzler in Auftrag gegeben, interne Projekte durch die Dezernentin oder den Dezernenten. Für die Projektgruppe wird eine Leiterin bzw. ein Leiter eingesetzt, die / der für das Erreichen des gesetzten Zieles verantwortlich ist. Die Projektleitung hat inhaltliche Weisungsbefugnisse gegenüber den Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeitern nach näherer Regelung. Die Rückkopplung und Abstimmung mit den Dezernentinnen und Dezernenten und den Abteilungsleiterinnen bzw. Abteilungsleitern ist bei übergreifenden Projekten in geeigneter Weise sicherzustellen. Die Einrichtung der Projektgruppe ist in geeigneter Weise bekannt zu machen. 3. Geschäftsablauf 3.1. Behandlung der Eingänge

3 - 3 - Die Zentrale Posteingangsstelle öffnet die eingehenden Sendungen und versieht sie mit dem Eingangsstempel, soweit sie nicht als persönlich oder vertraulich gekennzeichnet sind. Die gekennzeichneten Eingänge werden an die einzelnen Dezernate verteilt. Grundsätzlich werden alle Eingänge dem Kanzler vorgelegt. Dies gilt nicht, soweit der Kanzler auf die Vorlage bestimmter Eingänge verzichtet. Schreiben mit dem Vermerk persönlich oder vertraulich werden ungeöffnet zugeleitet. Enthalten diese Eingänge für den Vorgesetzten einen relevanten Inhalt, sind sie vom Empfänger dem jeweiligen Vorgesetzten zur Kenntnis zu geben (vgl. hierzu auch 3.4) Die Eingänge werden mit einem Sichtvermerk und Datum und erforderlichenfalls mit Bearbeitungsvermerken versehen. Die Rektorin / der Rektor verwendet den Rot-, die Kanzlerin / der Kanzler den Grünstift Die gemeinsame Posteingangsmappe geht der Kanzlerin / dem Kanzler, der Rektorin / dem Rektor, den Dezernentinnen und Dezernenten sowie weiteren Personen im Umlaufverfahren zu; dies gilt, solange die Kanzlerin / der Kanzler keine andere Regelung trifft. Die Mappe ist unverzüglich durchzusehen und weiterzugeben Digital (z.b. s) bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingehende Sendungen, deren Inhalt auch für die Rektorin / den Rektor, die Kanzlerin / den Kanzler, die Dezernentin / den Dezernenten sowie die Abteilungsleiterin / den Abteilungsleiter von Interesse sind, sind mit Namenszeichen und Datum zu versehen in den Geschäftsgang zu geben Die auf den Eingängen angebrachten Arbeitsvermerke haben folgende Bedeutung: Strich oder Namenszeichen Sichtvermerk (Kenntnis genommen) Kreuz ( + ) - rot oder grün - Schlusszeichnung durch Rektorin/Rektor oder Kanzlerin/ Kanzler vorbehalten sofort vor allen anderen Vorgängen bearbeiten eilt bevorzugt bearbeiten v. A. z. K. vor Abgang zur Kenntnis n. A. z. K. nach Abgang zur Kenntnis R Rücksprache ( kurze Erörterung ) erbeten R tel. fernmündliche Rücksprache erbeten In GG in Geschäftsgang 3.6. Vorgänge sind unverzüglich zu bearbeiten; kann dies ausnahmsweise nicht in angemessener

4 - 4 - Frist erfolgen, so soll eine Zwischennachricht erteilt werden. Sofern größere Rückstände auftreten, ist der Vorgesetzte zu unterrichten. Rücksprachen sind möglichst schnell, in der Regel innerhalb einer Woche zu erledigen. Bei Vorgängen, die als vertraulich gekennzeichnet sind, ist dafür zu sorgen, dass ihr Inhalt Unbefugten (nicht unmittelbar dienstlich Befassten) nicht bekannt wird. Personalangelegenheiten sind stets vertraulich zu behandeln. Die für den Datenschutz geltenden Bestimmungen sind zu beachten Zu jedem Schreiben ist grundsätzlich ein Entwurf zu fertigen. Der Entwurf enthält in der Regel Verfügungspunkte, die zu beziffern und in dieser Reihenfolge abzuarbeiten sind. Am Schluss des Entwurfs ist je nach Sachlage zu verfügen: Wv. = Wiedervorlage am (Angabe des Datums),wenn der Vorgang noch nicht erledigt ist, z.v = zum Vorgang, wenn bereits eine Frist läuft und eine Einzelerledigung nicht erforderlich ist, z.d.a. = zu den Akten, wenn nichts mehr zu veranlassen ist. z.w.v. = zur weiteren Veranlassung Entwürfe zu Schreiben, die vom Vorgesetzten zu unterzeichnen sind, werden vom Verfasser am Ende mit Namenszeichen und Datum versehen und auf dem Dienstweg vorgelegt. Haben Vorgesetzte den Entwurf lediglich mitzuzeichnen, so fügen sie vor Weiterleitung des Vorgangs an den Unterzeichnenden ihr Namenszeichen mit Datum hinzu Für Schreiben und Berichte, die an Adressaten außerhalb der zentralen Verwaltung gerichtet sind, werden Briefkopfbogen mit dem Aufdruck Universität Bielefeld Die Rektorin / Der Rektor" oder Universität Bielefeld Die Kanzlerin / Der Kanzler" verwandt. Bei sämtlichen Schriftstücken, Vordrucken, etc. ist das Corporate Design der Universität zu beachten. Für interne Schreiben ist der sogenannte kleine Kopfbogen zu verwenden Auf dem Briefkopfbogen mit dem Aufdruck Universität Bielefeld Die Rektorin / Der Rektor unterzeichnet - Die Rektorin / Der Rektor mit ihrem / seinem Namen ohne Zusatz. - Die Kanzlerin / Der Kanzler mit dem Zusatz Für die Rektorin / den Rektor, Die Kanzlerin / Der Kanzler. - Die Ständige Vertreterin / Der Ständige Vertreter der Kanzlerin / des Kanzlers mit dem Zusatz Für die Rektorin / den Rektor, Die Kanzlerin / Der Kanzler, In Vertretung. - Die übrigen Zeichnungsberechtigten unterzeichnen mit dem Zusatz Für die Rektorin / den Rektor, Die Kanzlerin / Der Kanzler, Im Auftrag. Auf dem Briefkopfbogen mit dem Aufdruck Universität Bielefeld Die Kanzlerin / Der Kanzler unterzeichnet - Die Kanzlerin / Der Kanzler mit ihrem / seinem Namen ohne Zusatz.

5 Die Ständige Vertreterin / Der Ständige Vertreter der Kanzlerin / des Kanzlers mit dem Zusatz Die Kanzlerin / Der Kanzler, In Vertretung. - Die übrigen Zeichnungsberechtigten unterzeichnen mit dem Zusatz Die Kanzlerin / Der Kanzler, Im Auftrag. Im Übrigen wird auf die Zeichnungsregelung der Universität Bielefeld in der jeweils gültigen Fassung verwiesen Schriftverkehr ist in der Regel in der Ich-Form zu formulieren Mündliche Zusagen, die den Inhalt einer zu erwartenden Entscheidung der Dienststelle vorwegnehmen, sind grundsätzlich zu vermeiden. Dies gilt insbesondere für Personalangelegenheiten. Zusagen, die rechtliche Verpflichtungen begründen, bedürfen in jedem Fall der Schriftform. Auskünfte in dienstlichen Angelegenheiten sind nur dem Berechtigten oder seinem bevollmächtigten Vertreter zu erteilen. Sind Missverständnisse zu befürchten, so ist der Verweis auf eine schriftliche Anfrage zu empfehlen. Ist zu vermuten, dass die erbetene Auskunft als amtliche Stellungnahme verwendet werden soll, so ist die mündliche oder fernmündliche Beantwortung im Allgemeinen abzulehnen. In der Regel ist über Auskünfte von Bedeutung ein kurzer Vermerk zu fertigen Über Besprechungen, Auskünfte, Telefonate und sonstige Begebenheiten, die für die weitere Sachbearbeitung von Bedeutung sind, sind kurze Vermerke zu fertigen. Der Sachstand muss jederzeit aus den Akten ersichtlich sein Für Auskünfte an Presse, Hörfunk und Fernsehen, die zur Veröffentlichung bestimmt sind, ist die Pressestelle der Universität Bielefeld zuständig. Diese bedürfen grundsätzlich der vorherigen Zustimmung des Kanzlers. Die Pressestelle stimmt sich mit den fachlich zuständigen Bereichen ab Für den Fall der vorübergehenden Abwesenheit wird für jeden Arbeitsplatz eine Vertretung festgelegt, die während der Abwesenheit des zu Vertretenden wichtige und/oder dringende Vorgänge bearbeiten kann. Diese Vertretung wird im Regelfall einer Mitarbeiterin / einem Mitarbeiter innerhalb derselben Abteilung bzw. Sachgebietes übertragen. Die dafür notwendige Qualifizierung ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen. Für den Fall einer vorhersehbaren Abwesenheit wird die Vertretung rechtzeitig und umfassend über Aktuelles und Besonderes vom zu Vertretenden unterrichtet. Nach Ablauf der jeweiligen Vertretung sind dem zu Vertretenden die getroffenen Maßnahmen und Entscheidungen von besonderer Bedeutung, mitzuteilen. 4. Führung von Dienstsiegeln, amtliche Beglaubigungen 4.1. Zur Führung eines Dienstsiegels sind nur die hierzu schriftlich ermächtigten Dienstkräfte berechtigt. Dienstsiegel sind fortlaufend zu nummerieren, listenmäßig zu erfassen und gegen Empfangsbescheinigung auszuhändigen. Sie sind unter Verschluss zu halten. Ihr Verlust ist unverzüglich der Kanzlerin / dem Kanzler anzuzeigen.

6 Amtliche Beglaubigungen dürfen nur erfolgen, wenn sie sich aus der Aufgabenstellung der Universität Bielefeld ergeben und in Angelegenheiten von - Arbeits- und Dienstverhältnissen; - sonstigen Dienstleistungen / Verträgen; - Schul- und Hochschulbesuch erforderlich werden. 5. Inkrafttreten Die Zusammenfassung geltender Geschäftsordnungsregelungen tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Die Fassung vom 21. April 1983 wird hiermit aufgehoben. Dr. Stephan Becker