Akkreditierungen bei Messen und Veranstaltungen Part II

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Regina Abel
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3 Akkreditierungen für Events & Co Eine Akkreditierung ist nichts anderes als eine Art Organisationshilfe für Veranstalter. Mit diesem Instrument lässt sich abschätzen, wie groß das Medieninteresse ist und wie viele Personen pro Medienkategorie zum jeweiligen Anlass kommen. Weiterhin lässt sich damit die Zulassungsberechtigung prüfen. Die Akkreditierung gibt dem zuständigen Pressebüro Aufschluss darüber, wie umfangreich das Interesse an einer bestimmten Veranstaltung ist. Damit lässt sich dann in einzelnen Medienkategorien ein bestimmtes Kontingent an Zulassungen erteilen. Sind die Kontingente rar, muss das Pressebüro die Zulassungen nach gerechten Kriterien (zum Beispiel nach Bedeutung oder Größe des Mediums) limitieren. Ein Akkreditierungsantrag garantiert Journalisten niemals automatisch die Zulassungsbestätigung. Das Akkreditierungsformular ist ein Fragebogen mit allen für den Veranstalter relevanten Punkten. Es werden Fraugen gestellt nach dem Namen, Arbeitgeber, Medienkategorie, Funktion, ob Angestellter oder Freelance, ob Presse- Parkplatz (falls vorhanden) erwünscht oder technische Einrichtungen wie Telefon etc. benötigt werden. Es ist immer darauf zu achten, bis wann das ausgefüllte Formular eingereicht (per Fax oder Post) werden muss. Ist das Akkreditierungs-Formular einmal entworfen, stellt sich die Frage, wie es nun an die Adressaten, also an die Medienvertreter gelangt. Der Veranstalter bedient sich in den meisten Fällen einen eignen Presseverteilers. Wohl dem, der drin ist. Deshalb sollten Sie darauf achten, in möglichst vielen Verteilern gespeichert zu sein

4 Ergänzend kommt hinzu, dass Informationen über die Veranstaltung zusätzlich von Agenturen verbreitet werden. Eventuell werden Information auch über die eigene Veranstalter-Homepage bekannt gegeben. Wenn Sie sich für eine bestimmte Veranstaltung akkreditiert haben, werden die Anfragen überprüft. Ergeben sich Unklarheiten, wird mit dem Antragsteller direkt Kontakt aufgenommen (Sie sollten telefonisch erreichbar sein!). Die Anträge werden getrennt nach Kategorie abgelegt und für jede Kategorie wird eine entsprechende Liste (Länder, alphabetisch, nach Namen etc.) erstellt. Im nächsten Schritt werden die Bestätigungen verschickt. Sind zu viele Anmeldungen vorhanden, werden auch ablehnende Bescheide verschickt. Meist legt sich der Veranstalter eine kleine Reserve zu - natürlich nicht mehr für die besten Plätze, sondern nur noch einige wenige Observer-Plätze. Eventuell lohnt es sich, später nochmals zu fragen, inwiefern Observer-Plätze zur Verfügung stehen. Für die Veranstaltung selbst werden für verschiedene Medienkategorien unterschiedliche Identifikationen (Badges und/oder Platzkarten) angeboten. Presseausweis und Akkreditierung Ein Presseausweis diente vorab nur dazu, die generelle Legitimation als Journalist zu erbringen, hat aber im Event selbst keine Bedeutung mehr. Dafür erhalten die Badges einen höheren Stellenwert. Diese werden normalerweise vom lokalen Veranstalter hergestellt und können mit oder ohne Foto des Inhabers versehen sein

5 Die Mixed-Zone: Die so genannte gemischte Zone ist ein Bereich, in der, wie der Name schon sagt, sich Stars & Co mit Medienleuten mischen. Ziel dieses Zusammentreffens ist es, den Journalisten persönliche Gespräche zu ermöglichen. Warum eine Mixed Zone? Es wird immer offensichtlicher, dass eine Pressekonferenz alleine nicht mehr ausreicht. Denn wie können persönliche Gespräche ermöglicht werden, wenn 500 Medienleute akkreditiert sind? So entstand die Idee, Journalisten und Stars zusammen zu führen, aber zum Schutz der Stars, diese physisch von den Journalisten zu trennen. Bei der Mixed Zone gibt es nur begrenzte Kapazitäten. Das bedeutet beispielsweise: nur 30 von 500 Journalisten erhalten spezielle Karten für die Mixed Zone. Dabei werden verschiedene Kriterien heran gezogen: Eine Limitierung pro Organisation oder die Bedeutung einer Organisation (TV, Agentur, Tageszeitung, Magazin, Radio etc.). Ende - 5 -

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