Rechtliche Rahmenbedingungen bei der Vergabe/Weiterleitung von Fördermitteln durch die Kommunen im Rahmen der Projektförderung ILJA bzw.

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1 Rechtliche Rahmenbedingungen bei der Vergabe/Weiterleitung von Fördermitteln durch die Kommunen im Rahmen der Projektförderung ILJA bzw. Ein-Topf 1. Hintergrund Im Rahmen einer Projektförderung übernehmen die beteiligten Kommunen bei der Umsetzung der Landesinitiativen ILJA bzw. Ein-Topf eine Koordinierungs- und Steuerungsfunktion. Bestandteil der Zuwendung bei ILJA ist z. B. ein Budget von bis zu ,00, das zum einen für die Finanzierung von ehrenamtlichen Lotsen und zum anderen für zielgruppenbezogene Unterstützungsmaßnahmen zur Verfügung steht, die im Rahmen der Regelförderprogramme nicht gefördert werden können. Diese Leistungen werden in der Regel von Dritten durchgeführt. Mit den folgenden Ausführungen sollen den Kommunen rechtliche Hinweise gegeben werden, wie bei der Weiterleitung oder Vergabe von Fördermitteln an Dritte zu verfahren ist. 2. Der Rahmen: EU- und nationales Recht Nach Art. 56 der allgemeinen Strukturfondsverordnung (EG) Nr. 1083/2006 werden die Regeln für die Förderfähigkeit von Zuwendungen (Ausgaben) aus ESF-Mitteln auf nationaler Ebene festgelegt. In Deutschland erfolgen Landeszuwendungen deshalb regelmäßig nach 23 und 44 der Landeshaushaltsordnung (LHO) und den hierzu ergangenen Allgemeinen Verwaltungsvorschriften (VV- LHO). Nationale Richtlinien setzen die generell gültigen Regeln der EG-Verordnungen um. Regelmäßig erklären Zuwendungsbescheide diese für verbindlich. Im Falle einer Projektförderung gilt dies auch für die Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-P). 3. Die Beauftragung Dritter durch Vergabe oder Weiterleitung Nicht alle Aufgaben in einem Projekt können durch den Zuwendungsempfänger selbst durchgeführt werden. In diesen Fällen können externe Unternehmen oder Dritte mitwirken, die Aufgaben wahrzunehmen. Beispiele hierfür sind: Einsatz von Lotsen durch eine Ehrenamtsagentur, Angebote eines externen Bildungsträgers, Herstellung von Veröffentlichungen. Für die Beteiligung Dritter stehen rechtlich zwei Varianten zur Verfügung: die Vergabe von Aufträgen oder die Weiterleitung von Fördermitteln. Beide Varianten, ihre Voraussetzungen und Verfahrensmodalitäten werden im Folgenden genauer beschrieben. 3.1 Die Vergabe Entsprechend 30 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) und entsprechender landesrechtlicher Bestimmungen muss dem Abschluss eines Dienstleistungs- und Lieferauftrages eine Öffentliche Ausschreibung vorausgehen. Im Zuwendungsbescheid wird in den AnBest P diese Bedingung in Form einer Verpflichtung auf die Anwendung der VOL/A aufgenommen. Für die Anwendung der Vergabearten sind bestimmte Rahmenbedingungen zu beachten und Verfahren einzuhalten. 1

2 Es werden folgende Vergabearten unterschieden: 1. Bei einer Öffentlichen Ausschreibung werden Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach öffentlicher Aufforderung einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten vergeben. 2. Bei einer Beschränkten Ausschreibung werden Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren nach Aufforderung zur Angebotsabgabe an eine beschränkte Zahl von Unternehmen vergeben. 3. Bei einer Freihändigen Vergabe werden die Leistungen ohne ein förmliches Verfahren im Rahmen von Verhandlungen vergeben. 4. Bei einem Direktkauf können Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500 (ohne Umsatzsteuer) unter Berücksichtigung des Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren ( 3 Abs. 6 VOL/A 2009) beschafft werden. Im Regelfall ist eine Beschaffung im Wege der Öffentlichen Ausschreibung vorzunehmen 1. Nur in Ausnahmefällen (vgl. dazu die Fallbeispiele in 3 Abs. 2 VOL/A 2009) darf im Wege der Beschränkten Ausschreibung nach Öffentlichem Teilnahmewettbewerb vergeben werden. Im Einzelfall darf auf die Vorschaltung des Öffentlichen Teilnahmewettbewerbs verzichtet werden. In noch selteneren Ausnahmefällen darf auf die Freihändige Vergabe im Rahmen der in 3 Abs. 5 VOL /A 2009 genannten Fallkonstruktionen nach Öffentlichem Teilnahmewettbewerb zurückgegriffen werden. Nur in absolut seltenen Ausnahmefällen, die ebenfalls in 3 Abs. 5 VOL/A 2009 genannt sind, ist schließlich die Freihändige Vergabe ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb möglich. Bei der Auswahl der Vergabeart kann man sich an den Auftragswerten orientieren. In NRW ist nach dem sog. Wertgrenzenerlass 2 eine Beschränkte Ausschreibungen mit vorherigem Öffentlichen Teilnahmewettbewerb bis zu einer voraussichtlichen Auftragssumme von (ohne Umsatzsteuer) und ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb bis zu einer voraussichtlichen Auftragssumme von (ohne Umsatzsteuer) möglich. Aufgrund des obigen Erlasses ist nach 3 Abs. 5 i VOL/A 2009 eine Freihändige Vergabe bis zu einer voraussichtlichen Auftragshöhe von (ohne Umsatzsteuer) möglich. Auch bei einer Freihändigen Vergabe sind im Allgemeinen mindestens drei Vergleichsangebote je Auftrag einzuholen und auf Anforderung zu Prüfzwecken vorzulegen. Das Land NRW hat die erleichterten vergaberechtlichen Bestimmungen nach dem II. Konjunkturpaket bis zum verlängert 3. Danach können bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von (ohne Umsatzsteuer) Beschränkte Ausschreibungen und Freihändige Vergaben erfolgen. Die damit verbundenen Veröffentlichungspflichten sind zu beachten. 1 Siehe dazu die Anlage, die den Text von 3 VOL/A 2009 enthält. 2 Gemeinsamer Runderlass des Finanzministeriums (AZ I C / H IV A 3), des Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Bauen, Wohnen und Verkehr sowie des Ministeriums für Innovation, Wirtschaft und Forschung NRW vom Gültig vom bis Runderlass des Ministeriums für Inneres und Kommunales /10 vom Gültig vom bis

3 Das Vergabeverfahren und das Ergebnis der Preisermittlung ist zeitnah in einer den Anforderungen des 20 VOL/A 2009 entsprechenden Dokumentation aktenkundig zu machen, die folgende Punkte behandeln muss: 1. Welche Leistung wurde ausgeschrieben? Wie wurde diese beschrieben? 2. Wie kam es zur Entscheidung über die Vergabeart? Wie wurde die Entscheidung begründet? 3. Waren Regelungen für einen Öffentlichen Teilnehmerwettbewerb zu beachten? 4. Wie sahen die Vergabeunterlagen aus? 5. Wann und in welcher Form kamen die Angebote ein? 6. Wie wurden die Angebote geprüft; nach welchen Kriterien erfolgten Ausschlüsse? 7. Wie wurde die Wertung der Angebote vorgenommen; welche Kriterien fanden Anwendung? 8. Wurde in bestimmten Fällen Rücksprache mit Bietern genommen; wenn ja, nach welchen Kriterien 9. Wer erhielt den Zuschlag? 10. Gab es zu beachtende Dokumentations- und Veröffentlichungspflichten (z. B. nach 19 Abs. 2 VOL/A 2009)? Öffentliche Auftraggeber, die Sozialleistungen einkaufen, sollten potentielle Auftragnehmer darauf hinweisen, dass im Rahmen von Auftragsvergaben ein umsatzsteuerlicher Leistungsaustausch stattfindet. Aus diesem Grunde tragen potentielle Bieter im Rahmen ihrer Kalkulation stets das Prüfungsrisiko, ob sie die angebotene Leistung umsatzsteuerfrei oder mit dem Regelsteuersatz von derzeit 19 Prozent bzw. dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent anbieten. 3.2 Die Weiterleitung von Fördermitteln Die Weiterleitung von Fördermitteln durch den Zuwendungsempfänger an ein Teilprojekt (z. B. Netzwerk) ist bereits im Antragsverfahren zu konkretisieren. Ob, an wen und in welcher Höhe die Weiterleitung von Mitteln durch den Zuwendungsempfänger zulässig ist, wird im Zuwendungsbescheid geregelt. Nur der Zuwendungsempfänger allein ist im Rahmen des Zuwendungsverhältnisses gegenüber dem Fördergeber Land NRW verantwortlich. Die maßgeblichen Rechte und Pflichten ergeben sich aus dem Bewilligungsbescheid. Im Fall der Weiterleitung von Teilen der Zuwendung an einen Endbegünstigten sind diesem die entsprechenden Rechte und Pflichten aus dem Zuwendungsbescheid aufzuerlegen. Die Weiterleitung von Mitteln durch Zuwendungsempfänger kommt nur in Betracht, wenn der Endzuwendungsempfänger selber die Voraussetzungen für eine Förderung erfüllen würde und ein Eigeninteresse an der Wahrnehmung der geförderten Aufgaben hat. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn z. B. ein Partner maßgeblich an der Projektkonzeption und/oder Projektdurchführung beteiligt ist und/oder einen nicht unerheblichen Anteil an Eigenmitteln in das Projekt einbringt. 3

4 Bei gemeinnützigen Einrichtungen kann es im Einzelfall notwendig werden, eine Anteilsförderung z. B. durch kommunale Mittel auf 100 % aufzustocken. Im Rahmen einer solchen Vollfinanzierung ist es seitens eines Zuwendungsgebers erforderlich, das hohe öffentliche Interesse an einer Maßnahmedurchführung, die andernfalls nicht erfolgen könnte, besonders hervorzuheben und zu dokumentieren. Ein Eigeninteresse gemeinnütziger Träger an der Maßnahmedurchführung kann sich in diesen Fällen z. B. aus den satzungsgemäßen Zielen und Zwecken bzw. der Mitwirkung an der Projektkonzeption ergeben. Liegen die Weiterleitungsvoraussetzungen nicht vor, kommt nur die Beschaffung einer Dienstleistung nach Maßgabe des Vergaberechts in Betracht. Bottrop, im März 2011 Marianne Eicker-Bix Anlage Textauszug aus der VOL/A

5 Anlage Textauszug aus der VOL/A Arten der Vergabe (1) Öffentliche Ausschreibungen sind Verfahren, in denen eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert wird. Bei Beschränkten Ausschreibungen wird in der Regel öffentlich zur Teilnahme (Teilnahmewettbewerb), aus dem Bewerberkreis sodann eine beschränkte Anzahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Freihändige Vergaben sind Verfahren, bei denen sich die Auftraggeber mit oder auch ohne Teilnahmewettbewerb grundsätzlich an mehrere ausgewählte Unternehmen wenden, um mit einem oder mehreren über die Auftragsbedingungen zu verhandeln. Bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben sollen mehrere - grundsätzlich mindestens drei - Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. (2) Die Vergabe von Aufträgen erfolgt in Öffentlicher Ausschreibung. In begründeten Ausnahmefällen ist eine Beschränkte Ausschreibung oder eine Freihändige Vergabe zulässig. (3) Eine Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb ist zulässig, wenn a) die Leistung nach ihrer Eigenart nur von einem beschränkten Kreis von Unternehmen in geeigneter Weise ausgeführt werden kann, besonders wenn außergewöhnliche Eignung ( 2 Abs. 1 Satz 1) erforderlich ist, b) eine Öffentliche Ausschreibung aus anderen Gründen (z. B. Dringlichkeit, Geheimhaltung) unzweckmäßig ist. (4) Eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist zulässig, wenn a) eine Öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis gehabt hat, b) die Öffentliche Ausschreibung für den Auftraggeber oder die Bewerber einen Aufwand verursachen würde, der zu dem erreichten Vorteil oder dem Wert der Leistung im Missverhältnis stehen würde. (5) Eine Freihändige Vergabe ist zulässig, wenn a) nach Aufhebung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung eine Wiederholung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht, b) im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge in angemessenem Umfang und für angemessene Zeit an Unternehmen, die an der Entwicklung beteiligt waren, vergeben werden müssen, c) es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebs und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen, 5

6 d) bei geringfügigen Nachbestellungen im Anschluss an einen bestehenden Vertrag kein höherer Preis als für die ursprüngliche Leistung erwartet wird, und die Nachbestellungen insgesamt 20 vom Hundert des Wertes der ursprünglichen Leistung nicht überschreiten, e) Ersatzteile oder Zubehörstücke zu Maschinen und Geräten vom Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können, f) es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist, g) die Leistung aufgrund von Umständen, die die Auftraggeber nicht voraussehen konnten, besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht dem Verhalten der Auftraggeber zuzuschreiben sind, h) die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können, i) sie durch Ausführungsbestimmungen von einem Bundesminister ggf. Landesminister bis zu einem bestimmten Höchstwert zugelassen ist, j) Aufträge ausschließlich an Werkstätten für behinderte Menschen vergeben werden sollen, k) Aufträge ausschließlich an Justizvollzugsanstalten vergeben werden sollen, l) für die Leistung aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht kommt. (6) Leistungen bis zu einem Auftragswert von 500 Euro (ohne Umsatzsteuer) können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden (Direktkauf). 6