Fragebogen zum IT-Report für die Sozialwirtschaft 2016

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1 Arbeitsstelle für Sozialinformatik Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt In Kooperation mit der Hochschule Hof Prof. Helmut Kreidenweis / Prof. Dr. Dietmar Wolff Fragebogen zum IT-Report für die Sozialwirtschaft 2016 Für soziale Organisationen Die Erfassung und Auswertung aller Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Erstellung des IT-Reports für die Sozialwirtschaft. Ihre Angaben werden absolut vertraulich behandelt und an niemanden weitergegeben. Eine Publikation der Befragungsergebnisse erfolgt nur in zusammengefasster Form, Rückschlüsse auf die Angaben einzelner Organisationen oder Personen sind nicht möglich. Alle Teilnehmer an der Befragung bekommen den IT-Report Sozialwirtschaft nach Fertigstellung kostenfrei zugesandt. Mit seiner Hilfe können Sie den Stand der Informationstechnologie in Ihrer Organisation mit anderen sozialwirtschaftlichen Organisationen vergleichen. Falls Ihnen an einzelnen Stellen keine genauen Angaben möglich sind, tragen Sie bitte möglichst verlässliche Schätzwerte ein. Für Teilnehmer am IT-Benchmarking sind vollständige Angaben zwingend erforderlich. Bei Fragen oder Unklarheiten erreichen Sie unsere Hotline Montag und Dienstag von 8:30 16:00 Uhr, Mittwoch von 8:30 10:00 Uhr und von 14:00 16:00 Uhr und Donnerstag von 12:30 15:00 Uhr unter der Nummer 08421/ (Ansprechpartner: Thomas Wuttke). Um diese Umfrage zu starten, klicken Sie bitte unten einfach auf Weiter. Sie können auch jederzeit einen Zwischenstopp einlegen. Klicken Sie dazu einfach auf Später fortfahren. 1. Angaben zur Organisation 1.1. Name der Organisation: 1.2. Gesamtzahl Betten/Plätze (maximale Zahl der Betreuten): Betten/Plätze insgesamt (?) Bitte geben Sie die Anzahl ohne Trennzeichen ein 1.3. Wie viele Standorte umfasst Ihre Organisation insgesamt? Insgesamt umfasst unsere Organisation Standorte Seite 1 von 15

2 1.4. Bitte geben Sie die Gesamtzahl der Mitarbeiter* Ihrer Organisation an. Mitarbeiter insgesamt Davon im Bereich: Altenhilfe / Pflege/ Hospiz Behindertenhilfe (Wohnen/Arbeit/Tagesbetreuung) Kinder-, Jugend- und Familienhilfe (?)*Anzahl Köpfe, fest angestellt, inkl. Zeit- und Leiharbeit, ohne Praktikanten und Zivildienstleistende Bitte geben Sie die Anzahl ohne Trennzeichen an 1.5. Betätigungsfeld(er) Ihrer Organisation im Sozialwesen (ambulant, teilstationär oder stationär) Betätigungsfeld(er) Sozialwirtschaft: Altenhilfe / Pflege/ Hospiz Behindertenhilfe (Wohnen/Arbeit/Tagesbetreuung) Berufliche Bildung und Rehabilitation Gefährdeten-, Straffälligen- und Wohnungslosenhilfe Gesundheitshilfen (Suchtkranke, Psychisch Kranke usw.) Kinder-, Jugend- und Familienhilfe Migranten-/Flüchtlingshilfe Sozial- und Schuldnerberatung Beratung für Mitgliedsorganisationen/Fachberatung Weitere Betätigungsfelder: Schule (Förderschulen, Fachschulen, Heimvolkshochschulen etc.) Krankenhaus Medizinische Rehabilitation (Reha-Klinik) Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Sonstige [Filter 1.5.: Sonstige] In welchen hier nicht aufgelisteten Beschäftigungsfeldern ist Ihre Organisation außerhalb tätig? 1.6. Gesamt-Umsatz im letzten Geschäftsjahr* aller in Frage 1.5 aufgelisteten Betätigungsfelder. Gesamt-Umsatz ca. (?)* falls für letztes Geschäftsjahr noch unbekannt, bitte vorletztes nennen Seite 2 von 15

3 Bitte geben Sie die Summe in Euro (ohne Cent) und ohne Trennzeichen an (z.b. 1 Million Euro = ) Gesamt-Umsatz im letzten Geschäftsjahr* der sozialwirtschaftlichen Betätigungsfelder aus der Frage 1.5. Gesamt-Umsatz Betätigungsfeld(er) Sozialwirtschaft ca. (?)* falls für letztes Geschäftsjahr noch unbekannt, bitte vorletztes nennen Bitte geben Sie die Summe in Euro (ohne Cent) und ohne Trennzeichen an (z.b. 1 Million Euro = ) 2. Angaben zu IT-Nutzern und IT-Aufwendungen 2.1. Wie viele Accounts* sind in Ihrem Netzwerk registriert? Anzahl der Accounts insgesamt Davon im Bereich: Altenhilfe / Pflege/ Hospiz Behindertenhilfe (Wohnen/Arbeit/Tagesbetreuung) Kinder-, Jugend- und Familienhilfe (?) * auch Gruppen-Accounts wie Wohngruppe 1 Bitte geben Sie die Anzahl ohne Trennzeichen an 2.2. Anzahl der regelmäßigen IT-Nutzer:* Anzahl der regelmäßigen IT-Nutzer* (Köpfe), ggf. geschätzt Davon im Bereich: Altenhilfe / Pflege/ Hospiz Behindertenhilfe (Wohnen/Arbeit/Tagesbetreuung) Kinder-, Jugend- und Familienhilfe (?) * Mitarbeiter, die durchschnittlich mindestens einmal wöchentlich an einem PC, Notebook oder Thin Client arbeiten Bitte geben Sie die Anzahl ohne Trennzeichen an Anzahl der Nutzer von Smartphones, die im Besitz der Organistion sind: Anzahl der Nutzer von Tablet-Computern, die im Besitz der Organistion sind: Anzahl der Nutzer von privaten Smartphones und Tablet-Computern für dienstliche Zwecke (ggf. Schätzwert): Seite 3 von 15

4 2.3. Aufwendungen für IT im letzten Geschäftsjahr* Gesamt-Aufwendungen für IT im letzten Geschäftsjahr* (inkl. Abschreibungen) Davon: IT-Personal (Brutto-Personalkosten) Anwendersoftware inkl. zugehöriger Wartungsverträge Hardware, Netzwerk, Datenleitungen und Systemsoftware ausgelagerte Dienstleistungen (z.b. Druckerservice, Server-Hosting etc.) sonstige Kosten (Raumkosten, Energiekosten etc.) (?) Falls für letztes Geschäftsjahr* noch unbekannt, bitte vorletztes nennen Bitte geben Sie die Summen in Euro (ohne Cent) und ohne Trennzeichen an 2.4. Haben Sie folgende IT-Dienstleistungen ausgelagert? IT-Dienstleistung* Ja, komplett ja, teilweise Nein Druckservices Client-Services (Endgeräte-Betreuung) Server-Hosting (externer Server-Betrieb) Server-Administration (Server im eigenen Haus) Server-Housing (eigene Server in externem RZ) Speicher-Cloud Mail- und Web-Hosting Sicherheitssysteme, Firewall etc. Externer Anwendungsbetrieb (Software as a Service) Anwender-Support (externer Helpdesk) Lohn- und Gehaltsabrechnung Daten-Backup Sonstige Weiß nicht [Filter 2.4.: Sonstige] Welche hier nicht aufgelisteten IT-Dienstleistungen haben Sie ausgelagert? komplett ausgelagert teilweise ausgelagert Dienstleistung(en) Seite 4 von 15

5 2.5. Tritt Ihre Organisation als IT-Service-Dienstleister für fremde (nicht trägereigene) Organisationen oder Betriebe auf? Ja, Betreuung der gesamten IT Ja, teilweise Betreuung der IT Nein Unbekannt [Filter 2.5.: Ja, Betreuung der gesamten IT ODER Ja, teilweise Betreuung der IT) Welchen Erlös hat Ihre Organisation mit diesen IT-Dienstleistungen im letzten Geschäftsjahr* erwirtschaftet? (?) *Falls für letztes Geschäftsjahr noch unbekannt, bitte vorletztes nennen Bitte geben Sie die Summen in Euro (ohne Cent) und ohne Trennzeichen an [Filter 2.5.: Ja, teilweise Betreuung der IT) Welche Dienstleistung(en) bieten Sie an? Anwendungsbetrieb (Software as a Service) Server-Hosting (Server-Betrieb) Server-Administration Server-Housing Anwender-Support Client-Services Beschaffung Beratung Sonstiges: 3. Angaben zur IT-Infrastruktur 3.1. Anzahl der klassischen IT-Arbeitsplatzgeräte: Anzahl klassischer IT-Arbeitsplatzgeräte (PCs, Notebooks, Thin Clients) Seite 5 von 15

6 Anzahl der klassischen IT-Arbeitsplätze nach Nutzergruppen Arbeitsplätze für Mitarbeiter Arbeitsplätze für Klienten (?) *Absolute Anzahl an Arbeitsplätzen Bitte geben Sie die Anzahl ohne Trennzeichen an Anzahl der klassischen IT-Arbeitsplätze nach Gerätetypen und Netzanbindungen (Schreibtisch-)PCs: davon mit Terminal-Server-Anbindung: Notebooks/Netbooks: Thin Clients (Netzwerk-PC ohne Festplatte): Sonstige: (?) *Absolute Anzahl an Arbeitsplätzen Bitte geben Sie die Anzahl ohne Trennzeichen an 3.2. Anzahl der Smart-Phones und Tablets im betrieblichen Eigentum: a) Anzahl der Smartphones davon für Leistungserfassung, Dokumentation etc. mit speziellen Apps oder Web-Anwendungen genutzt b ) Anzahl der Tablet-Computer davon für Leistungserfassung, Dokumentation etc. mit speziellen Apps oder Web-Anwendungen genutzt 3.3. Wie viele der klassischen IT-Arbeitsplätze (Anzahl). a) sind mit betriebswirtschaftlicher oder Branchen Software (z.b. Rechnungs- und Personalwesen, Kassenverwaltung, Klientenverwaltung, Dokumentation, Dienstplanung) ausgestattet? b) sind nur mit allgemeiner Standard-Software (z.b.ms Office, , Internet) ausgestattet? 3.4. Anzahl und Art der eigenen Server a) Anzahl der physikalischen Server davon dezentral installiert b) Anzahl der virtuellen Server davon dezentral in einzelnen Einrichtungen und Diensten installiert Seite 6 von 15

7 3.5. Welche Betriebssysteme setzen Sie im Server-Bereich ein? Betriebssystem Microsoft Windows 2012 Microsoft Windows 2008 Microsoft Windows 2003 oder früher File- Server Datenbank- Server Aufgabe bzw. Einsatzzweck Terminal- Server Mail- Server Web- Server Sonstige LINUX Sonstige: [Filter 3.5. Microsoft Windows 2012: Sonstige] Betriebssysteme Server-Bereich: Für welche Aufgabenbereiche setzen Sie Microsoft Windows 2012 noch ein? [Filter 3.5. Microsoft Windows 2008: Sonstige] Betriebssysteme Server-Bereich: Für welche Aufgabenbereiche setzen Sie Microsoft Windows 2008 noch ein? [Filter 3.5. Microsoft Windows 2003 oder früher: Sonstige] Betriebssysteme Server-Bereich: Für welche Aufgabenbereiche setzen Sie Microsoft Windows 2003 oder frühere Versionen noch ein? [Filter 3.5. LINUX: Sonstige] Betriebssysteme Server-Bereich: Für welche Aufgabenbereiche setzen Sie LINUX noch ein? [Filter 3.5. Sonstige: Sonstige] Betriebssysteme Server-Bereich: Für welche Aufgabenbereiche setzen Sie sonstige Betriebssysteme noch ein? 3.6. Welche Betriebssysteme setzen Sie auf klassischen IT-Arbeitsplätzen ein? Microsoft Windows 10 % Microsoft Windows 8 % Microsoft Windows 7 % Microsoft Windows XP oder Vista % Ältere Windows-Versionen % LINUX % MAC OS % Sonstige % (?) ggf. Schätzwerte Seite 7 von 15

8 Wenn Sie sonstige Betriebssysteme auf klassischen IT-Arbeitsplätzen einsetzen: Welche Betriebssysteme sind dies? 3.7. Welche Betriebssysteme setzen Sie auf Smartphones und Tablet-Computern ein? Bitte geben Sie den prozentualen Anteil bei Smartphones / Tablets an. Android % Windows % ios % Blackberry % Sonstige % (?) ggf. Schätzwerte Wenn Sie sonstige Betriebssysteme auf Smartphones und Tablet-Computern einsetzen: Welche Betriebssysteme sind dies? 3.8. Nutzen Sie ein Mobile Device Management System? Ja Nein Weiß nicht [Filter 3.8: Ja] Wofür nutzen Sie ein Mobile Device Management System? Für die Geräte im Betriebseigentum Für private Geräte, die dienstlich genutzt werden 4. IT-Organisation und -Personal 4.1. Wo ist der IT-Bereich in Ihrer Organisation verankert? Direkt unter dem Vorstand/der Geschäftsführung Im Bereich Verwaltung, Zentrale Dienste etc. Als trägereigene Servicegesellschaft und zwar: Als IT-Gesellschaft mehrerer Träger Komplett ausgelagert (Outsourcing) [Filter 4.1.: Direkt unter dem Vorstand/der Geschäftsführung ODER Im Bereich Verwaltung, Zentrale Dienste etc.] Wie ist der IT-Bereich Ihrer Organisation unter dem Vorstand / der Geschäftsführung bzw. im Bereich Verwaltung, Zentrale Dienste etc. verankert? als Abteilung/Referat etc. als Stabstelle [Filter 4.1.: Als trägereigene Servicegesellschaft] Wie ist der IT-Bereich Ihrer Organisation als trägereigene Servicegesellschaft verankert? Seite 8 von 15

9 speziell für IT zusammen mit anderen Services 4.2. Wie ist die IT-Gesamtverantwortung organisiert? IT-Leiter als eigene Stelle IT-Leitung in Kombination mit anderer Leitungs- oder Stabsfunktion Keine dafür ausgewiesene Leitungsposition Auslagerung in IT-Funktionseinheit des Trägers [Filter 4.2.: IT-Leitung in Kombination mit anderer Leitungs- oder Stabsfunktion] Mit welcher anderen Leitungs- oder Stabsfunktion ist die IT-Gesamtverantwortung kombiniert? Vorstand / Geschäftsführung Controlling Leitung Verwaltung/Finanzen/Personal Leitung eines Fachbereichs Sonstige: 4.3. Wie viele für IT zuständige Mitarbeiter beschäftigt Ihre Organisation (einschl. Leitung)? Bitte jeweils die Zahl der Mitarbeiter sowohl in Köpfen als auch in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) eintragen: fest angestellte sonstige (Praktikanten, Zivis, Auszubildende) Köpfe Vollzeitäquivalente (?) Wenn Sie bei den VZÄ Teilzeitstellen angeben wollen, dann benutzen Sie bitte einen Punkt statt Komma als Dezimaltrennzeichen (z.b. 3.75) 4.4. Wie viele auf ihre IT-Tätigkeit bezogene Fortbildungstage haben die oben gelisteten fest angestellten IT-Mitarbeiter zusammen im vergangenen Kalenderjahr absolviert? Anzahl Tage: 4.5. Fallen in Ihrer IT-Abteilung regelmäßig Überstunden an? [Filter 4.5.: Ja] Wie viel arbeiten die IT-Mitarbeiter im Schnitt über der normalen Arbeitszeit? Seite 9 von 15

10 Die IT-Mitarbeiter arbeiten im Schnitt % über der normalen Arbeitszeit. (?) Bitte geben Sie den Prozentsatz ohne Nachkommastellen an 4.6 Wie viele Mitarbeiter, die oben nicht als explizit für IT zuständige Mitarbeiter genannt sind, erbringen Ihrer Meinung nach regelmäßig IT-Dienstleistungen? Mitarbeiter (Köpfe) 5. IT-Serviceorganisation 5.1. Nutzen Sie ein Ticket-System zur Support-Unterstützung? [Filter 5.1.: Ja] Wenn Sie ein Ticket-System nutzen: a) Welcher Anteil in Prozent aller Support-Anfragen wird darin schätzungsweise erfasst (Schätzung)? b) Wie viele Support Anfragen wurden im letzten Jahr bearbeitet? davon für klassische IT-Arbeitsplatzgeräte davon für Smartphones und Tablet-Computer [Filter 5.1.: Ja] Werden im Ticket-System auch Anfragen an die Anbieter von Software erfasst? [Filter 5.1.: Ja] Ist darin von den Anwendern der Status der Tickets einsehbar?: 5.2. Verfügen Sie über einen IT-Leistungskatalog, der die Leistungen bzw. Leistungspakete des IT- Bereiches für die internen Kunden und Anwender genau beschreibt? (Service Level Agreements o.ä.) Seite 10 von 15

11 [Filter 5.2.: Ja] Sind die Leistungen mit Pauschal- oder Einzel-Preisen versehen, die intern verrechnet werden? [Filter : Ja] Werden Ihren internen Kunden im Leistungskatalog alternative Leistungs-Levels mit unterschiedlichen Preis-Niveaus angeboten? [Filter 5.2.: Ja] Wird die Einhaltung Ihrer Leistungen regelmäßig gemessen? [Filter : Ja] Treten bei Nicht-Einhaltung des zugesagten Leistungsniveaus Sanktionen in Kraft? [Filter : Ja] Welche Sanktionen sind das? 6. Angaben zu Investitions- und Veränderungsvorhaben 6.1. Gibt es in Ihrer Organisation ein vorab geplantes und vereinbartes Budget für die IT? ja konkret in Planung nein unbekannt [Filter 6.1.: Ja] Seite 11 von 15

12 Wie entsteht das IT-Budget? Als Prozentualer Anteil des Gesamtumsatzes Durch Bedarfsmeldung der Bereiche im Rahmen der Wirtschaftsplanung Durch Fortschreibung der Vorjahreswerte durch die IT-Leitung mit Schätzgrößen Sonstiges 6.2. Wie wird sich Ihr IT-Budget im Folgejahr voraussichtlich entwickeln? steigen gleich bleiben sinken [Filter 6.2.: steigen] Um wie viel Prozent wird Ihr IT-Budget ca. steigen? weniger als 10% >10% bis 25% >25% bis 50% >50% [Filter 6.2.: sinken] Um wie viel Prozent wird Ihr IT-Budget ca. sinken? weniger als 10% >10% bis 25% >25% bis 50% >50% 6.3. In welchen Bereichen werden Sie in den kommenden 12 Monaten im IT-Bereich investieren? stark mittel leicht nicht unbekannt Server-Hardware Client-Hardware (PCs, Notebooks, Thin Clients) Mobilgeräte (Smartphones, Tablets) Netzwerke (Verkabelung, WLAN, Switches usw.) Standard-Software (Office, Kommunikation usw.) Kaufmännische Software (Fibu, Controlling usw.) Branchen-Software (Klienten-Verwaltung, Dokumentation, Dienstplanung usw.) Personalwirtschaftliche Software, Zeitwirtschaft Internet-, Intranet- und Portalsysteme Lösungen zur Software-Integration Outsourcing Dokumentenmanagement / Archivierung IT-Sicherheitssysteme Sonstige [Filter 6.3.; Sonstige: stark, mittel, leicht] Seite 12 von 15

13 In welche sonstigen Bereiche werden Sie in den kommenden 12 Monaten investieren? [Filter 6.3.; Branchen-Software: stark, mittel, leicht] Wenn Sie Investitionen im Bereich Branchen-Software planen: In welche Bereiche wollen Sie primär investieren? Klientenverwaltung und Leistungsabrechnung Planung und Dokumentation von Hilfen Erst-Investition (noch keine Software vorhanden) Ersatz-Investition (Austausch alter gg. neue Software) Weiß nicht Dienst- und Einsatzplanung Statistik/Controlling Sonstige 6.4. Welche weiteren größeren Veränderungen im Bereich IT haben Sie für die nächsten 12 Monate geplant? 7. IT-Sicherheit und Datenschutz 7.1. Existiert in Ihrer Organisation ein IT-Sicherheitskonzept*? ja nein unbekannt (?) * Schriftliche Fixierung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz von IT-Systemen und Daten [Filter 7.1.: Ja] Was enthält das Sicherheitskonzept? Identifikation und Bewertung von Bedrohungen der IT Präventive Schutzmaßnahmen Notfallpläne (reaktive Maßnahmen) 7.2. Ist ein Datenschutzbeauftragter schriftlich bestellt? ja nein unbekannt [Filter 7.2.: Ja] Wo ist der Datenschutzbeauftragte angesiedelt? Seite 13 von 15

14 in der eigenen Einrichtung im Trägerverband externer Dienstleister Sonstiges: 7.3. Werden in Ihrem IT-Bereich standardisierte Verfahren oder Normen zur Gewährleistung der IT- Sicherheit angewandt? ja, und zwar: nein unbekannt [Filter 7.3.: Ja] Welche standardisierten Verfahren werden angewendet? ISO BSI IT-Grundschutz-Kataloge Sonstige: 7.4. Wie oft werden die Mitarbeiter Ihrer Organisation zu Themen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes geschult? nie einmalig bei der Einstellung weniger als einmal jährlich ca. einmal jährlich mehrmals jährlich unbekannt 7.5. Werden Ihre Maßnahmen zur IT-Sicherheit im Rahmen der Wirtschaftsprüfung oder zu sonstigen Anlässen regelmäßig durch Externe überprüft? [Filter 7.5.: Ja] In welchen Intervallen findet diese Prüfung statt? Im Abstand von Jahren (?) Bitte benutzen Sie einen Punkt statt Komma als Dezimaltrennzeichen (z.b. 0.5) 7.6. Werden Ihre IT-Systeme regelmäßig auf Schwachstellen durch Angriffe von außen von Externen überprüft? [Filter 7.6.: Ja] In welchem Intervall findet die Prüfung auf Schwachstellen statt? Seite 14 von 15

15 Im Abstand von Monaten 7.7. Wie hoch ist etwa der Anteil der Aufwendungen für IT-Sicherheit in Ihrem IT-Budget? (.) unter 1% 1 5% 6 10% Über 10% Unbekannt (?)z. B.: Schulungen, Viren- und Spamschutz, Firewall, Sicherheitszertifikate, Kryptisierung etc. 8. Abschließende Bemerkungen Was ist Ihnen sonst noch wichtig zu sagen? Herzlichen Dank für Ihre Mithilfe! [Absenden Schlussseite:] Haben Sie vielen Dank für Ihre Mithilfe! Ausdrucken [Link:] Zur Website der Arbeitsstelle Sozialinformatik der KU Eichstätt Mit dem Öffnen dieses Links verlassen Sie die Website. Ein späteres Ausdrucken Ihrer Antworten ist aus technischen Gründen dann nicht mehr möglich. [Link.] Seite 15 von 15