Fragebogen zum IT-Report für die Sozialwirtschaft 2013

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1 Arbeitsstelle für Sozialinformatik Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt Prof. Helmut Kreidenweis / Prof. Dr. Bernd Halfar Fragebogen zum IT-Report für die Sozialwirtschaft 2013 Für soziale Organisationen Die Erfassung und Auswertung aller Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Erstellung des IT-Reports für die Sozialwirtschaft. Ihre Angaben werden absolut vertraulich behandelt und an niemanden weitergegeben. Eine Publikation der Befragungsergebnisse erfolgt nur in zusammengefasster Form, Rückschlüsse auf die Angaben einzelner Organisationen oder Personen sind nicht möglich. Alle Teilnehmer an der Befragung bekommen den IT-Report Sozialwirtschaft nach Fertigstellung kostenfrei zugesandt. Mit seiner Hilfe können Sie den Stand der Informationstechnologie in Ihrer Organisation mit anderen sozialwirtschaftlichen Organisationen vergleichen. Falls Ihnen an einzelnen Stellen keine genauen Angaben möglich sind, tragen Sie bitte möglichst verlässliche Schätzwerte ein. Für Teilnehmer am IT-Benchmarking sind vollständige Angaben zwingend erforderlich. Bei Fragen oder Unklarheiten erreichen Sie unsere Hotline von Montag bis Donnerstag 8-16 Uhr unter der Nummer 08421/ (Ansprechpartnerin: Verena Unger) 1. Angaben zur Organisation 1.1. Name der Organisation: 1.2. Gesamtzahl Betten/Plätze (maximale Zahl der Betreuten): Betten/Plätze insgesamt davon: stationäre Plätze/Betten teilstationäre Plätze/Betten 1.3. Wie viele Standorte umfasst Ihre Organisation? ambulante* Plätze/Betten *gleichzeitig betreute Klienten Insgesamt umfasst unsere Organisation Standorte Seite 1 von 10

2 1.4. Bitte geben Sie die Gesamtzahl der Mitarbeiter* Ihrer Organisation an. *Anzahl Köpfe, fest angestellt, inkl. Zeit- und Leiharbeit, ohne Praktikanten und Zivildienstleistende Mitarbeiter insgesamt 1.5. Betätigungsfeld(er) im Sozialwesen (ambulant, teilstationär oder stationär) und Anzahl der Mitarbeiter in den Betätigungsfeldern: Arbeitsfeld(er) Sozialwirtschaft Anzahl Mitarbeiter (Köpfe) a) Altenhilfe / Pflege/ Hospiz b) Behindertenhilfe c) Berufliche Rehabilitation / Berufliche Bildung d) Gefährdeten-, Straffälligen- und Wohnungslosenhilfe e) Gesundheitshilfen (Suchtkranke, Psychisch Kranke usw.) f) Kinder-, Jugend- und Familienhilfe g) Migrantenhilfe h) Sozial- und Schuldnerberatung i) Beratung für Mitgliedsorganisationen / Fachberatung j) Schulen (Förderschulen, Fachschulen, Heimvolksschulen etc.) Weitere Betätigungsfelder: h) Akut-Medizin (Krankenhaus) i) Medizinische Rehabilitation (Reha-Klinik) j) Wirtschaftsbetriebe (Produkte oder Dienstleistungen für Externe) k) Sonstige, und zwar: 1.6. Gesamt-Umsatz im letzten Geschäftsjahr der Betätigungsfelder a k aus Frage 1.5. * falls für letztes Geschäftsjahr noch unbekannt, bitte vorletztes nennen Gesamt-Umsatz ca.* Falls unter 1.5. auch weitere Betätigungsfelder (h k) genannt wurden: Bitte geben Sie hier den Gesamt-Umsatz in den Tätigkeitsfeldern a g an: ca. * 2. Angaben zu IT-Nutzern und IT-Aufwendungen 2.1. Anzahl der im Netzwerk registrierten Accounts (auch Gruppen-Accounts wie Wohngruppe 1 ) Seite 2 von 10

3 2.2. Anzahl der regelmäßigen IT-Nutzer (Köpfe), ggf. geschätzt Anzahl der Nutzer von Smartphones*, die dienstlich genutzt werden Anzahl der Nutzer von Tablet-Computern*, die dienstlich genutzt werden * im dienstlichen oder privaten Besitz 2.3. Gesamt-Aufwendungen für IT im letzten Geschäftsjahr* inkl. Abschreibungen davon: IT-Personal (Brutto- Personalkosten) Anwendersoftware inkl. zugehöriger Wartungsverträge Hardware, Netzwerk und Systemsoftware ausgelagerte Dienstleistungen (z.b. Druckerservice, Server- Hosting etc.) sonstige Kosten (Raumkosten, Energiekosten etc.) 2.4. Welche IT-Dienstleistungen* haben Sie extern ausgelagert und welche Kosten wenden Sie dafür auf? IT-Dienstleistung* Jährliche Kosten in Euro * z.b. Druckerbetrieb, Server Hosting, nicht Software-Wartungsverträge 2.5. Tritt Ihre Organisation als IT-Service-Dienstleister für fremde (nicht trägereigene) Organisationen oder Betriebe auf? Ja, Nein Unbekannt... und zwar mit folgenden Dienstleistungen: und einem letztjährigen Erlös von: Seite 3 von 10

4 3. Angaben zur IT-Infrastruktur 3.1. Anzahl der IT-Arbeitsplätze Gesamtzahl klassischer IT-Arbeitsplätze: davon Arbeitsplätze für Mitarbeiter: (Schreibtisch-)PCs: Arbeitsplätze für Klienten: davon mit Terminal-Server-Anbindung davon mit Remote-Wartungszugriff Notebooks/Netbooks: Thin Clients: (Netzwerk-PC ohne Festplatte) Sonstige: 3.2. Anzahl der Smart-Phones und Tablets im betrieblichen Eigentum a) Anzahl der Smartphones b) davon mit speziellen Branchen -Apps für Leistungserfassung, Dokumentation etc. c ) Anzahl der Tablet-Computer d) davon mit speziellen Branchen -Apps für Leistungserfassung, Dokumentation etc Wie viele der klassischen IT-Arbeitsplätze. a) sind mit betriebswirtschaftlicher oder Branchen Software (z.b. Rechnungs- und Personalwesen, Kassenverwaltung, Klientenverwaltung, Dokumentation, Dienstplanung) ausgestattet? b) sind nur mit allgemeiner Standard-Software (z.b.ms Office, , Internet) ausgestattet? 3.4. Anzahl und Art der eigenen Server a) Anzahl der physikalischen Server b) davon dezentral installiert Seite 4 von 10

5 c) Anzahl der virtuellen Server d) davon dezentral installiert 3.5. Welche Betriebssysteme setzen Sie im Server-Bereich ein? Betriebssystem File- Server Datenbank- Server Aufgabe bzw. Einsatzzweck Terminal- Server Mail- Server Web- Server Sonstige Microsoft Windows Novell LINUX UNIX MAC OS Sonstige: 3.6. Welche Betriebssysteme setzen Sie auf klassischen IT-Arbeitsplätzen ein? Betriebssystem Anteil Arbeitsplätze Microsoft Windows 8 % Microsoft Windows 7 % Microsoft Windows XP oder Vista % Ältere Windows-Versionen % LINUX % MAC OS % Sonstige: % 3.7. Welche Betriebssysteme setzen Sie auf Smartphones und Tablet-Computern ein? (Mehrfachnennungen möglich) Android Windows phone ios Blackberry Sonstiges Seite 5 von 10

6 4. IT-Organisation und -Personal 4.1. Wo ist der IT-Bereich in Ihrer Organisation verankert? Direkt unter dem Vorstand/der Geschäftsführung und zwar Im Bereich Verwaltung, Zentrale Dienste etc. Als trägereigene Servicegesellschaft und zwar: Als IT-Gesellschaft mehrerer Träger Komplett ausgelagert (Outsourcing) 4.2. Wie ist die IT-Gesamtverantwortung organisiert? IT-Leiter als eigene Stelle IT-Leitung in Kombination mit anderer Leitungs- oder Stabsfunktion, und zwar: Keine dafür ausgewiesene Leitungsposition Auslagerung in IT-Funktionseinheit des Trägers als Abteilung/Referat etc. als Stabstelle speziell für IT zusammen mit anderen Services Geschäftsführung Controlling Verwaltungsleitung Sonstige: 4.3. Wie viele für IT zuständige Mitarbeiter beschäftigt Ihre Organisation (einschl. Leitung)? Bitte jeweils die Zahl der Mitarbeiter sowohl in Köpfen als auch in VZÄ eintragen: fest angestellte sonstige (Praktikanten, Zivis, Auszubildende) Köpfe Vollzeitäquivalente Wie viele Mitarbeiter, die oben nicht als explizit für IT zuständige Mitarbeiter genannt sind, erbringen Ihrer Meinung nach regelmäßig informell IT-Dienstleistungen? Mitarbeiter (Köpfe) 4.4. Wie viele auf ihre IT-Tätigkeit bezogene Fortbildungstage haben die oben gelisteten fest angestellten IT-Mitarbeiter zusammen im vergangenen Kalenderjahr absolviert? Anzahl Tage 5. IT-Serviceorganisation 5.1. Nutzen Sie ein Ticket-System zur Support-Unterstützung? Seite 6 von 10

7 Wenn ja: (Filter bei ja 5.1) a) Welcher Anteil aller Support-Anfragen wird darin erfasst (Schätzung)? Prozent b) Wie viele Support-Anfragen wurden im letzten Jahr bearbeitet? davon c) für klassische. IT-Arbeitsplatzgeräte d) für Smartphones und Tablet-Computer Ist darin von den Anwendern der Status der Tickets einsehbar? (Filter bei ja 5.1) 5.2. Verfügen Sie über einen IT-Leistungskatalog, der die Leistungen bzw. Leistungspakete des IT- Bereiches für die internen Kunden und Anwender genau beschreibt? (Service Level Agreements o.ä.) Sind die Leistungen mit Pauschal- oder Einzel-Preisen versehen, die intern verrechnet werden? (Filter bei ja 5.2) Werden Ihren internen Kunden im Leistungskatalog alternative Leistungs-Levels mit unterschiedlichen Preis-Niveaus angeboten? (Filter bei ja 5.2.1) Wird die Einhaltung Ihrer Leistungen regelmäßig gemessen? (Filter bei ja 5.2) Treten bei Nicht-Einhaltung des zugesagten Leistungsniveaus Sanktionen in Kraft? (Filter bei ja 5.2.3) Seite 7 von 10

8 5.3. Fallen in Ihrer Abteilung regelmäßig Überstunden an? Die IT-Mitarbeiter arbeiten im Schnitt % über der normalen Arbeitszeit. (Filter bei ja 5.3) 6. Angaben zu Investitions- und Veränderungsvorhaben 6.1. Gibt es in Ihrer Organisation ein vorab geplantes und vereinbartes Budget für die IT? ja konkret in Planung nein unbekannt 6.2. In welchen Bereichen werden Sie in den kommenden 12 Monaten im IT-Bereich investieren? Bereich stark mittel leicht nicht unbekannt Server-Hardware Client-Hardware (PCs, Notebooks, Thin Clients) Mobilgeräte (Smartphones, Tablets) Netzwerke (Verkabelung, WLAN, Switches usw.) Standard-Software (Office, Kommunikation usw.) Kaufmännische Software (Fibu, Controlling usw.) Branchen-Software (Klienten-Verwaltung, Dokumentation, Dienstplanung usw.) Personalwirtschaftliche Software, Zeitwirtschaft Internet-, Intranet- und Portalsyteme Lösungen zur Software-Integration Outsourcing Dokumentenmanagement Archivierung Sonstige: 6.3. Wenn Sie Investitionen im Bereich Branchen-Software planen: In welche Bereiche wollen Sie primär investieren? Bereich Klientenverwaltung und Leistungsabrechnung Erst-Investition (noch keine Software vorhanden) Ersatz-Investition (Austausch alter gg. neue Software) Planung und Dokumentation Seite 8 von 10

9 von Hilfen Dienst- und Einsatzplanung Statistik/Controlling Sonstige: 6.4. Welche größeren Veränderungen im Bereich IT haben Sie für die nächsten 12 Monate geplant? 7. IT-Sicherheit und Datenschutz 7.1. Existiert in Ihrer Organisation ein IT-Sicherheitskonzept? (Schriftliche Fixierung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz von IT-Systemen und Daten) ja nein unbekannt 7.2. Ist ein Datenschutzbeauftragter schriftlich bestellt? ja nein (weiter mit Frage 7.3.) unbekannt (weiter mit Frage 7.3.) Falls ja: Wo ist der Datenschutzbeauftragte angesiedelt? in der eigenen Einrichtung im Trägerverband externer Dienstleister Sonstiges: 7.3. Werden in Ihrem IT-Bereich standardisierte Verfahren oder Normen zur Gewährleistung der IT- Sicherheit angewandt? ja, und zwar: nein unbekannt ISO BSI IT-Grundschutz-Kataloge Sonstige: 7.4. Wie oft werden die Mitarbeiter Ihrer Organisation zu Themen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes geschult? nie weniger als einmal jährlich ca. einmal jährlich Seite 9 von 10

10 mehrmals jährlich unbekannt 7.5. Werden Ihre Maßnahmen zur IT-Sicherheit im Rahmen des Risikomanagements, der Wirtschaftsprüfung oder zu sonstigen Anlässen regelmäßig durch Externe überprüft?, und zwar im Abstand von Jahren 7.6. Werden Ihre IT-Systeme regelmäßig auf Schwachstellen durch Angriffen von außen von Externen überprüft?, und zwar im Abstand von Monaten 7.7. Wie hoch ist etwa der Anteil der Aufwendungen für IT-Sicherheit in Ihrem IT-Budget? (z. B.: Schulungen, Viren- und Spamschutz, Firewall, Sicherheitszertifikate, Kryptisierung etc.) unter 1% 1 5% 6 10% Über 10% Unbekannt 7.8. Was ist Ihnen sonst noch wichtig zu sagen? Herzlichen Dank für Ihre Mithilfe! Seite 10 von 10